So schreiben Sie eine Meeting-Agenda in 5 Schritten

Was ist eine Meeting-Agenda?

Eine Meeting-Agenda ist ein Überblick darüber, was während eines Meetings passieren wird. Dies kann Themen, Ziele, einen Zeitplan, ausgewiesene Redner, unterstützende Dokumente und Gesprächsthemen umfassen. Eine Meeting-Agenda wird normalerweise vor dem Meeting mit den Teilnehmern geteilt, damit sie sich vorbereiten können.

Wenn Sie jemals daran gedacht haben, dass Sie vielleicht asynchrone Kommunikation anstelle eines Meetings hätten verwenden können, möchten Sie wahrscheinlich das Schreiben einer Agenda auffrischen. Besprechungsagenden sind wichtige Werkzeuge vor, während und nach einer Besprechung.

Eine Meeting-Agenda kann vor einem Meeting verwendet werden, um Erwartungen festzulegen und sich vorzubereiten. Während eines Meetings schafft eine Agenda Struktur, spart Zeit und behält den Fokus. Nach einer Sitzung kann eine Tagesordnung verwendet werden, um die Sitzung zusammenzufassen oder das Protokoll zu erstellen.

Hier sind einige Vorteile der Verwendung einer Meeting-Agenda:

• Es gibt dem Meeting ein klares Ziel.
• Es hilft Ihnen, auf Kurs zu bleiben.
• Sie legt Verantwortlichkeiten fest.
• Seine Struktur ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit effizient zu verwalten.
• Es stellt sicher, dass wesentliche Themen behandelt werden.
• Die Erstellung eines solchen klärt die Erwartungen und Verantwortlichkeiten.
• Es reduziert Zeitverschwendung.
• Das Versenden der Agenda im Voraus bereitet die Teilnehmer vor.

Einige Experten schlagen vor, dass Meeting-Agenden für jedes Meeting verwendet werden sollten, während andere empfehlen, sie nur für formelle Meetings zu verwenden. Wenn Sie während eines Meetings Zeit sparen , auf Kurs bleiben oder ein bestimmtes Ziel erreichen möchten , ist eine Agenda ein großartiges Werkzeug, um dies zu erreichen.

Was sollte in einer Meeting-Agenda enthalten sein?

Eine Meeting-Agenda sollte den Zweck des Meetings deutlich machen. Einige Besprechungsagenden können detaillierter sein als andere. Beispielsweise benötigen nicht alle Meetings Zeitkontingente für Themen oder unterstützende Dokumente. Je detaillierter eine Agenda ist, desto einfacher ist es jedoch, beim Thema zu bleiben.

Eine ausgezeichnete Meeting-Agenda umfasst Folgendes:

• Das Thema des Treffens
• Ziele erreichen
• Eine Themenliste
• Geschätzte Zeitzuteilungen für jedes Thema
• Belege
• Zeit für freie Diskussion
• Ein letzter Überblick

5 Schritte zum Schreiben einer Meeting-Agenda

Eine effektive Tagesordnung berücksichtigt alle Teilnehmer, die Ziele, die Sie erreichen möchten, und die Zeit, die Sie für das Meeting vorgesehen haben. So schreiben Sie in fünf Schritten eine Meeting-Agenda für ein effektives und effizientes Meeting.

1 Konzentrieren Sie sich auf ein Thema

Bevor Sie mit dem Schreiben Ihrer Meeting-Agenda beginnen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu überlegen, was Sie von dem Meeting erwarten. Was sind deine Ziele? Was ist das Thema dieses Treffens? Definieren Sie die Art des Meetings.

Ein Thema zu haben und die Art des Meetings festzulegen, hilft dabei, den Fokus des Meetings zu bestimmen, was den Teilnehmern die Vorbereitung ermöglicht. Ihre Ziele sollten beschreiben, was Sie während des Meetings erreichen möchten.

Hier sind einige gängige Meeting-Typen:

• Teambesprechung – eine Diskussion über den Status eines Projekts, die Lösung von Problemen und die Planung wichtiger Fristen.
• Vorstandssitzung – eine formelle Besprechung von Geschäftsangelegenheiten.
• Vorstandssitzung – ein Treffen zur Klärung des Bedarfs an Vorstandssitzungen.
• Projekt-Kickoff-Meeting – eine Präsentation neuer Projektziele, Ergebnisse und Zeitpläne.
• Brainstorming-Meeting – eine Zusammenarbeit an neuen Ideen.
• Feedback-Meeting – strukturierte Zeit für konstruktives Feedback.
• Agiles Meeting – ein fokussiertes Meeting für Sprint-Reviews, Projektübersichten und Feedback-Nachbesprechungen.
• Scrum-Meeting – Sprint-Planung, Stand-Ups, Verfeinerung des Produkt-Backlogs oder Sprint-Reviews im Scrum-Format.
• Retrospektive Besprechung – eine Feedback-Sitzung nach dem Projekt.
• Onboarding -Meeting – ein Gruppenmeeting zur Orientierung für Neueinstellungen.
• Ausschusssitzung – eine Untergruppe innerhalb eines Unternehmens oder Teams, die sich mit einem bestimmten Projekt oder Problem befasst.

2 Entscheiden Sie sich für Themen

Wenden Sie sich an Ihre Teamkollegen, Vorstandskollegen, Ausschussmitglieder und alle wichtigen Stakeholder, um herauszufinden, ob sie während des Meetings etwas besprechen möchten. Indem Sie jedem die Möglichkeit geben, zu sprechen , wird sichergestellt, dass niemand zu viel sagen muss, damit seine Stimme gehört wird. Verwenden Sie die Informationen, die Sie von Ihren Stakeholdern, der Zielsetzung und dem Meeting-Typ gesammelt haben, um eine Liste mit Themen zu erstellen, die während Ihres Meetings besprochen werden müssen.

Stellen Sie sicher, dass die Themen sowohl für die Art des Meetings, das Sie haben möchten, als auch für die Ziele, die Sie erreichen möchten, thematisch sind. Überlegen Sie, wie viele Themen Sie in der für das Meeting vorgesehenen Zeit behandeln können. Nicht zu viel einpacken!

3 Legen Sie Zeitlimits und Leiter für jedes Thema fest

Um auf Kurs zu bleiben, hilft es, Zeitlimits für jedes Thema festzulegen, das Sie diskutieren möchten. Wenn der Meeting-Orchestrierer nicht plant, die Konversation für jedes Thema zu leiten, sollte er für jedes Thema einen Leiter ernennen.

Der Leiter ist dafür verantwortlich, das Meeting für die Dauer seines Themas zu leiten, alle relevanten Dokumente oder Folien bereitzustellen und sicherzustellen, dass das Thema innerhalb der in der Tagesordnung festgelegten Fristen bleibt. Wenn Sie das Meeting leiten, hilft es, die Themenleiter daran zu erinnern, ihre notwendigen Dokumente am Tag des Meetings mitzubringen.

4 Berücksichtigen Sie die erforderlichen Dokumente

Machen Sie eine Liste aller notwendigen Dokumente für das Meeting. Dazu können Präsentationsfolien, Daten, Projektdetails, Testergebnisse, Wireframes, Prototypen, Anwesenheitslisten oder Protokolle früherer Besprechungen gehören .

Wenn jemand anderes in Ihrem Team diese Dokumente zum Meeting mitbringen muss, teilen Sie ihm dies unbedingt mit und nehmen Sie diese Informationen in die Tagesordnung auf.

5 Lassen Sie Zeit für Diskussion und Überblick

Lassen Sie am Ende der Tagesordnung Zeit für einen kurzen Überblick und eine Diskussion. Bei einem Zeitplan brauchen die Leute am Ende des Meetings manchmal Zeit, um Fragen zu stellen. Wenn Sie auf ein Ziel hingearbeitet haben, schadet es außerdem nicht, das, was Sie während des Meetings behandelt haben, noch einmal durchzugehen.

Wenn Sie ein wöchentliches Meeting veranstalten, benötigen Sie dafür möglicherweise nicht viel Zeit. Oft reichen fünf Minuten für die Besprechung am Ende eines Meetings aus. Aber wenn es sich um ein Treffen handelt, das sich monatlich trifft, oder wenn es um neue Informationen geht, sollten Sie stattdessen zehn bis zwanzig Minuten am Ende Ihres Treffens einplanen.

Beispiel für eine Meeting-Agenda

Unten haben wir einen Überblick über eine typische Meeting-Agenda gegeben.

Titel des Treffens: Datum: Ort und Zeit: Leiter des Treffens: Anwesende Mitglieder: Ziel des Treffens:

Statusbericht (10 Minuten)

Geben Sie jedem anwesenden Mitglied einen Moment Zeit, um mitzuteilen, wo es sich gerade befindet.

Tor (15 Minuten)

Gehen Sie Ihr Ziel für das Meeting durch, die Ergebnisse, die Sie erwarten, und was jeder tun muss, um sie zu erreichen.

Neue Themen (20 Minuten)

Teilen Sie neue Informationen oder von Mitgliedern geführte Themen, die diskutiert werden müssen.

Übersicht (5 Minuten)

Überprüfen Sie, was während des Meetings besprochen wurde, erstellen Sie eine Liste mit Aktionspunkten und lassen Sie Raum für Fragen, die noch nicht angesprochen wurden.

Häufig gestellte Fragen zur Meeting-Agenda

Was ist eine Meeting-Agenda?

Eine Meeting-Agenda ist ein Überblick darüber, was während eines Meetings passieren wird. Dies beinhaltet Folgendes:

• Themen
• Ziele
• Eine Zeitleiste
• Ausgewiesene Referenten
• Belege
• Gesprächsthemen

Was sollte in einer Meeting-Agenda enthalten sein?

Eine Meeting-Agenda sollte Folgendes beinhalten:

• Das Thema des Treffens
• Ziele
• Eine Themenliste
• Geschätzte Zeitzuteilungen für jedes Thema
• Belege
• Zeit für freie Diskussion
• Ein letzter Überblick

Wann sollten Sie eine Besprechungsagenda verwenden?

Sie sollten für alle Meetings – oder zumindest formelle – eine Meeting-Agenda verwenden. Wenn Sie während eines Meetings Zeit sparen, auf Kurs bleiben oder ein bestimmtes Ziel erreichen möchten, ist eine Agenda ein großartiges Werkzeug, um dies zu erreichen.