So schreiben Sie ein Referenzschreiben, das glänzt: 16 einfache Schritte

Zu lernen, wie man ein Referenzschreiben schreibt, ist für Manager und Lehrer unerlässlich. Darüber hinaus werden diese häufig von Führungskräften verlangt, und dieser Leitfaden wird dabei helfen.

Ein Empfehlungsschreiben ist ein wesentlicher Bestandteil des Einstellungsprozesses, wenn jemand nach einer neuen Stelle sucht. Es kommt normalerweise von einem Kollegen, ehemaligen Arbeitgeber, Manager oder sogar einem Professor an der Hochschule. Es sagt dem Empfänger, dass die Person, die sich um die Stelle bewirbt, ein guter Kandidat wäre und warum sie ein guter Kandidat wäre.

Ein aussagekräftiges Empfehlungsschreiben kann den Lebenslauf und die Bewerbung eines Bewerbers attraktiver machen. Darüber hinaus kann dies manchmal der Schlüsselfaktor sein, der einen Personalchef dazu veranlasst, die Informationen eines Bewerbers in seine engere Auswahlliste potenzieller Kandidaten aufzunehmen. Wenn dich also jemand bittet, ein Empfehlungsschreiben zu schreiben, musst du alles geben. Das bedeutet, dass sie sich mitten in der Jobsuche befinden und Ihre Empfehlung einen großen Unterschied zu ihrem Erfolg machen könnte. Daher müssen Sie lernen, wie Sie ein Referenzschreiben schreiben, das einen potenziellen Arbeitgeber beeindrucken wird, und dieser Leitfaden wird Ihnen dabei helfen.

Benötigte Materialien

• Papier
• Kugelschreiber oder Bleistift
• Computer
• Kontaktdaten des Empfängers

Schritt 1: Wissen, was enthalten sein soll

Unabhängig davon, welches Referenzschreiben Sie schreiben; es enthält einige ähnliche Informationen. Alle Referenzschreiben müssen diese Leckerbissen enthalten:

• Wie Sie den Kandidaten kennen
• Wie lange Sie den Kandidaten kennen
• Die positiven Eigenschaften der Person und wie sie auf die Gelegenheit zutreffen
• Eine direkte Empfehlungserklärung
• Eine Einladung, weitere Informationen direkt von Ihnen anzufordern
• Kontaktinformationen für Sie und den Empfänger

Schritt 2: Wählen Sie Ihren Typ

Es gibt verschiedene Arten von Referenzschreiben. Bevor Sie Ihre schreiben, müssen Sie wissen, welchen Typ Sie schreiben. Die Antwort hängt von Ihrer Beziehung zu der Person ab. Hier sind die gängigen Typen:

• Professionelles Referenzschreiben: Sie werden dieses Schreiben schreiben, wenn Sie ein Kollege, Lehrer, Vorgesetzter oder Kunde sind, der den Arbeitsstil und die Arbeitsmoral der Person gut kennt.
• Charakter-Referenzschreiben: Wenn Sie ein Familienmitglied, Freund, Mentor oder Bekannter mit persönlicher Kenntnis der Charaktereigenschaften des Kandidaten sind, schreiben Sie dieses Schreiben. Es wird manchmal auch als persönliches Referenzschreiben bezeichnet.
• Akademisches Referenzschreiben: Dieses Schreiben stammt von einem Berater oder Lehrer und erläutert die akademischen Leistungen und den Bildungshintergrund des Kandidaten. Diese Art von Referenzschreiben ist besonders üblich, wenn jemand eine Graduiertenschule besucht hat.

Wenn Sie die Art des Referenzschreibens identifizieren, können Sie es effektiv schreiben, indem Sie Merkmale verwenden, die auf die Person zutreffen, über die Sie schreiben.

Schritt 3: Sammeln Sie Informationen

Sie benötigen einige Informationen über den Empfänger des Briefes, bevor Sie ihn schreiben können. Sie werden diese Informationen sammeln wollen, wie den Firmennamen, die Adresse und den Namen des Empfängers. Während Sie den Brief „an wen es betreffen könnte“ öffnen können, hat Ihr Brief mehr Wirkung, wenn die Anrede den Namen enthält.

Wenn jemand gerade dabei ist, eine Bewerbung auszufüllen und sich offiziell um eine Stelle zu bewerben, kann er diese Informationen wahrscheinlich erhalten. Bitten Sie den Bewerber um diese Informationen. Da sie um einen Gefallen bitten, das Empfehlungsschreiben zu erhalten, sollten sie gerne die Informationen liefern. Wenn nicht, überprüfen Sie LinkedIn, das diese Kontaktinformationen häufig auflistet.

Schritt 4: Denken Sie über Ihre Empfehlung nach

Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, überlegen Sie, warum Sie den Kandidaten weiterempfehlen würden. Ein gutes Empfehlungsschreiben enthält spezifische Gründe, warum die Person eine ausgezeichnete Wahl für die Einstellung wäre. Einige Dinge, die zu berücksichtigen sind, sind:

• Gute Kommunikationsfähigkeiten
• Persönliche Eigenschaften wie Ausdauer oder Freundlichkeit
• Arbeitsmoral
• Berufserfahrung
• Spezifische Vorteile, die sie Ihrem Unternehmen gebracht haben

Machen Sie sich einige Notizen, die Sie verwenden können, während Sie den Brief schreiben, da dies Ihnen helfen wird, Schreibblockaden zu vermeiden.

Schritt 5: Listen Sie die Kontaktinformationen auf

Am Anfang Ihres Schreibens werden Sie Ihre Kontaktinformationen auflisten, einschließlich Ihres Namens und Ihrer Adresse. Diese wird am linken Rand ausgerichtet. Darunter schreiben Sie das heutige Datum. Überspringen Sie eine Zeile zwischen der Adresse und dem Datum. Jetzt müssen Sie eine weitere Zeile überspringen und die Kontaktinformationen für den Empfänger eingeben. Sie benötigen den Namen des einstellenden Managers oder Personalvermittlers, seine Berufsbezeichnung, den Firmennamen und die Adresse des Unternehmens.

Schritt 6: Schreiben Sie die Anrede

Die Anrede lautet in der Regel „Sehr geehrter Herr/Frau. Nachname:“ mit einem Doppelpunkt statt einem Komma nach der Begrüßung. Manchmal werden Sie diese Informationen jedoch nicht haben. Zum Beispiel könnten Sie „Sehr geehrter Einstellungsmanager“ schreiben, wenn Sie möchten, oder „Sehr geehrter Zulassungsausschuss“ für einen Brief, der für ein akademisches Umfeld bestimmt ist. Manchmal werden Sie gebeten, ein allgemeines Empfehlungsschreiben zu verfassen, das nicht für eine bestimmte Stellenbewerbung bestimmt ist. In diesem Fall ist „To Whom it May Concern“ angemessen. Sie können auch „Sehr geehrte Damen und Herren“ wählen. Vermeiden Sie in anderen Szenarien jedoch diese allgemeine Anrede.

Schritt 7: Verfassen Sie den ersten Absatz

Im ersten Absatz musst du sagen, wer du bist und woher du die Person kennst, um die es in dem Brief geht. Geben Sie als Nächstes Details an, z. B. wie lange Sie sie kennen und warum Sie die geeignete Person sind, um ein Empfehlungsschreiben zu schreiben. Fügen Sie schließlich Ihre Empfehlung und die spezifische Stellenbezeichnung oder -beschreibung hinzu, falls Sie diese kennen. Halten Sie diesen Absatz relativ kurz, aber umfassend. Machen Sie auch in diesem einleitenden Absatz Ihre Begeisterung für den Bewerber deutlich. Vermeiden Sie flauschiges Schreiben oder etwas, das sich in Ihrer Empfehlung übertrieben anfühlen könnte. Hier ist ein hervorragendes Beispiel für einen ersten Absatz:

„Mein Name ist Sallie Jones und ich schreibe im Namen von John Smith, der sich auf Ihre offene Position als Vertriebsleiter bewirbt. Ich bin Leiter des Verkaufsteams bei Acme School Supplies und John ist seit fünf Jahren in meinem Team. Ich glaube, er würde gut zu Ihrer Position als Vertriebsleiter passen.“

Achte darauf, wie der Schreiber angegeben hat, wer sie waren, woher sie die Person kannten und wie lange. Schließlich beendeten sie den Absatz mit ihrer Empfehlungserklärung.

Schritt 8: Bewegen Sie sich zu den Körperabsätzen

Die verbleibenden Absätze enthalten Einzelheiten darüber, warum Sie der Meinung sind, dass die Person ein guter Kandidat für die Stelle ist. Hier möchten Sie so genau wie möglich sein. Verwenden Sie aber auch hier wieder Beispiele, die Ihre Empfehlung stützen. Wenn Sie darüber nachdenken, was Sie einbeziehen möchten, behalten Sie die Eigenschaften und Fähigkeiten bei, die spezifisch für den Job oder das Studienprogramm sind, das die Person erreichen möchte. Wenn sich beispielsweise jemand für ein Graduiertenschulprogramm bewirbt, könnten Sie Informationen über seine Forschungsfähigkeiten und Hartnäckigkeit angeben. Bewirbt sich dagegen jemand auf eine Führungsposition, fallen seine Kommunikationsfähigkeiten und natürlichen Führungsqualitäten auf. So könnte ein Textabschnitt lauten:

„Ich glaube, dass John Smith ein ausgezeichneter Kandidat für Ihre Position als Vertriebsleiter wäre. Als er mit mir bei Acme School Supplies zusammenarbeitete, bemühte er sich hartnäckig um die Anwerbung neuer Einzelhändler. Während unserer fünf gemeinsamen Jahre fügte er unserer Lieferantenliste fünf neue Einzelhandelsketten hinzu. Darüber hinaus hilft ihm seine aufgeschlossene Persönlichkeit, sich gut mit potenziellen Kunden und Anbietern zu verbinden, was für Ihr Unternehmen von Vorteil wäre.“

Sie benötigen mindestens zwei Textabsätze. Einer der Absätze sollte nur eine Empfehlung sein.

Schritt 9: Schließen Sie den Brief

Jetzt können Sie den Brief schließen. Fassen Sie im Abschluss Ihre Gründe für die Empfehlung zusammen und laden Sie den Empfänger ein, sich bei weiteren Fragen an Sie zu wenden. Fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer in den Absatz ein. Beenden Sie es mit einer Unterschrift, wenn Sie den Brief ausdrucken. Wenn Sie es digital senden, geben Sie Ihren vollständigen Namen ein. Verwenden Sie im Abschluss Worte wie „vorbehaltlos“, „höchste Empfehlung“, „von ganzem Herzen“ oder „von ganzem Herzen“, um Ihre Begeisterung für den Bewerber auszudrücken. So könnte das aussehen:

„Ich bin von meiner Empfehlung von John für Ihre Position als Vertriebsleiter überzeugt. Wenn Sie Fragen haben oder weiter darüber sprechen möchten, kontaktieren Sie mich bitte unter [email protected] oder 444-444-4444.

Aufrichtig,

Sallie Jones
Sales Team Manager, Acme Schulbedarf“

Schritt 10: Halten Sie die richtige Länge

Ihr Referenzschreiben muss die richtige Länge haben. In der Regel sollte es nicht mehr als eine Seite sein. Wenn Sie nur ein oder zwei Absätze haben, kann der Empfänger davon ausgehen, dass Sie die Person nicht gut genug kennen, um sie zu empfehlen. Daher sollte die ideale Brieflänge etwa eine getippte Seite ausfüllen. Wählen Sie zunächst einige wichtige Punkte über die Person aus, die sich für die gewünschte Stelle bewirbt. Arbeite diese dann in drei oder vier Absätze ein. Geben Sie unbedingt an, woher Sie die Person kennen.

Schritt 11: Konzentrieren Sie sich auf das Format

Die Formatierung ist beim Versenden eines Referenzschreibens unerlässlich. Sie möchten sicherstellen, dass es einzeilig ist, aber zwischen den Absätzen ein Leerzeichen einfügen. Darüber hinaus möchten Sie einen Rand von einem Zoll und richten Sie den Buchstaben nach links aus. Wählen Sie für die Schriftart nichts Verrücktes. Eine 12-Punkt-Standardschrift wie Times New Roman oder Arial ist eine gute Wahl. Der Brief soll gut lesbar sein. Jede zu blumige Schriftart macht den Brief schwer lesbar und schmälert die Chancen der Person, den Job zu bekommen.

Schritt 12: Lesen Sie Ihren Brief Korrektur

Bevor Sie den Brief absenden, lesen Sie ihn Korrektur. Erwägen Sie, es auch von jemand anderem Korrektur lesen zu lassen, aber wenn Sie dies tun, stellen Sie sicher, dass Sie den Namen des Kandidaten nicht preisgeben. Bewerbungen und Jobsuchen sind eher privat, daher möchten Sie niemanden in ein Geheimnis einweihen, das unter Verschluss gehalten werden soll. Senden Sie kein Empfehlungsschreiben mit vielen Tipp- und Grammatikfehlern. Es kann ein schlechtes Licht auf den Kandidaten werfen. Korrekturlesen ist unerlässlich.

Schritt 13: Wählen Sie die richtige Betreffzeile

Ihre Betreffzeile ist wichtig, wenn Sie Ihren Brief per E-Mail versenden. Es sollte den Namen des Kandidaten und die Berufsbezeichnung enthalten, falls Sie diese kennen. Verwenden Sie außerdem das Wort „Empfehlung“, um zu zeigen, warum Sie die E-Mail senden. Ihre Betreffzeile könnte also so aussehen:

• Empfehlung für John Smith – Sales Manager Job

Denken Sie daran, dass Personalchefs täglich Hunderte von E-Mails erhalten, wenn sie offene Stellen haben. Sie müssen ihnen also in der Betreffzeile zeigen, warum sie sich Ihre E-Mail ansehen sollten.

Schritt 14: Studieren Sie ein Beispiel für ein Referenzschreiben

Bevor Sie Ihr erstes Referenzschreiben schreiben, nehmen Sie sich etwas Zeit, um ein gutes Beispiel zu studieren. Hier ist, was Sie schreiben könnten:

Sarah Hollingsworth
Hauptstraße 123
Geschäftsstadt, New York 12345
333-333-3333
[email protected]

30. Juli 2022

Ralf Lee
Personalchef
Duluth Tech Co
383 Südstraße
Geschäftsstadt, IA 12345

Sehr geehrter Herr Lee:

Ich freue mich, Scott Swallow für die Position des Vertriebsmitarbeiters bei Duluth Tech Co. empfehlen zu können. Als Vertriebsleiter für Acme Tech hatte ich das Vergnügen, in den letzten zehn Jahren als Vorgesetzter von Scott zu arbeiten. Als verantwortungsbewusster und pünktlicher Mitarbeiter war Scott einer meiner Leistungsträger. Ich unterstütze seine Qualifikationen und Fähigkeiten von ganzem Herzen.

Während unserer zehnjährigen Zusammenarbeit war ich von Scotts Wissen über Verkaufstaktiken beeindruckt. Ich fand auch, dass er über ausgezeichnete Menschenkenntnisse und eine gute Intuition verfügte, was ihm half, eine gute Verbindung zu unseren Kandidaten und Kunden herzustellen. Während seiner Zeit bei uns trug er dazu bei, unseren Umsatz um 10 % zu steigern, indem er fünf neue Firmenkonten einführte.

Während diese Verkaufskompetenz einer seiner größten Vorteile war, war Scott auch sehr sympathisch und ein ausgezeichneter Teamplayer. Sein Optimismus trug dazu bei, andere Vertriebsmitarbeiter zu ermutigen, weiter hart zu arbeiten. Er entwickelte positive Beziehungen im gesamten Unternehmen und zu seinen direkten Mitarbeitern, und niemand sah ihn als Konkurrenten an.

Ich bin zuversichtlich, Ihnen Scott empfehlen zu können und glaube, dass er gut in das Team von Duluth Tech Co. passen würde. Wenn Sie weitere Fragen stellen oder weitere Informationen über Scotts Arbeit für uns erhalten möchten, senden Sie mir bitte eine E-Mail an [email protected] oder rufen Sie 333-333-3333 an.

Aufrichtig,

Sarah Hollingsworth
Verkaufsleiter, Acme Tech

Schritt 15: Sehen Sie sich ein Beispiel für ein persönliches Empfehlungsschreiben an

Persönliche Referenzschreiben konzentrieren sich auf persönliche Charaktereigenschaften, nicht auf Berufserfahrung. Da sich ein persönliches Referenzschreiben jedoch ein wenig von einem beruflichen unterscheidet, sehen Sie sich hier die Absätze an, die darin enthalten sein könnten:

Sehr geehrte Frau Schmidt,

Ich freue mich, im Namen von Sarah Hollingsworth, die seit der Grundschule eine meiner engsten Freundinnen ist, ein Empfehlungsschreiben schreiben zu dürfen. Wenn Sie auf der Suche nach einer fleißigen und engagierten Mitarbeiterin sind, die alles für Ihr Unternehmen gibt, dann ist Sarah die Richtige für Sie.

Sarah musste sich in der Schule immer etwas mehr anstrengen als andere, aber sie gab nie auf. Sie blieb trotz einiger Lernschwierigkeiten und des schwierigen Familienlebens in einem Alleinerziehendenhaus Klassenbeste. Aufgrund ihrer Akademiker erhielt sie sogar ein Stipendium für das College. Dies zeigt ihre Hartnäckigkeit, die für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung wäre.

Als Erwachsene habe ich gesehen, wie Sarah in ihrem Job erfolgreich war. Ihre Empfehlungen von früheren Kunden zeigen ihre fürsorgliche Art und Professionalität.

Ich freue mich, Sarah meine Empfehlung für Ihr Programm aussprechen zu können. Wenn Sie sie einstellen, erhalten Sie ein engagiertes und professionelles Teammitglied, das eine Bereicherung für Ihr Team sein wird. Wenn Sie mehr wissen möchten, senden Sie mir bitte eine E-Mail an [email protected] oder rufen Sie 123-456-7890 an.

Aufrichtig,

Samantha Stephens

Beachten Sie, dass sich der Absender in diesem Beispiel auf persönliche Charaktereigenschaften konzentriert, die er beobachtet hat, und nicht auf bestimmte Arbeitserfahrungen. Die Arbeitsmoral ist jedoch nur deshalb Teil des Briefes, weil der Absender dies beobachtet hat.

Schritt 16: Verwenden Sie eine Briefvorlage

Erwägen Sie die Verwendung einer Vorlage für ein Referenzschreiben, wenn Sie noch nie zuvor ein Referenzschreiben geschrieben haben. Denken Sie daran, dass es sich um einen formellen Geschäftsbrief handelt. Hier ist, was es enthalten wird:

[Ihren Namen]
[Deine Adresse]
[Stadt, Staat, PLZ]

[Heutiges Datum]

[Name des Empfängers]
[Berufsbezeichnung]
[Gesellschaft]
{Adresse]
[Stadt, Staat, PLZ]

Sehr geehrte/r [Name des Empfängers]:

Absatz 1: Dieser kurze Einführungsabsatz gibt den Zweck des Schreibens an. Sie werden auch Informationen darüber enthalten, warum Sie ein professionelles Referenzschreiben schreiben.

Absatz 2: Dieser Absatz enthält Details über Ihre Beziehung zu der Person, über die Sie schreiben, einschließlich Fakten über ihre frühere Beschäftigung und Verantwortlichkeiten.

Absatz 3: Dies ist ein Satz, der eine Aussage über die Qualifikation der Person für die Stelle enthält.

Absatz 4: Geben Sie konkrete Beispiele, um Ihre vorherige Aussage zu untermauern.

Absatz 5: Schließen Sie das Schreiben mit einer Zusammenfassung Ihrer Empfehlung und einer Einladung, Sie für weitere Informationen zu kontaktieren. Fügen Sie Kontaktinformationen in den Absatz ein.

Mit freundlichen oder respektvollen Grüßen,

[Unterschrift]

[Eingegebener Name]
[Dein Arbeitstitel]

Sie können diese Vorlage auch als Manager zur Hand haben, da Sie möglicherweise gebeten werden, regelmäßig Referenzschreiben zu schreiben. Auch hier wird dies eine einfachere Aufgabe, wenn Sie eine Vorlage haben, die Sie abrufen und aus der Sie zeichnen können.

Weitere Hilfe beim Verfassen Ihres Referenzschreibens finden Sie in unserem Leitfaden zu Grammatik und Syntax.