So schreiben Sie eine professionelle E-Mail – 5 einfache Schritte und 5 Best Practices

Herauszufinden, wie man eine professionelle E-Mail schreibt, kann schwierig sein. Mach dir keine Sorge. Du bist nicht allein.

Auch wenn die meisten von uns bei der Arbeit täglich E-Mails schreiben müssen, ist das nicht so einfach, wie es sich anhört. Selbst wenn Sie jeden Tag geschäftliche E-Mails verfassen, kann es sich anfühlen, als wären Sie nie fertig damit, effektiv auf Englisch zu kommunizieren. Wie kann ich meinen Standpunkt klar vermitteln? Wie wirkt man höflich und dennoch freundlich? Wie soll ich die E-Mail starten?

Wenn Sie eine neue E-Mail öffnen, wissen Sie normalerweise genau, was Sie sagen möchten … aber wenn Sie einen blinkenden Cursor sehen, können Wörter in Ihrem Kopf stecken bleiben. Sie können sogar anfangen, Ihr Denken zu hinterfragen oder an Ihren Schreibfähigkeiten zu zweifeln. Während Schreibblockaden real sind, macht Übung den Meister, wenn es darum geht, zu lernen, wie man professionelle E-Mails versendet. ‍

Mit diesen fünf Schritten und Best Practices können Sie E-Mails verfassen, die Ihnen dabei helfen, sich in jeder Situation am Arbeitsplatz von Ihrer besten Seite zu zeigen.

5 einfache Schritte zum Schreiben professioneller E-Mails

Egal, ob Sie eine kalte E-Mail für einen Job senden, zwei Personen einander vorstellen oder einem Verkaufskontakt nachgehen, diese einfachen Schritte führen Sie durch die Erstellung einer effektiven E-Mail, die Ihren Zielen entspricht.

1. Mit der richtigen Begrüßung ein guter Start
2. Danken
3. Erkläre deinen Zweck
4. Hinterlassen Sie mit Ihrem Abschluss einen guten Eindruck
5. Professionell abmelden
   

1. Ein guter Start mit der richtigen Anrede

Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail schreiben, ist es wichtig, den bestmöglichen ersten Eindruck mit einer professionellen Anrede zu hinterlassen, die auch als Begrüßung bezeichnet wird, was ein schickeres Wort für "Hallo" ist.

Wenn Sie den Leser nicht gut kennen, öffnen Sie Ihre E-Mail immer mit einer formellen E-Mail-Begrüßung.

• Sehr geehrter <Vorname>,
  

Wenn Sie eine neue Beziehung beginnen möchten, sollten Sie ihren Nachnamen verwenden.

• Sehr geehrte Frau/Frau/Herr <Nachname>,
  

Wenn Ihre Arbeitsbeziehung mit der Person lockerer ist, ist es in Ordnung, eine freundlichere Anrede zu verwenden.

• Hallo <Vorname>,
  

Es ist immer eine gute Idee, so viel wie möglich über die Person zu erfahren, an die Sie sich wenden werden. Wenn Sie den Namen der Person, der Sie schreiben, nicht kennen, ist es normalerweise eine sichere Sache, „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „To Whom It May Concern:“ zu verwenden. Beachten Sie unbedingt die unregelmäßige Großschreibung und Zeichensetzung in der letzteren Option und beachten Sie, dass die erste Option manchmal zu formell ist – und als veraltet, spießig oder politisch inkorrekt angesehen werden kann.

2. Danke sagen

Beginnen Sie damit, dem Empfänger zu danken, egal ob Sie sich zum ersten Mal an jemanden wenden, jemandem antworten, der sich an Ihre Organisation wendet, oder von jemandem eine Antwort hören.

Wenn Sie den ersten Kontakt herstellen, sollten Sie der Person dafür danken, dass sie sich die Zeit genommen hat, Ihre E-Mail zu lesen, gefolgt von ihrem Namen.

• Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, meine E-Mail zu lesen, <Vorname>.
  

Wenn sich jemand außerhalb Ihrer Organisation mit einer Anfrage an Sie wendet, können Sie sagen

• Vielen Dank, dass Sie <Firmenname> kontaktiert haben.
  

Wenn jemand auf eine Ihrer E-Mails antwortet, sagen Sie unbedingt:

• Danke für ihre schnelle Antwort.
  

Dankbarkeit auszudrücken macht den Leser empfänglicher für das, was Sie als Nächstes schreiben, hilft Ihnen, respektvoll zu wirken, und ist Teil einer guten E-Mail-Etikette.

3. Erklären Sie Ihren Zweck

Wenn Sie die Kommunikation initiieren, nachdem Sie dem Empfänger dafür gedankt haben, dass er sich die Zeit genommen hat, Ihre E-Mail zu lesen, beginnen Sie mit der Angabe Ihres Zwecks.

• Ich schreibe, um nach [Produktangebot X] zu fragen.
• Ich schreibe bezüglich [Stellenausschreibung Y].
  

Wenn Sie eine Anfrage für das Unternehmen erhalten haben, beantworten Sie seine Frage oder verbinden Sie den Kunden mit dem richtigen Kollegen, um ihm eine Antwort zu geben.

• Zur Beantwortung Ihrer Frage hier [Angeforderte Informationen].
• Ich verbinde Sie mit meinem Kollegen <Name> (CC), der Ihre Anfrage zu [Thema Z] beantworten kann.
  

Machen Sie Ihren Zweck am Anfang des ersten Absatzes deutlich und fahren Sie dann mit dem Haupttext der E-Mail fort. Sie sollten jedoch bedenken, dass der Leser genau wie Sie ein vielbeschäftigter Fachmann ist. Bringen Sie Ihren Standpunkt schnell rüber, indem Sie Ihre Sätze prägnant halten.

4. Hinterlassen Sie einen guten Eindruck

Bevor Sie Ihre E-Mail versenden, ist es eine gute Idee, sich noch einmal bei Ihrem Leser zu bedanken und höfliche Schlussbemerkungen hinzuzufügen.

Beginnen Sie mit etwas in der Art von:

• Vielen Dank für Ihre Geduld und Kooperation, <Vorname>.
• Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit, <Vorname>.
  

Beenden Sie danach Ihren abschließenden Absatz weiterhin höflich.

• Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
• Ich freue mich von Ihnen zu hören.

5. Professionell abmelden

Der letzte Schritt besteht darin, einen professionellen E-Mail-Abschluss mit Ihrem Namen beizufügen. Traditionell wird dies als „Abschiedsgruß“ bezeichnet, aber dieses Wort ist etwas veraltet, ähnlich wie Anrede. Gemäß der richtigen E-Mail-Etikette sollte die Formalität Ihrer Abmeldung mit der Begrüßung übereinstimmen.

Wenn Sie mit dem E-Mail-Formular begonnen haben, sind gute Optionen für die Abmeldung:

• Aufrichtig,
• Mit freundlichen Grüßen,
• Besten Wünsche,
  

Wenn Ihre Begrüßung beiläufiger war, ziehen Sie in Betracht, mit Folgendem zu schließen:

• Am besten,
• Wie immer,
• Danke,

Vergessen Sie nicht das Komma nach dem Schließen, geschweige denn fügen Sie Ihren Namen in der nächsten Zeile danach hinzu.

Es ist üblich, eine E-Mail-Signatur mit Ihrem vollständigen Namen, Titel, Unternehmen und relevanten Kontaktdaten in geschäftliche E-Mails aufzunehmen, um sich zu identifizieren und außerhalb des Posteingangs zu kommunizieren.

So schreiben Sie professionelle E-Mails – die Best Practices

In diesem Abschnitt behandeln wir die wichtigsten Best Practices für das Schreiben professioneller E-Mails. Obwohl der Inhalt jeder E-Mail anders ist, gibt es allgemeine Prinzipien, die für alle gelten. Sie können diese Richtlinien als abschließende Checkliste verwenden, um sicherzustellen, dass Sie sich selbst jede Chance geben, mit Ihrer Botschaft erfolgreich zu sein.

Hier sind die 5 Best Practices für das Schreiben professioneller E-Mails:

1. Verstehen Sie Ihren Empfänger
2. Achte auf deinen Ton
3. Halten Sie es kurz und bündig
4. Format für Klarheit
5. Vor dem Absenden Korrektur lesen

1. Verstehen Sie Ihren Empfänger

An wen schreibst du? Das mag albern klingen, da es offensichtlich ist, dass Sie keine überzeugende E-Mail schreiben können, ohne die E-Mail-Adresse einer Person zu haben, an die Sie sie senden können.

Aber selbst wenn Sie im B2B-Bereich arbeiten, sollten Sie daran denken, dass Sie an eine Person schreiben, nicht an ein Unternehmen.

Keiner von uns ist unser Job, und das Beste an Menschen ist, dass wir Menschen sind. Denken Sie also daran, dass Sie an einen Menschen schreiben. Halten Sie es leicht, freundlich und gesprächig. Sei immer erhebend und hilfreich in deinen Antworten. Schreiben Sie die Art der E-Mail, die Sie erhalten möchten.

2. Achte auf deinen Ton

Wem Sie schreiben, bestimmt den Ton Ihrer E-Mail und diktiert oft auch Ihre Begrüßungen und Schlussworte. Vielleicht wenden Sie sich an einen Personalvermittler, nachdem Sie einen LinkedIn-Lebenslauf gesendet haben, oder vielleicht möchten Sie einen positiven ersten Kontakt herstellen, um die Pflege eines Leads zu erleichtern, damit Sie einen Verkauf abschließen können. Diese Situationen erfordern oft unterschiedliche Töne: Eine E-Mail, die auf eine Bewerbung folgt, sollte formeller sein als eine, die darauf abzielt, einen Kunden zu gewinnen. ‍

3. Halten Sie es kurz und bündig

Es ist am besten, eine professionelle E-Mail kurz und bündig zu halten. Kommunizieren Sie klar und prägnant, was Sie zu sagen versuchen, damit Ihr Empfänger versteht, dass Sie seine Zeit respektieren. Ein bis drei kurze Absätze mit jeweils drei bis fünf Sätzen sind mehr als genug. Dennoch ist es wichtig, sich nicht zu kurz zu fassen – eine professionelle E-Mail sollte mindestens drei Sätze lang sein.

4. Format für Klarheit

Um Ihre E-Mail leicht lesbar zu machen, trennen Sie verschiedene Komponenten mit Absatzumbrüchen. Erwägen Sie die Verwendung von Aufzählungszeichen oder nummerierten Listen, um Ihrer Nachricht mehr Struktur zu verleihen. Wenn Sie das Wichtigste hervorheben möchten, verwenden Sie Fettdruck, anstatt die Farbe der Schrift zu ändern. Verwenden Sie jedoch nicht mehr als ein Wort oder einen Satz in Ihrer E-Mail fett. Bleiben Sie bei der Wahl der Schriftart bei den Klassikern und verwenden Sie die Standardschriftgröße.

5. Vor dem Absenden Korrektur lesen

Zu guter Letzt sollten Sie sorgfältig überprüfen, was Sie geschrieben haben, um sicherzustellen, dass es sich klar und präzise liest. Missverständnisse in professionellen E-Mails können viele teure Fehler verursachen, und Rechtschreib- und Grammatikfehler schaden unweigerlich der Wahrnehmung anderer von Ihnen. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre E-Mail perfekt ist, stellen Sie dennoch sicher, dass der Name des Empfängers korrekt ist.

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