6 Möglichkeiten zum Starten einer E-Mail und 6 zum Vermeiden

Posteingänge werden den ganzen Tag über mit ein- und ausgehenden E-Mails überschwemmt. Laut Campaign Monitor, einer E-Mail-Marketing-Plattform, sendet und empfängt die durchschnittliche Person 121 Geschäfts- und Verbraucher-E-Mails pro Tag . Allerdings werden nicht alle diese Nachrichten gelesen, oder sie werden von Anfang bis Ende gelesen.

Um die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers auf sich zu ziehen , müssen Sie eine zielgerichtete Anrede und einen Eröffnungssatz formulieren. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine E-Mail professionell und effektiv starten.

Warum ansprechende E-Mail-Einführungen wichtig sind

Eine starke E-Mail-Einleitung ermutigt Ihren Leser, den Text Ihrer Nachricht weiter zu scannen. Die besten E-Mails haben eine ansprechende Begrüßung und einen Eröffnungssatz, der das Interesse und die Zustimmung des Empfängers sichert. Im Idealfall führt eine fesselnde Einleitung den Leser letztendlich zum Handeln.

Ein durchdachter E-Mail-Eröffnungssatz ist nützlich, wenn Sie die Empfänger bitten:

• Klicken Sie auf einen Link
• Eine Frage beantworten
• Nehmen Sie an einer Umfrage teil
• Sorgen Sie für zusätzliche Klarheit
• Überprüfen Sie ein Dokument oder andere Informationen
• Bieten Sie unternehmensbezogene Unterstützung an
• RSVP

Ein überzeugender Opener gibt den Ton für die Botschaft an. Es kann die Empfänger auch dazu verleiten, mehr Zeit mit der Nachricht zu verbringen, und Ihrer E-Mail helfen, den gefürchteten „Mülleimer“ zu vermeiden.

6 starke Möglichkeiten, eine E-Mail zu beginnen

Nachfolgend finden Sie eine Liste mit E-Mail-Grüßen und Eröffnungssätzen, die die Empfänger und ihre Zeit im Auge behalten.

Angemessene Anrede

1 Lieber [Name]

Diese E-Mail-Begrüßung ist eine angemessene Anrede für die formelle E-Mail-Korrespondenz. Es wird normalerweise in Anschreiben, offiziellen Geschäftsbriefen und anderen Mitteilungen verwendet, wenn Sie dem Empfänger Respekt ausdrücken möchten.

Obwohl Ehrungen wie "Mr." und „Frau“ einmal akzeptiert wurden, riskieren sie eine falsche Geschlechtsangabe oder nehmen fälschlicherweise den Familienstand des Lesers an. Verwenden Sie stattdessen „Dear Sam“ oder „Dear Sam Barney“.

2 Hallo oder Hallo

In Bezug auf E-Mail-Grüße ist ein informelles „Hi“ gefolgt von einem Komma in den meisten arbeitsbezogenen Nachrichten durchaus akzeptabel. Wenn Sie einen etwas förmlicheren Ton bevorzugen, ziehen Sie die Anrede „Hallo“ in Betracht.

Obwohl dies als informelle Begrüßung gilt, vermittelt es auch einen direkten und freundlichen Ton.

3 Hallo zusammen, Hallo Team oder Hallo [Abteilungsname] Team

Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht an zwei oder mehr Personen schreiben, haben Sie einige Möglichkeiten. „Hallo allerseits“, „Hallo Team“ oder „Hallo [Abteilungsname] Team“ sind informelle, aber professionelle Arten, eine Gruppe von Menschen zu begrüßen.

Sie vermeiden auch geschlechtsspezifische Anschriften an eine Gruppe wie „Hallo Leute“, „Hallo Damen“ oder „Herren“, die die Empfänger möglicherweise nicht genau beschreiben.

Ansprechende Eröffnungssätze für E-Mails

4 Ich hoffe, Ihre Woche läuft gut oder ich hoffe, Sie hatten ein schönes Wochenende

Dies sind effektive E-Mail-Eröffnungssätze, da sie Ihren Leser zuerst anerkennen und dabei helfen, eine Beziehung zu einem Kollegen aufzubauen, den Sie bereits kennen oder mit dem Sie eine freundschaftliche Arbeitsbeziehung aufbauen möchten.

5 Ich melde mich wegen . . .

Beginnen Sie eine E-Mail mit „Ich wende mich wegen . . . “ ist höflich und direkt und verdeutlicht den Zweck der E-Mail. Mit Hunderten von E-Mail-Korrespondenzen, die an einem einzigen Arbeitstag übermittelt werden, zeigt dieser Ansatz, dass Sie gewissenhaft mit der Zeit des Empfängers umgehen, indem Sie direkt auf den Punkt kommen.

Die Angabe Ihrer Absicht vermeidet auch Missverständnisse oder Verwirrung darüber, was Sie vom Leser erwarten.

6 Danke für . . .

Dankbarkeit auszudrücken ist eine weitere Möglichkeit, den Leser an die erste Stelle zu setzen. Wenn die E-Mail, die Sie schreiben, eine Antwort auf eine E-Mail oder eine Aktion des Empfängers ist, sollten Sie anerkennen, dass dies von Anfang an auf Kameradschaft am Arbeitsplatz aufbaut.

6 Möglichkeiten , eine E-Mail nicht zu beginnen

Die Anreden und Eröffnungssätze unten haben einen steifen Ton und suggerieren in einigen Fällen ein sorgloses Vorgehen. Wenn es Ihr Ziel ist, authentisch und nachdenklich zu wirken, vermeiden Sie diese Sätze am besten.

Begrüßungen zu vermeiden

1 Wen es betreffen kann

Obwohl „An wen es etwas angeht“ wie eine professionelle Anrede wirkt, ist es unpersönlich und überstrapaziert. Es deutet darauf hin, dass Sie sich nicht darum gekümmert haben, zu bestätigen, wer Ihr Empfänger ist oder ob Ihre Nachricht an ihn gerichtet ist.

Dies gilt auch für die E-Mail-Begrüßung „Sehr geehrte Damen und Herren“. In diesem Fall ist die geschlechtsbinäre Begrüßung veraltet und könnte als nicht inklusive angesehen werden.

2 Hallo [falsch geschriebener Name]

Wenn Sie den Namen des Empfängers in einer E-Mail-Anrede verwenden, vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Schreibweise verwendet haben. Tippfehler passieren, aber wenn Sie den Namen einer Person falsch schreiben, ist dies ein Warnsignal dafür, dass Sie Ihre Nachricht nicht mit Sorgfalt oder Liebe zum Detail geschrieben haben.

3 Sehr geehrte [NAMEN HIER EINGEBEN]

Es sollte vermieden werden, den Namen eines Empfängers in einer E-Mail-Begrüßung falsch zu schreiben, ebenso wie ein weiterer Anrede-Fauxpas: das vollständige Vergessen, seinen Namen in eine vorgefertigte Vorlage einzugeben.

Die Verwendung einer E-Mail-Vorlage ohne jegliche Personalisierung in der Hoffnung, Ihren Leser zu fesseln, wird wahrscheinlich wirkungslos sein. Wenn Sie aus Effizienzgründen eine Nachrichtenvorlage verwenden müssen, überprüfen Sie immer, ob Sie alle Platzhalter in der Anrede durch den korrekt geschriebenen Namen des Empfängers ersetzt haben.

Eröffnungssätze zu vermeiden

4 Können Sie mir einen Gefallen tun?

Wenn Sie den Empfänger nicht kennen und ihm zum ersten Mal eine E-Mail senden, erscheint ein Eröffnungssatz wie „Können Sie mir einen Gefallen tun?“ kann sich abrupt anfühlen und hat einen eigennützigen Ton.

Ziehen Sie stattdessen einen Eröffnungssatz für die E-Mail in Betracht, der das Problem, das Sie mit ihrer Hilfe zu lösen hoffen, kurz erklärt, z. B. „Ich wende mich wegen . . . ”

5 Ich weiß, dass Sie beschäftigt sind, aber . . .

Diese E-Mail-Einführung geht bestenfalls davon aus, dass die Zeit des Lesers kostbar ist. Im schlimmsten Fall suggeriert es, dass Sie sich dieser Tatsache bewusst sind, aber Sie verdienen trotzdem ihre Aufmerksamkeit.

Vermeiden Sie unabhängig von Ihrer Beziehung zum Leser diesen einleitenden Satz und erklären Sie stattdessen kurz, warum Sie ihm eine Nachricht senden.

6 Darf ich mich vorstellen?

Dieser E-Mail-Öffner wird normalerweise verwendet, wenn Sie einem Empfänger zum ersten Mal eine E-Mail senden. Wenn Sie eine E-Mail mit „Ich möchte mich vorstellen“ beginnen, ist das so, als würden Sie Ihre eigene Vorstellung erzählen. Würdest du das jemandem laut sagen? Das klingt deklarativ, ist aber letztendlich Zeitverschwendung. Kommen Sie stattdessen auf den Punkt.

Zusätzliche Tipps für eine ansprechende E-Mail-Einführung

• Kenne deine Zuhörer. Die E-Mail-Anrede und der Eröffnungssatz für Ihre Nachricht sollten die Beziehung widerspiegeln, die Sie zum Publikum haben. Überlegen Sie, ob Sie für einen Kunden, eine C-Suite-Führung, einen professionellen Bekannten oder einen engen Kollegen schreiben.
• Machen Sie Ihr Ziel klar. Wenn der Zweck Ihrer E-Mail unklar ist, kann dies den Leser verwirren oder frustrieren. Um diesen kritischen Faktor nicht zu übersehen, versuchen Sie, den Zweck Ihrer E-Mail in den Eröffnungssatz aufzunehmen.
• Verwenden Sie ein Online-Tool. Es kann eine Herausforderung sein, den richtigen Ton für Ihr Publikum und die Aktion zu treffen, die Sie letztendlich von ihm erwarten. Der Tondetektor von Grammarly kann Ihnen helfen, Bereiche zu erkennen, die Ihren beabsichtigten Ton nicht erreichen.