So werden Sie bei allem, was Sie tun, produktiver

Es gibt Tage, an denen alles für Sie zusammenpasst, aber dies ist möglicherweise nicht einer davon.

An manchen Tagen können Sie einfach eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten. Ihre „gesendete“ Mappe strotzt vor Mittag vor solider Arbeit, Ihr Beitrag zum Nachmittagsmeeting kommt gut an und Sie schaffen es sogar noch, vor dem Abendessen noch genug Zeit und Energie ins Fitnessstudio zu stecken. Wenn doch nur jemand solche Tage verstopfen könnte, sinnierst du. Ach.

Viele Faktoren der Produktivität liegen außerhalb Ihrer Kontrolle. Manchmal hat Ihr Zug Verspätung, oder der Feueralarm Ihres Gebäudes geht los, oder ein wichtiger Mitarbeiter, auf dessen Input Sie angewiesen sind, kommt mit einem schlimmen Fall von Flugtickets nach Hawaii davon. Unter solchen Umständen können Sie nur so viel tun.

Aber was ist mit der restlichen Zeit? Welche kleinen Dinge können Sie inmitten der vielen Variablen bei der Arbeit (und überall sonst) tun, um jeden Tag zu optimieren? Es gibt einige Konstanten, die es wert sind, im Auge behalten zu werden – und vielleicht ein paar Gewohnheiten, die es zu beachten gilt. Mit Fleiß könnten Sie mit den Taktiken, die wir hier gesammelt haben, bei so gut wie allem produktiver werden.

Sorgen Sie für sich selbst und seien Sie für die anstehende Aufgabe gerüstet.

Hier ist eine wiederkehrende Herausforderung, auf die Sie sich vorbereiten sollten: Sie sind eine lebendige Person. (Wenn nicht, hören Sie auf zu lesen und suchen Sie Hilfe.) Mit anderen Worten, Sie brauchen Essen, Ruhe und gelegentlich einen Tapetenwechsel – und vielleicht auch frische Socken. Wenn Sie diese Bedenken nicht ansprechen, kann dies Ihre geistige Gesundheit untergraben, ganz zu schweigen von Ihrer Produktivität.

1 Vermeiden Sie es, zu hungern.

Es ist schwer, bei der Sache zu bleiben, wenn Sie hungrig sind, also planen Sie entsprechend. Wenn Sie eine Schreibtischschublade haben, bewahren Sie ein paar Snacks darin auf. Wenn Sie irgendeine Art von Tasche tragen, wird ein Beutel mit Studentenfutter Zukunft haben – Sie danken Ihnen, dass Sie so nachdenklich sind.

2 Wissen Sie, wie viel Ruhe Sie brauchen. Gleiches gilt für Koffein.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Arbeiter auch dann weiterarbeiten, wenn sie erschöpft sind – und ihre Effizienz dadurch sinkt. Eine Lösung könnte darin bestehen, Buffy the Vampire Slayer vor dem Schlafengehen nicht mehr zu beobachten und tatsächlich schlafen zu gehen. Ein anderes ist ein legales, erschwingliches, leistungssteigerndes Medikament namens Koffein, das viele Büros einfach kostenlos an jeden verschenken, der bereit ist, den verwirrenden Machenschaften der Pausenkaffeemaschine zu trotzen.

Achten Sie nur darauf, es nicht zu übertreiben, damit Sie nach der dritten Tasse nicht nervös werden.

3 Halten Sie eine Sicherungskopie der wichtigsten Daten bereit.

Menschen machen Fehler, wie zum Beispiel, dass sie ihren eigenen Pass zwei Tage nach einer Auslandsreise beiläufig wegwerfen. Geräte, auf die Sie sich verlassen, können abstürzen, kaputt gehen oder verschwinden. Sie können solche Fiaskos nicht immer verhindern, aber mit Vorbereitung können Sie die Folgen für Ihre Produktivität begrenzen. Obwohl Sie realistischerweise nicht von allem ein Duplikat packen können, lohnt es sich, Kopien wichtiger Dokumente anzufertigen und wichtige Dateien zu sichern.

Was die Ausrüstung betrifft, muss Ihr Plan B nicht mit Ihrem Plan A identisch sein. Wenn zum Beispiel der Feldrekorder einer Reporterin während eines Run-and-Gun-Interviews keinen Platz mehr hat, hat sie möglicherweise keine Zeit, eine neue Speicherkarte auszugraben – aber wenn sie schnell zur Sprachmemos-App auf ihrem Smartphone greift, bekommt sie vielleicht trotzdem das Angebot, das sie braucht.

Plane deine Zeit.

„Die Arbeit dehnt sich aus, um die für ihre Erledigung verfügbare Zeit auszufüllen“, sagt ein Sprichwort. Produktiv zu sein bedeutet, Ihre Zeit einzuplanen und konzentriert zu bleiben. Schreiben Sie zunächst auf, was Sie erledigen müssen und in welcher Reihenfolge. Setzen Sie Prioritäten und setzen Sie sich Fristen. Stellen Sie einen Timer ein, wenn Sie müssen – irgendetwas, damit sich kleine Aufgaben nicht endlos ausbreiten.

Wenn Ihr typischer Tag mit einer ständigen Flut von Benachrichtigungen verbunden ist, wenden Sie sich möglicherweise vom Bildschirm ab und greifen für Teile dieses Prozesses auf Stift und Papier zurück. Während ein gewisses Maß an Ablenkung oder Unterbrechung unvermeidlich sein kann, seien Sie vorsichtig, was Sie Ihren Zeitrahmen ändern lassen.

4 Sagen Sie gelegentlich nein.

Dies ist nicht immer eine Option, aber wenn Sie bereits dünn gesät sind und jemand Ihnen ein Last-Minute-Projekt bringt, zusätzlich zu anderen Fristen, vor denen Sie stehen, müssen Sie manchmal realistisch sein, wie viel Sie übernehmen können. (Das gilt auch in sozialen Kontexten: Lassen Sie sich nicht aus Angst, etwas zu verpassen, davon abhalten, eine notwendige Nacht zum Aufladen zu verbringen.)

Wenn Sie das nicht können – sagen wir, wenn ein wichtiger Kunde darauf besteht, dass es dringend ist und „geht nicht“ keine Option ist – dann ziehen Sie in Betracht, eine Verlängerung Ihrer anderen Fristen zu beantragen. Eine ganze Nacht durchziehen zu müssen – so ziemlich das Gegenteil eines Produktivitätsschubs – sollte der letzte Ausweg sein.

5 Melden Sie sich manchmal ab. Die Stummschalttaste ist ein Freund.

Ein Teil der Budgetierung Ihres Tages besteht darin, nicht zuzulassen, dass Ablenkungen wie soziale Medien ständig kleine Schritte Ihrer Aufmerksamkeit abziehen. Im Ernst, diese Katzen-GIFs, politischen Tiraden und Hochzeitsbilder können alle warten. Wenn dein Mitbewohner vom College und zwanzig andere Leute in einem Thread darüber diskutieren, wer Salate und Nachtisch zum Grillfest am nächsten Wochenende bringt, ist es ein guter Zeitpunkt, Benachrichtigungen auszuschalten und tatsächlich zu arbeiten.

Denken Sie nicht nur darüber nach, was Sie tun sollten – tun Sie es.

Manchmal wird Ihre Produktivität dadurch beeinträchtigt, dass Sie wissen, was Sie erreichen wollen, aber nicht sicher sind, ob Sie es schaffen können. Aber der sicherste Weg, weniger zu erreichen, ist, weniger zu versuchen – wenn Sie also produktiver sein wollen, müssen Sie diese Zweifel überwinden.

6 Fragen Sie nach dem, was Sie wollen.

Vielleicht möchten Sie eine Beförderung und mehr Geld. Oder vielleicht haben Sie eine Idee für ein cooles Projekt, wenn Ihr Chef Ihnen nur grünes Licht geben würde. Fragen kann beängstigend sein, aber die Vorstellung, nicht zu fragen – und sich möglicherweise zu fragen, wie anders die Dinge Monate später sein könnten, wenn Sie es getan hätten – sollte beängstigender sein.

Nehmen Sie es von Lisa Chow, Moderatorin des Podcasts StartUp: „Ich habe den größten Teil meiner Karriere verbracht, ohne irgendetwas zu verhandeln. Und dann dachte ich plötzlich: ‚Oh wow – das funktioniert!'“, sagt sie. „Ich denke in unseren Köpfen, Sie denken: ‚Oh, wenn ich frage und sie nicht ja sagen, dann verliere ich vielleicht tatsächlich den Job oder das Jobangebot. Und ich denke, das trifft sehr selten zu.“

Ein letzter Hinweis zur Verbesserung Ihrer Produktivität: Machen Sie sich nicht fertig, falls die Dinge nicht wie erwartet laufen. Es passiert. Wege zu finden, aus solchen Erfahrungen zu lernen, sich anzupassen und weiterzumachen, wird Sie auf lange Sicht viel produktiver machen.