So schreiben Sie ein Kündigungsschreiben

Einen Job zu verlassen, kann sich aufregend anfühlen. Aber es kann auch unangenehm sein, besonders wenn es darum geht, die Nachrichten an Ihre aktuellen Kollegen zu übermitteln. Das Schreiben eines Kündigungsschreibens kann sich in einer Zeit, in der Sie bereits viel im Kopf haben, schwierig anfühlen. Es ist üblich, diese Änderung von Angesicht zu Angesicht (aus Höflichkeit gegenüber Ihrem Vorgesetzten und Kollegen) mitzuteilen und die Neuigkeiten auch schriftlich in Form eines Kündigungsschreibens (für offizielle HR-Zwecke) zu übermitteln. Aber was ist, wenn Sie nicht wissen, was Sie genau aufnehmen und wie Sie es angemessen formulieren sollen?

Das Schreiben eines Kündigungsschreibens muss kein Grund zur Sorge sein. In diesem Ratgeber erklären wir Ihnen alles, was Sie wissen müssen, um ein Kündigungsschreiben zu verfassen. Wir gehen darauf ein, was Sie in Ihre aufnehmen sollten, und geben einige hilfreiche Tipps. Außerdem bieten wir eine praktische Vorlage für ein Kündigungsschreiben, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Was gehört in Ihr Kündigungsschreiben?

Wie beim Verfassen eines Anschreibens müssen Sie beim Verfassen eines Kündigungsschreibens bestimmte Informationen angeben, die der Arbeitgeber wissen muss. Darüber hinaus gibt es eine Arbeitsetikette, die Sie befolgen sollten, damit Ihr Arbeitgeber auch gewisse Höflichkeiten erwartet. Insbesondere sollte Ihr Kündigungsschreiben Folgendes enthalten:

Formelle Begrüßung und Abschluss

Kündigungsschreiben sind Geschäftsdokumente, beginnen Sie also mit einem förmlichen „Sehr geehrte Damen und Herren“ und schließen Sie mit einem angemessenen Schluss wie „Mit freundlichen Grüßen “.

Bekanntgabe Ihres Rücktritts

In der Regel erklärt der erste Satz Ihres Kündigungsschreibens Ihre Absicht, Ihre Position aufzugeben. Dies informiert den Leser sofort über den Inhalt Ihres Briefes und vermeidet, die Lede zu begraben. Sagen Sie deutlich, dass Sie im Klartext kündigen. Wenn Ihr Kündigungsschreiben zu vage oder zweideutig ist, könnte Ihr Arbeitgeber es falsch interpretieren. Seien Sie am besten offen und direkt – mit anderen Worten, reißen Sie den Verband schnell ab .

Die meisten Menschen mögen es nicht, schlechte Nachrichten zu überbringen, daher neigen einige dazu, ihr Kündigungsschreiben mit Euphemismen oder Absicherungen abzumildern (unsichere Ausdrücke wie „Ich denke …“ oder „Es wäre am besten, wenn …“). Dies schafft nicht nur Mehrdeutigkeit, sondern verstopft Ihr Schreiben auch mit überflüssigen Wörtern, die von Ihrer Botschaft ablenken.

Datum, an dem Sie aufhören zu arbeiten

Damit sich Ihr Unternehmen darauf einstellen kann, ist es wichtig, dass Sie Ihren letzten Arbeitstag offen angeben. Es sind viele Vorbereitungen erforderlich, z. B. die Suche nach Ihrem Ersatz oder sogar die Umstrukturierung Ihres Teams. Um diese Veranstaltungen richtig planen und organisieren zu können, benötigt das Unternehmen einen schlüssigen Termin.

Bieten Sie an, beim Übergang zu helfen

Wenn Sie kündigen, bringen Sie das Unternehmen in eine schwierige Lage. Die richtige Arbeitsetikette schlägt vor, dass Sie Ihrem Team in der Zeit zwischen Ihrer Kündigung und Ihrem letzten Tag bei der Vorbereitung auf Ihre Abreise helfen, um Ihre Kollegen nicht zu belasten.

Die spezifischen Möglichkeiten, wie Sie helfen können, variieren von Job zu Job, aber hier sind einige allgemeine Aufgaben:

• Erstellung eines Übergangsplans, in dem aufgeführt ist, wer gegebenenfalls welche Ihrer früheren Aufgaben übernimmt
• Schulung Ihres Stellvertreters oder Ihrer Kollegen
• Übergabe der Projektverantwortung
• ein Handbuch zu schreiben, wie Sie bestimmte Aufgaben erledigen
• Detaillieren Sie Ihren laufenden Zeitplan, damit jemand dort weitermachen kann, wo Sie aufgehört haben
• Informieren/Weiterleiten Ihrer Geschäftskontakte

Sie müssen solche Details wahrscheinlich mit Ihrem Vorgesetzten ausarbeiten, sodass Sie sich in Ihrem Kündigungsschreiben nicht auf Einzelheiten festlegen müssen. Auch wenn keine Hilfe erforderlich ist, ist es dennoch eine nachdenkliche Geste, die Sie anbieten können. Wer auch immer Ihr Kündigungsschreiben liest, wird es zu schätzen wissen.

Höfliche Dankeserklärung (wenn aufrichtig)

Oft wird es als höflich angesehen, dem Unternehmen für die Gelegenheit zu danken, dort zu arbeiten, insbesondere wenn es Schulungen oder persönliche Hilfe geleistet hat. Wenn Ihr Grund für das Verlassen ein feindlicher Arbeitsplatz ist, können Sie diesen Abschnitt natürlich ignorieren, da er heuchlerisch wirken oder sich unauthentisch anfühlen könnte.

Kontaktinformationen

Geben Sie irgendwo in Ihrem Kündigungsschreiben aktuelle Kontaktinformationen für sich selbst an. Vielleicht muss die Personalabteilung in Zukunft etwas mit Ihnen besprechen, oder vielleicht haben Ihre Kollegen oder Ihr Stellvertreter ein paar Fragen.

Wenn du einen formellen Brief schreibst, sollten deine Kontaktinformationen unter deinem Namen in der oberen linken Ecke stehen. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, können Sie dies unten unter Ihrer Signatur hinzufügen.

Wie schreibt man ein kündigungsschreiben

In erster Linie müssen Sie den richtigen Kommunikationskanal für Ihr Kündigungsschreiben wählen. In der Regel werden Kündigungsschreiben per E-Mail verschickt oder ausgedruckt und persönlich zugestellt.

Wie oben erwähnt, wird empfohlen, persönlich zu kündigen (entweder persönlich oder über einen Videoanruf, wenn Sie remote arbeiten) und dann Ihr Kündigungsschreiben zuzustellen. Das ist nicht nur höflicher, sondern Sie kontrollieren auch, wann die Nachrichten zugestellt werden. Wenn Sie einfach eine E-Mail oder einen Brief senden, wissen Sie nicht, wann die Person sie lesen wird – das kann die Sache erschweren, insbesondere bei einer zweiwöchigen Kündigungsfrist.

Unter der Annahme, dass Sie zuerst persönlich kündigen, hängt die Wahl zwischen Ausdruck und E-Mail von Ihrem Unternehmen ab. Eher formelle Unternehmen würden Briefe zum Ausdrucken bevorzugen, während lockerere Unternehmen mit einer E-Mail zufrieden sein würden. Im Zweifelsfall können Sie einfach Ihren Vorgesetzten oder Ihr HR-Team fragen, was sie bevorzugen würden – natürlich nachdem Sie die Neuigkeiten überbracht haben.

Halten Sie sich beim Verfassen Ihrer Kündigung nur an das Wesentliche und halten Sie sich kurz: nicht mehr als eine Seite . Decken Sie alle oben genannten Bereiche ab und belassen Sie es dabei. Sie müssen sich nicht mit den Details aufhalten.

Wenn Sie eine persönliche Beziehung zu Ihrem Vorgesetzten haben, haben Sie möglicherweise das Gefühl, mehr zu sagen zu haben. Warum schicken Sie ihnen in diesem Fall nicht einen persönlichen Brief? Ihr Kündigungsschreiben sollte streng professionell sein, aber das bedeutet nicht, dass Sie Ihre Gedanken nicht in einer separaten, informellen Nachricht teilen können.

Verwenden Sie für den Ton die gleiche Sprache, in der Sie auf LinkedIn schreiben würden . Auch wenn Emotionen im Spiel sind, sind Kündigungsschreiben immer noch formelle Dokumente. Vermeiden Sie Witze, Slang, Emojis und andere Kommunikation, die zu lässig erscheinen könnte.

Muster Kündigungsschreiben

Hier ist eine Vorlage für ein Kündigungsschreiben, die Ihnen den Einstieg erleichtern soll. Kopieren Sie es gerne und füllen Sie die Felder entsprechend aus.

Tipps zum Verfassen eines Kündigungsschreibens

Time es angemessen

Ihr Kündigungsschreiben sollte nicht das erste Mal sein, dass Ihr Arbeitgeber von Ihrem Austritt erfährt. Wie wir oben erwähnt haben, können Sie nicht kontrollieren, wann sie Ihren Brief lesen, ganz zu schweigen davon, dass wichtige Neuigkeiten immer persönlich mitgeteilt werden sollten.

Vielmehr dient Ihr Kündigungsschreiben eher als Dokumentation denn als Benachrichtigung . Betrachten Sie es als Quittung. Am besten teilen Sie Ihrem Vorgesetzten persönlich mit, dass Sie kündigen, und überreichen dann das Kündigungsschreiben als offizielles Dokument.

Sie können Ihrem Arbeitgeber einen ausgedruckten Brief geben, wenn Sie ihn persönlich besprechen, oder Sie können ihn danach per E-Mail senden. In jedem Fall sollte es ein persönliches Gespräch ergänzen, nicht ersetzen.

Brechen Sie keine Brücken ab

Bei der Beibehaltung der Herzlichkeit geht es nicht nur um gute Manieren; Es ist üblich, dass Menschen ihre Arbeitsverhältnisse auch nach der Kündigung beibehalten. Vielleicht gibt es in Ihrer alten Firma in Zukunft eine attraktive Neueröffnung, oder vielleicht möchten Sie sie als Kunden für Ihre neue Firma weiterempfehlen. Diese Situationen verlaufen reibungsloser, wenn Sie die Dinge einvernehmlich beenden.

Darüber hinaus müssen Sie Ihren früheren Arbeitgeber häufig als Referenz für neue Jobs verwenden. Negative Dinge in Ihrem Kündigungsschreiben zu sagen, wird Ihre Chancen auf einen neuen Job nur beeinträchtigen, wenn Ihr früherer Arbeitgeber einen Groll hegt.

Anstatt all Ihren negativen Gefühlen Luft zu machen, ist es am besten, höflich zu sein. Selbst wenn Sie wegen eines feindlichen Arbeitsumfelds gehen, geben Sie dies professionell an – so hat Ihr Unternehmen Ihre Beschwerde zu Protokoll, falls andere aus denselben Gründen gehen.

Immer Korrektur gelesen

Verderben Sie Ihren eleganten Abgang nicht mit einem peinlichen Tippfehler. Wie bei jedem wichtigen Dokument sollten Sie es sorgfältig auf Fehler überprüfen, bevor es jemand anderes sehen kann. Lesen Sie es kurz durch, wenn Sie fertig sind, um es auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überprüfen.

Die Schreibvorschläge von Grammarly werden Sie während des Schreibens über Fehler informieren und Ihnen Feedback dazu geben, wie Sie diese korrigieren können. Darüber hinaus stellt unser Tondetektor sicher, dass Ihr Kündigungsschreiben so ankommt, wie Sie es möchten, indem er Sie darüber informiert, wenn Sie zu „informell“, „eindringlich“ oder „vorwurfsvoll“ klingen, was Ihnen zusätzliche Sicherheit gibt.

Dieser Artikel wurde ursprünglich 2017 von Karen Hertzberg geschrieben. Es wurde aktualisiert, um neue Informationen aufzunehmen.