7 brillante Tipps zum Korrekturlesen von E-Mails

Dieser Tippfehler oder Grammatikfehler, den Sie gerade in einer E-Mail gemacht haben, kann einen schlechten Eindruck hinterlassen. Es könnte darauf hindeuten, dass Ihnen die Liebe zum Detail fehlt. Im schlimmsten Fall könnte es Sie weniger intelligent, gewissenhaft und vertrauenswürdig erscheinen lassen.

Obwohl E-Mail-Tippfehler jedem passieren, passieren sie weniger häufig denen, die sich etwas mehr Zeit zum Korrekturlesen nehmen. Hier ist eine idiotensichere Schritt-für-Schritt-Anleitung, um es richtig zu machen, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

1 Geben Sie den Namen Ihres Kontakts richtig ein.

Haben Sie den Vor- und Nachnamen Ihres Kontakts richtig geschrieben? Es ist wichtig. Und wenn Sie daran zweifeln, denken Sie an das letzte Mal, als Sie eine E-Mail von jemandem erhalten haben, der Ihren Namen falsch angegeben hat. Zumindest hast du wahrscheinlich gestöhnt oder mit den Augen gerollt. Wir ärgern uns, wenn Leute unsere Namen falsch schreiben, weil wir davon ausgehen, dass sie sich nicht genug um uns kümmern, um auf dieses grundlegende Detail zu achten.

Wenn Sie sich bei der Schreibweise des Namens Ihres Kontakts nicht sicher sind, recherchieren Sie ein wenig, um zu sehen, ob Sie ihn über Google oder soziale Medien finden können. Wenn alles andere fehlschlägt, verwenden Sie eine allgemeine Begrüßung wie „Hallo“, die keinen Vornamen verwendet.

2 Überprüfen Sie Ihren Ton.

Klingt Ihre E-Mail kalt oder knapp? Es könnte. Was in unseren Köpfen gut klingt, kommt im Text oft nicht gut an. Wenn Sie Ihre E-Mail vor dem Versenden nicht überprüfen und Korrektur lesen, riskieren Sie, falsch interpretiert zu werden.

Der Trick dabei ist, etwas Empathie aufzubringen. Machen Sie Ihren Kopf frei und stellen Sie sich vor, Sie empfangen Ihre E-Mail, anstatt sie zu senden. Klingt irgendetwas, das Sie geschrieben haben, negativ oder sogar feindselig? Es gibt einen großen Unterschied zwischen „Ich freue mich darauf, mit Ihnen zu chatten“ und „Ich erwarte Ihren Anruf“. Man ist freundlich und positiv; der andere klingt, als ob Sie sagen würden: "Sie sollten besser anrufen oder sonst."

3 Stellen Sie sicher, dass Sie verstanden werden.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Empfänger genügend Details hat, um zu verstehen, was Sie geschrieben haben. Denken Sie daran, dass Sie und Ihr Empfänger möglicherweise nicht über dieselben Informationen verfügen – die Dinge, die Sie verstehen, sind nicht unbedingt Dinge, die Ihr Empfänger wissen wird. Lesen Sie Ihre E-Mail in diesem Sinne erneut und füllen Sie die Lücken nach Bedarf aus.

4 Auf Klarheit prüfen.

Stellen Sie sicher, dass sich das Geschriebene flüssig liest und Ihre genaue Bedeutung wiedergibt. Suchen Sie nach unklaren Pronomenreferenzen.

Scannen Sie Ihre E-Mails nach Wörtern wie es oder sie und stellen Sie dann sicher, dass Ihr Text vermittelt, worauf sich diese Wörter beziehen. Wenn nicht, schreiben Sie um, um diese Pronomen durch etwas Konkretes zu ersetzen.

Halten Sie was nach der Keynote? Was ist gut besucht?

Besser. Aber wir können umschreiben, um den Satz zu vereinfachen und eine Wiederholung des Wortes Werkstatt zu vermeiden.

Halten Sie Ihre Sätze einfach und direkt. E-Mails, die auf Leseniveau der dritten Klasse geschrieben wurden, haben deutlich bessere Antwortquoten. Lange, komplexe Sätze und große Wörter können das Lesen Ihres Textes für eine vielbeschäftigte Person erschweren, die E-Mails durchgeht. Denken Sie jedoch an Ihr Publikum. Wenn Sie einem Doktor der Soziologie schreiben, um ihn um ein Vorstellungsgespräch zu bitten, verwenden Sie eine üppigere Sprache und eine komplexere Struktur. Machen Sie andernfalls „einfach ist besser“ zu Ihrer Standardeinstellung.

5 Achten Sie auf Wortreichtum.

Ein Teil der Vereinfachung Ihres Textes besteht darin, ihn zu rationalisieren. Eliminiere Füllwörter und Phrasen. Befreien Sie sich von Adverbien und verwenden Sie stärkere Verben. (Statt unglaublich glücklich , versuchen Sie es mit überglücklich, begeistert oder ekstatisch . Statt schnell rennen , wie wäre es mit sprinten oder sprinten ?)

Beachten Sie die sechs Schreibregeln von George Orwell:

1. Verwenden Sie niemals eine Metapher, einen Gleichnis oder andere Redewendungen, die Sie gewohnt sind, in gedruckter Form zu sehen.
2. Verwenden Sie niemals ein langes Wort, wo ein kurzes ausreicht.
3. Wenn es möglich ist, ein Wort auszuschneiden, schneiden Sie es immer aus.
4. Verwenden Sie niemals das Passiv, wo Sie das Aktiv verwenden können.
5. Verwenden Sie niemals eine fremdsprachliche Phrase, ein wissenschaftliches Wort oder ein Fachjargon, wenn Ihnen ein alltägliches englisches Äquivalent einfällt.
6. Brechen Sie lieber eine dieser Regeln, als etwas völlig Barbarisches zu sagen.*

*Über Orwells Regel Nr. 6, siehe unsere Regel Nr. 2.

6 Lies sorgfältig Korrektur.

Bis zu diesem Punkt haben wir über das Korrekturlesen im weiteren Sinne einer Entwicklungsbearbeitung gesprochen. Jetzt heißt es ans Eingemachte gehen und Zeile für Zeile Korrektur lesen. Hast du alles richtig geschrieben? Haben Sie die richtigen Homonyme verwendet? (Haben Sie „ Dort geht's zum Festival“ eingegeben, obwohl Sie Sie sind eingeben wollten?) Ist Ihre Interpunktion auf den Punkt gebracht?

Eine App wie Grammarly hilft Ihnen dabei, Ihre Fehler zu erkennen und zu beheben. Denken Sie jedoch daran, dass es sich um ein Werkzeug handelt, mit dem Sie Ihre Korrekturlesefähigkeiten verbessern und nicht die Notwendigkeit des Korrekturlesens insgesamt ersetzen können. Der Vorteil der Verwendung einer Korrekturlese-App besteht darin, dass jeder Fehler, den die App feststellt, Ihnen etwas über Ihr Schreiben beibringt und Sie letztendlich zu einem besseren Schriftsteller macht.

7 Setzen Sie sich darauf.

Einige E-Mails brauchen eine Weile, um zu köcheln, besonders wenn sie sensibel sind. Angenommen, Sie müssen eine E-Mail schreiben, um das unangemessene Verhalten eines Kollegen zu melden, oder Sie müssen eine Leistungsbeurteilung für jemanden verfassen, dessen Leistung nicht gerade herausragend war. Emotionen können dich dazu bringen, Dinge zu schreiben, die du später bereuen wirst.

Verfassen Sie Ihre E-Mail in Ihrem Textverarbeitungsprogramm und nicht in Ihrem E-Mail-Client, damit Sie nicht versucht sind, sie impulsiv zu senden, bevor Sie sie gründlich überprüft haben. Wenn Sie sich etwas zurückhalten können, warten Sie einen Tag lang auf diese E-Mail, bevor Sie sie senden. Wenn Sie Ihre E-Mail angesichts eines neuen Tages noch einmal lesen, werden Sie oft Dinge finden, die Sie überarbeiten müssen, insbesondere in Bezug auf Ton und Klarheit.

Stellen Sie zumindest sicher, dass die Unsend-Funktion in Ihrem E-Mail-Client aktiviert ist. (Hier ist, wie man es in Gmail macht.) Die wenigen Sekunden, die es kostet, nachdem Sie auf Senden geklickt haben, werden Sie gelegentlich davor bewahren, von einem eklatanten Tippfehler direkt besessen zu werden. Ich habe einmal eine E-Mail mit dem Betreff „Dieses Lernspielzeug hat mein Kind zum Scheißen gebracht!“ bekommen.

Ich bin mir ziemlich sicher, dass der Absender das nicht gemeint hat.