Hier erfahren Sie, wie Sie mit Grace aus Meetings herauskommen

Ich habe einmal remote für ein Unternehmen gearbeitet, das jeden Freitag ein regelmäßiges Treffen der Inhaltsredakteure hatte. Dieses Treffen war der Fluch meiner Arbeitsexistenz. Wir versammelten uns alle um 10 Uhr morgens in einer Telefonkonferenz. Wir kamen mit guten Absichten an, aber zwangsläufig hatte niemand eine Agenda, und wir gingen (manchmal Stunden später) weg, ohne zu umsetzbaren Schlussfolgerungen gekommen zu sein. Das einzige, was jemand tun würde, wäre, sich zu Beginn des Meetings nächste Woche ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um den Mangel an Dingen zu beklagen, die wir mit dem vorherigen erreicht haben.

Ich musste an diesen Treffen teilnehmen, obwohl ich oft nichts beizutragen hatte, außer ein paar vergeblichen Bitten, dass wir wieder auf Kurs kommen. Jede Spur. Wann immer ich konnte, würde ich Ausreden finden, um auf Kaution zu gehen. ( Oops! Meine Katze ist in der Trockneröffnung gefangen. Okay, tschüss! ) Die Häufigkeit, mit der ich freitags unerklärlicherweise „krank“ war, wurde immer verdächtiger. Ich schäme mich, das zuzugeben, weil ich ein Headset hatte, das ich stummschalten konnte, schlief ich gelegentlich ein und wachte auf, um mich leise zu schnarchen.

Laut Inc. sind neunundneunzig Prozent der Meetings reine Geldverschwendung. Und doch, obwohl alle sie hassen, sind sie ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Zu wissen, wie man elegant aus unwesentlichen Besprechungen herauskommt, ist eine berufliche Fähigkeit, die Ihnen Stunden der Qual ersparen und Ihnen helfen kann, mehr zu erledigen.

Sagen Sie einfach Nein zu (unnötigen) Meetings

Viele von uns beharren auf Meetings, weil wir nicht diese Person sein wollen – der Faulpelz, der die Meetings schwänzt, an denen alle anderen pflichtbewusst teilnehmen. Aber während Sie sich durch jedes Meeting gähnen, fühlen Sie sich Ihrer Arbeit sehr verpflichtet, aber es könnte Sie auch weniger produktiv machen.

Der Schlüssel, um Nein zu Meetings zu sagen, liegt darin, herauszufinden, ob das Meeting für Sie wichtig ist, und, falls dies nicht der Fall ist, bekannt zu machen, dass es bessere Möglichkeiten gibt, wie Sie Ihre Zeit verbringen könnten. Hier erfahren Sie, wie Sie aussteigen können, ohne Ihren Status als Teamplayer zu beeinträchtigen.

1 Nehmen Sie eine „weniger Besprechungen“-Haltung ein.

Wenn Ihnen die Gründe für ein Meeting nicht von Anfang an klar sind, hinterfragen Sie seinen Zweck. Nehmen Sie die Haltung ein, dass jedes Treffen seine Existenz rechtfertigen sollte. Auch wenn Sie Meeting-Organisatoren nicht beleidigen sollten, indem Sie andeuten, dass ihre Meetings überflüssig sind, haben Sie keine Angst, Alternativen wie „Können wir das per E-Mail oder Slack erledigen?“ zu äußern. Letztendlich werden Sie ein Held sein, wenn Sie in der Lage sind, die Anzahl der Meetings zu reduzieren, die Ihr Team abhält.

2 Bestimmen Sie, ob Ihre Anwesenheit bei der Besprechung unbedingt erforderlich ist.

Nicht alle Meetings sind gleich. Nur weil Sie zu einem eingeladen wurden, heißt das noch lange nicht, dass Sie ein Schlüsselspieler sind. Und wer braucht Meetings, bei denen man herumsitzt und allen anderen zuhört?

Wenn Sie eine Besprechungseinladung erhalten, fragen Sie nach weiteren Details oder einer Tagesordnung. Es ist völlig in Ordnung zu fragen, was deine Rolle sein wird. So wissen Ihre Kollegen, dass Sie Ihre Zeit schätzen und sinnvoll einsetzen möchten.

3 Bitten Sie um Hilfe beim Festlegen Ihrer Prioritäten

Ich werde ein kleines Geheimnis mit dir teilen. Tatsächlich funktioniert diese Taktik so gut, um aus Meetings herauszukommen, dass sie in der Trickkiste jedes Mitarbeiters enthalten sein sollte. Bitten Sie einfach den Meeting-Inhaber, Ihnen bei der Priorisierung zu helfen. Soll das Meeting an erster Stelle stehen oder das Projekt, an dem Sie arbeiten? Es sieht in etwa so aus:

Die Chancen stehen gut, dass der Besprechungsleiter darauf bestehen wird, dass Sie dem Projekt Prioritäten einräumen. Und wenn er oder sie es nicht tut, wissen Sie, dass Sie das Treffen wirklich nicht verpassen sollten. Diese einfache Technik hat mir geholfen, aus vielen Meetings herauszukommen, damit ich mich darauf konzentrieren konnte, die Arbeit zu erledigen, anstatt den Leuten zuzuhören, die über die Arbeit sprechen, die ich erledigen sollte. Versuche es!

4 Drücken Sie für Besprechungsnotizen.

Viele Unternehmen veranstalten Mitarbeiterversammlungen zum Informationsaustausch. Für die meisten Spieler gehört dazu, zuzuhören und sich über aktuelle Pläne und Ereignisse zu informieren, die das Team betreffen. Sie haben vielleicht keine entscheidende Rolle in dem Meeting, aber das bedeutet nicht, dass die Informationen, die Sie daraus gewinnen könnten, nicht wichtig sind.

Eine einfache Änderung der Besprechungsstrategie könnte Mitarbeiterbesprechungen zu etwas machen, aus dem sich die Mitarbeiter zurückziehen können, wenn sie Aufgaben mit höherer Priorität zu bearbeiten haben. Bringen Sie die Idee auf, dass jemand bei jeder Sitzung Besprechungsnotizen führt, damit jeder, der nicht teilnehmen kann, Zugriff auf die geteilten Informationen und alle festgelegten Aktionspunkte hat. Um die Dinge fair zu halten, kann die Aufgabe, Notizen zu machen, in jeder Sitzung einer anderen Person übertragen werden. (Stellen Sie sicher, dass Sie sich auch freiwillig als Protokollführer melden.)

Wenn Notizen nicht möglich sind, zeigen Sie Ihr Engagement, indem Sie sich kurz mit dem Besprechungsleiter in Verbindung setzen, damit Sie auf dem Laufenden bleiben.

5 Bitten Sie darum, aus dem Meeting auszutreten, wenn Sie nicht mehr an der Besprechung teilnehmen.

Manchmal nehmen Sie an einer Besprechung teil, bei der nur ein Teil der Tagesordnung für Sie relevant ist. Wenn Sie besonders beschäftigt sind, können Sie das Team bitten, sich zuerst mit diesen relevanten Tagesordnungspunkten zu befassen, damit Sie sich verabschieden können, wenn sich das Meeting auf Themen verlagert, die nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen. Sprechen Sie ein paar Minuten vor dem Meeting mit dem Organisator des Meetings, um ihm zu erklären, dass Sie versuchen, Ihre Zeit zu verwalten und Prioritäten zu setzen, und Sie wären dankbar, wenn er oder sie Ihre Punkte zuerst angehen könnte.

Es gibt keinen Grund zu jammern oder Ausreden zu finden, um Meetings zu verlassen. Wenn Sie den Vortrag überspringen und zur Tat schreiten wollen, müssen Sie Ihrem Team lediglich zeigen, dass dem Unternehmen besser gedient ist, wenn Sie nicht teilnehmen. Wenn Sie möchten, dass Ihre Vorgesetzten und Teamkollegen Ihre Zeit schätzen, ist es wichtig zu zeigen, dass Sie sie auch schätzen.