Wie man jede Art von Brief schreibt

Jeder sollte wissen, wie man einen Brief schreibt, sei es eine geschäftliche Anfrage, eine E-Mail, ein persönlicher Brief oder ein Social-Media-Beitrag im Briefformat. Das Schreiben von Briefen ist eine nützliche Fähigkeit, nicht nur um klar zu kommunizieren, sondern auch um einen guten Eindruck zu hinterlassen – besonders einen ersten Eindruck.

Im Folgenden erklären wir, wie Sie einen richtigen Brief schreiben, egal welchen Typ Sie benötigen. Wir behandeln das richtige Format für ein formelles Anschreiben, wie z. B. ein Anschreiben oder eine Stellenanfrage, sowie Tipps zum Verfassen eines persönlichen Anschreibens, jeweils mit einigen hilfreichen Beispielen.

Welche Art von Brief soll man schreiben?

Es gibt keine festen Regeln. Das am besten geeignete Briefformat hängt von Ihrer Zielgruppe ab. Für einen Freund oder nahen Verwandten ist eine beiläufige Nachricht oder ein informeller Brief normalerweise der beste Weg. Es gibt verschiedene Arten von Buchstaben, die für dieses Format geeignet sind. Einige umfassen:

• Handschriftliche Briefe
• Gemailte Briefe
• Getippte Social-Media-Nachrichten

Für Geschäftskontakte oder Personen, die Sie nicht gut kennen, ist ein getippter formeller Brief jedoch fast immer die beste Wahl. Wenn es für berufliche Zwecke verwendet wird, ist das Schreiben eines formellen Briefes für Folgendes wirksam:

• Anschreiben
• Absichtserklärungen
• Wertversprechen Briefe
• Geschäftsbriefe
• Werbebriefe
• Empfehlungsschreiben
• Kündigungsschreiben
• Dankesbriefe

Dies sind nur einige der Arten von Briefen, die Sie möglicherweise in einem ungezwungenen oder beruflichen Umfeld schreiben müssen. Bevor Sie einen Brief schreiben, überlegen Sie sich, welche Art von Brief Sie benötigen: formell oder informell. Jeder hat ein eigenes Format, dem Sie folgen sollten.

Formelles Schreiben von Briefen: Blockstil vs. AMS-Stil

Formelle Briefe – wie Anschreiben, Geschäftsanfragen und dringende Benachrichtigungen – gehören zu den wichtigsten Briefen, die Sie jemals schreiben müssen. Da sie manchmal als offizielle Dokumente verwendet werden, haben formelle Briefe eine sehr genaue Struktur und ein bestimmtes Format. Tatsächlich stehen einige verschiedene „richtige Formate“ zur Auswahl.

Die gebräuchlichsten Formate für das formelle Schreiben von Briefen sind der Blockstil und der Stil der American Mathematical Society oder AMS. Im folgenden Beispiel verwenden wir den Blockstil, insbesondere den vollständigen Blockstil, da er am beliebtesten ist. Der Blockstil zeichnet sich dadurch aus, dass alle Elemente am linken Seitenrand ausgerichtet sind. Dies schließt die ersten Zeilen von Absätzen ein, die keine Einzüge verwenden.

AMS ist ziemlich ähnlich und folgt vielen der gleichen Regeln wie der Blockstil. Es gibt jedoch einige Unterschiede, auf die wir nach dem nächsten Abschnitt kurz eingehen.

So schreiben Sie einen formellen Brief im Blockstil

Schritt 1: Schreiben Sie die Kontaktinformationen und das Datum auf

Alle formellen Briefe beginnen mit den Kontaktinformationen und dem Datum . Im Vollblockstil gehört dies in die obere linke Ecke.

Geben Sie als Absender zuerst Ihren vollständigen Namen und Ihre Adresse linksbündig ein, genau wie beim Adressieren eines Umschlags. Dies ist nicht nur eine Formalität, sondern eine nützliche Ergänzung, damit der Empfänger Ihre Kontaktinformationen leicht finden kann, wenn er antworten möchte.

Wenn Sie auf einem offiziellen Firmenbriefkopf schreiben, der diese Informationen bereits enthält, müssen Sie die Kontaktinformationen nicht neu schreiben.

Überspringe nach deiner Adresse eine Zeile und füge dann das Datum hinzu, an dem du den Brief schreibst.

Überspringen Sie zuletzt wieder eine Zeile und fügen Sie den Namen und die vollständige Adresse des Empfängers hinzu. Fühlen Sie sich frei, ihre Berufsbezeichnung unter ihrem Namen anzugeben, wenn es relevant ist. Lassen Sie nach den Kontaktdaten eine Leerzeile, bevor Sie die Anrede schreiben.

Schritt 2: Schreiben Sie die Anrede

Formelle Briefe haben immer eine Begrüßung am Anfang des geschriebenen Inhalts als Hinweis darauf, dass Ihre Nachricht gleich beginnt. Dies wird als Anrede bezeichnet.

Die meisten Anreden beginnen mit „Dear“ und dann dem Namen des Empfängers. Alle Anreden verwenden die Großschreibung des Titels und enden mit einem Komma .

Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, können Sie auch eine Stellenbezeichnung oder sogar den Abteilungsnamen verwenden, z. B. „Sehr geehrter Personaler“. Als letzten Ausweg können Sie unter allen Umständen die allgemeine Anrede „To Whom It May Concern“ verwenden. Vermeiden Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“, da es etwas veraltet ist.

Schritt 3: Schreiben Sie den Text des Briefes

Hier schreiben Sie Ihre Nachricht. Der Text des Briefes folgt den normalen Grammatikregeln, also schreiben Sie ihn wie jedes andere formelle Dokument. Die einzige Ausnahme für den vollständigen Blockstil ist, dass Sie die ersten Zeilen von Absätzen nicht einrücken .

Im Gegensatz zu persönlichen Briefen sind formelle Briefe einfach und direkt , also haben Sie keine Angst , direkt auf den Punkt zu kommen . Einige formelle Briefe sind nur ein oder zwei Sätze lang, obwohl andere Absätze haben können, wenn es viele Informationen zu übermitteln gibt. Wichtig ist, dass Sie fokussiert bleiben und Randthemen vermeiden.

Obwohl unterschiedliche Unternehmenskulturen unterschiedliche Kommunikationsstandards haben, ist es eine sichere Sache, beiläufige Formulierungen und Witze zu vermeiden; manche raten sogar davon ab, Kontraktionen zu verwenden . Es sollte selbstverständlich sein, aber verwenden Sie keinen Slang, Obszönitäten oder andere unangemessene Ausdrücke.

Wenn Ihr Brief viel umfasst, ist es am besten, am Ende einen abschließenden Absatz einzufügen, um alles zusammenzufassen, was der Empfänger wissen muss. Vergessen Sie wie immer nicht, den Text des Briefes vor dem Versenden zu bearbeiten und Korrektur zu lesen.

Schritt 4: Schreiben Sie den kostenlosen Abschluss

Formelle Briefe verwenden auch einen standardmäßigen kostenlosen Abschluss oder eine Abmeldung, ähnlich der Anrede, bevor sie mit einer authentischen Unterschrift enden.

Einer der häufigsten Schließer ist „Mit freundlichen Grüßen“, einschließlich einiger Variationen wie „Mit aufrichtiger Dankbarkeit“ oder „ Mit freundlichen Grüßen “. Andere übliche Sign-Offs sind „Best“ und „Yours“. Im Gegensatz zu Anreden verwenden Schließer die Großschreibung von Sätzen. Schreiben Sie immer den Anfangsbuchstaben Ihres kostenlosen Abschlusses groß, aber Und genau wie die Anrede immer mit einem Komma enden .

Wenn Sie einen Papierbrief senden, überspringen Sie ein paar Zeilen nach Ihrem kostenlosen Abschluss – hier unterschreiben Sie Ihren Namen. Geben Sie außerdem immer Ihren Namen unter der Signatur ein, zusammen mit Ihrer Berufsbezeichnung, falls relevant. Wenn Sie eine E-Mail oder einen anderen digitalen Brief senden, müssen Sie keine Leerzeile hinterlassen, bevor Sie Ihren vollständigen Namen eingeben.

Schritt 5: Beiliegende Materialien erwähnen

Dieser letzte Schritt ist nur notwendig, wenn Sie mit dem Anschreiben zusätzliche Materialien wie Lebenslauf, Bewerbung, Gutschein usw. versenden. Wenn Sie nur das Anschreiben versenden, überspringen Sie diesen Schritt.

Überspringen Sie nach Ihrem gedruckten Namen und der optionalen Berufsbezeichnung (unter Ihrer Unterschrift) eine Zeile und schreiben Sie dann „Anlage:“, gefolgt von einer Liste der von Ihnen beigefügten Materialien. Wenn Sie beispielsweise einen Lebenslauf beifügen, schreiben Sie „Anlage: Lebenslauf“. Dies ist lediglich eine Vorsichtsmaßnahme, damit der Empfänger nichts übersieht oder bei Bedarf überprüfen kann, ob etwas beim Versand verloren gegangen ist.

Formelles Briefbeispiel (Blockstil)

Kriminalinspektor G. Lestrade
35 Victoria-Damm
London, England SW1A 2JL, Vereinigtes Königreich

1. Juli 1888

Herr Sherlock Holmes
221B Bakerstr.
London, England NW1 6XE, Großbritannien

Sehr geehrter Herr Holmes,

Im Namen der Londoner Polizei bitten wir um Ihre baldmöglichste Anwesenheit bei New Scotland Yard. Wir haben einen Fall, der Ihr spezielles Fachwissen erfordert, und wir würden die Einzelheiten angesichts der Sensibilität der Informationen lieber persönlich besprechen. Jeder Zeitpunkt vor dem Ende des Monats ist akzeptabel.

Aufrichtig,
G. Lestrade
Kriminalinspektor

Anlage: Besucherausweis

So schreiben Sie einen formellen Brief im AMS-Stil

Der AMS-Stil verwendet größtenteils die gleichen Regeln und Richtlinien wie der Blockstil, einschließlich Umschließungen, sodass Sie die obigen Schritte unabhängig vom verwendeten Stil ausführen können. Es gibt jedoch zwei Hauptunterschiede im AMS-Stil, die Sie beachten müssen:

1. Lassen Sie keine Leerzeile zwischen der vollständigen Adresse des Absenders und dem Datum. Das Datum steht direkt unter der Adresse.
2. Der AMS-Stil verwendet immer eine Betreffzeile anstelle oder vor der Anrede. Die Betreffzeile sollte in Großbuchstaben geschrieben werden und den Inhalt des Schreibens in höchstens einer einzigen Zeile zusammenfassen, z. Lassen Sie wie bei Anreden vor und nach der Betreffzeile eine Leerzeile.

Formelles Briefbeispiel (AMS-Stil)

Kriminalinspektor G. Lestrade
35 Victoria-Damm
London, England SW1A 2JL, Vereinigtes Königreich

1. Juli 1888

IHRE ANWESENHEIT WIRD BEI SCOTLAND YARD ERFORDERLICH

Sehr geehrter Herr Holmes,

[. . .]

So schreiben Sie einen formlosen Brief

Getreu ihrem Namen sind informelle Briefe viel zwangloser als formelle Briefe. Das bedeutet, dass es nicht annähernd so viele Regeln und Richtlinien gibt, und es wird niemanden etwas ausmachen, wenn Sie an der richtigen Stelle kein Leerzeichen lassen.

Dennoch gibt es ein korrektes Format, mit dem die Leute vertraut sind, also befolgen Sie die folgenden Schritte als absolutes Minimum.

Schritt 1: Setzen Sie das Datum oben ein (optional)

Das Datum an den Anfang eines Briefes zu setzen, ist ein Brauch, der noch aus einer Zeit stammt, als das Briefschreiben das wichtigste Kommunikationsmittel war. Heutzutage ist das Einfügen des Datums keine Notwendigkeit mehr, aber manche Leute tun es immer noch aus Tradition. In informellen Briefen ist es völlig optional.

Schritt 2: Schreiben Sie die Anrede

Genau wie formelle Briefe beginnen informelle Briefe mit einer höflichen Begrüßung des Empfängers. Das Standardformat ist dasselbe: das Wort „Dear“ gefolgt vom Namen der Person, wie in „Dear Mr. Lestrade“, wobei der Titel groß geschrieben wird.

Informelle Briefe bieten jedoch mehr Freiheit, was Sie in Ihrer Begrüßung sagen, und es ist nicht ungewöhnlich, beiläufige Begrüßungen wie „Hallo [Name]“ oder „Hallo [Name]“ zu sehen.

Wie bei Begrüßungen in formellen Briefen beenden Sie Ihre Begrüßung normalerweise mit einem Komma und überspringen dann eine Zeile, bevor Sie mit dem Hauptteil des Briefs beginnen. Gelegentlich sehen Sie, dass Menschen die Anrede mit einem Ausrufezeichen beenden, abhängig von ihrer Beziehung zum Empfänger.

Schritt 3: Schreiben Sie den Text des Briefes

Im Hauptteil des Briefes schreiben Sie Ihre Nachricht, und informelle Briefe dienen oft dazu, Neuigkeiten mitzuteilen oder in Kontakt zu bleiben. Sie neigen dazu, einen Konversationston zu haben, was bedeutet, dass es Ihnen freisteht, Slang und jede Sprache, die Sie verwenden, wenn Sie persönlich sprechen, hinzuzufügen.

Während in informellen Briefen Nebensätze eher zulässig sind, kann das übermäßige Abweichen vom Thema den Leser dennoch stören. Versuchen Sie, so gut wie möglich konzentriert zu bleiben, ohne zurückhaltend zu klingen – informelle Briefe sollen schließlich persönlich sein.

Schritt 4: Schreiben Sie den kostenlosen Abschluss

Informelle Briefe verwenden auch ein kostenloses Schließen vor der Unterschrift und folgen dem gleichen Format wie formelle Briefe. Dazu gehört die Großschreibung von Sätzen (Großschreibung nur des ersten Buchstabens), das Hinzufügen eines Kommas am Ende und das Freilassen von genügend Platz zum Unterschreiben Ihres Namens, wenn Sie einen Papierbrief senden.

Sie müssen sich jedoch nicht an die herkömmlichen Sign-Offs wie „Mit freundlichen Grüßen“ halten. Wenn du einen persönlichen Brief schreibst, kannst du je nach Beziehung zum Empfänger etwas Sentimentaleres verwenden, wie „Liebe“, „Herzliche Grüße“ oder „Bis bald“.

Beispiel formloser Brief

2. Juli 1888

Was ist los, Lestrade!?

Es ist Sherlock! So geschürt, Ihren Brief zu erhalten. Natürlich komme ich so schnell wie möglich zu Scotland Yard, keine Sorge.

XOXO,
Sherlock „Bester Detektiv aller Zeiten“ Holmes

Was ist PS?

PS steht für Postskriptum . Es ist etwas, das Sie in letzter Minute hinzufügen, nachdem der Brief fertig ist, normalerweise entweder kleine Neuigkeiten oder etwas Kleines, das Sie vergessen haben, als Sie den Hauptteil des Briefes geschrieben haben. Normalerweise verwendet man in formellen Briefen keine Postscripts; Wenn Sie etwas hinzufügen müssen, müssen Sie das gesamte Dokument überarbeiten, um die neuen Informationen aufzunehmen.

Wenn Sie ein Postskriptum schreiben, schreiben Sie einfach die Buchstaben „PS“ und dann Ihre Nachricht. Es spielt keine Rolle, ob Sie Punkte verwenden oder nicht („PS“ und „PS“ sind beide akzeptabel), aber beide Buchstaben sollten immer groß geschrieben werden.

Wenn Sie mehr als ein Postskriptum haben, fügen Sie einfach ein weiteres P am Anfang jedes neuen PS hinzu. Ihr zweites Postskriptum sollte beispielsweise „PPS“ heißen. und Ihr drittes Postscript sollte „PPPS“ lauten.

PS. Rob hat die Stelle bei Great Company bekommen! Danke für all die Unterstützung während seiner Arbeitslosigkeit.

PPS. Ich muss meine Geburtstagsparty absagen, aber wir treffen uns trotzdem an diesem Abend auf einen Drink, falls du kommen möchtest.

Der Umschlag

In den Vereinigten Staaten beträgt das maximale Gewicht für einen erstklassigen Brief 3,5 Unzen. Wenn Ihr Brief mehr als drei Seiten umfasst oder Sie ihn auf schwerem Papier geschrieben haben, müssen Sie ihn wiegen, um sicherzustellen, dass er den Anforderungen entspricht. Die Größe und Form des Umschlags spielen ebenfalls eine Rolle. Es muss rechteckig und kleiner als ungefähr 6 x 11 Zoll sein, sonst laufen Sie Gefahr, dass es von der Post zurückgeschickt wird.

Einen Brief senden

Nachdem Sie festgestellt haben, dass der Umschlag die richtige Art ist, müssen Sie ihn jetzt nur noch verschicken. (Wenn es sich um einen persönlichen Brief handelt, können Sie ihn jederzeit selbst zustellen. In diesem Fall schreiben Sie einfach den Namen des beabsichtigten Empfängers auf die Außenseite des Umschlags. Ein Bonus der persönlichen Zustellung? Sie können jeden gewünschten Umschlag in Größe und Form verwenden!)

Schreiben Sie oben links Ihren Namen und Ihre Adresse oder bringen Sie ein Adressetikett an. Schreiben Sie in die Mitte des Umschlags sorgfältig den Namen und die Adresse des Empfängers. Internationale Briefe sollten neben dem Bundeslandkürzel und der Postleitzahl das Land sowohl für die Ziel- als auch für die Absenderadresse enthalten.

Die Portokosten variieren. Informieren Sie sich auf der Website des US Postal Service über die aktuellen Preise oder verwenden Sie eine Forever Stamp für Ziele in den USA. Das Porto kommt auf die obere rechte Ecke des Umschlags.

Überprüfen Sie noch einmal, ob auf der Außenseite des Umschlags alles korrekt ist. Wenn ja, falten Sie Ihren Brief und stecken Sie ihn ordentlich hinein. Versiegeln Sie es erst, wenn Sie sicher sind, dass Sie alle Seiten, die Sie versenden möchten, beigelegt haben.

Tipps zum Schreiben von Briefen

Du bist dir immer noch nicht sicher, wie man einen richtigen Brief schreibt? Beachten Sie diese Tipps zum Schreiben von Briefen, damit Sie selbstbewusst kommunizieren können.

Bieten Sie Höflichkeiten an

Während persönliche Briefe natürlich eher einen freundlichen Ton verwenden, können auch formelle Briefe von Höflichkeiten und höflicher Etikette profitieren. Ein einfacher Satz wie „Wie geht es dir?“ oder „Ich hoffe, es geht dir gut“ am Anfang eines Briefes können helfen, Absender und Empfänger zu verbinden, auch wenn es um rein geschäftliche Themen geht.

Ebenso können Sie sowohl in formellen als auch in informellen Briefen Ihr Mitgefühl, Ihr Bedauern, Ihre Unterstützung oder Ihre Dankbarkeit ausdrücken. Abgesehen von der bloßen Etikette stellen diese Höflichkeiten eine persönliche Verbindung her, die Ihre Briefe von denen trennt, die von Maschinen geschrieben wurden.

Schreiben Sie für Ihren Leser

Wie bei allem Schreiben, ändern Sie Ihre Sprache, um sie an Ihren spezifischen Leser anzupassen. Wenn Sie einem Geschäftspartner einen formellen Brief schreiben, seien Sie professionell und höflich. Wenn du einem alten Freund einen persönlichen Brief schreibst, kannst du gerne Witze reißen und Slang verwenden.

Manchmal verschwimmen die Grenzen – ein „formeller Brief“ an einen Arbeitsfreund ist vielleicht beiläufiger als ein „persönlicher Brief“ an einen entfernten Verwandten. Denken Sie beim Schreiben an den jeweiligen Leser, um den richtigen Ton zu treffen. Wenn Sie den Empfänger noch nie zuvor getroffen haben, halten Sie sich an eine höfliche Formalität.

Fügen Sie alle notwendigen Informationen hinzu

Wenn Sie viele Informationen zu übermitteln haben, erstellen Sie vorher eine kleine Liste, um sicherzustellen, dass Sie alles abdecken. Behandeln Sie dies wie einen Mini-Umriss, um sicherzustellen, dass nichts durch die Ritzen rutscht.

Dies ist besonders wichtig für Einladungen oder Briefe zur Planung von Veranstaltungen. Stellen Sie sicher, dass Sie die wesentlichen Fakten – insbesondere wo und wann – sowie andere wichtige Informationen, wie Wegbeschreibungen oder besondere Anforderungen, klar angeben.

Fazit

Fühlt es sich nicht gut an, einen sorgfältig vorbereiteten Brief zu verschicken? Sicherlich hat ein gut geschriebener Brief die besten Chancen, seinen Zweck zu erfüllen. Damit Ihr Brief wirklich glänzt, ist es entscheidend, dass er fehlerfrei ist und den richtigen Ton trifft. Die Schreibhilfe von Grammarly erkennt Dinge wie Rechtschreib- und Grammatikfehler, und Grammarly Premium enthält Formatierungsvorschläge und Anleitungen, die Ihnen helfen können, klare, leicht verständliche Briefe zu schreiben, die die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers auf sich ziehen. Durch die Verwendung von Grammarly können Sie Ihren Brief mit Zuversicht schreiben, wo immer Sie tippen!

Dieser Artikel wurde ursprünglich von Jennifer Calonia im Jahr 2020 geschrieben. Er wurde aktualisiert, um neue Informationen aufzunehmen.