So schreiben Sie eine Besprechungsagenda in 5 Schritten

Haben Sie schon einmal an einer Besprechung teilgenommen, an der Sie nicht teilnehmen mussten? Oder vielleicht haben Sie schon einmal erlebt, dass sich eine Besprechung verspätete, weil die Zeit schlecht verwaltet wurde. Sicherlich muss es eine Möglichkeit geben, außer Kontrolle geratene Treffen zu verhindern!

Es gibt. Man nennt es eine Besprechungsagenda. Eine Besprechungsagenda ist eine Gliederung, die vorschreibt, worum es bei einer Besprechung geht und welchen Zeitplan sie einhalten wird. Eine Meeting-Agenda soll dafür sorgen, dass Meetings themenbezogen, effizient und zielorientiert ablaufen.

Ganz gleich, ob Sie Teamleiter bei einem Startup, Organisator bei einer gemeinnützigen Organisation oder Führungskraft im Vorstand Ihres Unternehmens sind: Sie müssen wissen, wie Sie eine wirkungsvolle Besprechungsagenda verfassen. Wenn Sie sich jemals gefragt haben, wie Sie aus einem Meeting herauskommen , ist dies das Richtige für Sie. Lesen Sie weiter für unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verfassen einer Besprechungsagenda mit Beispielen.

Was ist eine Besprechungsagenda?

Eine Besprechungsagenda ist ein Überblick darüber, was während einer Besprechung passieren wird. Dazu können Themen, Ziele, ein Zeitplan, bestimmte Redner, unterstützende Dokumente und Diskussionspunkte gehören. Den Teilnehmern wird in der Regel vor der Besprechung eine Tagesordnung mitgeteilt, damit sie sich vorbereiten können.

Wenn Sie jemals darüber nachgedacht haben, dass Sie statt eines Meetings vielleicht auch asynchrone Kommunikation hätten nutzen können , möchten Sie wahrscheinlich Ihre Kenntnisse im Verfassen einer Tagesordnung auffrischen. Besprechungsagenden sind wichtige Hilfsmittel vor, während und nach einer Besprechung.

Eine Besprechungsagenda kann vor einer Besprechung verwendet werden, um Erwartungen festzulegen und sich vorzubereiten. Während eines Meetings schafft eine Tagesordnung Struktur, spart Zeit und behält den Fokus. Nach einer Sitzung kann eine Tagesordnung verwendet werden, um die Sitzung zusammenzufassen oder das Protokoll zu erstellen.

Hier sind einige Vorteile der Verwendung einer Besprechungsagenda:

• Es gibt dem Treffen einen klaren Zweck.
• Es hilft Ihnen, auf dem richtigen Weg zu bleiben.
• Es definiert Verantwortlichkeiten.
• Seine Struktur ermöglicht Ihnen ein effizientes Zeitmanagement.
• Es stellt sicher, dass wesentliche Themen abgedeckt werden.
• Durch die Erstellung einer solchen werden Erwartungen und Verantwortlichkeiten geklärt.
• Es reduziert die Zeitverschwendung.
• Durch die Vorabzusendung der Tagesordnung werden die Teilnehmer vorbereitet.

Einige Experten empfehlen, die Tagesordnung für jedes Meeting zu verwenden, während andere empfehlen, sie nur für formelle Meetings zu verwenden. Wenn Sie während eines Meetings Zeit sparen , auf dem Laufenden bleiben oder ein bestimmtes Ziel erreichen möchten , ist eine Agenda ein hervorragendes Werkzeug, um dies zu erreichen.

Was sollte in der Tagesordnung einer Besprechung enthalten sein?

In der Tagesordnung einer Sitzung sollte der Zweck der Sitzung klar dargelegt werden. Einige Sitzungspläne sind möglicherweise detaillierter als andere. Beispielsweise benötigen nicht alle Meetings Zeitkontingente für Themen oder unterstützende Dokumente. Je detaillierter jedoch eine Agenda ist, desto einfacher ist es, beim Thema zu bleiben.

Zu einer hervorragenden Tagungsagenda gehört Folgendes:

• Das Thema des Treffens
• Ziele erreichen
• Eine Themenliste
• Geschätzter Zeitaufwand für jedes Thema
• Belege
• Zeit für eine freie Diskussion
• Ein abschließender Überblick

5 Schritte zum Verfassen einer Besprechungsagenda

Eine effektive Tagesordnung berücksichtigt alle Teilnehmer, die Ziele, die Sie erreichen möchten, und die Zeit, die Sie für das Meeting eingeplant haben. Hier erfahren Sie, wie Sie in fünf Schritten eine Besprechungsagenda erstellen, um eine effektive und effiziente Besprechung durchzuführen.

1 Konzentrieren Sie sich auf ein Thema

Bevor Sie mit dem Verfassen Ihrer Besprechungsagenda beginnen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit und überlegen Sie, was Sie von der Besprechung erwarten. Was sind Ihre Ziele? Was ist das Thema dieses Treffens? Definieren Sie die Art des Meetings.

Ein Thema und die Festlegung der Art des Meetings helfen dabei, den Schwerpunkt des Meetings zu bestimmen, was den Teilnehmern eine bessere Vorbereitung ermöglicht. Ihre Ziele sollten beschreiben, was Sie während des Meetings erreichen möchten.

Hier sind einige gängige Besprechungstypen:

• Teambesprechung– eine Diskussion über den Status eines Projekts, die Lösung etwaiger Probleme und die Festlegung wichtiger Fristen.
• Vorstandssitzung– eine formelle Diskussion geschäftlicher Angelegenheiten.
• Vorstandssitzung– eine Sitzung zur Klärung des Bedarfs für Vorstandssitzungen.
• Projekt-Kickoff-Meeting– eine Präsentation neuer Projektziele, Ergebnisse und Zeitpläne.
• Brainstorming-Meeting– eine Zusammenarbeit an neuen Ideen.
• Feedback-Meeting– strukturierte Zeit für konstruktives Feedback.
• Agile-Meeting– ein fokussiertes Meeting für Sprint-Reviews, Projektübersichten und Feedback-Nachbesprechungen.
• Scrum-Meeting– Sprintplanung, Stand-ups, Produkt-Backlog-Verfeinerung oder Sprint-Reviews im Scrum-Format.
• Retrospektives Treffen– eine Feedback-Sitzung nach dem Projekt.
• Onboarding-Meeting– ein Gruppentreffen zur Orientierung neuer Mitarbeiter.
• Ausschusssitzung– eine Untergruppe innerhalb eines Unternehmens oder Teams, die sich mit einem bestimmten Projekt oder Problem befasst.

2 Legen Sie Themen fest

Wenden Sie sich an Ihre Teamkollegen, Vorstandskollegen, Ausschussmitglieder und alle wichtigen Stakeholder, um herauszufinden, ob es etwas gibt, das sie während des Meetings besprechen möchten. Wenn man jedem die Möglichkeit gibt, zu reden, stellt man sicher, dass niemand zu viel sagen muss , damit seine Stimme gehört wird. Nutzen Sie die Informationen, die Sie von Ihren Stakeholdern, der Zielsetzung und dem Meeting-Typ gesammelt haben, um eine Liste der Themen zu erstellen, die während Ihres Meetings besprochen werden müssen.

Stellen Sie sicher, dass die Themen sowohl zu der Art der Besprechung passen, die Sie abhalten möchten, als auch zu den Zielen, die Sie erreichen möchten. Überlegen Sie, wie viele Themen Sie in der für das Meeting vorgesehenen Zeit behandeln können. Packen Sie nicht zu viel ein!

3 Legen Sie Zeitlimits und Leiter für jedes Thema fest

Um auf dem Laufenden zu bleiben, ist es hilfreich, für jedes Thema, das Sie besprechen möchten, Zeitlimits festzulegen. Wenn der Besprechungsorganisator nicht vorhat, das Gespräch für jedes Thema zu leiten, sollte er für jedes Thema einen Leiter ernennen.

Der Leiter ist dafür verantwortlich, das Meeting für die Dauer seines Themas zu leiten, alle relevanten Dokumente oder Folien bereitzustellen und sicherzustellen, dass das Thema innerhalb der in der Tagesordnung festgelegten Fristen bleibt. Wenn Sie das Meeting leiten, ist es hilfreich, die Themenleiter daran zu erinnern, am Tag des Meetings die erforderlichen Dokumente mitzubringen.

4 Berücksichtigen Sie die erforderlichen Dokumente

Erstellen Sie eine Liste aller für die Besprechung erforderlichen Unterlagen. Dazu können Präsentationsfolien, Daten, Projektdetails, Testergebnisse, Wireframes, Prototypen, Anwesenheitslisten oder Protokolle früherer Besprechungen gehören .

Wenn jemand anderes in Ihrem Team diese Dokumente zur Besprechung mitbringen muss, teilen Sie ihm dies unbedingt mit und nehmen Sie diese Informationen in die Tagesordnung auf.

5 Nehmen Sie sich Zeit für Diskussion und Überblick

Lassen Sie am Ende der Tagesordnung Zeit für einen kurzen Überblick und eine Diskussion. Bei einem Zeitplan brauchen die Leute am Ende des Meetings manchmal Zeit, um Fragen zu stellen. Wenn Sie außerdem auf ein Ziel hinarbeiten, kann es nicht schaden, noch einmal durchzugehen, was Sie während des Meetings besprochen haben.

Wenn Sie ein wöchentliches Meeting veranstalten, benötigen Sie dafür möglicherweise nicht viel Zeit. Oftmals genügen fünf Minuten für die Besprechung am Ende eines Meetings. Handelt es sich jedoch um ein monatlich stattfindendes Meeting oder geht es um neue Informationen, sollten Sie stattdessen am Ende Ihres Meetings zehn bis zwanzig Minuten Zeit lassen.

Beispiel für eine Besprechungsagenda

Nachfolgend haben wir einen Überblick über eine typische Besprechungsagenda eingefügt.

Titel des Treffens:Datum:Ort und Zeit:Leitung des Treffens:Anwesende Mitglieder:Ziel des Treffens:

Statusbericht(10 Minuten)

Geben Sie jedem anwesenden Mitglied etwas Zeit, um mitzuteilen, wo es gerade steht.

Ziel(15 Minuten)

Gehen Sie Ihr Ziel für das Meeting durch, die Ergebnisse, die Sie erwarten, und was jeder tun muss, um diese zu erreichen.

Neue Themen(20 Minuten)

Teilen Sie alle neuen Informationen oder von Mitgliedern geleiteten Themen mit, die besprochen werden müssen.

Übersicht(5 Minuten)

Überprüfen Sie, was während des Meetings besprochen wurde, erstellen Sie eine Liste mit Aktionspunkten und lassen Sie Raum für alle Fragen, die noch nicht beantwortet wurden.

Häufig gestellte Fragen zur Tagesordnung der Sitzungen

Was ist eine Besprechungsagenda?

Eine Besprechungsagenda ist ein Überblick darüber, was während einer Besprechung passieren wird. Dazu gehört Folgendes:

• Themen
• Ziele
• Eine Zeitleiste
• Ausgewiesene Referenten
• Belege
• Gesprächsthemen

Was sollte in der Tagesordnung einer Besprechung enthalten sein?

Eine Sitzungsagenda sollte Folgendes enthalten:

• Das Thema des Treffens
• Ziele
• Eine Themenliste
• Geschätzter Zeitaufwand für jedes Thema
• Belege
• Zeit für eine freie Diskussion
• Ein abschließender Überblick

Wann sollten Sie eine Besprechungsagenda verwenden?

Sie sollten für alle Besprechungen – oder zumindest für formelle – eine Besprechungsagenda verwenden. Wenn Sie während einer Besprechung Zeit sparen, auf dem Laufenden bleiben oder ein bestimmtes Ziel erreichen möchten, ist eine Agenda ein hervorragendes Werkzeug, um dies zu erreichen.