So schreiben Sie in 6 Schritten einen professionellen Geschäftsbrief

Im Laufe Ihrer Karriere werden Sie wahrscheinlich Geschäftsbriefe schreiben. Tatsächlich kann es sein, dass Sie bereits vor dem offiziellen Berufseinstieg mit dem Verfassen beginnen, da Bewerbungs- und Anfrageschreiben auch Geschäftsbriefe sind.

Ein Geschäftsbrief ist ein formeller Brief, der im Allgemeinen, aber nicht immer, von einem Fachmann an einen anderen geschrieben wird, um die Interessen seiner Organisation zu fördern. In manchen Fällen, etwa bei Anschreiben und Nachbereitungen von Vorstellungsgesprächen, dienen sie dazu, die beruflichen Interessen des Absenders zu fördern.

Was ist ein Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief ist eine formelle Nachricht, die normalerweise von einem Fachmann an einen anderen gesendet wird. Im Allgemeinen werden in Geschäftsbriefen Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit zwischen Unternehmen besprochen, beispielsweise durch eine strategische Partnerschaft, Zusammenarbeit, Werbung oder eine Anfrage.

Es ist wichtig zu bedenken, dass ein Geschäftsbriefnicht dasselbe ist wie eine Geschäfts-E-Mail.Per Definition ist ein Geschäftsbrief ein gedruckter Brief, der an den Schreibtisch oder die Adresse des Empfängers geliefert wird. Dieses Merkmal ist einer der Gründe, warum sich Geschäftsbriefe von E-Mail-Anfragen abheben, weshalb sie häufig für wichtige Mitteilungen verwendet werden. Es gibt jedoch einige Ähnlichkeiten zwischen Geschäftsbriefen und Geschäfts-E-Mails. Beide folgen einem ähnlichen Format und enden mit einem direkten Aufruf zum Handeln.

Es gibt viele Arten von Geschäftsbriefen, darunter diese:

• Verkaufsbriefe
• Empfehlungsschreiben
• Anfragebriefe
• Bewerbungsschreiben
• Absichtserklärungen
• Übermittlungsbriefe
• Angebotsbriefe
• Kündigungsschreiben
• Folgebriefe zum Vorstellungsgespräch
• Briefe anfordern
• Büro-Memoranden
• Anschreiben
• Einladungen

Es gibt zwei wesentliche Unterschiede zwischen einem Geschäftsbrief und einem informellen Brief: Format und Inhalt.

Wann verschickt man einen Geschäftsbrief?

Geschäftsbriefe werden verschickt, wenn Privatpersonen als Vertreter ihres Unternehmens oder als selbständige Kleinunternehmer eine Geschäftsabwicklung anstreben. Hier sind Beispiele für diese Fälle:

• Eine Einzelperson oder ein Team zu einem Networking oder einer anderen exklusiven Veranstaltung einladen
• Ich danke einem Interviewer für seine Zeit
• Weiterverfolgung einer früheren Geschäftsanfrage
• Anbieten eines Werbeangebots oder eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung
• Benachrichtigung aller Teammitglieder über eine Richtlinienänderung, wichtige Neueinstellungen oder Beförderungen oder andere Unternehmensnachrichten
• Einem Bewerber offiziell eine Stelle anbieten

Aus welchen Teilen besteht der Geschäftsbrief?

Kopfzeile (Datum/Adresse/Rücksendeadresse)

Datum: Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, ist es wichtig, das Datum anzugeben, an dem Sie ihn geschrieben haben.Diese Informationen sind für zeitkritische Kommunikation, beispielsweise Werbeangebote, unerlässlich.

Adresse: Geben Sie die vollständige Adresse des Empfängers ein, einschließlich seiner Postfachnummer oder Büroumgebung.

Absenderadresse: Geben Sie die vollständige Adresse Ihres Unternehmens an.Dies erleichtert dem Empfänger das Versenden einer Antwort.

Anrede

In einem Geschäftsbrief lautet die Standardanrede „Sehr geehrte Damen und Herren“. Beginnen Sie Ihren Brief mit „Lieber [Name des Empfängers]“ und fügen Sie nach dem Namen ein Komma ein. Sie können den Empfänger entweder mit einem Ehrentitel in Kombination mit seinem Nachnamen oder einfach mit seinem Vor- und Nachnamen ansprechen. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht ermitteln können, können Sie den Brief an dessen Titel adressieren.

Körper

Die Hauptabsätze nehmen den größten Teil eines Geschäftsbriefs ein. In diesem Abschnitt wird das Angebot, der Vorschlag oder die Ankündigung besprochen, die der Brief macht. Es umfasst die folgenden Abschnitte:

• Ein einleitender Absatz, der den Hauptzweck des Briefes darlegt und bei Bedarf den Verfasser des Briefes vorstellt.
• Ein oder mehrere Mittelabsätze, in denen das Thema des Briefes ausführlicher erläutert wird. Dabei kann es sich um die relevante Erfahrung eines Bewerbers, die Einzelheiten eines Angebots, die Auswirkungen einer Richtlinienänderung oder darum handeln, was der Empfänger bei der Veranstaltung, zu der er eingeladen wird, erwarten kann.
• Ein letzter Absatz, der den Zweck des Briefes noch einmal bekräftigt und dem Empfänger einen Anreiz bietet, zum Beispiel einen Frühbucherpreis zu zahlen, um weiterzumachen.

Schließen

Schließen Sie den Brief nach dem Hauptteil mit einem einfachen, professionellen Abschied ab. Zu den geeigneten Genehmigungen gehören:

• Aufrichtig
• Grüße
• Am besten
• Respektvoll

Unterschrift

Der letzte Bestandteil eines Geschäftsbriefes ist Ihre Unterschrift. Geben Sie Ihren vollständigen Namen und alle folgenden Abkürzungen an, z. B. MBA oder PhD.

So schreiben Sie einen Geschäftsbrief in 6 Schritten

1 Lernen Sie die Regeln

Bevor Sie einen Geschäftsbrief schreiben, machen Sie sich mit den Regeln zum Schreiben eines Geschäftsbriefs vertraut, wie zum Beispiel diesen:

• Sprechen Sie den Empfänger richtig an. Wenn Sie nicht sicher sind, welcher Ehrentitel angemessen ist oder wie der Name geschrieben wird, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um diese Informationen zu recherchieren.
• Formatieren Sie den Brief richtig. Das Format eines Geschäftsbriefs ist nicht dasselbe wie ein informeller Brief oder ein E-Mail-Format.
• Geben Sie alle relevanten Informationen an. Das bedeutet, dass Sie sowohl die Adresse des Empfängers als auch Ihre eigene Adresse, das Datum und alle notwendigen Details angeben, um den Leser zu fesseln und ihm eine durchdachte und angemessene Antwort zu ermöglichen.

Es kann hilfreich sein, sich Beispiele für Geschäftsbriefe anzusehen, um zu sehen, wie andere Verfasser diese Regeln einhalten. Bitten Sie einen Kollegen oder Ihren Vorgesetzten um einen früheren Brief zum Lesen oder suchen Sie online nach Beispielen für Geschäftsbriefe.

2 Wählen Sie ein geeignetes Format

Das Geschäftsbriefformat ist ein wesentliches Merkmal dieser Art der Kommunikation. Ein Geschäftsbrief kann auf eine der folgenden Arten formatiert werden:

• Block
• Halbblock
• Modifizierter Block

ImBlockformat sind alle Zeilen linksbündig und es gibt keine Einzüge.

Im Halbblockformat sind alle Zeilen linksbündig und jeder Absatz ist eingerückt.

Im modifizierten Blockformat sind Überschrift, Abschluss und Signatur rechtsbündig, während Text und Adressen linksbündig sind.In diesem Format gibt es keine Einzüge.

Unabhängig davon, für welches Format Sie sich entscheiden, sollte der Brief einen einfachen Zeilenabstand haben und Absätze und Abschnitte durch eine Leerzeile trennen.

3 Verwenden Sie eine formelle Sprache

Ein Geschäftsbrief ist eine formelle, professionelle Kommunikation. Das bedeutet nicht, dass es spießig oder gestelzt sein sollte, aber es sollte einen professionellen Ton beibehalten und sich an die traditionelle Formatierung von Geschäftsbriefen halten.

4 Konzentrieren Sie sich auf den Inhalt/das Thema

Ein Geschäftsbrief sollte sich auf ein Thema konzentrieren. Dabei kann es sich um ein Angebot, eine Anfrage, ein Dankeschön, eine Antwort oder eine Bitte handeln. Weichen Sie nicht vom Betreff Ihres Briefes ab und fügen Sie nicht mehrere Betreffzeilen in den Brief ein – dies könnte zu Verwirrung führen und die Absicht Ihres Briefes untergraben.

5 Berücksichtigen Sie die Länge

Geschäftsbriefe sind unterschiedlich lang. Manchmal sind sie nur eine Seite lang. Wenn Ihr Brief mehr als zwei Seiten umfasst, erstellen Sie einen separaten Bericht, der den Großteil des Briefinhalts abdeckt. Anstatt einen langen Brief zu verschicken, senden Sie dem Bericht einen kurzen Brief, der ihn für den Leser zusammenfasst.

6 Fügen Sie Ihre Unterschrift bei

Jeder Geschäftsbrief sollte eine Unterschrift enthalten, also Ihren Namen, Ihr Unternehmen und Ihre Anrede getippt sowie Ihren Namen in blauer oder schwarzer Tinte.

Beispiele für Geschäftsbriefe

Beispiel 1

Herr Steven Ramirez Ink Firmenname 1 Beispiel Rd. Stadt, NY 10001

11. Juli 2023

Frau Juliana McCue Name des Schreibwarenunternehmens 44 Beispiel Way City, CA 94024

Liebe Juliana McCue,

Ich möchte Ihnen persönlich dafür danken, dass Sie ein so treuer Kunde sind. In den letzten fünf Jahren war Stationery Company Name ein Verkaufsschlager von Ink Company Name, und ich spreche im Namen unseres gesamten Teams, wenn ich sage, dass wir Ihre Partnerschaft wirklich schätzen und wertschätzen.

Als Dankeschön möchte ich Ihnen eine exklusive Möglichkeit zur Zusammenarbeit anbieten: einen vollständig maßgeschneiderten Farbton, exklusiv für Ihren Händler. Unser Team aus erfahrenen Farbspezialisten kann jeden Farbton des Regenbogens entwickeln, von den dunkelsten, lichtdurchflutenden Schwarztönen bis hin zu hellen, reflektierenden Neontönen und schillernden Tinten. Das Anbieten einer exklusiven Farbe kann Ihre Marke hervorheben und Füllfederhalternutzer aus der ganzen Welt auf Ihre Website und Ihr stationäres Geschäft locken.

Gerne zeige ich Ihnen Beispiele für individuelle Farben, die unser Team für andere Partner entwickelt hat. Bitte teilen Sie mir mit, ob Sie einen Videoanruf vereinbaren möchten, in dem ich Ihnen unser Angebot näher erläutern und gemeinsam mit Ihnen die Farben erkunden kann. Ich freue mich darauf, Ihnen alle Möglichkeiten zu zeigen, wie Sie Ihre einzigartige Marke durch einen einzigartigen Tintenton zum Ausdruck bringen können.

Aufrichtig,

Steven Ramirez Leiter Farbentwicklungstinte Firmenname 555-0000

Beispiel 2

Daneris Garcia 4950 Beispiel St. City, WA 10000

14. Mai 2022

Herr Neal Patel, Leiter der Marketingagentur, Name Stadt, AZ 20000

Sehr geehrter Herr Patel,

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mich für die Rolle des Grafik-Supervisors bei Marketing Agency Name zu interviewen. Ich glaube, dass wir eine starke Verbindung aufgebaut haben und dass ich hervorragend in Ihr Team passen würde.

Als Grafikdesigner ist es meine Leidenschaft, innovative Wege zu finden, um aufstrebende und etablierte Marken visuell darzustellen. Obwohl ich über beträchtliche Erfahrung in der Arbeit in 2D und 3D verfüge, habe ich in den letzten fünf Jahren den Schwerpunkt auf die Gestaltung von VR- und AR-Räumen gelegt. Ich weiß, dass meine Erfahrung mit zahlreichen Kunden in der Technologiebranche, die sich auf die Entwicklung von Produkten in diesen Bereichen konzentrieren, mich zu einer Bereicherung für Ihr Team machen wird.

Ich hoffe, dass Sie mich für die Stelle in Betracht ziehen. Wenn Sie Fragen haben oder möchten, dass ich weitere Beispiele meiner früheren Arbeiten teile, zögern Sie bitte nicht, sie zu stellen. Ich bin stolz auf die Arbeit, die ich für MANGA-Firmen geleistet habe, und freue mich darauf, mit Ihrem Team ähnliche Arbeit zu leisten.

Herzliche Grüße, Daneris Garcia

Häufig gestellte Fragen zu Geschäftsbriefen

Was ist ein Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief ist ein formeller Brief, der im Allgemeinen von einem Unternehmer an einen anderen geschrieben wird, um dessen Karriere oder die Interessen seines Unternehmens voranzutreiben.

Was ist der Zweck eines Geschäftsbriefes?

Der Zweck eines Geschäftsbriefes besteht in der professionellen Kommunikation mit einem Unternehmen, einer Institution oder einer gemeinnützigen Organisation.

Welche verschiedenen Arten von Geschäftsbriefen gibt es?

• Anschreiben
• Verkaufsbriefe
• Einladungen
• Nachverfolgungen
• Beschwerdebriefe
• Absichtserklärungen

Was sollte jeder Geschäftsbrief enthalten?

• Datum
• Absender
• Innen Adresse
• Anrede
• Körper
• Schließen
• Unterschrift