So schreiben Sie ein Kündigungsschreiben

Einen Job aufzugeben, kann aufregend sein. Es kann aber auch unangenehm sein, insbesondere wenn es darum geht, die Neuigkeiten Ihren aktuellen Kollegen zu überbringen. Das Schreiben eines Kündigungsschreibens kann sich schwierig anfühlen, wenn Sie ohnehin schon viel um die Ohren haben. Es ist üblich, diese Änderung persönlich mitzuteilen (aus Höflichkeit gegenüber Ihrem Vorgesetzten und Ihren Kollegen) und die Neuigkeiten auch schriftlich in Form eines Kündigungsschreibens (für offizielle HR-Zwecke) mitzuteilen. Aber was ist, wenn Sie nicht genau wissen, was Sie einschließen sollen und wie Sie es richtig formulieren sollen?

Das Schreiben eines Kündigungsschreibens muss kein Grund zur Sorge sein. In diesem Ratgeber erklären wir Ihnen alles, was Sie zum Verfassen eines Kündigungsschreibens wissen müssen. Wir gehen darauf ein, was Sie in Ihre Liste aufnehmen sollten, und geben einige hilfreiche Tipps. Darüber hinaus stellen wir Ihnen eine praktische Vorlage für ein Kündigungsschreiben zur Verfügung, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Was Sie in Ihr Kündigungsschreiben aufnehmen sollten

Wie beim Verfassen eines Anschreibens müssen Sie auch beim Verfassen eines Kündigungsschreibens spezifische Informationen angeben, die der Arbeitgeber wissen muss. Darüber hinaus gibt es eine Arbeitsetikette, die Sie befolgen sollten, sodass Ihr Arbeitgeber auch gewisse Höflichkeiten erwartet. Im Einzelnen sollte Ihr Kündigungsschreiben Folgendes enthalten:

Formelle Begrüßung und Abschluss

Kündigungsschreiben sind Geschäftsdokumente. Beginnen Sie daher mit einem formellen „Sehr geehrte Damen und Herren“ und schließen Sie mit einem angemessenen Abschluss, z. B. „ Mit freundlichen Grüßen “.

Ankündigung Ihres Rücktritts

Normalerweise erklärt der erste Satz Ihres Kündigungsschreibens Ihre Absicht, Ihre Position aufzugeben. Dadurch wird der Leser sofort über den Inhalt Ihres Briefes informiert und es wird vermieden, dass die Lede untergeht. Machen Sie deutlich und deutlich deutlich, dass Sie zurücktreten. Wenn Ihr Kündigungsschreiben zu vage oder mehrdeutig ist, kann es sein, dass Ihr Arbeitgeber es falsch interpretiert. Am besten ist es, offen und direkt zu sein – mit anderen Worten:Reißen Sie den Verband schnell ab.

Den meisten Menschen macht es keinen Spaß, schlechte Nachrichten zu überbringen, daher neigen einige dazu, ihr Kündigungsschreiben durch Euphemismen oder Absicherungen abzumildern (unsichere Formulierungen wie „Ich denke ...“ oder „Es wäre vielleicht am besten, wenn ...“). Dies führt nicht nur zu Mehrdeutigkeiten, sondern übersättigt Ihren Text auch mit überschüssigen Wörtern, die von Ihrer Botschaft ablenken.

Datum, an dem Sie mit der Arbeit aufhören

Es ist wichtig, den letzten Tag Ihrer Beschäftigung offen anzugeben, damit sich Ihr Unternehmen richtig anpassen kann. Es sind viele Vorbereitungen erforderlich, etwa die Suche nach einem Ersatz oder sogar eine Umstrukturierung Ihres Teams. Um diese Veranstaltungen richtig planen und organisieren zu können, benötigt das Unternehmen einen schlüssigen Termin.

Bieten Sie an, beim Übergang zu helfen

Wenn Sie zurücktreten, bringen Sie das Unternehmen in eine schwierige Lage. Zur richtigen Arbeitsetikette gehört, dass Sie Ihrem Team in der Zeit zwischen Ihrer Kündigung und Ihrem letzten Tag bei der Vorbereitung auf Ihren Austritt helfen, um eine Belastung Ihrer Kollegen zu vermeiden.

Die spezifischen Möglichkeiten, wie Sie helfen können, variieren von Job zu Job, aber hier sind einige häufige Aufgaben:

• Erstellen Sie einen Übergangsplan, in dem aufgeführt ist, wer ggf. welche Ihrer früheren Aufgaben übernehmen wird
• Schulung Ihres Stellvertreters oder Ihrer Kollegen
• Übergabe des Eigentums an Projekten
• Schreiben eines Handbuchs darüber, wie Sie bestimmte Aufgaben erledigen
• Geben Sie Ihren laufenden Zeitplan detailliert an, damit jemand dort weitermachen kann, wo Sie aufgehört haben
• Informieren/Weiterleiten Ihrer Geschäftskontakte

Solche Details müssen Sie wahrscheinlich mit Ihrem Vorgesetzten klären, sodass Sie sich in Ihrem Kündigungsschreiben nicht auf Einzelheiten festlegen müssen. Auch wenn keine Hilfe notwendig ist, ist es dennoch eine aufmerksame Geste. Wer auch immer Ihr Kündigungsschreiben liest, wird es zu schätzen wissen.

Höfliche Dankeserklärung (wenn aufrichtig)

Es wird oft als höflich angesehen, dem Unternehmen für die Möglichkeit zu danken, dort zu arbeiten, insbesondere wenn es Schulungen oder persönliche Hilfe geleistet hat. Wenn der Grund für Ihr Ausscheiden ein feindseliger Arbeitsplatz ist, können Sie diesen Abschnitt natürlich gerne ignorieren, da er möglicherweise heuchlerisch oder unecht wirkt.

Kontaktinformationen

Geben Sie irgendwo in Ihrem Kündigungsschreiben aktuelle Kontaktinformationen zu Ihrer Person an. Vielleicht muss die Personalabteilung in Zukunft etwas mit Ihnen besprechen, oder vielleicht haben Ihre Kollegen oder Ihr Nachfolger ein paar Fragen.

Wenn Sie einen formellen Brief schreiben, sollten Ihre Kontaktinformationen unter Ihrem Namen in der oberen linken Ecke stehen. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, können Sie dies unten unter Ihrer Signatur hinzufügen.

So schreiben Sie ein Kündigungsschreiben

Zuallererst müssen Sie den richtigen Kommunikationskanal für Ihr Kündigungsschreiben wählen. Normalerweise werden Kündigungsschreiben per E-Mail verschickt oder ausgedruckt und persönlich zugestellt.

Wie oben erwähnt, wird empfohlen, persönlich zu kündigen (entweder persönlich oder per Videoanruf, wenn Sie aus der Ferne arbeiten) und dann Ihr Kündigungsschreiben zu übermitteln. Das ist nicht nur höflicher, sondern Sie haben auch die Kontrolle darüber, wann die Nachricht übermittelt wird. Wenn Sie einfach eine E-Mail oder einen Brief verschicken, wissen Sie nicht, wann die Person ihn lesen wird – das kann die Sache komplizierter machen, insbesondere wenn Sie eine Frist von zwei Wochen einhalten.

Vorausgesetzt, Sie kündigen zunächst persönlich, hängt die Wahl zwischen Ausdruck und E-Mail von Ihrem Unternehmen ab. Formellere Unternehmen würden Briefe am liebsten ausdrucken, während eher informelle Unternehmen mit einer E-Mail zufrieden wären. Im Zweifelsfall können Sie einfach Ihren Vorgesetzten oder Ihr HR-Team fragen, was sie bevorzugen würden – natürlich erst nachdem Sie die Neuigkeit bekannt gegeben haben.

Beschränken Sie sich beim Schreiben Ihrer Kündigung nur auf das Wesentliche und halten Sie sich kurz:nicht mehr als eine Seite. Decken Sie alle oben genannten Bereiche ab und belassen Sie es dabei. Sie müssen sich nicht mit den Details befassen.

Wenn Sie eine persönliche Beziehung zu Ihrem Vorgesetzten haben, haben Sie möglicherweise das Gefühl, mehr zu sagen zu haben. Warum schicken Sie ihnen in diesem Fall nicht einen persönlichen Brief? Ihr Kündigungsschreiben sollte streng professionell sein, aber das bedeutet nicht, dass Sie Ihre Gedanken nicht in einer separaten, informellen Nachricht mitteilen können.

Was den Ton betrifft, verwenden Sie die gleiche Sprache, in der Sie auch auf LinkedIn schreiben würden . Auch wenn Emotionen im Spiel sind, sind Kündigungsschreiben immer noch formelle Dokumente. Vermeiden Sie Witze, Slang, Emojis und andere Kommunikation, die zu beiläufig wirken könnte.

Vorlage für ein Kündigungsschreiben

Hier ist eine Vorlage für ein Kündigungsschreiben, die Ihnen den Einstieg erleichtern soll. Kopieren Sie es gerne und füllen Sie die Felder entsprechend aus.

Bitte akzeptieren Sie dieses Schreiben als meinen formellen Rücktritt von[Unternehmen]. Mein letzter Tag wird am[Datum]sein .

Ich bin dankbar für die Gelegenheit, die Sie und[das Unternehmen]mir gegeben haben, als[Berufsbezeichnung]zu lernen und mich weiterzuentwickeln . Es war eine Freude, Teil eines so innovativen und schnelllebigen Teams zu sein.

Ich bin bestrebt, alles zu tun, was ich kann, um bei diesem Übergang zu helfen, einschließlich[hilfreiche Aufgabe]. Ich wünsche Ihnen und[dem Unternehmen]alles Gute bei der Erreichung Ihrer Ziele.

Mit freundlichen Grüßen

[vollständiger Name]

[E-Mail]

[Telefonnummer]

[Adresse]

Tipps zum Verfassen eines Kündigungsschreibens

Planen Sie es angemessen

Ihr Kündigungsschreiben sollte nicht das erste Mal sein, dass Ihr Arbeitgeber von Ihrem Ausscheiden erfährt. Wie oben erwähnt, können Sie nicht kontrollieren, wann Ihr Brief gelesen wird, ganz zu schweigen davon, dass wichtige Neuigkeiten immer persönlich mitgeteilt werden sollten.

Vielmehr dient Ihr Kündigungsschreiben eher derDokumentationalsder Benachrichtigung. Betrachten Sie es als eine Quittung. Die beste Vorgehensweise besteht darin, Ihrem Vorgesetzten persönlich mitzuteilen, dass Sie zurücktreten, und ihm dann das Kündigungsschreiben als offizielles Dokument zu übergeben.

Sie können Ihrem Arbeitgeber bei einem persönlichen Gespräch einen ausgedruckten Brief übergeben oder ihn anschließend per E-Mail versenden. In jedem Fall sollte es ein persönliches Gespräch ergänzen und nicht ersetzen.

Brennen Sie keine Brücken nieder

Bei der Freundlichkeit geht es nicht nur um gute Manieren; Es ist üblich, dass Menschen ihre Arbeitsbeziehungen auch nach ihrer Kündigung aufrechterhalten. Vielleicht gibt es in Ihrem alten Unternehmen in Zukunft eine attraktive Neueröffnung oder Sie möchten Ihr neues Unternehmen als Kunden weiterempfehlen. Solche Situationen verlaufen reibungsloser, wenn Sie die Dinge gütlich beenden.

Darüber hinaus müssen Sie häufig Ihren früheren Arbeitgeber als Referenz für neue Jobs verwenden. Wenn Sie in Ihrem Kündigungsschreiben negative Dinge sagen, werden Ihre Chancen auf einen neuen Job nur dann geschmälert, wenn Ihr früherer Arbeitgeber einen Groll hegt.

Anstatt all Ihren negativen Gefühlen Luft zu machen, ist es am besten, höflich zu sein. Auch wenn Sie aufgrund eines feindseligen Arbeitsumfelds kündigen, äußern Sie dies in professioneller Form – so hat Ihr Unternehmen Ihre Beschwerde aktenkundig für den Fall, dass andere aus den gleichen Gründen kündigen.

Immer Korrektur lesen

Belasten Sie Ihren eleganten Abgang nicht mit einem peinlichen Tippfehler. Wie bei jedem wichtigen Dokument sollten Sie es sorgfältig auf Fehler überprüfen, bevor jemand anderes es sehen kann. Wenn Sie fertig sind, lesen Sie es kurz durch, um nach Rechtschreib- und Grammatikfehlern zu suchen.

Die Schreibvorschläge von Grammarly informieren Sie über etwaige Fehler beim Schreiben und geben Ihnen Feedback, wie Sie diese korrigieren können. Darüber hinaus stellt unser Tondetektor sicher, dass Ihr Kündigungsschreiben so ankommt, wie Sie es möchten, indem er Sie darüber informiert, ob Sie zu „informell“, „energisch“ oder „anklagend“ klingen, was Ihnen zusätzliche Sicherheit gibt.

Dieser Artikel wurde ursprünglich 2017 von Karen Hertzberg verfasst. Es wurde aktualisiert, um neue Informationen aufzunehmen.