6 wunderbare Tipps, wie Sie nach einem Urlaub Ihre E-Mails abrufen können

Angst vor dem Posteingang ist real.

Als ich das letzte Mal Urlaub gemacht habe, wollte ich fast nicht gehen, aus Angst, wie mein Posteingang aussehen würde, wenn ich zurückkomme. (Tipp: Es war nicht schön.) An Ihrem ersten Arbeitstag gibt es nichts, was Sie mehr aufstöhnen lässt, als Ihren E-Mail-Client zu öffnen und zu sehen, dass 1.487 E-Mails auf Sie warten.

Ich habe in Jobs gearbeitet, in denen eine Flut von täglichen E-Mails die Norm war, was bedeutete, dass eine einwöchige Abwesenheit zu einer digitalen Lawine führte. Hier ist, wie ich vorbereitet und dann ausgegraben habe.

1 Richten Sie eine Abwesenheitsnachricht ein, bevor Sie gehen.

Ein Urlaubs-Auto-Responder wird die Anzahl der Personen, die Sie kontaktieren, nicht verringern, aber es wird die Anzahl der von ihnen gesendeten Follow-ups verringern. Es gehört auch zum guten Ton, die Leute wissen zu lassen, wenn Sie ihnen nicht antworten können.

Ihre Abwesenheitsnachricht kann einfach sein. Teilen Sie den Leuten einfach mit, dass Sie nicht verfügbar sind, wann Sie zurückkommen und an wen sie sich bei dringenden Anliegen wenden sollen, während Sie weg sind. Wenn Sie mit Ihrer Nachricht etwas mehr Spaß haben möchten, finden Sie hier einige Optionen.

2 Sortieren Sie zuerst die Werbung und andere unnötige Dinge aus.

Wenn ich zu meinem Gmail-Posteingang zurückkehre und eine Unmenge von E-Mails vorfinde, die dort warten, ist das erste, was ich tue, die Junk-Mail auszusortieren. Werbung ist natürlich das erste, was geht. Aber wenn Sie versuchen, wieder in den Posteingang Null zu gelangen, können Ihnen sogar die Newsletter, die Sie abonniert haben, in die Quere kommen.

Das Tab-System von Gmail ist praktisch. Wenn meine E-Mail-Nachrichten bereits vorsortiert sind, kann ich schnell die Registerkarten für soziale Netzwerke und Werbeaktionen durchgehen und die meisten dieser E-Mails sofort löschen, indem ich sie alle auswähle, die Betreffzeilen überfliege, um sicherzustellen, dass nichts wichtig erscheint, und dann auf Archiv klicke oder löschen.

3 Verwenden Sie Filter für Absender mit hoher Priorität.

Es gibt wahrscheinlich einige Personen in Ihrer Kontaktliste, deren E-Mails Sie nicht verpassen möchten. Ich habe einen Google Mail-Ordner mit dem Namen "Priority Senders", in dem ich wichtige Nachrichten speichere, die eine sofortige Aktion erfordern.

Sie können Filter verwenden, damit Nachrichten automatisch in diesen Ordner sortiert werden, was ich mache, wenn ich eine Weile nicht im Büro bin. Wenn ich dann zurückkomme, weiß ich, was ich zuerst angehen muss.

Sie können auch rückwirkend filtern, indem Sie Nachrichten zur sicheren Aufbewahrung in den Ordner „Priorisierte Absender“ verschieben, während Sie den Rest Ihres Posteingangs sortieren.

4 Erstellen Sie einen Sammelordner.

Nachdem Sie Ihre E-Mails mit hoher Priorität in einem separaten Ordner sortiert haben, können Sie sich um den Rest kümmern . . . indem man es absetzt. Zumindest vorübergehend.

An Ihrem ersten Tag im Büro auf einen überfüllten Posteingang zu starren, kann genug Stress verursachen, um die entspannende Wirkung Ihres Urlaubs zunichte zu machen. Ein leerer Posteingang ist jedoch Glückseligkeit! Diese Lösung mag sich wie Betrug anfühlen, aber glauben Sie mir, es ist eine großartige Möglichkeit, die Belastung zu verringern, Hunderte von E-Mails zu verarbeiten und keine Zeit zu haben, sie zu verarbeiten.

Erstellen Sie einen Nachholordner. So einfach ist das. Sie können es nach Belieben benennen, von „E-Mail an Prozess“ bis „Alle aufgeben, hoffe ihr, die ihr hier eintretet“. Wählen Sie dann einfach Alle aus und verschieben Sie Ihre Urlaubs-E-Mail in den Nachholordner. Es wird außer Sichtweite sein, und anstatt das Gefühl zu haben, dass Ihr Posteingang ein Fass ohne Boden ist, aus dem Sie nie wieder herauskommen, können Sie sich in Ihren virtuellen Speicherraum wagen und diese weniger wichtigen E-Mails sortieren, wann immer Sie Zeit haben übrig haben.

Wenn Sie bereits E-Mail-Nachrichten mit hoher Priorität sortiert haben, stehen die Chancen gut, dass nichts in Ihrem Nachholordner von kritischer Bedeutung ist. Wenn Sie versehentlich etwas Wichtiges verpasst haben (hey, das passiert den Besten von uns), erhalten Sie mit Sicherheit eine Folge-E-Mail, in der Sie sich um das Problem kümmern können. Wenn nach einem Monat eine E-Mail in Ihrem Nachholordner verbleibt, können Sie sie wahrscheinlich sicher löschen oder archivieren.

5 Üben Sie „Zuletzt rein, zuerst raus“.

Inzwischen sollte Ihr Posteingang etwas weniger überwältigend aussehen. Es ist an der Zeit, sich mit den Nachrichten mit höherer Priorität zu befassen. Ein „last in, first out“-Ansatz kann helfen.

Einige der E-Mails, die Sie erhalten haben, haben sich während Ihrer Abwesenheit bereits von selbst erledigt. Wenn Sie die neueste E-Mail zuerst lesen, können Sie schnell herausfinden, was sofort beachtet werden muss und was Sie später in Ihren Nachholordner filtern können. Fangen Sie also an, in den neuesten E-Mails zu stöbern, die Sie erhalten haben, und denken Sie daran . . .

6. Widerstehen Sie dem Drang, Antworten zu verzögern.

Sobald Sie wichtige E-Mails identifiziert haben, beantworten Sie sie. Wie jetzt.

Das haben wir alle schon durchgemacht. Sie starren auf eine E-Mail, die unbedingt beantwortet werden muss, nur fehlt Ihnen im Moment die psychische Energie, um damit umzugehen. Die Versuchung, diese Art von E-Mails aufzuschieben, ist groß. Widerstehen! Lästige E-Mails werden zu mächtigeren Monstern, je länger Sie sie ignorieren. Wenn Sie anfangen, Ihre dringenden E-Mails durchzugehen, versprechen Sie sich, dass Sie sich um jede E-Mail kümmern werden, sobald Sie sie öffnen. Langfristig wirst du es dir danken.

Mit ein wenig Voraussicht und etwas Organisation können Sie verhindern, dass die Lawine Ihres Posteingangs Sie begräbt. Lassen Sie jetzt Ihre Büro-E-Mail in Ruhe, bis Sie zurückkehren, und genießen Sie Ihren Urlaub. Du hast es verdient!