So schreiben Sie einen Geschäftsbrief: 16 wichtige Schritte

Neugierig, wie man einen Geschäftsbrief schreibt? Lesen Sie weiter für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Jeden Tag werden in den meisten Unternehmen Hunderte von schriftlichen Mitteilungen von Abteilung zu Abteilung, an Kunden und an externe Anbieter oder andere Einheiten gesendet. Daher ist das Erlernen des Schreibens eines Geschäftsbriefs in der Werkzeugkiste eines Schriftstellers unerlässlich, da dies eine gängige Form der Kommunikation ist. Möglicherweise müssen Sie einen Geschäftsbrief schreiben, auch wenn Sie nicht in einer administrativen Rolle in einer Organisation arbeiten. Dies ist beispielsweise das Format, das Sie verwenden für:

• Anschreiben
• Notizen
• Interessen- oder Absichtserklärungen
• Empfehlungsschreiben
• Nachbereitung des Vorstellungsgesprächs
• Angebotsschreiben
• Kündigungsschreiben
• Dankesbriefe
• Beschwerdebriefe
• Entschuldigungsbriefe

Zu wissen, wie man diese Art von Buchstaben gut schreibt, ist in vielen verschiedenen Situationen praktisch. Geschäftsbriefe haben ein bestimmtes Format, einen bestimmten Stil und einen bestimmten Ton. Sie sind direkt und prägnant, höflich und professionell und sorgfältig formatiert. Indem Sie lernen, wie man einen verfasst, machen Sie sich zu einem Schriftsteller, der am professionellen Arbeitsplatz sehr gefragt ist. Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben eines Geschäftsbriefs. Folgen Sie ihm, um dieses Format zu lernen und Briefe zu erstellen, die gut funktionieren, um Ihre Botschaft an Ihr Zielpublikum zu übermitteln.

Schritt 1: Wählen Sie die richtige Formatierung

Bevor Sie den Brief schreiben, müssen Sie die Ränder festlegen und die Schriftart auswählen. Ihr Briefkopf kann die Größe Ihrer Ränder vorgeben. Beispielsweise werden Geschäftsbriefe auf Papier im Format 8 1/2 x 11 Zoll versendet. Wählen Sie für Ihre Schriftart die Schriftart Times New Roman in Größe 12, die mit schwarzer Tinte gedruckt ist. Manchmal sind auch ähnliche Schriftarten wie Arial akzeptabel. Das Ziel ist sicherzustellen, dass der Zielleser den Brief lesen kann, also möchten Sie nicht, dass eine ausgefallene Schriftart die Zugänglichkeit des Briefes negativ beeinflusst. Ein Geschäftsbrief wird im Blockformat geschrieben, nicht im Absatzformat. Ändern Sie daher den Brief so, dass er oben einen Rand von zwei Zoll und an allen Seiten einen Rand von einem Zoll enthält.

Schritt 2: Formatieren Sie die Überschrift

Eine Geschäftsbriefvorlage beginnt mit einer bestimmten Überschrift oben auf der Seite. Obwohl es einige Abweichungen gibt, sieht es fast immer so aus:

• Name des Absenders
• Firmenname, ggf
• Postanschrift des Absenders
• Datum im Format Monat, Tag, Jahr
• Name des Empfängers
• Postanschrift des Empfängers

Jeder Name und jede Adresse ist einzeilig. Sie überspringen jedoch eine Zeile zwischen der Adresse des Absenders, dem Datum und der Adresse des Empfängers. Wenn Sie den Brief mit offiziellem Firmenbriefkopf versenden, kann dieser oben den Namen des Absenders oder den Firmennamen und die Adresse enthalten. Beginnen Sie in diesem Fall mit dem Datum, überspringen Sie eine Zeile und fügen Sie den Empfänger hinzu.

Schritt 3: Geben Sie die Anrede ein

Der nächste Schritt im Geschäftsbriefformat ist die Anrede oder Begrüßung an den Empfänger. Nach der Anrede doppeltes Leerzeichen vor Beginn des Briefes. Typischerweise formulieren Sie die Anrede wie folgt:

• Sehr geehrter Herr/Frau (Nachname des Empfängers):

Wenn Sie das bevorzugte Geschlecht oder die Personalpronomen der Person nicht kennen, verwenden Sie ihren vollständigen Namen, nicht den Herrn/die Frau. Titel. Nehmen Sie auch nicht den Familienstand der Person an.

Wenn Sie den Titel der Person kennen, z. B. Doktor, können Sie diesen anstelle von Mr./Ms verwenden. Beenden Sie die Anrede immer mit einem Doppelpunkt, nicht mit einem Komma. In Fällen, in denen Sie den Namen der Person nicht kennen, können Sie ihren Titel angeben, z. B.:

• Sehr geehrter Personalleiter:

Wenn Sie nichts über den Empfänger wissen, sagen Sie:

• Sehr geehrte Damen und Herren:

Manchmal verwenden Sie die Anrede „To Whom It May Concern“, wenn Sie nichts über den Empfänger wissen. Verwenden Sie andernfalls „Sehr geehrte Damen und Herren:“ oder „Sehr geehrte(r) (Rolle oder Abteilung):“. Es ist immer am besten, eine spezifischere Anrede zu verwenden, wenn Sie können, aber dies ist in den folgenden Arten von Geschäftsbriefen akzeptabel:

• Empfehlungsschreiben
• Formelle Beschwerdebriefe
• Einführungsschreiben
• Briefe von Interesse

Schritt 4: Schreiben Sie den ersten Absatz

Jetzt können Sie den ersten Absatz schreiben. Beim Schreiben von Geschäftsbriefen ist dieser Absatz unerlässlich. Machen Sie den ersten Absatz prägnant, nicht mehr als drei Sätze. Geben Sie den Zweck des Schreibens an. Sie können sogar sagen: „Ich schreibe an. . .“ Machen Sie deutlich, warum Sie schreiben, aber fügen Sie diesem Teil des Briefes nicht viele blumige Details hinzu. Hier ist ein Beispiel für einen einleitenden Absatz, der an eine Abteilung geschrieben wurde und einen Verstoß gegen die Kleiderordnung anspricht:

• Mir ist aufgefallen, dass einige in der Marketingabteilung nachlässig geworden sind, wenn es darum geht, die Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Kleidung zu befolgen. Daher schreibe ich Ihnen, um Sie an die Anforderungen an die Kleiderordnung zu erinnern, um sicherzustellen, dass sich alle in Ihrer Abteilung an diese Richtlinien halten.

Diese Öffnung gibt den Zweck des Briefes an und zeigt, was der Rest des Körpers enthalten wird. Es ist direkt und unkompliziert.

Schritt 5: Treffen Sie den richtigen Ton

Ein Geschäftsbrief ist professionell und in der ersten Person geschrieben. Verwenden Sie diesen Ton durchgehend und haben Sie keine Angst vor Ich-Person-Pronomen. Das Schreiben sollte auch prägnant sein, also nur das Notwendige enthalten. Sie müssen nicht unhöflich sein, aber Sie brauchen auch nichts zu erläutern, wenn es für den Sinn und Zweck des Schreibens nicht erforderlich ist.

Schritt 6: Fahren Sie mit dem Körper fort

Nach dem einleitenden Absatz müssen Sie mit dem Schreiben des Briefes fortfahren. Bewahren Sie auch hier Ihren höflichen, professionellen Ton, selbst wenn Ihr Brief etwas Negatives anspricht. Die Hauptabsätze unterstützen den Zweck, geben weitere Details oder liefern die Begründung für eine neue Aussage oder Regel. Sie sollten zwischen jedem Absatz eine Leerzeile haben, und Sie müssen sie nicht einrücken. Wenn Sie beispielsweise schreiben, um Verstöße gegen die Kleiderordnung in einer bestimmten Abteilung Ihres Unternehmens zu besprechen, könnten Sie unhöflich und respektlos oder bestimmt und höflich sein. Hier ist ein Beispiel dafür, was Sie nicht tun sollten:

• Ich kann die völlige Missachtung der Unternehmensrichtlinien nicht glauben. Sie stehen nicht über den Regeln, nur weil Sie denken, dass Ihre Abteilung die wichtigste ist. Wer die vorgegebene Kleiderordnung nicht sofort einhalten kann, dem rollen Köpfe.

Dieser Absatz ist herablassend und unhöflich. Es vermittelt Ihren Zweck, aber der harte Ton ist nicht notwendig. Stattdessen kannst du bestimmt und direkt, aber immer noch höflich sein, wie folgt:

• Um die Konsistenz in unserer gesamten Organisation zu gewährleisten, muss sich jeder an die angegebene Kleiderordnung halten. Daher muss Ihre Abteilung die vollständige Einhaltung bis Ende der Woche sicherstellen. Als besondere Probleme wurden von der Unternehmensleitung insbesondere das Fehlen von geschlossenem Schuhwerk und die Länge von Shorts und Röcken diskutiert. Die Nichteinhaltung dieser Frist kann disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen.

In diesem Beispielabsatz ist die Notwendigkeit klar und die Informationen werden in einem höflichen, aber bestimmten Ton präsentiert. Der Leser weiß, was Sie erwarten, aber niemand war beleidigt, diesen Teil des Briefes zu lesen. Der Brief kann so viele Hauptabsätze wie nötig haben. Sie sollten jedoch versuchen, es möglichst auf einer gedruckten Seite zu halten, also halten Sie diese kurz. Die meisten Briefe haben drei interne Absätze mit jeweils nicht mehr als drei bis vier Sätzen. Übergänge zwischen den Absätzen sind nicht erforderlich. Zusätzliche Informationen werden in der Regel separat als Beilage versendet.

Schritt 7: Wählen Sie Active Voice

Schreiben Sie in allen Teilen eines Geschäftsbriefs im Aktiv, nicht im Passiv. Eine aktive Stimme ist direkter und prägnanter und verleiht Ihren Worten mehr Kraft. Im obigen Absatz könnte man zum Beispiel sagen:

• Ausdrücklich wurde festgestellt, dass Ihre Abteilung keine richtigen geschlossenen Schuhe trägt und dass die Länge von Shorts und Röcken zu einem Problem geworden ist.

„Es wurde festgestellt“ ist das Passiv. Es sagt Ihnen nicht, wer die Notiz gemacht hat, also ist keine direkte Entität für die Aktion verantwortlich.

Sagen Sie stattdessen:

• Als besondere Probleme wurden von der Unternehmensleitung insbesondere das Fehlen von geschlossenem Schuhwerk und die Länge von Shorts und Röcken diskutiert.

Das ist klarer, direkter und prägnanter, weil es im Aktiv steht.

Schritt 8: Verwenden Sie Personalpronomen

Auch wenn ein Geschäftsbrief förmlich ist, können Sie beliebig viele Personalpronomen verwenden. Zum Beispiel sind sowohl Pronomen der ersten als auch der zweiten Person akzeptabel. Angenommen, Sie schreiben im Namen einer Organisation, nicht für sich selbst. In diesem Fall verwenden Sie Pluralpronomen der ersten Person wie „wir“ oder „uns“, wenn Sie sich auf das Unternehmen oder die Abteilung als Absender beziehen. Wenn du hingegen nur für dich selbst schreibst, verwende die erste Person Singular, wie „ich“ und „mein“.

Schritt 9: Verwenden Sie den Briefkopf der zweiten Seite

Wenn Ihr Brief auf eine zweite Seite gehen muss, was selten vorkommt, stellen Sie sicher, dass Sie den Briefkopf „zweite Seite“ verwenden. Dieser Briefkopf enthält nicht die vollständige Geschäftsadresse, sondern eine abgekürzte. Dieses Papier muss mit der ersten Seite identisch sein, jedoch mit weniger Informationen in der Überschrift. Fügen Sie allen nachfolgenden Seiten Seitenzahlen hinzu, damit der Leser sie gerade halten kann. Auch hier passen die meisten Geschäftsbriefe auf eine Seite, also verwenden Sie hier Ihr Ermessen, aber formatieren Sie die zweite Seite richtig, wenn Sie eine brauchen.

Schritt 10: Schließen Sie Ihren Brief ab

Der letzte Absatz eines Geschäftsbriefes enthält eine Zusammenfassung und eine Handlungsaufforderung. Fassen Sie Ihre Punkte zunächst kurz und höflich wie folgt zusammen:

• Wir müssen sicherstellen, dass sich alle im Unternehmen an die Kleiderordnung halten, da dies dazu beiträgt, unseren Kunden das richtige professionelle Image zu vermitteln. Vielen Dank im Voraus für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit.

Dann fordern Sie den Leser auf, aktiv zu werden. Sie können ausdrücklich angeben, dass Sie sie für eine bestimmte Aktion benötigen, oder den Brief offen lassen, damit sich jemand mit Fragen an Sie wendet. Geben Sie in diesem Absatz Ihre Kontaktinformationen wie Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse an. Im Falle des Verstoßes gegen die Kleiderordnung ist es vielleicht die beste Wahl, Fragen offen zu stellen:

• Zögern Sie nicht, mich bei Fragen unter 555-555-5555 oder per E-Mail an [email protected] zu kontaktieren.

Schritt 11: Schließen Sie Ihren Brief

Der Abschluss wird eine formelle Note des Respekts haben. Überspringen Sie eine Zeile nach dem Schlussabsatz und fügen Sie Ihren Schluss ein, der wie folgt aussehen könnte:

• Aufrichtig,
• Mit freundlichen Grüßen,
• Herzlich,
• Respektvoll,
• Grüße,
• Vielen Dank,

Fügen Sie nach dem Schließen ein Komma hinzu.

Schritt 12: Unterschreiben Sie den Brief

Überspringen Sie nach dem Schließen etwa vier Zeilen. Dies gibt Ihnen Raum, um den Brief zu unterschreiben. Wenn Sie Ihren Brief schreiben, unterschreiben Sie ihn oder verwenden Sie einen Unterschriftsstempel, um Ihre Unterschrift hinzuzufügen. Hier können Sie blaue oder schwarze Tinte verwenden. Wenn Sie den Brief im Namen des Absenders unterschreiben müssen, fügen Sie „pp:“ vor der Unterschrift hinzu. Dies bedeutet „per procurationem“ und zeigt, dass Sie für jemand anderen unterschreiben. Fügen Sie nach der Unterschrift Ihren eingegebenen Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse hinzu. Jedes davon bekommt seine Linie.

Schritt 13: Bestätigen Sie die Schreibkraft

Jemand, der den Brief für Sie getippt hat, muss seine Initialen unter dem Signaturblock einfügen. Diese Initialen sind in Kleinbuchstaben, wie folgt:

• ke

Wenn jemand den Brief neben dem Absender schrieb, beispielsweise wenn ein Verwaltungsfachmann im Auftrag seines Chefs schrieb, würde er auch seine Initialen hinzufügen. Diese sind in Großbuchstaben, mit einem Backslash vor den Initialen der Schreibkraft, wie folgt:

• NH/ke

Schritt 13: Beachten Sie alle Anlagen

Wenn Sie Ihrem Geschäftsbrief Beilagen hinzufügen, vermerken Sie dies unten auf der Seite. Beachten Sie, was die Umschließungen sind und wie viele Umschließungen es insgesamt gibt. Dieser Hinweis stellt sicher, dass der Leser alle Beilagen sieht. So könnte das aussehen:

• Anlagen (2): Kopie der Kleiderordnung, Verstoßformular.

Nachdem Sie sie notiert haben, stellen Sie sicher, dass Sie sie in den Brief aufnehmen, wenn Sie ihn versenden. Heften Sie die Beilagen nicht an den Brief; Verwenden Sie stattdessen eine Büroklammer.

Schritt 14: Fügen Sie weitere Empfängernamen hinzu

Wenn Sie den Brief an einige Personen und nicht an eine ganze Abteilung senden, adressieren Sie ihn an die primäre Person. Dann notieren Sie am Ende des Schreibens unter der Beilage, wer die anderen Empfänger sind. Geben Sie zuerst „cc:“ unter der Anweisung „Enclosures“ ein. Schreibe dann den Namen und Titel der anderen Personen auf, an die du den Brief schickst. Die Buchstaben „cc“ standen früher für „Carbon Copy“, als die Buchstabenreproduktion noch mit Durchschreibepapier erfolgte. Wir verwenden diese Bezeichnung noch heute, aber sie bedeutet jetzt „Höflichkeitskopie“.

So könnte das aussehen:

• cc: John Smith, Leiter der Personalabteilung

Schritt 15: Lesen Sie den Brief Korrektur

Bevor Sie Memos oder Geschäftsbriefe versenden, lesen Sie diese immer Korrektur. Sie sehen weniger professionell aus, wenn Sie den Brief mit Tippfehlern und anderen Problemen versenden. Führen Sie zunächst eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung für den Buchstaben durch. Dieser Schritt kann zu offensichtlichen Problemen führen, die Sie möglicherweise nicht gesehen haben. Verlassen Sie sich jedoch nicht ausschließlich auf diese Tools. Bevor Sie den Brief absenden, lesen Sie ihn noch einmal durch. Lesen Sie es zunächst laut vor, um eine gute Vorstellung davon zu bekommen, wie es klingt. Verwenden Sie dann diese Checkliste, um alle Probleme zu finden, die Sie angehen müssen:

• Klingt der Buchstabe klar?
• Ist es prägnant?
• Bestehen alle Absätze aus drei bis vier Sätzen oder weniger?
• Sehen Sie irgendwelche wortreichen Teile?
• Haben Sie alle Verwendungen von Passiv eliminiert?
• Endet jeder Satz mit der richtigen Interpunktion am Ende?
• Hat die Anrede einen Doppelpunkt und der Schluss ein Komma?

Bei kritischen Briefen möchten Sie vielleicht sogar, dass eine andere Person den Brief Korrektur liest und bearbeitet. Autoren übersehen oft die Fehler, die sie beim Schreiben machen, und ein anderes Augenpaar hilft Ihnen, alle Fehler zu erkennen.

Bei der Bearbeitung für die Grammatik empfehlen wir außerdem, sich die Zeit zu nehmen, die Lesbarkeitsbewertung eines Textes zu verbessern, bevor Sie ihn veröffentlichen oder einreichen

Schritt 16: Senden Sie den Brief

Jetzt können Sie den Brief versenden. Wenn Sie den Brief per Post versenden, stellen Sie sicher, dass der Umschlag eine genaue Absenderadresse enthält, damit der Empfänger sofort weiß, wer ihn gesendet hat. Wenn Sie den Brief per E-Mail versenden, sollten Sie ihn vor dem Versenden als PDF speichern, da dadurch die Formatierung erhalten bleibt. Verwenden Sie dann die Betreffzeile der E-Mail gut. Die Betreffzeile sollte angeben, worum es in dem Brief geht und von wem er kommt, etwa so:

• Hinweis von Sarah McPhearson Re: Verstöße gegen die Kleiderordnung

Fügen Sie bei Bedarf „dringend“ oder etwas Ähnliches zur Betreffzeile hinzu. Wenn Sie einen früheren Brief weiterverfolgen, fügen Sie der Betreffzeile „Nachbereitung“ hinzu.

Wenn Sie die neueste Grammatiksoftware verwenden möchten, lesen Sie unseren Leitfaden zur Verwendung einer KI-Grammatikprüfung.