Wie ein Styleguide Ihrem Team helfen kann, professionell zu bleiben

Ein kleines Unternehmen oder Team zu leiten kann äußerst lohnend sein. Sie genießen die Flexibilität und Unbürokratie und können Entscheidungen unabhängig von einem großen Mutterkonzern treffen. Sie können Ihr Produkt mit Sorgfalt herstellen oder Ihre Dienstleistungen personalisieren, weil Sie wissen, dass jeder Kunde zählt. Der Nachteil besteht darin, dass kleine Teams nicht immer die Zeit, die Leute oder das Budget haben, um jeden einzelnen Aspekt des Unternehmens zu überwachen und zu verbessern – einschließlich der Kommunikation. Styleguides können kleinen Teams dabei helfen, ihren Kunden klare und konsistente Botschaften zu übermitteln.

Bei guter Umsetzung dient ein Styleguide als Kompass für Unternehmen, um nach innen und außen einheitlich aufzutreten. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Hier finden Sie alles, was Sie über Styleguides wissen müssen und wie Sie einen Styleguide für Ihr Unternehmen erstellen und implementieren können.

Was ist ein Styleguide?

Ein Styleguide ist ein Dokument, das Regeln und Richtlinien für die schriftliche Kommunikation eines Unternehmens enthält. Der Leitfaden umfasst verschiedene Arten von Regeln, einschließlich Stimme, Ton, Stil usw. Angenommen, ein Mitglied Ihres Teams möchte Inhalte erstellen und veröffentlichen. Der Styleguide hilft ihnen dabei, bei der Kommunikation mit allen, die mit dem Unternehmen zu tun haben, eine einheitliche Stimme zu erzielen.

Warum benötigen Sie einen Styleguide für Ihr Unternehmen?

Stellen Sie sich einen Styleguide als den Nordstern vor, auf den sich Ihr Team bei der gesamten kundenorientierten Kommunikation verlassen kann.

Ein Styleguide trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen konsistent bleibt, was aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung ist. Ein gut strukturierter Styleguide kann Ihnen helfen, sich von der Konkurrenz abzuheben , und eine einheitliche Stimme kann Kunden das Gefühl geben, Ihr Unternehmen zu kennen. Wenn die Mitarbeiter konsistent und aufeinander abgestimmt sind, wissen die Kunden jedes Mal, was sie von Ihrem Unternehmen erwarten können.

Styleguides sind auch für kleine Teams nützlich, die mit freiberuflichen Talenten oder Drittagenturen zusammenarbeiten. Der Styleguide hilft Freiberuflern und Auftragnehmern, sich mit Ihrem Schreibstil vertraut zu machen, um nahtlose Inhalte zu erstellen und Ihnen wertvolle Bearbeitungszeit zu sparen. Erfahren Sie, wie dieses Team die Bearbeitungszeit im Vergleich zu seinem früheren Peer-Review-Prozess um bis zu 66 Prozent reduzierte.

Welche Elemente sollte ein Styleguide enthalten?

Für die Erstellung eines effektiven Styleguides sind bestimmte Elemente erforderlich. Hier sind sieben Schlüsselkomponenten, die jeder Styleguide beinhalten muss, um erfolgreich zu sein.

1 Unternehmensweiter Zugriff

Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass ein Styleguide nur für Marketing- oder Autorenteams gedacht ist. Nicht ganz – ein Styleguide sollte unternehmensweit geteilt werden. In einem kleinen Team spielt jeder eine entscheidende Rolle im Unternehmen, einschließlich der Kommunikation untereinander und mit Kunden. Daher ist es wichtig, dass das gesamte Team Zugriff auf die Regeln und Richtlinien hat und diese versteht. Führungskräfte sollten ihr Team dazu ermutigen, den Styleguide zu verwenden, seine Bedeutung erläutern und mitteilen, wo das Dokument zu finden ist (z. B. freigegebene Dateilaufwerke, Google-Dokumente usw.). Versammeln Sie Ihr Team um einen Styleguide als Hilfsmittel, um beim Schreiben für Ihr Unternehmen Selbstvertrauen zu schaffen.

2 Grammatikregeln

Selbst die professionellsten Autoren machen von Zeit zu Zeit Fehler in der Grammatik. Verwenden Sie sehr prägnante Absätze, um Autoren auf Grammatikregeln hinzuweisen, deren richtige Umsetzung für Ihr Unternehmen besonders wichtig ist. Unabhängig davon, ob Sie das AP Stylebook oder das Chicago Manual of Style verwenden, fügen Sie drei bis vier Seiten zu den Grundlagen des von Ihnen gewählten Handbuchs hinzu. Dazu können die Unterschiede zwischen häufig missbrauchten Wörtern wie Affekt und Wirkung, wer und wen, schlecht und schlecht, auch und zu usw. gehören.

3 Satzzeichen

Die Zeichensetzungsregeln können je nach Stil variieren. Beispielsweise können verschiedene Unternehmen zusammengesetzte Wörter mit oder ohne Bindestriche verwenden, und die Kennzeichnung von Daten kann auf mehrere korrekte Arten erfolgen. Verschiedene Menschen und Unternehmen haben alle ihren eigenen Stil, daher ist ein Styleguide ein großartiger Ort, um einen Standard zu etablieren. Stellen Sie sicher, dass im Styleguide das Oxford-Komma, die Verwendung von Anführungszeichen sowie die Verwendung von Geviertstrichen und Geviertstrichen erläutert wird.

4 Stimme und Ton

Stimme und Ton sind zentrale Grundsätze professioneller Kommunikation. Eine konsistente Stimme und ein einheitlicher Ton in Ihrer Kommunikation können Ihnen dabei helfen, einen guten Eindruck bei Ihren Kunden zu hinterlassen. Unabhängig davon, ob Sie eine Zielseite schreiben oder einen Blog-Beitrag erstellen, können klar umrissene Richtlinien für Stimme und Ton verschiedene Inhalte miteinander verbinden.

Ein Styleguide hilft Teams dabei, explizit anzugeben, welche Töne akzeptabel oder bevorzugt sind und von welcher Sprache sie sich fernhalten sollten. Definieren Sie in Ihrem Styleguide Ihre ideale Stimme und Ihren idealen Ton. Vielleicht möchten Sie freundlich und dennoch professionell oder bodenständig und informativ wirken. Selbst wenn Sie gerade erst mit dem Aufbau Ihres Teams beginnen, ist es auf lange Sicht von Vorteil, frühzeitig zu definieren, wie Ihr Unternehmen klingen und andere ansprechen soll.

5 Kanalrichtlinien

Je nachdem, für welchen Kanal Sie Inhalte schreiben, variieren Stil und Formatierung. Beispielsweise kann es vorkommen, dass Sie nur 280 Zeichen schreiben können. Dies kann sich darauf auswirken, ob Sie Platz haben, um den Namen einer Organisation zu buchstabieren oder auf die Verwendung des Akronyms zurückzugreifen. Wenn Sie über mehrere Social-Media-Kanäle verfügen, stellen Sie sicher, dass Ihr Styleguide für jeden einzelne unterschiedliche Anweisungen enthält. Ob Ihr Unternehmen eine informelle Sprache und Emojis verwendet oder online immer zugeknöpft und professionell auftritt, sollte in Ihrem Styleguide angegeben werden.

6 Informationen zu Zielkunden

Kleine Teams verfügen in der Regel über einige Informationen zu ihrem Zielkunden, befinden sich jedoch möglicherweise auch in einer Entdeckungsphase, in der sie experimentieren und ihre Kernzielgruppe verfeinern. Durch die Definition Ihrer Zielgruppe oder Ihres Käufers – wer sie sind, wo sie arbeiten und welche Kanäle sie nutzen – können Sie die Kommunikation an ihre Bedürfnisse anpassen. Einige Unternehmen neigen beispielsweise dazu, in ihrer Kommunikation mit Kunden Branchenjargon zu verwenden. Die Definition Ihrer Zielgruppe kann Ihrem Styleguide dienen und Sie dazu auffordern, beim Schreiben von E-Mails oder Social-Media-Beiträgen Branchenschlagworte zu vermeiden. Es kann Ihren Autoren und Teammitgliedern die Möglichkeit geben, das Publikum zu verstehen, mit dem sie sprechen. Wenn Teams ihre Zielgruppe verstehen, können sie individuelle Erlebnisse schaffen, um neue Kunden zu beeindrucken und zu gewinnen.

So erstellen Sie einen Styleguide für Ihr Team

Nachdem Sie nun die Elemente verstanden haben, die in einen Styleguide einfließen, finden Sie hier einen Überblick darüber, was Sie bei der Erstellung Ihres Styleguides berücksichtigen sollten.

• Mission und Werte:Definieren Sie zunächst klar das Leitbild Ihres Unternehmens und Ihre Werte.

• Zielgruppe:Geben Sie Ihre Zielgruppe(n) an, mit wem Sie interagieren möchten und warum. Berücksichtigen Sie Ihre Zielkunden.

• Stimme und Ton:Erklären Sie die Stimme und den Ton Ihres Unternehmens und definieren Sie damit, wie Sie von Ihrem Publikum wahrgenommen werden möchten.

• Unterscheidungsmerkmale:Teilen Sie mit, was Ihr Unternehmen einzigartig macht und warum Sie in dem, was Sie tun, der Beste sind.

• Konkurrenten:Dies kann ein kurzer Abschnitt sein. Es ist hilfreich, ein grundlegendes Verständnis Ihrer Konkurrenz zu haben, um Ihr einzigartiges Wertversprechen aufrechtzuerhalten.

• Allgemeiner Kopierstil:Legen Sie fest, welchen Stil Sie befolgen möchten. Unabhängig davon, ob Sie sich am Chicago Manual of Style (Pro-Oxford-Komma) oder am AP Stylebook (Oxford-Komma weglassen) orientieren, hilft ein Stilhandbuch Teams bei der Navigation bei Wortgebrauch, Grammatik und Zeichensetzung.

Wie Grammarly Business helfen kann

Wie Sie sehen, ist die Erstellung eines Styleguides von Grund auf keine leichte Aufgabe. Die Erstellung und Implementierung kann zeitaufwändig sein. Wie können also kleine Teams einen praktischen und skalierbaren Styleguide entwickeln, wenn die Bandbreite knapp ist? Indem Sie eine intelligente Lösung wie Grammarly Business nutzen, um Ärger und Rätselraten zu vermeiden.

Grammarly Business bietet Führungskräften kleiner Unternehmen eine dynamische Styleguide-Lösung, die Mitarbeitern in Echtzeit Vorschläge unterbreitet. Sie können sicher sein, dass Ihr Unternehmen professionell und konsistent vertreten wird, ohne jede einzelne Kommunikation, die an Kunden oder Abonnenten geht, überwachen zu müssen.

Passen Sie den Inhalt Ihres Styleguides innerhalb der Grammarly Business-Plattform an, indem Sie bestimmte Wortwahlen, Namen, Marken, Grammatikspezifikationen und mehr hinzufügen. Die Styleguide-Funktion bietet Mitarbeitern Vorschläge zur Wahrung der Konsistenz und verbessert gleichzeitig Klarheit, Korrektheit, Engagement und Ton.

Sparen Sie Zeit beim Schreiben und Bearbeiten, wenn Sie die Kommunikation verschiedener Auftragnehmer verwalten. Mit einem Styleguide von Grammarly Business kann Ihr kleines Team die Kommunikationsbemühungen rationalisieren und Sie können sich auf das Erreichen von Geschäftszielen und das Erreichen von mehr Kunden konzentrieren.