So schreiben Sie eine professionelle E-Mail: Schritt für Schritt

Erfahren Sie, wie Sie in 10 einfachen Schritten eine professionelle E-Mail für jede geschäftliche Kommunikation schreiben, von der Betreffzeile und der Anrede bis zum Drücken der Schaltfläche „Senden“.

E-Mail ist wohl das primäre Format für die heutige Geschäftskommunikation. Das bedeutet, dass eine gute E-Mail-Etikette und das Wissen, wie man effektive E-Mail-Nachrichten erstellt, eine unglaublich wichtige Fähigkeit sind.

Hier sind 10 supereinfache Schritte, mit denen Sie jedes Mal hervorragende E-Mail-Nachrichten erstellen können.

10 einfache Schritte zur perfekten professionellen E-Mail

Schritt 1. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage

Wenn das Schreiben von E-Mails nicht Ihre Stärke ist, können Sie eine E-Mail-Vorlage auswählen, die Sie von Anfang bis Ende durch den Prozess des Schreibens einer guten E-Mail führt. Es sind viele verschiedene E-Mail-Vorlagen online verfügbar, oder Sie können eine Vorlage von Ihrem E-Mail-Host verwenden. Microsoft Outlook verfügt beispielsweise über mehrere E-Mail-Vorlagen, die Ihnen beim Schreiben einer großartigen Nachricht helfen können. So wie viele der besten Apps zum Schreiben von E-Mails.

Schritt 2. Schreiben Sie Ihre Betreffzeile

Die effektivsten E-Mails haben eine ansprechende Betreffzeile. Stellen Sie sicher, dass Ihre Betreffzeile nicht nur erklärt, wofür die E-Mail bestimmt ist, sondern auch interessant und anklickbar ist. Wenn Sie die Betreffzeile leer oder vage lassen, laufen Sie Gefahr, dass Ihre Nachricht im Spam-Ordner des Empfängers landet oder übersehen wird.

Schritt 3. Wählen Sie eine Anrede

Entscheiden Sie, wie Sie den E-Mail-Empfänger begrüßen. Werden Sie den Namen der Person oder etwas Allgemeines wie „Sehr geehrter Herr“, „Sehr geehrter Herr“ oder „To Whom It May Concern“ verwenden? Normalerweise ist der Name des Empfängers, um ihn direkt anzusprechen, eine effektivere E-Mail als eine allgemeine Anrede. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, erwägen Sie, bei der Geschäftsstelle anzurufen und zu fragen, an wen Sie Ihre E-Mail-Kommunikation adressieren sollen.

Schritt 4. Geben Sie den Zweck Ihrer E-Mail an

Die Einleitung Ihrer E-Mail sollte ihren Zweck klar angeben. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen im Voraus verfügbar sind und in einer Scan-and-Skim-freundlichen Weise angeordnet sind. Dadurch wird sichergestellt, dass der Empfänger die Informationen leichter lesen und aufnehmen kann. Wenn der E-Mail-Empfänger dazu neigt, E-Mails zu schnell durchzugehen, um sie vollständig zu lesen, kann es hilfreich sein, Ihren Zweck im Voraus zu nennen.

Schritt 5. Schreiben Sie den Text Ihrer E-Mail

Einer der herausforderndsten Schritte dieses Prozesses ist das Schreiben des Texts Ihrer E-Mail. Sei präzise; Vermeiden Sie es, zu ausführlich zu werden oder zu sehr ins Detail über „xyz“ zu gehen. Fügen Sie Aufzählungszeichen ein, um wichtige Informationen hervorzuheben, und vermeiden Sie die Verwendung von Kursivschrift, die das Lesen des Textes erschweren könnte.

Schritt 6. Sagen Sie, wann Sie nachfassen werden

Beenden Sie Ihre E-Mail nicht, ohne anzugeben, wann Sie nachfassen möchten, wenn Sie keine Antwort vom Empfänger erhalten. Geben Sie ihnen genügend Zeit, um zu antworten, insbesondere wenn Sie um Unterlagen jeglicher Art bitten. Das heißt, es ist wichtig, dass Sie sicherstellen, dass der Empfänger weiß, dass Sie sich tatsächlich zurückmelden werden und in welchem ​​allgemeinen Zeitrahmen Sie dies tun werden.

Schritt 7. Wählen Sie eine Abmeldung und eine E-Mail-Signatur

Als Nächstes müssen Sie auswählen, wie Sie sich abmelden und Ihre E-Mail-Signatur hinzufügen. Zu den gängigen professionellen Abmeldeoptionen gehören:

• Aufrichtig,
• Vielen Dank,
• Mit freundlichen Grüßen,
• Respektvoll,
• Mit freundlichen Grüßen,

Ihr vollständiger Name sollte unter Ihrer Abmeldung gedruckt werden, aber Sie sollten nach Möglichkeit auch eine E-Mail-Signatur hinzufügen. Dies kann eine digitale Signatur sein, die von einer speziell für diesen Zweck erstellten App erstellt wurde, oder ein Bild Ihrer tatsächlichen Signatur. Obwohl es nicht obligatorisch ist, kann das Hinzufügen einer persönlichen Signatur am Ende Ihrer E-Mail-Kommunikation dazu beitragen, sie persönlicher und professioneller zu gestalten.

Schritt 8. Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen in Ihre Signatur ein

Achten Sie darauf, Ihre Kontaktinformationen in Ihre E-Mail-Signatur aufzunehmen, damit die Person, der Sie eine E-Mail senden, auf mehr als eine Weise mit Ihnen in Kontakt treten kann. Geben Sie Ihre Telefonnummer, Ihre Social-Media- oder LinkedIn-Informationen, Ihren vollständigen Namen und alle anderen zusätzlichen Informationen an, die relevant oder zutreffend sein können.

Schritt 9. Überprüfen Sie Ihre E-Mail auf Tippfehler

Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail auf Fehler oder Tippfehler zu überprüfen, bevor Sie sie an den Empfänger senden. Sie können eine schön formatierte professionelle E-Mail haben, die den Leser sofort abschreckt, wenn es einfache, behebbare Fehler gibt. Grammarly bietet ein Plug-in für E-Mail, mit dem Sie Fehler leicht erkennen und beseitigen können.

Erfahren Sie, wie Sie Grammarly zu E-Mails hinzufügen.

Schritt 10. Drücken Sie die Senden-Taste

Der wohl nervenaufreibendste Teil beim Schreiben von E-Mails ist das Drücken der Senden-Schaltfläche, insbesondere wenn Sie Google Mail verwenden und es verzögert wird. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre E-Mail vor dem Versenden mehrmals Korrektur gelesen haben. Wenn es sich um eine wichtige E-Mail handelt, senden Sie sie an sich selbst, lesen Sie sie erneut Korrektur und senden Sie sie an den vorgesehenen Empfänger.

Beispiel für eine professionelle E-Mail

Hier ist ein Beispiel für eine professionell geschriebene E-Mail eines Dienstleisters an einen Kunden:

Betreffzeile: Bitte rufen Sie an bezüglich: Fortschrittsberichte des letzten Monats

Hallo Michael,

Die Fortschrittsberichte Ihres Projekts für den letzten Monat können überprüft werden. Ich möchte sicherstellen, dass Sie die Möglichkeit haben, sie im Detail zu überprüfen; sie sind hier für Ihre Bequemlichkeit beigefügt. Bitte rufen Sie mich an, um eine Konferenz zu vereinbaren, um Ihre Berichte durchzugehen, wo ich auf die wichtigsten Kennzahlen hinweisen und alle Ihre Fragen beantworten kann.

Wenn ich bis Ende der Woche nichts von Ihnen gehört habe, rufe ich Sie unter der Handynummer an, die ich für Sie habe: 555-239-5512.

Vielen Dank für Ihre Zeit,

Jessica Wilson

Projektmanager bei Content Marketing 4 U

555 East Broadway St.

Orlando, FL 65987

555-377-6671

[email protected]

Die Betreffzeile lässt den Leser sofort wissen, dass es um die Fortschrittsberichte des letzten Monats geht und der Absender darüber gerne angerufen werden möchte. Am Anfang der E-Mail wird der Zweck angegeben und dass die Berichte zur Überprüfung angehängt sind. Es wird eine Telefonkonferenz angefordert, und die Absenderin gibt an, wann sie mit dem Empfänger in Kontakt treten wird und wie.

Dies legt die Erwartungen und Grenzen für die Kommunikation über die Fortschrittsberichte fest und lässt den Empfänger wissen, dass der Dienstleister die Bedeutung der vorliegenden Angelegenheit versteht. Am Ende der E-Mail gibt der Absender alle seine formellen Kontaktinformationen an, damit der Empfänger ihn auf die bequemste Weise erreichen kann.

Das letzte Wort zum Schreiben einer professionellen E-Mail

Die Geschäftskommunikation ist digitaler als je zuvor, und dies wird voraussichtlich exponentiell zunehmen. Zu lernen, wie man eine professionelle E-Mail schreibt, die auf prägnante und unkomplizierte Weise effektiv kommuniziert, sollte jeder in der heutigen Belegschaft lernen.

FAQ zum Schreiben professioneller E-Mail-Nachrichten