So starten Sie eine professionelle E-Mail – Die besten Grüße für jede Situation und Anreden, die Sie vermeiden sollten

Sie fragen sich, wie Sie eine E-Mail starten können? Keine Sorge, Sie sind nicht allein. Es kann überraschend leicht sein, die professionelle Begrüßung Ihrer E-Mail zu überdenken, besonders wenn Sie mit der Person am anderen Ende nicht sehr vertraut sind. Bevor Sie überhaupt den Grund für Ihren Kontakt angesprochen haben, haben Sie bereits Zeit damit verschwendet, sich ablenken zu lassen, ob Sie „Hey Tom“, „Hallo Mr. Smith“ oder „Sehr geehrter Herr“ sagen sollen.

Bis Sie eine Entscheidung getroffen haben, haben Sie das Vertrauen in das Schreiben der Nachricht selbst verloren und insgesamt hat es Sie wirklich ausgebremst. Die perfekte Anrede zu finden, kann Sie wirklich fertig machen!

Trotzdem ist es noch überraschender, wie viele Menschen nicht genug über ihre E-Mail-Grüße nachdenken. Wie Sie eine E-Mail beginnen, gibt den Ton für alles an, was folgt, und beeinflusst den so wichtigen ersten Eindruck einer Person von Ihnen als Profi.

Aus diesem Grund haben wir alle Schritte, Szenarien und Umstände skizziert, an die Sie denken müssen, wenn Sie mit jeder Art von professioneller E-Mail beginnen. Hier sind die besten Möglichkeiten, dieses professionelle Gespräch zu beginnen, und einige der wichtigsten Dinge, die Sie dabei vermeiden sollten.

Um dies sehr hilfreich zu machen, werden wir Beispiele für gute Möglichkeiten auflisten, eine professionelle E-Mail zu starten, und darauf hinweisen, was man nicht tun sollte, wenn man jemanden professionell begrüßt.

Warum ist es wichtig, professionelle E-Mail-Grüße zu verstehen?

Theoretisch sollte das Starten einer E-Mail der einfachste Teil des Austauschs sein! "Hallo" ist eines der ersten Dinge, die wir in unserer Muttersprache lernen. Doch so oft, wenn wir jemanden in einem beruflichen Kontext begrüßen, verstehen wir es *wirklich* falsch. Wir begrüßen alle und alles – Busfahrer, Leute im Aufzug, einen niedlichen Hund – was fehlt also, wenn wir hinter einem Computerbildschirm sitzen?

Die Antwort ist das Verständnis von Arbeitsplatzkontexten. Es ist der Schlüssel zum richtigen Navigieren, welche Begrüßung wann, wo und mit wem zu verwenden ist - niemand möchte den falschen Ton anschlagen, bevor Sie überhaupt zur Hauptnachricht gelangen. Natürlich möchten Sie einen guten ersten Eindruck hinterlassen. Wenn Sie dies falsch machen, kann es Sie die Person kosten, die Ihre E-Mail respektiert, beantwortet oder sogar liest. Wenn beispielsweise HR-Teams einen Berg von Bewerbungen sichten, kann schon der erste Satz Ihre Chancen auf ein Vorstellungsgespräch ernsthaft beeinträchtigen, wenn Sie nicht in der Lage sind, „Hallo“ zu sagen.

Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie jemanden professionell begrüßen. ‍

Welchen Ton müssen Sie setzen?

‍ Persönliche Kommunikation ermöglicht es uns, akustische, visuelle und physische Hinweise zu beobachten, was bei schriftlicher Kommunikation nicht der Fall ist. Denken Sie an die Umgebung und die Stimmung, als ob Sie die Informationen Ihrer E-Mail persönlich übermitteln würden, und entfernen Sie dann diese Hinweise. Der Ton Ihrer E-Mail ist, wie der Charakter Ihres Unternehmens mit Ihren Worten rüberkommt, und veranschaulicht Ihre emotionale Perspektive ohne diese anderen nützlichen Hinweise. ‍

Wie möchten Sie wahrgenommen werden? ‍

Wie bereits erwähnt, ist das Leben im Allgemeinen einfacher, wenn wir einen guten ersten Eindruck hinterlassen. Mit einem angemessenen Beginn Ihrer Korrespondenz demonstrieren Sie also mit wenigen Worten Ihre professionelle Leichtigkeit, Sachkenntnis und Kompetenz. Klingt gut, oder?

Eine Studie aus dem Journal of Social Psychological and Personality Science gibt einen Vergleich zur persönlichen Kommunikation „Erste Eindrücke werden stark von emotionalen Ausdrücken wie Lächeln beeinflusst. Im persönlichen Kontakt werden lächelnde Personen als wärmer und kompetenter wahrgenommen als nicht lächelnde Personen.

Denken Sie daran, wenn Sie in die Welt der Arbeitsplatzkommunikation eintauchen, und es wird Sie bei der Auswahl der perfekten E-Mail-Begrüßung auf den Punkt bringen. ‍

Wird diese Person Ihre E-Mail weiterhin lesen?

Es gibt viele Untersuchungen zur allgemeinen Wahrscheinlichkeit, dass eine E-Mail im täglichen Schriftverkehr beantwortet wird. Oft sind es die einfachen Dinge wie Manieren, die den Ausschlag geben – „E-Mails auf der höflicheren Seite erzielen höhere Antwortquoten“, sagt Boomerangs Produktdesignerin Mai-Chi Vu.

In einer Zeit, in der Menschen kürzere Aufmerksamkeitsspannen haben als je zuvor, ist Höflichkeit wirklich wichtig. Grundlegende Überlegungen wie die korrekte Schreibweise des Namens einer Person, die Wiedergabe der verwendeten Begrüßung und die Anerkennung des Tons der Interaktion in Ihrer Antwort tragen wesentlich dazu bei, dass Sie den Empfänger nicht beleidigen oder verärgern.

Indem Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie Ihre Korrespondenz beginnen, vermeiden Sie es, auf dem falschen Fuß zu beginnen – Sie sparen Zeit und die potenzielle Peinlichkeit, direkt ignoriert zu werden. ‍

Sie fragen also, wie man eine E-Mail startet? Lassen Sie uns einige Szenarien und Beispiele durchgehen, die Sie beachten müssen.

Formelle E-Mail-Grüße für professionelle E-Mails

Zunächst einmal können wir den Bereich der professionellen Kommunikation in das Spektrum „was ist formeller und was ist freundlicher“ einteilen. Wie in Wie man eine E-Mail professionell beendet, hervorgehoben, befinden sich die meisten geschäftlichen E-Mails im schwer fassbaren Mittelweg zwischen formell und zwanglos. Daher ist es wichtig, das Geschriebene anzuhalten und zu überprüfen, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Hier sind unsere Top-Picks.

1. Hallo <Name>

So einfach ist das. Bleiben Sie im Zweifelsfall direkt und freundlich, dann können Sie buchstäblich nichts falsch machen.

2. Hallo <Name>

Ja, noch einmal: Denken Sie nicht darüber nach. Umfragen zeigen, dass Schlichtheit und Höflichkeit ohne Übertreibung immer überzeugen.

3. Lieber <Name>

Das kann sich etwas unnatürlich anfühlen. Es gibt aber durchaus noch Szenarien, in denen diese professionelle Begrüßung am besten geeignet ist. Vor allem, wenn Sie sich an eine eher altmodische Institution oder einen traditionellen Vertreter wie einen Regierungsbeamten wenden. Es kann auch eine nette Geste sein, wenn Sie sich um eine Stelle bewerben, wenn Sie den Namen der Person kennen. Als Faustregel gilt, wenn Sie jemanden zum ersten Mal kontaktieren, verwenden Sie Sehr geehrte Frau/Frau/Herr. <Nachname> – wenn Sie auf Vornamen basieren, können Sie diesen gerne verwenden.

Freundliche Möglichkeiten, eine professionelle E-Mail zu beginnen

Es gibt viele Fälle, in denen Ihr E-Mail-Kontext nicht so förmlich ist oder wo eine freundliche Note angebracht ist. Vielleicht ist es eine interne Mail an Kollegen oder mit einem langjährigen Kunden. Sie können sich sowohl ein wenig entspannen als auch die Dinge nett und kompetent halten. Es ist manchmal eine feine Balance. Während viele Arbeitsplätze heutzutage tendenziell zwangloser sind, behalten Sie Ihre Grundprinzipien von Höflichkeit, Freundlichkeit und Professionalität im Vordergrund.

1. Hallo <Name>

Sie haben uns gehört, als wir sagten, dass diese Option immer ein Gewinn ist, oder? Toll. Sobald Sie mit dem Empfänger freundschaftlich verbunden sind, müssen Sie nicht mehr über die Begrüßung nachdenken – Sie können direkt auf den Punkt der E-Mail kommen und dabei ein freundliches und professionelles Auftreten bewahren.

2. Hallo

Wenn Sie den Namen oder die Schreibweise des Empfängers nicht kennen, ist dies der sicherste Weg, eine professionelle E-Mail zu adressieren, ohne zu förmlich oder indirekt zu klingen.

3. Guten Morgen/Nachmittag/Abend

Dies kann Ihrer E-Mail-Begrüßung eine freundliche, lockere und dennoch höfliche Note verleihen. Es ist jedoch definitiv eher für den gelegentlichen als für den dauerhaften Gebrauch gedacht. Wenn verschiedene Zeitzonen im Spiel sind, sollten Sie diese Begrüßung natürlich mit Bedacht verwenden.

4. Hallo <Name>

Seien Sie vorsichtig mit diesem. Es gibt Argumente für und gegen „Hey“, aber das Feedback zeigt, dass dies wirklich nur verwendet werden sollte, wenn Sie beispielsweise eine Beziehung zu Freunden oder engen Kollegen haben.

Wenn Sie jemandem antworten, können Sie den Ton Ihres Empfängers widerspiegeln und Ihre E-Mail mit einer ähnlichen Begrüßung oder einer Alternative öffnen, die der Formalität und Vertrautheit entspricht – das Prinzip gilt auch für die Wahl des richtigen E-Mail-Abschlusses.

E-Mail-Grüße, die Sie bei der Arbeit vermeiden sollten

1. Wen es betreffen könnte

Viele Quellen sagen, verwenden Sie diese einfach nicht. In einer Umfrage unter fast 2.000 Personen fanden 37 % der Befragten, dass diese Begrüßung die *schlechteste* Art ist, eine professionelle E-Mail zu beginnen. Es wurde als lästig, vage, unangemessen, veraltet beschrieben, und die Liste geht weiter. Es hat zweifellos die Nummer 1, wie man eine E-Mail nicht beginnt. Überzeugt? Wir sind.

2. Hallo

Es ist im Allgemeinen am besten, dies zu vermeiden, wenn Sie sich nicht sicher sind, wie, wo und wann Sie „Hey“ verwenden sollen. Wie oben erwähnt, gibt es eine Zeit und einen Ort dafür, aber es ist einfach nicht das Risiko wert, zu informell zu wirken.

3. Grüße

Best Practices deuten darauf hin, dass dies veraltet ist. Es gibt jetzt passendere Möglichkeiten, eine Gruppe unbekannter Empfänger anzusprechen, wie das bevorzugte „Hallo“ oder „Hallo alle“. Es ist nicht der größte Fauxpas, aber versuchen Sie, sich an die validierten Gewinner zu halten.

4. Schönen <Tag>!

Das spaltet die Massen ein wenig. Insgesamt ist es hier wichtig, dass Sie Ihr Publikum kennen. Während viele Berichte sagen, dass dies als unreif und unprofessionell empfunden wird, ist Ihre Unternehmenskultur vielleicht intern von diesem Begrüßungsstil geprägt.

5. Keine Begrüßung

Ein großes Nein. Sie sind vielleicht Empfänger einer No-Greeting-E-Mail, aber meistens regt das die Leute auf, also ist dies ein Verhalten, das Sie nicht spiegeln sollten.

6. Smiley oder Emoji

Für viele ist es schwierig, da Smileys und Emojis in viel mehr visuellen Kommunikationskanälen weit verbreitet sind, um sich außerhalb des geschriebenen Wortes auszudrücken. Leider wird es immer noch nicht allgemein als professionell genug für den Einsatz am Arbeitsplatz angesehen, also lassen Sie diese am besten in allen Kontexten aus Ihren E-Mails heraus ... :(

7. Falsch geschriebener Name

Dies ist so vermeidbar, also achten Sie darauf, wenn Sie Ihren Gruß schreiben. Überprüfen Sie dies noch einmal, bevor Sie auf Senden drücken, und Sie sind im Klaren. Wenn Sie sich bei der Schreibweise wirklich nicht sicher sind, sollte ein wenig Kopieren und Einfügen ihrer Abmeldung oder E-Mail-Adresse Sie wirklich beruhigen.

Wie Sie mit Leichtigkeit verschiedene Szenarien angehen

Professionelle E-Mail-Grüße sind ein Raum, der eine Vielzahl von Kontexten und Szenarien abdeckt. Hier sind ein paar weitere Beispielsituationen, um sicherzustellen, dass Sie sich bei Ihrer gesamten E-Mail-Kommunikation wirklich sicher fühlen.

Entscheiden Sie, wem Sie eine E-Mail senden

Kennst du diese Person? Ist dies das erste Mal, dass Sie korrespondieren? Sind sie extern oder intern für Ihr Unternehmen? Berücksichtigen Sie all dies, wenn Sie den perfekten E-Mail-Gruß auswählen. Dann können Sie entscheiden, ob es sich eher um eine formelle oder freundliche professionelle Interaktion handelt.

Unser Blog-Beitrag zum Schreiben einer kalten E-Mail ist eine großartige Schritt-für-Schritt-Anleitung für diese Art der Kontaktaufnahme.

Ist das eine Nachfolge?

Versuchen Sie, eine Antwort zu veranlassen oder nach einer Antwort auf etwas Wichtiges zu suchen? Sehen Sie sich unsere Tipps zu Follow-up-E-Mails an, mit denen Sie die dringend benötigte Antwort perfekt erzielen und gleichzeitig angenehm, höflich und professionell bleiben können. Wenn Sie es nicht gewohnt sind, Ihre E-Mails zu verfolgen, haben wir auch eine vollständige Anleitung zum Schreiben einer Folge-E-Mail nach keiner Antwort erstellt.

Einführungen

Dies wird mit der Übung einfacher, aber es ist sicher schwierig, sich sicher zu fühlen. Finden Sie einen glatten Stil, der sich für Sie natürlich anfühlt, und kreuzen Sie gleichzeitig alle Kästchen an, die wir hier skizziert haben. Es sollte ein Kinderspiel sein, Zeit zu finden, diesen Artikel darüber zu lesen, wie man zwei Personen per E-Mail vorstellt.

Gruppengrüße

Gute Nachrichten! Alle oben genannten Anleitungen können angewendet werden, wenn Sie mehrere Empfänger ansprechen. Die gleichen Prinzipien, nur ohne individuelle Namen. Arbeiten Sie mit „Hallo an alle“, „Hallo an alle“ oder „Hallo an alle“ und so weiter.

Wenn es sich um eine Situation handelt, in der 2-3 Personen an dem Thread teilnehmen, können Sie diese definitiv mit Namen ansprechen, mit „Hallo Name 1, Name 2, Name 3“, aber wir würden im Allgemeinen nicht empfehlen, dies bei mehr als 3 Personen fortzusetzen.

Fazit

In einem Bericht aus dem Jahr 2020 gaben 73 % der Menschen an, dass E-Mail ihre bevorzugte Kommunikationsmethode bei der Arbeit ist. So weit die Menschen auch in der Interaktion und Kommunikation geworden sind, der Welt der elektronischen Post muss zweifellos noch viel Respekt gezollt werden! Das Tolle ist, dass Sie den ersten Schritt in diese Richtung getan haben, indem Sie sich in diesem Blogbeitrag über professionelle E-Mail-Grüße informiert haben.

Erinnern wir uns an die wichtigsten Takeaways.

1. Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung des ersten Eindrucks.

Das zu nageln macht alles, was als nächstes kommt, einfacher.

2. Im Zweifel tendieren Sie zum formalen Ende des Spektrums.

Höflichkeit hat sich aus gutem Grund als Klassiker erwiesen. Solange Sie sich nicht ins Grandeur-Territorium begeben, ist dies eine ausfallsichere Maßnahme für Ihre beruflichen E-Mails.

3. Lesen Sie den Raum

Berücksichtigen Sie, was Sie in diesem Blogbeitrag gelernt haben, und stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Publikum kennen. Die Kommunikation Ihrer Empfänger ist immer ein hilfreicher Indikator, also scheuen Sie sich nicht, ihren Tonfall zu spiegeln.

Und da haben Sie es! Jetzt sollten Sie sich vollkommen sicher fühlen, eine professionelle E-Mail zu starten und alle Ihre Arbeitsplatzkorrespondenzen zu bewältigen. Warum lernen Sie nicht, wie Sie eine E-Mail professionell beenden, um diese Weiterbildungsserie fortzusetzen?