So schreiben Sie ein Memo: Die 10 wichtigsten Schritte, die Sie befolgen müssen

Wenn Sie lernen, wie man ein Memo schreibt, können Sie effektiv mit den Menschen in Ihrem Unternehmen kommunizieren.

Ein Memorandum, ein Memo, ist ein kurzer Brief, der für die interne Kommunikation innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation verwendet wird. Beim Versenden einer Geschäftsnotiz richtet sich der Absender normalerweise an eine große Gruppe von Personen, z. B. eine ganze Abteilung. Dies ist unabhängig von einer E-Mail und richtet sich nur an einen oder eine Handvoll Empfänger.

Sie werden ein Memo aus mehreren Gründen verwenden, einschließlich, um eine Abteilung über eine neue Richtlinie innerhalb der Organisation zu informieren, Mitarbeiter über Richtlinienänderungen zu informieren oder das Unternehmen auf ein bevorstehendes Ereignis aufmerksam zu machen. Das Versenden eines Memos stellt sicher, dass jeder, der die Informationen benötigt, die gleichen Informationen erhält, wodurch weniger Verwirrung und Frustration innerhalb der Organisation entsteht.

Das Schreiben von Memos ist nicht schwierig, aber vielen Menschen wird in ihrer kaufmännischen Ausbildung nicht beigebracht, wie man ein Memo schreibt. Wenn Sie mit dem Schreiben dieser Art von Geschäftsdokumenten beauftragt sind, wird Ihnen dieser Leitfaden dabei helfen, dies gut zu tun.

Benötigte Materialien

• Schreibmaterial wie Stift und Papier
• Kopfpapier
• Umschläge
• Computer
• E-Mail-Zugriff

Schritt 1. Studieren Sie Memo-Vorlagen

Ziehe in Erwägung, Memo-Vorlagen zu studieren, damit du weißt, wie man sie effektiv schreibt. Erwägen Sie dann, eine Vorlage zu schreiben, die Sie in Ihrer Organisation verwenden können, um Ihr Memo effektiv zu schreiben. Erstellen Sie Vorlagen für die gängigen Arten von Memos, die Sie versenden, die Sie bei Bedarf abrufen und ausfüllen können.

Schritt 2. Schreiben Sie die Überschrift und die Betreffzeile

Die ersten vier Zeilen einer Memovorlage gelten als Überschrift und Betreffzeile. Dies ist einer der wichtigsten Teile eines Memos, da es zeigt, von wem das Memo stammt, für wen es bestimmt ist, wann es gesendet wurde und was das Hauptthema ist.

Überschrift und Betreffzeile sehen so aus:

Zu:

Aus:

Datum:

Thema:

Füllen Sie jede dieser Zeilen in der Memo-Überschrift mit genauen Informationen aus. Schreiben Sie dann oben auf der Seite vor diese Informationen „Memorandum“, damit der Empfänger weiß, um welche Art von Mitteilung es sich handelt. Der Betreff des Memos muss klar und prägnant sein und den Zweck des Schreibens ausdrücken.

Schritt 3. Geben Sie den Zweck des Memos an

Geben Sie im ersten Absatz den Zweck Ihres Memos an. Stellen Sie sich den einleitenden Absatz Ihres Memos als Thesenaussage in einer Forschungsarbeit vor. Es erklärt den Zweck eines Memos und gibt dem Leser einen Grund, weiterzulesen. Bei dieser Art der Geschäftskommunikation müssen Sie keine Anrede schreiben, da das Verfassen von Memos so prägnant und unkompliziert wie möglich sein soll.

Der erste Absatz des Memos sollte dem Leser sagen, warum Sie schreiben. Sie können sogar sagen: „Ich schreibe, um Sie zu informieren“ oder etwas Ähnliches. Dieser Absatz sollte aus ein bis drei Sätzen bestehen und die wichtigsten Punkte des Schreibens umreißen. Geben Sie in diesem ersten Absatz wichtige Informationen an, um sicherzustellen, dass jeder weiß, worum es in der Mitteilung geht

Schritt 4. Geben Sie Hintergrundinformationen

Im zweiten Absatz geben Sie die Hintergrundinformationen, den Kontext oder unterstützende Beweise für die Punkte in Absatz eins an. Wenn der Leser beispielsweise in Absatz eins zur Teilnahme an einer Firmenveranstaltung eingeladen wird, wird in Absatz zwei dem Leser mitgeteilt, warum seine Teilnahme wichtig ist oder die Veranstaltung für das Wachstum der Organisation unerlässlich ist.

Die Hintergrundinformationen sollten drei bis fünf Sätze lang sein. Es sollte jedoch keine Informationen wiederholen, die im Hauptteil des Memos enthalten sind, sondern einen Hintergrund geben, der anzeigt, warum der Rest des Memos wichtig ist.

Schritt 5. Skizzieren Sie die Methode der Nachverfolgung

Der Hauptteil des Emos sollte die wichtigsten Punkte prägnant erklären. Verwenden Sie vier bis zehn Zeilen oder drei bis fünf Sätze und verwenden Sie Aufzählungszeichen, wenn sie dazu beitragen, die Dinge prägnant zu halten. In diesen Hauptabsätzen sollten Sie einen Schlüsselpunkt pro Absatz haben. Verwenden Sie großzügig Leerzeichen. Wiederholen Sie sich nicht.

Schritt 6. Fassen Sie Ihre Punkte zusammen

Der letzte Absatz sollte dem Leser sagen, wie er Ihrer E-Mail nachgehen kann. Sie könnten sie beispielsweise bitten, auf die Einladung zu antworten oder Ihnen direkt eine E-Mail mit Fragen zu senden. Wenn keine direkte Nachverfolgung erforderlich ist, sagen Sie „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit“ oder etwas Ähnliches. Sie können die wichtigsten Punkte auch in diesem Absatz zusammenfassen.

Wenn Ihre gewünschte Aktion aus mehr als zwei bis drei Sätzen besteht, verwenden Sie Aufzählungszeichen oder eine nummerierte Liste, um anzugeben, was die Leute tun sollen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Leser sehen können, was sie nach dem Lesen des Memos tun sollen, selbst wenn sie es scannen und nicht mit Absicht lesen. Sie werden den Brief nicht wie bei einer E-Mail am Ende des Memos unterschreiben, da der Name des Absenders im „Von“-Teil der Überschrift aufgeführt ist.

Schritt 7. Fügen Sie einen Call-to-Action hinzu

Alle Memos müssen einen Aktionsplan oder einen Aufruf zum Handeln enthalten. Ihre Leser müssen wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie dieser Erwartung folgen können. Sie können gegebenenfalls E-Mail-Adressen und Telefonnummern in den CTA aufnehmen. Die beabsichtigte Aktion muss im ersten und letzten Absatz stehen und kann auch im Hauptteil erscheinen.

Schritt 8. Verwenden Sie einen direkten und klaren Schreibstil

Der Schreibstil eines Memos ist informativ und direkt. Ziel ist es, die gewünschten Informationen weiterzugeben und eine gewünschte Aktion anzufordern. Schreiben Sie in der ersten und zweiten Person und verwenden Sie gegebenenfalls Imperativsätze.

Schritt 9. Fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu

Manchmal erfordert ein Memo Anhänge, um die im Brief enthaltenen Informationen zu beweisen. Bringen Sie diese so an, dass der Leser sie leicht erreichen kann. Diese Methode hängt von den Tools Ihrer Organisation ab, aber stellen Sie sicher, dass sie zugänglich sind. Ein Memo ist nicht der richtige Ort, um eine große Anzahl von Anhängen zu versenden. Senden Sie stattdessen nur Anhänge, die für das Memo notwendig sind. Vermeiden Sie lange Sätze.

Schritt 10. Überprüfen und bearbeiten Sie das Memo vor dem Senden

Da Sie ein Memo an viele Personen in Ihrer Organisation senden werden, lesen Sie es immer sorgfältig durch, bevor Sie es versenden. Sie möchten kein Memo mit einem eklatanten Tippfehler oder einer schlecht kommunizierten Absicht senden, da dies Ihnen nicht dabei helfen wird, als kompetenter Fachmann aufzutreten. Lesen Sie Ihr Memo auch auf Genauigkeit Korrektur. Stellen Sie sicher, dass Kontaktinformationen, Daten und Zeiten korrekt sind. Diese Genauigkeit hilft Ihnen, Missverständnisse zu vermeiden.

Bei der Bearbeitung für die Grammatik empfehlen wir außerdem, sich die Zeit zu nehmen, die Lesbarkeitsbewertung eines Textes zu verbessern, bevor Sie ihn veröffentlichen oder einreichen.