Mit diesen 4 Tipps sparen Sie Zeit in Meetings

Haben Sie die Nase voll von unkonzentrierten, unproduktiven Meetings? Das durchschnittliche Büromeeting ist ein modernes Folterinstrument, das sich ewig hinzieht, während alle im Kreis reden und Ihr nerviger Kollege (ja, in jeder Menge gibt es einen) das Meeting mit seinem Geschwafel kapert.

Aber es muss nicht so sein. Ein gut geführtes Meeting dauert eine erträgliche Zeit, bringt alle auf eine Linie und auf die gleiche Seite und entwickelt klare nächste Schritte für das, was Sie gemeinsam erreichen möchten.

Wenn Sie also bereit sind, keine Zeit mehr zu verschwenden und Ihre Meetings voll auszuschöpfen, finden Sie hier vier Tipps, wie Sie in Meetings Zeit sparen und Ihre Produktivität maximieren können:

1 Haben Sie immer eine Agenda

Sparen Sie Zeit in Ihren Meetings und bringen Sie alle (buchstäblich) auf dieselbe Seite, indem Sie im Voraus eine Meeting-Agenda erstellen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Agenda das Ziel oder die Ziele, die Sie am Ende des Meetings erreichen möchten, klar angibt – ob es sich dabei um eine wichtige Entscheidung, das Brainstorming von Ideen oder die Organisation eines Aktionsplans handelt.

Versenden Sie die Tagesordnung im Voraus, damit Ihre Besprechungsteilnehmer Zeit haben, Fragen zu stellen, Materialien vorzubereiten und Lösungen zu finden.

Verwenden Sie während des Meetings Ihre Agenda als Fahrplan, um das Gespräch beim Thema zu halten, damit Sie Ihre Zeit produktiv nutzen und Ihre Ziele erreichen können.

2 Ernennen Sie einen Moderator

Machen Sie Schluss mit sinnlosen, weitschweifigen Reden, unnötigen Debatten und schwungraubenden Hasenspuren. Lassen Sie einen Teilnehmer als Moderator fungieren, der dafür verantwortlich ist, dass die Gruppe die Tagesordnung einhält und unproduktives Verhalten einschränkt.

Ein guter Moderator wird die langatmige Tirade von Jorge-vom-Marketing freundlich, aber bestimmt beenden und Latifa-vom-Design ermutigen, ihre Gedanken zu teilen. Die lauteste Stimme im Raum ist nicht unbedingt die mit den besten Ideen, also ist es wichtig um Platz für die Schüchternen und Introvertierten unter uns zu schaffen, die sich beim Teilen weniger sicher fühlen.

Einen Moderator zu haben ist nützlich, um die Gruppe beim Brainstorming anzuleiten oder wieder auf Kurs zu kommen, wenn das Gespräch ins Stocken geraten ist. Und das Beste ist, dass ein Moderator nicht nur Zeit während des Meetings spart, sondern auch dafür sorgen kann, dass das Meeting pünktlich endet!

3 Beenden Sie das Meeting pünktlich

Jetzt denkst du vielleicht, dass das nicht möglich ist. „Oh ja“, sagst du, „Treffen werden pünktlich enden – wenn Einhörner wieder durch die bewaldeten Lichtungen tänzeln!“

Haben Sie Vertrauen – es ist möglich.

Überlegen Sie zunächst kritisch, wie lange das Meeting dauern soll. Der Standard bei vielen Planungskalendern ist eine Stunde, aber Sie brauchen vielleicht nur dreißig oder fünfundvierzig Minuten, um alles zu erledigen. Ein kürzeres Meeting kann ein Gefühl der Dringlichkeit und Konzentration schaffen, das die Effizienz fördert.

Versuchen Sie, das Meeting pünktlich zu beginnen. Senden Sie eine Erinnerungsnachricht dreißig Minuten vor der Abfahrtszeit und ermutigen Sie die Leute, fünf Minuten früher zu kommen, damit sie sich einen Kaffee holen und es sich gemütlich machen können.

Geben Sie die Endzeit des Meetings in der ursprünglichen Einladung, der Erinnerung und zu Beginn des Meetings deutlich an. Machen Sie deutlich, dass das Meeting zum vereinbarten Zeitpunkt beendet ist und die Gespräche danach bei Bedarf über Slack oder E-Mail fortgesetzt werden können.

Richten Sie eine Countdown-Uhr ein, damit jeder sehen kann, wie viel Zeit noch verbleibt, und achten Sie darauf, sie effizient zu nutzen. (Dies kann auch deutlich machen, wenn jemand Zeit verschwendet .)

Planen Sie auf Ihrer Tagesordnung die letzten fünf bis zehn Minuten ein, um die nächsten Schritte aller nach dem Meeting zu besprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie das Meeting mit Aktionsschritten verlassen. Was war sonst der Sinn, den Raum überhaupt zu betreten? Der Moderator kann das Meeting proaktiv abschließen und sicherstellen, dass jede Person weiß, für welche Aktionselemente sie verantwortlich ist.

Und wenn das Treffen auf wundersame Weise früher endet, lass die Leute nicht warten, lass alle ihren fröhlichen Weg gehen!

4 Nur wesentliche Personen einbeziehen

Du liebst überfüllte Meetings, bei denen jeder eine Meinung hat und nichts entschieden werden kann? Nein, tust du nicht. Niemand tut.

Es stellt sich heraus, dass es eine großartige Möglichkeit ist, die Produktivität zu fördern und die Zeit effizient zu nutzen, wenn Sie Ihre Meetings klein halten. Laden Sie nur die Personen ein, die eine entscheidende Rolle für den Zweck des Treffens spielen und einen wirklich wichtigen Grund haben, dort zu sein.

Es mag verlockend sein, jeden einzuladen, der vage verbunden ist („Sicher, es wäre gut für Sie, dabei zu sein!“), aber wenn sie keine Schlüsselfiguren oder Entscheidungsträger sind, können sie wahrscheinlich nicht viel zum Meeting. Tatsächlich könnten sie es sogar entgleisen.

Halten Sie Ihre Gästeliste also exklusiv. Je weniger Leute im Raum sind, desto mehr Verantwortung fühlt jeder. Versuchen Sie, zwischen fünf und zehn Personen für die Entscheidungsfindung und Planung zu halten, und erweitern Sie diese Zahl um zusätzliche Stimmen, wenn Sie eine Brainstorming-Sitzung benötigen.