So schreiben Sie jede Art von Brief

Jeder sollte wissen, wie man einen Brief schreibt, sei es eine geschäftliche Anfrage, eine E-Mail, ein persönlicher Brief oder ein Social-Media-Beitrag im Briefformat. Das Schreiben von Briefen ist eine nützliche Fähigkeit, nicht nur um klar zu kommunizieren, sondern auch um einen guten Eindruck zu hinterlassen – insbesondere den ersten Eindruck.

Im Folgenden erklären wir, wie Sie einen richtigen Brief schreiben, egal welche Art Sie benötigen. Wir behandeln das richtige Format für einen formellen Brief, etwa ein Anschreiben oder eine Stellenanfrage, sowie Tipps zum Verfassen eines persönlichen Briefes und jeweils einige hilfreiche Beispiele.

Wie schreibe ich einen Brief?

Hier sind einige schnelle Schritte zum Schreiben eines Briefes:

1. Wählen Sie Ihr Format (E-Mail, Papier und Post usw.)
2. Schreiben Sie oben Ihre Kontaktinformationen und Ihr Datum, wenn Sie den Blockstil verwenden (siehe unten).
3. Schreiben Sie in eine neue Zeile eine Anrede, z. B. „Sehr geehrte Frau Smith“ oder „Wen es betrifft“.
4. Schreiben Sie den Text Ihres Briefes in einem Standardabsatzformat.
5. Schreiben Sie in eine neue Zeile einen höflichen Abschluss, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“.
6. Unterschreiben Sie Ihren Namen unter dem kostenlosen Abschluss.

Welche Art von Brief sollten Sie schreiben?

Es gibt keine festen Regeln. Das am besten geeignete Briefformat hängt von Ihrer Zielgruppe ab. Für einen Freund oder nahen Verwandten ist eine lockere Nachricht oder ein formloser Brief meist der beste Weg. Es gibt verschiedene Arten von Briefen, die für dieses Format geeignet sind. Einige umfassen:

• Handgeschriebene Briefe
• Per E-Mail verschickte Briefe
• Getippte Social-Media-Nachrichten

Für Geschäftskontakte oder Personen, die Sie nicht gut kennen, ist jedoch fast immer ein getippter formeller Brief die geeignetste Wahl. Wenn es für berufliche Zwecke verwendet wird, ist das Schreiben eines formellen Briefes aus folgenden Gründen wirksam:

• Anschreiben
• Absichtserklärungen
• Briefe zum Wertversprechen
• Geschäftsmemorandumsbriefe
• Werbebriefe
• Referenzschreiben
• Kündigungsschreiben
• Dankesbriefe

Dies sind nur einige der Arten von Briefen, die Sie möglicherweise in einem ungezwungenen oder beruflichen Umfeld schreiben müssen. Bevor Sie einen Brief schreiben, überlegen Sie, welche Art von Brief Sie benötigen: formell oder informell. Jedes hat ein bestimmtes Format, dem Sie folgen sollten.

Formelles Schreiben von Briefen: Blockstil vs. AMS-Stil

Formelle Briefe – wie Anschreiben, Geschäftsanfragen und dringende Benachrichtigungen – gehören zu den wichtigsten Briefen, die Sie jemals schreiben müssen. Da sie manchmal als offizielle Dokumente verwendet werden, haben formelle Briefe eine sehr präzise Struktur und ein bestimmtes Format. Tatsächlich stehen einige verschiedene „richtige Formate“ zur Auswahl.

Die gebräuchlichsten Formate für das formelle Schreiben von Briefen sind der Blockstil und der Stil der American Mathematical Society (AMS). Im folgenden Beispiel verwenden wir den Blockstil, insbesondereden Vollblockstil, da dieser am beliebtesten ist.Der Blockstil zeichnet sich dadurch aus, dass alle Elemente am linken Rand der Seite ausgerichtet sind.Dazu gehören auch die ersten Zeilen von Absätzen, in denen keine Einrückung erfolgt.

AMS ist ziemlich ähnlich und folgt vielen der gleichen Regeln wie der Blockstil. Es gibt jedoch einige Unterschiede, auf die wir im nächsten Abschnitt kurz eingehen.

Wie schreibe ich einen formellen Brief im Blockstil?

Schritt 1: Geben Sie die Kontaktinformationen und das Datum ein

Alle formellen Briefe beginnen mit denKontaktinformationen und dem Datum. Im Full-Block-Stil steht dies in der oberen linken Ecke.

Geben Sie als Absender zunächst linksbündig Ihren vollständigen Namen und Ihre Adresse ein, genau wie beim Adressieren eines Briefumschlags. Dabei handelt es sich nicht nur um eine Formalität, sondern um eine nützliche Ergänzung, damit der Empfänger Ihre Kontaktinformationen leicht finden kann, wenn er antworten möchte.

Wenn Sie auf dem offiziellen Firmenbriefkopf schreiben, der diese Informationen bereits enthält, müssen Sie die Kontaktinformationennichtneu schreiben.

Überspringen Sie nach Ihrer Adresse eine Zeile und fügen Sie dann das Datum hinzu, an dem Sie den Brief schreiben.

Überspringen Sie abschließend noch einmal eine Zeile und fügen Sie den Namen und die vollständige Adresse des Empfängers hinzu. Geben Sie gerne die Berufsbezeichnung unterhalb Ihres Namens an, wenn dies relevant ist. Lassen Sie nach den Kontaktinformationen eine Leerzeile, bevor Sie die Anrede schreiben.

Schritt 2: Schreiben Sie die Anrede

Formelle Briefe enthalten immer eine Begrüßung am Anfang des geschriebenen Inhalts als Hinweis darauf, dass Ihre Nachricht gleich beginnt. Dies wird als Anrede bezeichnet.

Die meisten Anreden beginnen mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ und dann mit dem Namen des Empfängers.Alle Anreden verwendenim Titel die Großschreibungund enden mit einemKomma.

Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, können Sie auch eine Berufsbezeichnung oder sogar den Abteilungsnamen verwenden, zum Beispiel „Sehr geehrter Personalvertreter“. Als letzten Ausweg können Sie unter allen Umständen die allgemeine Anrede „Wen es betrifft“ verwenden. Versuchen Sie , „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu vermeiden , da es etwas veraltet ist.

Schritt 3: Schreiben Sie den Hauptteil des Briefes

Hier schreiben Sie Ihre Nachricht. Der Hauptteil des Briefes folgt den normalen Grammatikregeln. Schreiben Sie ihn also wie jedes andere formelle Dokument. Die einzige Ausnahme beim Vollblockstil besteht darin, dass Sie die ersten Zeilen von Absätzen nicht einrücken.

Im Gegensatz zu persönlichen Briefensind formelle Briefe unkompliziert und direkt, also scheuen Sie sich nicht,direkt zur Sache zu kommen. Einige formelle Briefe sind nur ein oder zwei Sätze lang, andere können jedoch auch Absätze umfassen, wenn viele Informationen übermittelt werden müssen. Wichtig ist, dass Sie konzentriert bleiben und nebensächliche Themen vermeiden.

Obwohl unterschiedliche Unternehmenskulturen unterschiedliche Kommunikationsstandards haben, ist es eine sichere Sache, oberflächliche Formulierungen und Witze zu vermeiden; Einige raten sogar von der Verwendung von Kontraktionen ab . Es sollte selbstverständlich sein, aber verwenden Sie keinen Slang, keine Schimpfwörter oder andere unangemessene Ausdrücke.

Wenn Ihr Brief sehr umfangreich ist, fügen Sie am Ende am besten einen Schlussabsatz ein, in dem Sie alles zusammenfassen, was der Empfänger wissen muss. Vergessen Sie wie immer nicht,den Text des Briefesvor dem Absenden zu bearbeiten und Korrektur zu lesen.

Schritt 4: Schreiben Sie den kostenlosen Abschluss

Formelle Briefe verwenden ebenfalls einen standardmäßigen höflichen Abschluss oder eine Verabschiedung, ähnlich der Anrede, bevor sie mit einer authentischen Unterschrift enden.

Einer der häufigsten Abschlusstexte ist „Mit freundlichen Grüßen“, einschließlich einiger Variationen wie „Mit aufrichtiger Dankbarkeit“ oder „ Mit freundlichen Grüßen “. Andere übliche Auszeichnungen sind „Beste“ und „Ihre“. Im Gegensatz zur Anrede wird beim Schlusswort die Großschreibung von Sätzen verwendet.Schreiben Sie den ersten Buchstaben Ihres kostenlosen Abschlusses immer groß, abernurden ersten Buchstaben.Und schließen Sie, genau wie die Anrede,immer mit einem Komma ab.

Wenn Sie einen Papierbrief versenden, überspringen Sie nach Ihrem kostenlosen Abschluss ein paar Zeilen – hier unterschreiben Sie Ihren Namen. Geben Sie außerdemimmer Ihren Namen unter der Unterschrift ein, gegebenenfalls zusammen mit Ihrer Berufsbezeichnung. Wenn Sie eine E-Mail oder einen anderen digitalen Brief versenden, müssen Sie keine Leerzeile hinterlassen, bevor Sie Ihren vollständigen Namen eingeben.

Schritt 5: Erwähnen Sie die beiliegenden Materialien

Dieser letzte Schritt ist nur erforderlich, wenn Sie mit dem Brief zusätzliche Materialien wie einen Lebenslauf, eine Bewerbung, einen Gutschein usw. senden. Wenn Sie nur den Brief senden, ignorieren Sie diesen Schritt.

Überspringen Sie nach Ihrem gedruckten Namen und Ihrer optionalen Berufsbezeichnung (unter Ihrer Unterschrift) eine Zeile und schreiben Sie dann „Anlage:“, gefolgt von einer Liste der Materialien, die Sie beigefügt haben. Wenn Sie beispielsweise einen Lebenslauf hinzufügen würden, würden Sie „Anlage: Lebenslauf“ schreiben. Dies ist lediglich eine Vorsichtsmaßnahme, damit der Empfänger nichts verpasst oder bei Bedarf überprüfen kann, ob beim Versand etwas verloren gegangen ist.

Beispiel für einen formellen Brief (Blockstil)

Detective Inspector G. Lestrade

35 Victoria Embankment

London, England SW1A 2JL, Großbritannien

1. Juli 1888

Herr Sherlock Holmes

221B Baker St.

London, England NW1 6XE, Großbritannien

Sehr geehrter Herr Holmes,

Im Namen der Londoner Polizei bitten wir Sie, so schnell wie möglich bei New Scotland Yard einzutreffen. Wir haben einen Fall, der Ihr besonderes Fachwissen erfordert, und angesichts der Sensibilität der Informationen würden wir die Einzelheiten lieber persönlich besprechen. Jeder Zeitpunkt vor Monatsende ist akzeptabel.

Aufrichtig,

G. Lestrade

Kriminalinspektor

Beilage: Besucherausweis

So schreiben Sie einen formellen Brief im AMS-Stil

Der AMS-Stil verwendet größtenteils dieselben Regeln und Richtlinien wie der Blockstil, einschließlich der Einfassungen, sodass Sie die oben genannten Schritte unabhängig vom verwendeten Stil befolgen können. Es gibt jedoch zwei wesentliche Unterschiede im AMS-Stil, die Sie beachten müssen:

1. Lassen Sie zwischen der vollständigen Adresse des Absenders und dem Datum keine Leerzeile. Das Datum steht direkt unter der Adresse.
2. Im AMS-Stil wird immer eine Betreffzeile anstelle oder vor der Anrede verwendet. Die Betreffzeile sollte in Großbuchstaben geschrieben sein und den Inhalt des Briefes in höchstens einer einzigen Zeile zusammenfassen, z. B. „IHRE ANWESENHEIT WIRD BEI SCOTLAND YARD ANGEFORDERT.“ Lassen Sie wie bei Anreden vor und nach der Betreffzeile eine Leerzeile.

Beispiel für einen formellen Brief (AMS-Stil)

Detective Inspector G. Lestrade

35 Victoria Embankment

London, England SW1A 2JL, Großbritannien

1. Juli 1888

IHRE ANWESENHEIT WIRD BEI SCOTLAND YARD ANGEFRAGT

Sehr geehrter Herr Holmes,

[. . .]

So schreiben Sie einen formlosen Brief

Getreu ihrem Namen sind informelle Briefe viel lockerer als formelle Briefe. Das bedeutet, dass es nicht annähernd so viele Regeln und Richtlinien gibt, und es wird niemanden stören, wenn Sie nicht an der richtigen Stelle ein Leerzeichen lassen.

Dennoch gibt es ein korrektes Format, mit dem die Leute vertraut sind. Befolgen Sie daher mindestens die folgenden Schritte.

Schritt 1: Geben Sie das Datum oben ein (optional)

Das Datum an den Anfang eines Briefes zu setzen, ist ein Brauch, der aus einer Zeit stammt, als das Schreiben von Briefen das wichtigste Kommunikationsmittel war. Heutzutage ist die Angabe des Datums keine Notwendigkeit mehr, aber manche Menschen tun es aus Tradition immer noch. In formlosen Briefen ist dies völlig optional.

Schritt 2: Schreiben Sie die Anrede

Informelle Briefe beginnen genau wie formelle Briefe mit einer höflichen Begrüßung des Empfängers. Das Standardformat ist dasselbe: das Wort „Sehr geehrter Herr“, gefolgt vom Namen der Person, wie in „Sehr geehrter Herr Lestrade“, wobei der Titel groß geschrieben wird.

Informelle Briefe bieten jedoch mehr Freiheit bei der Begrüßung, und es ist nicht ungewöhnlich, lockere Begrüßungen wie „Hallo [Name]“ oder „Hallo [Name]“ zu sehen.

Wie bei Anreden in formellen Briefen beenden Sie Ihre Begrüßung normalerweise mit einem Komma und überspringen dann eine Zeile, bevor Sie mit dem Text des Briefes beginnen. Gelegentlich sieht man, dass Menschen die Anrede mit einem Ausrufezeichen beenden, abhängig von ihrer Beziehung zum Empfänger.

Schritt 3: Schreiben Sie den Hauptteil des Briefes

In den Hauptteil des Briefes schreiben Sie Ihre Nachricht. Inoffizielle Briefe dienen oft dazu, Neuigkeiten mitzuteilen oder in Kontakt zu bleiben. Sie neigen dazu, einen Konversationston zu haben, was bedeutet, dass es Ihnen freisteht, Slang und jede Sprache, die Sie verwenden, bei persönlichen Gesprächen einzubeziehen.

Während Tangenten in informellen Briefen eher zulässig sind, kann es den Leser dennoch stören, übermäßig vom Thema abzuweichen. Versuchen Sie, so gut wie möglich konzentriert zu bleiben, ohne zurückhaltend zu wirken – schließlich sollen informelle Briefe persönlich sein.

Schritt 4: Schreiben Sie den kostenlosen Abschluss

Informelle Briefe verwenden ebenfalls einen höflichen Abschluss vor der Unterschrift und folgen dem gleichen Format wie formelle Briefe. Dazu gehört die Großschreibung von Sätzen (nur der erste Buchstabe wird groß geschrieben), am Ende ein Komma eingefügt und beim Versenden eines Papierbriefs ausreichend Platz für die Unterschrift Ihres Namens gelassen.

Sie müssen sich jedoch nicht an die herkömmlichen Verabschiedungen wie „Mit freundlichen Grüßen“ halten. Wenn Sie einen persönlichen Brief schreiben, können Sie je nach Beziehung zum Empfänger etwas Sentimentaleres verwenden, z. B. „Liebe Grüße“, „Herzliche Grüße“ oder „Bis bald“.

Beispiel für einen informellen Brief

2. Juli 1888

Was geht, Lestrade!?

Es ist Sherlock! Ich bin so begeistert, deinen Brief zu erhalten. Natürlich werde ich so schnell wie möglich zu Scotland Yard kommen, keine Sorge.

XOXO,

Sherlock „Bester Detektiv aller Zeiten“ Holmes

Was ist PS?

PS steht für Postscript . Es handelt sich um etwas, das Sie in letzter Minute hinzufügen, nachdem der Brief fertig ist. In der Regel handelt es sich dabei um eine unbedeutende Neuigkeit oder um etwas Kleines, das Sie beim Verfassen des Brieftextes vergessen haben. Normalerweise verwenden Sie in formellen Briefen keine Postscripts; Wenn Sie etwas hinzufügen müssen, müssen Sie das gesamte Dokument überarbeiten, um die neuen Informationen aufzunehmen.

Wenn Sie ein Postscript schreiben, schreiben Sie einfach die Buchstaben „PS“ und dann Ihre Nachricht. Es spielt keine Rolle, ob Sie Punkte verwenden oder nicht („PS“ und „PS“ sind beide akzeptabel), aber beide Buchstaben sollten immer groß geschrieben werden.

Wenn Sie mehr als ein Postscript haben, fügen Sie einfach ein weiteresPam Anfang jedes neuen PS hinzu. Ihr zweites Postskript sollte beispielsweise mit „PPS“ gekennzeichnet sein. und Ihr dritter Nachtrag sollte „PPPS“ lauten.

PS. Rob hat die Stelle bei Great Company bekommen! Vielen Dank für all die Unterstützung während seiner Arbeitslosigkeit.

PPS. Ich muss meine Geburtstagsfeier absagen, aber wir treffen uns an diesem Abend trotzdem auf einen Drink, falls du mitkommen möchtest.

Der Umschlag

In den Vereinigten Staaten beträgt das maximale Gewicht für einen First-Class-Brief 3,5 Unzen. Wenn Ihr Brief mehr als drei Seiten umfasst oder Sie ihn auf schwerem Papier geschrieben haben, müssen Sie ihn wiegen, um sicherzustellen, dass er den Anforderungen entspricht. Auch die Größe und Form des Umschlags spielt eine Rolle. Es muss rechteckig und kleiner als etwa 6 x 11 Zoll sein, sonst besteht die Gefahr, dass die Post es zurücksendet.

Einen Brief verschicken

Nachdem Sie festgestellt haben, dass es sich bei dem Umschlag um die richtige Art handelt, müssen Sie ihn nur noch verschicken. (Wenn es sich um einen persönlichen Brief handelt, können Sie ihn jederzeit selbst zustellen. Schreiben Sie in diesem Fall einfach den Namen des beabsichtigten Empfängers auf die Außenseite des Umschlags. Ein Vorteil der manuellen Zustellung? Sie können einen Umschlag in jeder gewünschten Größe und Form verwenden!)

Geben Sie in die obere linke Ecke Ihren Namen und Ihre Adresse ein oder befestigen Sie einen Versandaufkleber. Schreiben Sie sorgfältig in die Mitte des Umschlags den Namen und die Adresse des Empfängers. Internationale Briefe sollten neben der Landesabkürzung und der Postleitzahl auch das Land der Ziel- und Absenderadresse enthalten.

Die Portogebühren variieren. Aktuelle Preise finden Sie auf der Website des US Postal Service oder verwenden Sie einen Forever-Stempel für US-Ziele. Das Porto befindet sich oben rechts auf dem Umschlag.

Überprüfen Sie noch einmal, ob auf der Außenseite des Umschlags alles in Ordnung ist. Wenn ja, falten Sie Ihren Brief und stecken Sie ihn ordentlich ein. Versiegeln Sie es erst, wenn Sie sicher sind, dass Sie alle Seiten, die Sie versenden möchten, beigefügt haben.

Tipps zum Schreiben von Briefen

Sie sind sich immer noch nicht sicher, wie man einen richtigen Brief schreibt? Beachten Sie diese Tipps zum Schreiben von Briefen, damit Sie selbstbewusster kommunizieren können.

Bieten Sie Höflichkeiten an

Während in persönlichen Briefen natürlich ein freundlicher Ton vorherrscht, können auch formelle Briefe von Höflichkeit und höflicher Etikette profitieren. Ein einfacher Satz wie „Wie geht es dir?“ oder „Ich hoffe, es geht dir gut“ am Anfang eines Briefes kann dazu beitragen, eine Verbindung zwischen Absender und Empfänger herzustellen, auch wenn es sich ausschließlich um geschäftliche Themen handelt.

Ebenso können Sie sowohl in formellen als auch in informellen Briefen Mitgefühl, Bedauern, Unterstützung oder Dankbarkeit ausdrücken. Abgesehen von der bloßen Etikette stellen diese Höflichkeiten eine persönliche Verbindung her, die Ihre Briefe von denen unterscheidet, die von Maschinen geschrieben wurden.

Schreiben Sie für Ihren Leser

Passen Sie, wie bei jedem Schreiben, Ihre Sprache an Ihren spezifischen Leser an. Wenn Sie einem Geschäftspartner einen formellen Brief schreiben, seien Sie professionell und höflich. Wenn Sie einem alten Freund einen persönlichen Brief schreiben, können Sie gerne Witze machen und Slang verwenden.

Manchmal verschwimmen die Grenzen – ein „formeller Brief“ an einen Arbeitsfreund könnte lockerer sein als ein „persönlicher Brief“ an einen entfernten Verwandten. Denken Sie beim Schreiben an den jeweiligen Leser, um den richtigen Ton zu treffen. Wenn Sie den Empfänger noch nie zuvor getroffen haben, bleiben Sie bei der höflichen Formalität.

Geben Sie alle notwendigen Informationen an

Wenn Sie viele Informationen mitteilen möchten, erstellen Sie vorher eine kleine Liste, um sicherzustellen, dass Sie alles abdecken. Behandeln Sie dies wie eine Mini-Gliederung, um sicherzustellen, dass nichts untergeht.

Dies ist besonders wichtig für Einladungen oder Briefe zur Planung von Veranstaltungen. Stellen Sie sicher, dass Sie die wesentlichen Fakten klar angeben – insbesondere woundwann– sowie andere wichtige Informationen, wie Wegbeschreibungen oder besondere Anforderungen.

Abschluss

Fühlt es sich nicht gut an, einen Brief zu verschicken, den Sie sorgfältig vorbereitet haben? Sicherlich hat ein gut geschriebener Brief die besten Chancen, seinen Zweck zu erfüllen. Damit Ihr Brief wirklich glänzt, ist es wichtig, dass er fehlerfrei ist und den richtigen Ton angibt. Die Schreibhilfe von Grammarly erkennt Dinge wie Rechtschreib- und Grammatikfehler, und Grammarly Premium enthält Formatierungsvorschläge und Anleitungen, die Ihnen dabei helfen können, klare, leicht verständliche Briefe zu schreiben, die die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers fesseln. Durch die Verwendung von Grammarly können Sie Ihren Brief sicher schreiben, egal wo Sie tippen!

Dieser Artikel wurde ursprünglich von Jennifer Calonia im Jahr 2020 verfasst. Er wurde aktualisiert, um neue Informationen aufzunehmen.