So starten Sie eine formelle E-Mail mit Beispielen

Das Starten einer formellen E-Mail auf Englisch kann schwierig sein, da einige strenge Regeln und Konventionen eingehalten werden müssen. Wenn Sie nicht mit ihnen vertraut sind, kann die Entscheidung, wie Sie eine formelle E-Mail beginnen, verwirrend sein – muss es aber nicht sein.

In diesem ausführlichen Artikel wird erläutert, wie Sie die richtigen formellen E-Mail-Grüße, Anreden und Eröffnungszeilen verwenden. Am Ende dieses Beitrags werden Sie wissen, wie Sie in Ihrem Privat- und Berufsleben mit dem Schreiben einer formellen E-Mail beginnen.

Was ist eine formelle E-Mail?

Formelle E-Mails sind solche, die im richtigen Format geschrieben sind. Formelle E-Mails folgen einer bewährten Formel, die alle Leser verstehen werden.

Eine gut geschriebene, professionelle und höfliche E-Mail kann eine erfolgreiche und produktive Beziehung beginnen. Umgekehrt kann eine schlecht geschriebene E-Mail Beziehungen beschädigen, die Empfänger verwirren und unter Umständen sogar verärgern.

Jede formelle E-Mail sollte Folgendes enthalten:

• Betreff
• Eine Anrede oder Begrüßung
• Körper Kopie
• Ausloggen

Formelle E-Mails sind respektvoll und verwenden eine höfliche Terminologie, um den Empfänger anzusprechen. Sie sind in einem einfach verständlichen Format geschrieben, das deutlich macht, was Sie wollen und warum.

Die englische Sprache wird weltweit von Unternehmen verwendet, aber es gibt kulturelle Unterschiede in der Art und Weise, wie wir kommunizieren. Formelle E-Mails verringern die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen oder Fehlkommunikation.

In den meisten Fällen werden schlecht geschriebene E-Mails Ihrer Karriere nicht schaden, sagt Jeff Su in der Harvard Business Review. Im Gegensatz dazu „beeinflusst das Schreiben professioneller E-Mails, wie kompetent Sie in den Augen Ihrer Kollegen wahrgenommen werden.“

In Ihrem Privatleben, wenn Sie beispielsweise eine Schule kontaktieren, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Kommunikation klar, professionell und höflich ist. In diesem Zusammenhang sind formelle E-Mails unerlässlich.

Wir haben uns in unserem Leitfaden eingehender mit den Details dessen befasst, was eine großartige formelle E-Mail ausmacht. Sehen Sie sich das also an, wenn Sie mehr erfahren möchten.

Werfen wir nun einen Blick auf einige der Grundlagen zur Begrüßung in einer formellen E-Mail.

Die formelle Art, eine E-Mail zu beginnen

Wir haben bereits in früheren Posts behandelt, wie man eine professionelle E-Mail startet, aber in dieser Zeit werden wir uns eingehender mit den zwei kritischen Dingen befassen, die Sie wissen müssen, wenn Sie eine formelle E-Mail auf Englisch starten:

1. Formelle Begrüßung und Anrede
2. Formale E-Mail-Eröffnungszeilen

Wir behandeln beide Teile im Detail, bevor wir sie später auf eine Reihe von Beispielen anwenden.

Formelle E-Mail-Grüße und -Anreden

Das erste, was Sie über die Begrüßung in einer formellen E-Mail wissen müssen, ist die Verwendung der richtigen Anrede.

Es kann verwirrend wirken, da sich die angemessene formelle Begrüßung in E-Mails ändert, je nachdem, ob Sie den Adressaten kennen oder nicht. Die erste Regel lautet: Wenn Sie den Namen einer Person kennen, sprechen Sie die Person direkt mit ihrem vollständigen Namen an.

In der Vergangenheit verwendete man einen sogenannten Ehrennamen – wie Herr und Frau – mit einem Nachnamen. Wir müssen uns jedoch der Risiken dessen bewusst sein, was Harvard „Misgendering“ nennt.

Sofern wir das Geschlecht einer Person nicht sicher kennen (und selbst in den Fällen, in denen wir glauben, dass wir es wissen, sollten wir niemals Vermutungen anstellen), sollten wir die Verwendung geschlechtsspezifischer Begriffe vermeiden.

Verwenden Sie stattdessen nach Möglichkeit den vollständigen Namen einer Person. Das ist sowohl professionell als auch respektvoll.<

Nehmen wir zum Beispiel eine E-Mail an jemanden namens Robert Johnson.

Anstatt zu sagen:

• Sehr geehrter Herr Johnson

Wir würden sagen:

• Lieber Robert Johnson

Regelmäßig stellt sich die Frage, welcher Gruß für eine formelle E-Mail angemessen ist. Wir haben unten einige formelle E-Mail-Anredebeispiele bereitgestellt, die veranschaulichen, wie man in einer formellen E-Mail grüßt. Dennoch möchten wir Sie auch dringend bitten, Ihr Urteilsvermögen einzusetzen.

Bevor Sie Ihre E-Mail senden, sollten Sie einige Zeit damit verbringen, die Person zu identifizieren, an die Sie schreiben. Die Verwendung des vollständigen Namens einer Person kann eine stärkere Verbindung herstellen als ein formeller Ansatz, wie z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Wir haben hier viel von dem behandelt, was Sie wissen müssen, aber für weitere Einblicke in den Aufbau einer professionellen E-Mail lesen Sie unseren ausführlichen Blog.

Formale E-Mail-Eröffnungszeilen

Die Regeln für die Adressierung eines Empfängers in einer formellen E-Mail sind relativ einfach. Wenn es jedoch darum geht, den Text einer formellen E-Mail zu beginnen, haben Sie größere Freiheiten.

Die besten formellen E-Mail-Eröffnungszeilen kommen direkt auf den Punkt. In den meisten Fällen fordern Sie etwas an (Informationen, Teilnahme an einer Veranstaltung oder Zahlung); oder formell auf eine Anfrage antworten.

Wenn Sie jemanden kennen oder in der Vergangenheit mit ihm gesprochen haben, können Sie direkt auf die Details Ihrer Anfrage zugreifen.

Einige Beispiele für geeignete formelle E-Mail-Eröffnungszeilen sind:

• Ich schreibe, um einige Informationen von Ihrem Unternehmen anzufordern.
• Ich kontaktiere Sie, um Sie zu meiner Veranstaltung einzuladen
• Ich freue mich über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Ich füge die angeforderten Informationen bei.

Angenommen, Sie schreiben jemandem, mit dem Sie noch nie zuvor kommuniziert haben. In diesem Fall ist es höflich zu erklären, wer Sie sind und warum Sie sie kontaktieren. Zum Beispiel reicht es für den Leser aus, einfach zu sagen: „Mein Name ist XX, und ich kontaktiere Sie von YY aus“. Dies sagt ihnen schnell, wer Sie sind und warum Sie ihnen eine Nachricht senden.

So kann das in der Praxis funktionieren:

• Ich bin Marketingleiter bei (Firmenname) und möchte mehr über Ihr Unternehmen erfahren.
• Ich kontaktiere Sie von (Firmenname) mit einigen Details zu exklusiven neuen Angeboten
• Ich verlasse (Firma) am 25. September und möchte Sie zu einer Abschiedsveranstaltung einladen, die am (Details einfügen) stattfindet.
  

An diese Regeln sind Sie selbstverständlich nicht gebunden. Wenn Sie ihnen jedoch folgen, werden Sie Ihren Leser nicht verwirren oder verärgern.

Können Sie „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“ in einer formellen E-Mail verwenden? Wenn Sie die Person kennen, ist es nicht falsch, eine formelle E-Mail auf diese Weise zu beginnen. Wenn Sie die Person nicht persönlich kennen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen. Es kann übermäßig informell und fehl am Platz erscheinen.

Unser Rat ist, in Ihrer formellen E-Mail-Eröffnung direkt zum Punkt zu kommen. In diesem ausführlichen Blogbeitrag erklären wir mehr über das Erstellen der besten E-Mail-Eröffnungssätze.

6 Beispiele zum Starten einer formellen E-Mail

Wir haben also den Prozess zum Starten einer formellen E-Mail in zwei Schritte unterteilt. Jetzt ist es Zeit, es in die Praxis umzusetzen. Hier stellen wir sechs Beispiele vor, wie Sie eine formelle E-Mail starten können. Jedes Beispiel wird von einer kurzen Erklärung unserer Gründe begleitet.

In diesem Abschnitt fügen wir einige konkrete Beispiele dazu ein, wie man mit formalen Beispielen beginnt. Wir schützen:

• So starten Sie eine formelle E-Mail ohne Namen
• So wählen Sie eine formelle E-Mail-Begrüßung für einen unbekannten Empfänger aus
• So starten Sie eine formelle E-Mail an mehrere Empfänger
• So starten Sie eine formelle E-Mail an eine Schule
• So starten Sie eine formelle geschäftliche E-Mail
• So wählen Sie die formelle E-Mail-Begrüßung für eine Bewerbung

Diese hier enthaltenen Vorlagen werden verwendet, um zu veranschaulichen, wie die einzelnen Aufgaben angegangen werden. Wir empfehlen Ihnen, diese als Grundlage für die Entwicklung der Ansätze zu verwenden, die Sie und Ihr Unternehmen am besten repräsentieren.

So starten Sie eine formelle E-Mail ohne Namen

Wir haben darüber geschrieben, wie wichtig es ist, zu versuchen, den Namen einer Person zu finden, wenn Sie ihr eine E-Mail senden, daher würden wir Sie immer bitten, dies zu tun, wenn Sie können. Es kann jedoch vorkommen, dass dies aus irgendeinem Grund nicht möglich ist.

Einige Schreibanleitungen werden Sie immer noch ermutigen, „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu verwenden, und obwohl es ein wenig altmodisch ist, ist es immer noch in Ordnung, dies zu tun, wenn Sie es brauchen.

Es steht Ihnen zwar frei, es zu verwenden, aber wir empfehlen, eine Alternative zu finden. Sie können weitere Nachforschungen anstellen, um den Empfänger zu identifizieren. Wenn nicht, hier sind einige andere Optionen:

• Lieber (Berufsbezeichnung)
• Sehr geehrte(r) (Abteilung oder Team)

Das Starten einer formellen E-Mail auf Englisch ist glücklicherweise ziemlich einfach. Hier ist ein Beispiel dafür, wie Sie eine formelle E-Mail ohne Namen beginnen.

So wählen Sie eine formelle E-Mail-Begrüßung für einen unbekannten Empfänger aus

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, den richtigen formellen E-Mail-Gruß an einen unbekannten Empfänger zu identifizieren, sind Sie nicht allein. Es kann schwierig sein, den richtigen Ansatz zu finden, um eine formelle E-Mail an eine unbekannte Person zu beginnen.

Andere Schreibleitfäden schlagen vor, dass Sie „An wen es betrifft“ verwenden, aber wir denken, dass dies nicht nur formal ist; es ist ein wenig zu pingelig für unseren Geschmack. Wir empfehlen außerdem, eine formelle E-Mail mit „Hi“ oder „Hey“ zu öffnen. Das ist ein Schritt zu weit in die andere Richtung.

Wie wählen Sie also eine formelle E-Mail-Begrüßung für einen unbekannten Empfänger aus? Hier ist eine bewährte Methode.

So starten Sie eine formelle E-Mail an mehrere Empfänger

Es ist offensichtlich, dass es andere Regeln gibt, wenn Sie eine E-Mail an eine Gruppe von Personen senden. Es gibt weniger Regeln bei der Entscheidung für eine formelle E-Mail-Begrüßung an mehrere Empfänger. Die Frage, wie Sie eine formelle E-Mail an mehrere Empfänger starten, hängt davon ab, wer sie sind. Wir raten Ihnen, einen sicheren Sammelbegriff zu wählen.

Wenn es sich um Kollegen handelt, gehören zu den akzeptablen formellen E-Mail-Begrüßungszeilen:

• Liebe Kolleginnen und Kollegen
• Liebes Team

Wenn Sie eine E-Mail mit einer allgemeinen E-Mail-Adresse senden (z. B. kundenservice@), können Sie Folgendes verwenden:

• Sehr geehrtes Kundenservice-Team

Wenn Sie einem Unternehmen eine E-Mail senden, können Sie einfach dessen Firmennamen verwenden.

• Sehr geehrte(r) (Firmenname)

Hier ist ein idiotensicheres Beispiel dafür, wie man eine formelle E-Mail an eine Gruppe startet.

So starten Sie eine formelle E-Mail an eine Schule

Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine E-Mail an einen Hochschullehrer oder Professor schreiben, gehen Sie wie folgt vor. Das Wichtigste ist, sicherzustellen, dass Sie die richtige Ehrung verwenden; In diesem Fall senden wir eine E-Mail an einen Professor.

Sehen Sie sich dieses Beispiel an, um zu sehen, wie wir die Aufgabe angegangen sind.

So starten Sie eine formelle geschäftliche E-Mail

In der Geschäftswelt ist es entscheidend sicherzustellen, dass Ihre E-Mails richtig formatiert und respektvoll formell sind. Die Frage, wie Sie einen formellen Geschäftsbrief beginnen, wird oft von Menschen gestellt, die sich Sorgen darüber machen, wie sie wahrgenommen werden.

Unsere Beispielvorlage unten bietet ein Beispiel, das Sie an Ihre Umstände anpassen können. Ausführlichere Informationen zum Erstellen einer Geschäftsanfrage finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden.

So wählen Sie die formelle E-Mail-Begrüßung für eine Bewerbung

Wenn Sie ein Anschreiben für eine Stelle versenden, verwenden Sie traditionell „Sehr geehrte Damen und Herren“. Wie wir festgestellt haben, ist dies jedoch möglicherweise nicht mehr angemessen.

Zunächst sollten Sie versuchen herauszufinden, wer der Personalbeschaffer ist, und seinen vollständigen Namen verwenden. Wenn Sie ihren Namen nicht finden können, sind die folgenden Alternativen akzeptabel:

• Sehr geehrter Recruiting-Manager
• Sehr geehrter Recruiter
• Sehr geehrte(r) (Firmenname)

Hier ist ein Beispiel für das Starten einer formellen E-Mail an einen Personalvermittler.

Das Starten einer formellen E-Mail kann für jeden eine Herausforderung darstellen, aber wir hoffen, dass wir den Prozess vereinfacht haben. Der wichtigste Lernpunkt besteht darin, zu verstehen, wie man formelle E-Mail-Grüße und -Anreden verwendet und wie man starke formelle E-Mail-Eröffnungszeilen erstellt. Wir hoffen, dass wir Ihnen beim Schreiben einer formellen E-Mail geholfen haben. Schauen Sie sich unbedingt unseren Blog mit weiteren Artikeln zum Schreiben formeller E-Mails an.