So schreiben Sie einen Geschäftsbericht: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Entdecken Sie mit dieser professionellen und aufschlussreichen Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie einen Geschäftsbericht schreiben.

Es kann schwierig sein zu wissen, wo man anfangen soll, wenn man gebeten wurde, einen Geschäftsbericht zu schreiben. Von der Bestimmung des Zwecks des Berichts bis hin zur Erstellung einer Liste von Anhängen – es ist normal, dass Sie sich überfordert fühlen, wenn Sie versuchen zu entscheiden, welche relevanten Informationen in den Prozess des Berichtschreibens aufgenommen werden sollen. Wenn Ihr Vorgesetzter Ihnen die Erstellung eines Geschäftsberichts anvertraut, vertraut er darauf, dass Sie an den Entscheidungsprozessen des Unternehmens teilnehmen.

Sowohl formelle als auch informelle Berichte in Unternehmen werden verwendet, um dem Unternehmen zu helfen, eine fundierte Entscheidung über die folgenden Schritte zu treffen, um das Unternehmen voranzubringen. Während das Schreiben von Geschäftsdokumenten ein wichtiger Bestandteil vieler Jobs ist, kann es schwierig sein zu wissen, was Ihr Chef oder Vorgesetzter will, wenn er Sie um einen Geschäftsbericht bittet. Hier gehen wir die Struktur eines gesamten Berichts durch und führen Sie von der Titelseite am Anfang des Berichts zu den zusätzlichen Informationen (auch bekannt als Anhänge), die Sie am Ende beifügen müssen. Tauchen wir ein.

Benötigte Materialien

• Unternehmensdaten, die sich auf den Zweck Ihres Berichts beziehen
• Eine Kopie eines Berichts, der von einem Kollegen ausgefüllt wurde, sodass Sie dem bevorzugten Format Ihres Unternehmens folgen können
• Dein Computer
• Ein Notizblock zum Aufschreiben von Ideen

Schritt 1. Verstehen Sie den Zweck eines Geschäftsberichts

Ein Geschäftsbericht hat einen bestimmten Zweck: Informationen für zukünftige Entscheidungen innerhalb eines Unternehmens zu liefern. Einige Geschäftsberichte sind dringend und erfordern, dass Mitarbeiter Informationen in ihrer Abteilung melden, damit Daten gesammelt und zur Lösung einer Krise verwendet werden können. Andere Geschäftsberichte sind weniger dringend und können verwendet werden, um die Richtung festzulegen, die ein Unternehmen im kommenden Jahr einschlagen sollte. Es wird von Ihnen erwartet, dass Sie dem Standardformular für Geschäftsberichte folgen, wenn Sie einen Geschäftsbericht schreiben.

Dies unterscheidet sich von einem akademischen Forschungsbericht oder einem narrativen Schreibformat. Ein Geschäftsbericht ist ein formeller Bericht mit genau definierten Abschnitten. Wenn Sie zum ersten Mal Geschäftsberichte bei Ihrer Arbeit schreiben, kann es ratsam sein, sich vor Beginn bei Ihrem Vorgesetzten zu erkundigen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen das Standardformat für Geschäftsberichte verwendet.

Es kann auch hilfreich sein, sich regelmäßig bei Ihrem Vorgesetzten zu erkundigen, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind. Einen Abschnitt nach dem anderen zu skizzieren, kann Ihnen helfen, in die richtige Richtung zu gehen, und Ihr Vorgesetzter kann Ihnen Anleitungen geben, um sicherzustellen, dass Sie daran arbeiten, Ihr Unternehmen mit den Informationen zu versorgen, die es benötigt, um voranzukommen.

Schritt 2. Bestimmen Sie die Art des Berichts

Während Geschäftsberichte dem gleichen allgemeinen Format folgen, gibt es verschiedene Arten von Geschäftsberichten, und es ist wichtig, dass Sie wissen, welche Art von Bericht Ihr Unternehmen von Ihnen erwartet. Alle Arten von Geschäftsberichten liefern Informationen, die das Unternehmen voranbringen können; Wenn Sie die Art des Berichts verstehen, den Ihr Vorgesetzter erwartet, können Sie sicherstellen, dass Sie die Informationen bereitstellen, die erforderlich sind, um eine Lösung für das Problem zu entwickeln, das Ihr Bericht lösen soll. Zu den verschiedenen Arten von Geschäftsberichten gehören:

• Forschungsbericht : Im Gegensatz zu einem akademischen Forschungsbericht wird ein Geschäftsforschungsbericht häufig verwendet, wenn ein Unternehmen oder eine Organisation an der Entwicklung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung arbeitet. Während ein Mitarbeiter die zentrale Person für einen Geschäftsforschungsbericht sein kann, sind in der Regel viele Personen an der Zusammenstellung der Arbeit beteiligt. Beispielsweise können Wissenschaftler, Forscher und Analysten als Team zusammenarbeiten, um die Informationen zu erhalten, die erforderlich sind, um einem Unternehmen bei der Entscheidung zu helfen, ob es mit einem Produkt, einer Dienstleistung oder anderen neuen Angeboten fortfahren soll. Die Informationen im Research-Bericht sind sehr detailliert und enthalten typischerweise quantitative und qualitative Informationen. Bei der Entwicklung eines Forschungsberichts werden typischerweise sowohl analytische als auch informative Berichte verwendet.
• Analytischer Bericht : Wenn ein Unternehmen entscheidet, wie es mit einer Entscheidung vorankommen soll, kann ein analytischer Bericht hilfreich sein. Ein analytischer Bericht konzentriert sich auf die Lösung eines bestimmten Problems und bietet Informationen, die sowohl den Hintergrund des Problems als auch die aktuelle Situation im Unternehmen beschreiben. Ein analytischer Bericht kann auch mögliche Ergebnisse für verschiedene Lösungen des Problems bieten und dem Unternehmen helfen, vorherzusagen, wie sich seine Situation ändern könnte, je nachdem, wie es den Problemlösungsprozess vorantreibt. Dieser Geschäftsbericht ist äußerst detailliert und kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Analytische Berichte werden jedoch häufig unter Zeitdruck angefordert, da sie zur Lösung unmittelbarer Probleme verwendet werden, die grundlegende Entscheidungen erfordern.
• Erläuternder Bericht : Manchmal kann es für Fachleute auf Managementebene schwierig sein, die wesentlichen Details eines Unternehmens zu verstehen, insbesondere wenn es um detaillierte Recherchen geht. Ein erläuternder Bericht kann Forschungsergebnisse oder andere Erkenntnisse erläutern, die als Grundlage für zukünftige Entscheidungen dienen können. Wenn Sie einen erklärenden Bericht schreiben, ist es wichtig, Ihr Publikum zu kennen, damit Sie komplizierte Konzepte nicht über- oder untererklären.
• Fortschrittsbericht : Viele Projekte in Unternehmen dauern Jahre, bis sie abgeschlossen sind, und die Bereitstellung eines Fortschrittsberichts kann eine Möglichkeit sein, dem Management zu zeigen, wie sich die Dinge entwickeln. Diese Berichtsart darf keine Daten oder sonstigen Erkenntnisse enthalten (je nach Projektphase); Stattdessen dient es dazu, ein Publikum oder einen Vorgesetzten darüber zu informieren, wie sich etwas entwickelt. Wenn ein Projekt stattfindet, können regelmäßig Fortschrittsberichte erwartet werden.
• Informationsbericht : Diese Art von Geschäftsbericht bietet dem Publikum unvoreingenommene, objektive Informationen, die in Informationen über ein Unternehmen eintauchen. Diese Informationen sind rein faktenbasiert und können Daten wie Unternehmensstatistiken enthalten (die Geldsumme, die das Unternehmen im vergangenen Geschäftsjahr eingenommen hat, die Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen usw.).

Schritt 3. Entwickeln Sie die Hauptpunkte

Wenn Sie gebeten werden, einen Geschäftsbericht zu schreiben, ist es wichtig, mit Ihrem Vorgesetzten zusammenzuarbeiten, um den Zweck des Berichts zu verstehen. Ohne klare Richtung verbringen Sie möglicherweise Zeit damit, Informationen zu sammeln, die für das Unternehmen nicht hilfreich sind. Wenn Sie einen klaren Rahmen für Ihren Bericht durchgehen, bevor Sie sich mit den Daten befassen, können Sie sicherstellen, dass Sie Ihrem Unternehmen die Informationen zur Verfügung stellen, die es benötigt, um voranzukommen. Nachdem Sie den Zweck Ihres Geschäftsberichts verstanden haben, möchten Sie Ihre Hauptpunkte entwickeln.

Sie können diese zu einem späteren Zeitpunkt ausarbeiten, aber zunächst ist es wichtig, eine Gliederung zu entwickeln, mit der Sie mit Ihrer Recherche beginnen können. Sobald Sie Ihre Gliederung entwickelt haben, wissen Sie, ob Sie Interviews mit Personen in anderen Abteilungen Ihres Unternehmens vereinbaren, selbst recherchieren, Informationen darüber suchen müssen, wie sich Ihr Unternehmen in den letzten Jahren entwickelt hat, und vieles mehr. Recherchieren, bevor Sie mit dem Schreiben des Berichts beginnen, kann Ihnen auch dabei helfen, Lücken in Ihrer Gliederung zu finden.

Wenn Sie feststellen, dass Sie Schwierigkeiten haben, die Informationen zu finden, die Sie zum Ausfüllen Ihres Berichts benötigen, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten, um die nächsten Schritte festzulegen. Es ist am besten, dies eher früher als später zu tun, damit Sie gegebenenfalls zusammenarbeiten können, um die Richtung Ihres Berichts zu ändern.

Schritt 4. Erstellen Sie Unterabschnitte

Ihr Geschäftsbericht wird in Unterüberschriften aufgeteilt, die den Bericht leicht verständlich aufgliedern. In den Schritten 5–13 überprüfen wir jeden Abschnitt, den Sie in Ihren Bericht aufnehmen müssen.

Schritt 5. Erstellen Sie Ihre Titelseite

Ihr Geschäftsbericht sollte mit einer klaren, sauberen Titelseite beginnen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Ihr Unternehmen normalerweise die Titelseite seiner Geschäftsberichte formatiert, bitten Sie Ihren Vorgesetzten um einen zuvor eingereichten Bericht, den Sie als Referenz verwenden können. Typischerweise enthalten die meisten Titelseiten den Titel des Geschäftsberichts, die Person (oder Personen), die den Bericht geschrieben haben, und wann der Bericht geschrieben wurde. Möglicherweise möchten Sie auch die Zielgruppe für den Bericht auf der Titelseite angeben. Achten Sie darauf, die Informationen auf der Titelseite zu zentrieren und verwenden Sie keine ungewöhnlichen Schriftarten oder unnötige Formatierungen. Halten Sie es sauber und einfach.

Schritt 6. Erstellen Sie eine Zusammenfassung

Der Abschnitt mit der Zusammenfassung Ihres Geschäftsberichts teilt Ihren Lesern mit, worauf sie im weiteren Verlauf des Berichts eingehen werden. Ihre Zusammenfassung sollte kurz genug sein, damit sie nicht alles in Ihrem Bericht preisgibt, aber lang genug, damit der Leser die Grundlagen des Berichts verstehen kann, ohne den gesamten Bericht lesen zu müssen.

Stellen Sie sich Ihre Zusammenfassung wie den Elevator Pitch Ihres Berichts vor: Sie haben 30 Sekunden Zeit, um Ihre wichtigsten Punkte zu vermitteln. Denken Sie daran, dass alle Informationen, die in Ihrer Zusammenfassung nicht vollständig erläutert werden, später in Ihrem Bericht erweitert werden, sodass Sie nicht bis ins kleinste Detail büffeln müssen. Es gibt keine in Stein gemeißelte angemessene Länge der Zusammenfassung, da die richtige Länge für diesen Teil des Berichts hauptsächlich von der Länge des Berichts als Ganzes abhängt.

Schritt 7. Entwickeln Sie Ihr Inhaltsverzeichnis

Ihr Inhaltsverzeichnis sollte auf einer neuen Seite beginnen und klar umreißen, was in Ihrem Bericht erscheinen soll. Sie sollten jeden Unterkopf des Berichts auflisten. Vielleicht möchten Sie auch kleinere Abschnitte auflisten. Fügen Sie Seitenzahlen in Ihr Inhaltsverzeichnis ein, anstatt nur die Abschnitte der Reihe nach aufzulisten. Dies kann dazu beitragen, dass Ihr Publikum Ihnen folgt, wenn Sie Ihre Geschäftsberichtspräsentation halten.

Schritt 8. Schreiben Sie die Einleitung

Hier können Sie Ihrem Publikum eine detailliertere Vorstellung davon vermitteln, was es von Ihrem Bericht erwarten kann. Achten Sie darauf, das, was Sie in Ihrer Zusammenfassung gesagt haben, nicht zu wiederholen. Vielleicht möchten Sie in der Einleitung darauf eingehen, warum der Geschäftsbericht überhaupt notwendig war. Über das Problem zu sprechen, das der Bericht lösen soll, kann Ihrem Publikum helfen, in den richtigen Kopfraum zu kommen, um die Forschung zu schätzen, die im Hauptteil Ihres Berichts beschrieben wird.

Denken Sie daran, dass sich eine Einleitung in einem Geschäftsbericht von einer Einleitung in einem erzählenden Text unterscheidet. Es besteht keine Notwendigkeit, Ihre Leser einzubinden, um sie interessiert zu halten. Halten Sie es elegant und formell und werden Sie nicht poetisch (es sei denn, das ergibt in Ihrer Unternehmenskultur Sinn).

Schritt 9. Erstellen Sie den Haupttext

Hier können Sie in das Fleisch Ihrer Forschung oder Erkenntnisse eintauchen. Sie sollten an diesem Teil des Berichts nicht sparen – gehen Sie so detailliert wie möglich vor. Machen Sie sich keine Sorgen, zu viele Informationen zu geben oder Ihr Publikum zu langweilen. Wer keine Zeit hat, den Hauptteil Ihres Geschäftsberichts durchzulesen, kann die Zusammenfassung oder das Fazit lesen, um die notwendigen Informationen zu erhalten.

Im Hauptteil Ihres Berichts haben Sie die Möglichkeit, die Details Ihrer Forschung oder Arbeit, die Sie abgeschlossen haben, zu vertiefen. Der Hauptteil Ihres Geschäftsberichts wird wahrscheinlich Diagramme und Grafiken enthalten. Achten Sie darauf, jedes Diagramm oder Diagramm mit Informationen zu beschriften, die dem Leser die Details erläutern. Wenn Sie Bilder in den Hauptteil einfügen, fügen Sie für jedes Foto eine Bildunterschrift hinzu. Denken Sie beim Schreiben des Hauptteils an Ihr Publikum. Wenn Sie wissen, dass Sie für ein Publikum ohne technischen Hintergrund und über ein technisches Thema schreiben, erklären Sie den Jargon und die unbekannten Begriffe, damit Ihre Leser mit Ihrem Schreiben Schritt halten können.

Schritt 10. Schließen Sie es mit einer Schlussfolgerung ab

Ähnlich wie im Abschnitt „Zusammenfassung“ Ihres Geschäftsberichts geht Ihre Schlussfolgerung auf das ein, was Sie im Bericht besprochen haben, und erinnert die Leser daran, was sie wissen müssen. Vielleicht möchten Sie wichtige Punkte hervorheben oder überraschende Erkenntnisse durchgehen. Aber halten Sie Ihr Fazit noch einmal kurz und bündig.

Schritt 11. Machen Sie Empfehlungen

Hier sprechen Sie darüber, wie das Unternehmen die von Ihnen bereitgestellten Informationen verwenden kann, um das Problem zu lösen, auf das der Bericht in diesem Abschnitt abzielt. Vielleicht möchten Sie mehrere mögliche Vorgehensweisen besprechen, die das Unternehmen ergreifen könnte, zusammen mit den möglichen Ergebnissen und Auswirkungen der einzelnen Maßnahmen. Angenommen, Sie arbeiten nicht in der Abteilung, die für die Entscheidung im Zusammenhang mit Ihrer Meldung verantwortlich ist.

In diesem Fall möchten Sie vielleicht mit Ihren Abteilungskollegen zusammenarbeiten, um Feedback zu erhalten, ob sie der Meinung sind, dass Ihre Empfehlungen für das Unternehmen hilfreich sein könnten. Stellen Sie schließlich in diesem Abschnitt sicher, dass Sie klare nächste Schritte angeben, die das Unternehmen ergreifen kann, um auf der Grundlage der Informationen in Ihrem Bericht voranzukommen.

Schritt 12. Listen Sie Ihre Referenzen auf

Viele Geschäftsberichte verwenden von anderen Unternehmen durchgeführte Untersuchungen, um ihre Ergebnisse zu untermauern. Wenn Sie von anderen durchgeführte Recherchen verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Recherchequelle in Ihrem Abschnitt „Referenzen“ korrekt angeben. Darüber hinaus sollten Sie Informationen angeben, die Ihrem Publikum mitteilen, wie es mehr über Ihre Vorlieben erfahren kann (z. B. das Buch oder die Website, auf der Sie die in Ihrem Bericht zitierten Informationen gefunden haben).

Schritt 13. Fügen Sie den Anhangabschnitt hinzu

In diesem Abschnitt deines Geschäftsberichts fügst du alle zusätzlichen Informationen hinzu, die es deinem Leser erleichtern, deinen Text zu verstehen. Dies kann Transkripte von Interviews umfassen, die Sie verwendet haben, um Informationen für Ihren Bericht zu sammeln, und ein Glossar, in dem Begriffe erläutert werden, die Sie zur Beschreibung Ihrer in Ihrem Bericht verwendeten Forschungs- oder Finanzinformationen verwendet haben. Wenn Sie Ihrem Publikum keine zusätzlichen Informationen zur Verfügung stellen müssen, müssen Sie keinen Abschnitt mit Anhängen hinzufügen.

Schritt 14. Lesen Sie Ihren Bericht Korrektur

Bevor Sie Ihren Geschäftsbericht abgeben, ist es wichtig, dass Sie sich genügend Zeit nehmen, ihn Korrektur zu lesen. Wenn Sie unter Zeitdruck arbeiten, könnten Sie versucht sein, Ihren Bericht Ihrem Vorgesetzten zu übergeben, sobald er fertig ist. Obwohl schnelle Arbeit oft geschätzt wird, kann es ratsam sein, sich eine Nacht Zeit zu nehmen, um über Ihre Arbeit zu schlafen, sie morgens durchzulesen und alle notwendigen Korrekturen vorzunehmen, bevor Sie sie Ihrem Chef übergeben. Sie werden überrascht sein, wie viele umständliche Phrasen und andere Fehler auftauchen, wenn Sie Ihre Arbeit mit neuen Augen sehen.

Angenommen, die Informationen in Ihrem Bericht sind nicht vertraulich. In diesem Fall möchten Sie vielleicht einen Kollegen oder einen anderen Kollegen in Ihrer Branche bitten, Ihren Bericht zu lesen, bevor Sie ihn einreichen. Dies kann Ihnen helfen, Fehler zu finden, die Sie sonst nicht berücksichtigt hätten, und kann Aufschluss darüber geben, wie Sie Ihren Bericht ergänzen können, um ihn vollständiger zu machen, bevor Sie ihn einreichen.

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Schritt 15. Präsentieren Sie Ihre Arbeit

Sie werden wahrscheinlich mehr tun, als nur Ihren Bericht bei Ihrem Vorgesetzten abzugeben. Die meisten Unternehmen werden Sie bitten, Ihren Bericht einer Gruppe von Führungskräften vorzulegen, während Sie Ihre Ergebnisse besprechen. Sie müssen Ihren Bericht in- und auswendig kennen und können Ihr Publikum auf bestimmte Abschnitte des Berichts verweisen, um seine Fragen zu beantworten. Zusätzlich zur Erstellung Ihres Geschäftsberichts möchten Sie möglicherweise auch eine visuelle Hilfe (z. B. eine PowerPoint-Präsentation) vorbereiten, um Ihre Punkte zu veranschaulichen.

Sie können beispielsweise direkte Zitate aus Ihrem Bericht für Ihre Folien ziehen und so Ihrem Publikum helfen, mitzuverfolgen, während es durch Ihren Bericht blättert. Am Ende Ihrer Präsentation sollten Sie Zeit für Fragen lassen. Wenn Sie Ihren Bericht gut kennen, können Sie das nötige Selbstvertrauen gewinnen, um vor einem Vorstand zu stehen, der Sie auffordert, sich eingehender mit Ihren Ergebnissen zu befassen. Wenn Sie nervös sind, eine Geschäftspräsentation bezüglich Ihres Berichts zu halten, kann es hilfreich sein, vor einem Freund oder Kollegen zu üben, bevor Sie in den Sitzungssaal gehen.

Schritt 16. Feedback offen erhalten

Es besteht kein Zweifel: Es kann nervenaufreibend sein, Ihren ersten Geschäftsbericht zu schreiben, und es kann besonders beängstigend sein, wenn Ihr Chef Sie anruft, um seine Gedanken zu Ihrem Bericht zu besprechen. Tun Sie jedoch Ihr Bestes, um unvoreingenommen zuzuhören, und machen Sie sich Notizen darüber, wie Sie beim nächsten Mal einen noch besseren Bericht erstellen können. Es ist wichtig, konstruktive Kritik an Geschäftsberichten nicht persönlich zu nehmen, da jedes Unternehmen und jeder Vorgesetzte Präferenzen hat. Notieren Sie sich stattdessen, was Ihr Vorgesetzter möchte, dass Sie das nächste Mal ändern, und machen Sie weiter.

Tipps und Tricks zur Geschäftskommunikation

1. Seien Sie klar in Ihrer Botschaft

Sie müssen genau wissen, welche Informationen Sie vermitteln oder welches Problem Sie in Ihrem Geschäftsbericht lösen wollen.

2. Starten Sie einfach

Es ist nicht erforderlich, mit der Zusammenfassung oder Einleitung Ihres Geschäftsberichts zu beginnen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, gönnen Sie sich eine Pause – beginnen Sie mit dem, was Sie wissen. Beginnen Sie damit, über die Recherchen zu schreiben, die Sie bereits durchgeführt haben, oder die Empfehlung, die Sie bereits für das Unternehmen haben, und konkretisieren Sie Ihren Bericht von dort aus.

3. Streben Sie danach, prägnant zu sein

Alle Informationen in Ihrem Geschäftsbericht sollten konzentriert und auf dem richtigen Weg bleiben und sich für Ihren Leser zweckdienlich anfühlen. Wenn Sie Ihren Geschäftsbericht Korrektur lesen, fragen Sie sich ständig, ob die von Ihnen geschriebenen Informationen den Leser dorthin bringen, wo er hingehört.

4. Kennen Sie Ihr Publikum

Wenn Sie für eine Gruppe von Vorstandsmitgliedern schreiben, die finanziell an Ihrem Unternehmen beteiligt sind, aber die alltäglichen Details Ihrer Arbeit nicht verstehen, müssen Sie anders schreiben, als wenn Sie für eine Gruppe schreiben würden Ihrer direkten Vorgesetzten. Aber auch hier ist es wichtig, dass Sie Ihr Publikum verstehen, um einen Bericht zu schreiben, der lesbar und hilfreich ist.

5. Halten Sie es einfach

Wenn Sie in Ihrem Geschäftsbericht auf Fachjargon und Fachsprache stoßen, fragen Sie sich, ob es ein anderes Wort gibt, das Sie verwenden könnten, um den Bericht für Ihren Leser verständlicher zu machen. Wenn es eine einfachere Möglichkeit gibt, etwas zu sagen, wählen Sie diese Option.

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