Wie ein Styleguide Ihrem Team helfen kann, professionell zu bleiben

Ein kleines Unternehmen oder Team zu führen, kann sehr lohnend sein. Sie genießen die Flexibilität und Unbürokratie und können unabhängig von einem großen Mutterkonzern Entscheidungen treffen. Sie können Ihr Produkt sorgfältig herstellen oder Ihre Dienstleistungen personalisieren, weil Sie wissen, dass jeder Kunde zählt. Der Nachteil ist, dass kleine Teams nicht immer die Zeit, die Mitarbeiter oder das Budget haben, um jeden einzelnen Aspekt des Unternehmens zu überwachen und zu verbessern – einschließlich der Kommunikation. Styleguides können kleinen Teams dabei helfen, ihren Kunden klare, konsistente Botschaften zu übermitteln.

Gut umgesetzt dient ein Styleguide als Kompass für Unternehmen, um intern und extern einen einheitlichen Auftritt zu wahren. Sie sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Hier finden Sie alles, was Sie über Styleguides wissen müssen und wie Sie einen für Ihr Unternehmen erstellen und implementieren können.

Was ist ein Styleguide?

Ein Styleguide ist ein Dokument, das Regeln und Richtlinien für die schriftliche Kommunikation eines Unternehmens enthält. Der Leitfaden umfasst mehrere Arten von Regeln, einschließlich Stimme, Ton, Stil und so weiter. Angenommen, ein Mitglied Ihres Teams möchte Inhalte erstellen und veröffentlichen. Der Styleguide hilft ihnen, bei der Kommunikation mit allen, die mit dem Unternehmen zu tun haben, eine einheitliche Stimme zu erreichen.

Warum brauchen Sie einen Styleguide für Ihr Unternehmen?

Stellen Sie sich einen Styleguide als Nordstern vor, auf den sich Ihr Team bei der gesamten kundenorientierten Kommunikation verlassen kann.

Ein Styleguide hilft Ihrem Unternehmen, konsistent zu bleiben, was aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung ist. Ein gut strukturierter Styleguide kann Ihnen helfen, sich von der Konkurrenz abzuheben , und eine einheitliche Stimme kann Kunden das Gefühl geben, dass sie Ihr Unternehmen kennen. Wenn die Mitarbeiter konsistent und aufeinander abgestimmt sind, wissen die Kunden jedes Mal, was sie von Ihrem Unternehmen erwarten können.

Styleguides sind auch für kleine Teams nützlich, die mit freiberuflichen Talenten oder Drittagenturen zusammenarbeiten. Der Styleguide hilft Freiberuflern und Auftragnehmern, sich mit Ihrem Schreibstil vertraut zu machen, um nahtlose Inhalte zu erstellen und Ihnen wertvolle Bearbeitungszeit zu sparen. Erfahren Sie, wie dieses Team die Bearbeitungszeit im Vergleich zu seinem früheren Peer-Review-Prozess um bis zu 66 Prozent reduziert hat.

Welche Elemente sollte ein Styleguide enthalten?

Die Erstellung eines effektiven Styleguides erfordert bestimmte Elemente. Hier sind sieben Schlüsselkomponenten, die jeder Styleguide enthalten muss, um erfolgreich zu sein.

1 Unternehmensweiter Zugriff

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass ein Styleguide nur etwas für Marketing- oder Autorenteams ist. Nicht ganz – ein Styleguide sollte unternehmensweit geteilt werden. In einem kleinen Team spielt jeder eine entscheidende Rolle im Unternehmen, einschließlich der Kommunikation untereinander und mit Kunden. Daher ist es wichtig, dass das gesamte Team Zugriff auf die Regeln und Richtlinien hat und diese versteht. Führungskräfte sollten ihr Team ermutigen, den Styleguide zu verwenden, seine Bedeutung erklären und mitteilen, wo das Dokument zu finden ist (z. B. freigegebene Dateilaufwerke, Google-Dokumente usw.). Versammeln Sie Ihr Team um einen Styleguide als Werkzeug, um beim Schreiben für Ihr Unternehmen Vertrauen zu schaffen.

2 Grammatikregeln

Grammatik ist etwas, was selbst die professionellsten Autoren von Zeit zu Zeit falsch machen. Verwenden Sie sehr prägnante Absätze, um Autoren auf Grammatikregeln hinzuweisen, die für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind. Unabhängig davon, ob Sie das AP Stylebook oder das Chicago Manual of Style verwenden, fügen Sie drei bis vier Seiten zu den Grundlagen des von Ihnen gewählten Handbuchs hinzu. Dies kann die Unterschiede zwischen häufig missbrauchten Wörtern wie Affekt und Wirkung, wer und wen, schlecht und schlecht, auch und zu und so weiter umfassen.

3 Interpunktion

Interpunktionsregeln können je nach Stil variieren. Beispielsweise können verschiedene Unternehmen zusammengesetzte Wörter mit oder ohne Bindestrich verwenden, und die Kennzeichnung von Daten kann auf mehrere korrekte Arten erreicht werden. Verschiedene Menschen und Unternehmen haben alle ihren eigenen Stil, daher ist ein Styleguide ein großartiger Ort, um einen Standard zu etablieren. Stellen Sie sicher, dass der Styleguide das Oxford-Komma, die Verwendung von Anführungszeichen und die Verwendung von Bindestrichen und Bindestrichen erklärt.

4 Stimme und Ton

Stimme und Ton sind Grundprinzipien professioneller Kommunikation. Eine konsistente Stimme und ein einheitlicher Ton in Ihrer Kommunikation können Ihnen dabei helfen, einen guten Eindruck bei Kunden zu hinterlassen. Unabhängig davon, ob Sie eine Zielseite schreiben und einen Blogbeitrag erstellen, können klar umrissene Richtlinien für Stimme und Tonfall verschiedene Inhaltselemente miteinander verbinden.

Ein Styleguide hilft Teams, explizit anzugeben, welche Töne akzeptabel oder bevorzugt sind und von welcher Sprache sie sich fernhalten sollten. Definieren Sie in Ihrem Styleguide Ihre ideale Stimme und Ihren Tonfall. Vielleicht möchten Sie freundlich und dennoch professionell erscheinen oder bodenständig und informativ. Auch wenn Sie gerade erst anfangen, Ihr Team aufzubauen, wird es Ihnen auf lange Sicht zugutekommen, frühzeitig zu definieren, wie Ihr Unternehmen klingen und andere fühlen soll.

5 Kanalrichtlinien

Je nach Kanal, für den Sie Inhalte schreiben, variieren Stil und Formatierung. Zum Beispiel gibt es Zeiten, in denen Sie nur 280 Zeichen schreiben können, was sich ändern kann, ob Sie Platz haben, um den Namen einer Organisation zu buchstabieren oder auf die Verwendung seines Akronyms zurückzugreifen. Wenn Sie mehrere Social-Media-Kanäle haben, stellen Sie sicher, dass Ihr Styleguide für jeden einzelne unterschiedliche Anweisungen enthält. Ob Ihr Unternehmen informelle Sprache und Emojis verwendet oder online immer zugeknöpft und professionell ist, sollte in Ihrem Styleguide angegeben werden.

6 Angaben zu Zielkunden

Kleine Teams haben normalerweise einige Informationen über ihren Zielkunden, befinden sich aber möglicherweise auch in einer Entdeckungsphase, in der sie experimentieren und ihre Kernzielgruppe verfeinern. Die Definition Ihrer Zielgruppe oder Ihres Käufers – wer sie sind, wo sie arbeiten und welche Kanäle sie verwenden – hilft dabei, die Kommunikation an ihre Bedürfnisse anzupassen. Beispielsweise neigen einige Unternehmen dazu, in ihrer Kommunikation mit Kunden Branchenjargon zu verwenden. Die Definition Ihrer Zielgruppe kann Ihren Styleguide informieren und Sie dazu anhalten, Branchenschlagwörter beim Schreiben von E-Mails oder Social-Media-Beiträgen zu vermeiden. Es kann Ihre Autoren und Teammitglieder in die Lage versetzen, das Publikum zu verstehen, mit dem sie sprechen. Wenn Teams ihr Publikum verstehen, können sie benutzerdefinierte Erlebnisse schaffen, um zu beeindrucken und neue Kunden zu gewinnen.

So erstellen Sie einen Styleguide für Ihr Team

Nachdem Sie nun die Elemente verstanden haben, die in einen Styleguide einfließen, finden Sie hier einen Überblick darüber, was Sie bei der Erstellung Ihres Styleguides berücksichtigen sollten.

• Leitbild und Werte: Beginnen Sie damit, das Leitbild Ihres Unternehmens und Ihre Werte klar zu definieren.

• Zielgruppe: Geben Sie Ihre Zielgruppe(n) an, mit wem Sie interagieren möchten und warum. Betrachten Sie Ihre Zielkunden.

• Stimme und Ton: Erklären Sie die Stimme und den Ton Ihres Unternehmens und verwenden Sie sie, um zu definieren, wie Sie von Ihrem Publikum wahrgenommen werden möchten.

• Unterscheidungsmerkmale: Teilen Sie mit, was Ihr Unternehmen einzigartig macht und warum Sie der Beste in dem sind, was Sie tun.

• Konkurrenten: Dies kann ein schneller Abschnitt sein. Es ist hilfreich, ein grundlegendes Verständnis Ihrer Konkurrenz zu haben, um Ihr einzigartiges Wertversprechen aufrechtzuerhalten.

• Allgemeiner Kopierstil: Legen Sie fest, an welches Stilhandbuch Sie sich halten möchten. Egal, ob Sie aus dem Chicago Manual of Style (Pro-Oxford-Komma) oder dem AP Stylebook (ohne Oxford-Komma) schöpfen, ein Stilhandbuch hilft Teams bei der Navigation in Wortgebrauch, Grammatik und Interpunktion.

Wie Grammarly Business helfen kann

Wie Sie sehen, ist es keine leichte Aufgabe, einen Styleguide von Grund auf neu zu erstellen. Die Erstellung und Implementierung kann zeitaufwändig sein. Wie also können kleine Teams einen praktischen und skalierbaren Styleguide entwickeln, wenn sie wenig Bandbreite haben? Durch die Nutzung einer intelligenten Lösung wie Grammarly Business, um Ärger und Rätselraten zu beseitigen.

Grammarly Business bietet Führungskräften kleiner Unternehmen eine dynamische Styleguide-Lösung, die Mitarbeiter mit Vorschlägen in Echtzeit unterstützt. Sie können beruhigt sein, dass Ihr Unternehmen professionell und konsistent vertreten wird, ohne jede einzelne Kommunikation zu überwachen, die an Kunden oder Abonnenten geht.

Passen Sie den Inhalt Ihres Styleguides innerhalb der Grammarly Business-Plattform an, indem Sie bestimmte Wortwahlen, Namen, Marken, Grammatikspezifikationen und mehr hinzufügen. Die Styleguide-Funktion bietet Mitarbeitern Vorschläge zur Aufrechterhaltung der Konsistenz und verbessert gleichzeitig die Klarheit, Korrektheit, das Engagement und den Ton.

Sparen Sie Schreib- und Bearbeitungszeit bei der Verwaltung der Kommunikation von verschiedenen Auftragnehmern. Mit einem Styleguide von Grammarly Business kann Ihr kleines Team die Kommunikationsanstrengungen optimieren, und Sie können sich darauf konzentrieren, Geschäftsziele zu erreichen und mehr Kunden zu erreichen.