6 schnelle Tipps zum Schreiben von E-Mails, die tatsächlich etwas bewirken

Wie viele E-Mails versenden Sie pro Tag? Bei über 200 Milliarden E-Mails, die jeden Tag versendet werden, besteht eine gute Chance, dass mindestens ein paar davon von Ihnen stammen. Aber wenn Sie Ihre E-Mails nicht richtig strukturieren, machen Sie sich und Ihren Empfängern möglicherweise das Leben schwerer als nötig.

Egal, ob Sie nach Kundensupport fragen, eine Party planen oder eine geschäftliche E-Mail senden, die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, effiziente und effektive E-Mails zu erstellen, mit denen Sie Ihre Aufgaben tatsächlich erledigen können.

Schreiben Sie eine beschreibende, aber prägnante Betreffzeile

E-Mail-Vermarkter wissen das schon lange.

Die Betreffzeile einer E-Mail ist genauso wichtig wie der Text darin. Warum ist das? Denn wenn Sie den Empfänger nicht einmal dazu bringen können, Ihre E-Mail zu öffnen, spielt keines der Wörter in Ihrem E-Mail-Text eine Rolle.

Um eine großartige Betreffzeile zu schreiben, halten Sie sie so kurz und aussagekräftig wie möglich. Denken Sie an eine Schlagzeile in einer Zeitung: Sie ist kurz, aufmerksamkeitsstark und sagt Ihnen genau, was Sie in dem Artikel erwartet. Das ist alles, was Ihr Thema sein muss. Vermeiden Sie die vage „Quick Question“ und ähnliches. Wenn Ihre Frage so schnell ist, stellen Sie sie einfach in der Betreffzeile!

Sie können hier sogar etwas mehr Wissen von E-Mail-Vermarktern stehlen. Tausende von gesendeten E-Mails zeigen, dass 65 Zeichen der ideale Punkt für Betreffzeilen sind, mit denen Ihre E-Mails gelesen werden.

Halten Sie Ihre Nachricht so kurz wie möglich

Guy Kawasaki ist ein Marketing-Guru, dem der Erfolg eines wenig bekannten Produkts namens Apple Macintosh zugute kommt. Er ist ein berühmter Autor und ein weltweit angesehener Vermarkter. Wie Sie sich vorstellen können, ist er ein Mann, der viele E-Mails bekommt. Und all diese E-Mails haben Guy dazu gebracht, diese eine Regel über E-Mails zu veröffentlichen:

E-Mails sollten etwa fünf Sätze lang sein. In seinen eigenen Worten: „Weniger als fünf Sätze sind oft abrupt und unhöflich, mehr als fünf Sätze verschwenden Zeit.“

Obwohl nicht jede E-Mail in fünf Sätzen geschrieben werden kann, ist es eine gute Regel, Ihre E-Mails so kurz wie möglich zu halten. Die meisten E-Mails müssen nur fünf grundlegende Details enthalten:

• Wer du bist
• Was Sie wollen
• Warum fragen Sie den Empfänger
• Warum sie tun sollten, was Sie verlangen
• Was der nächste Schritt ist

Teilen Sie Ihren Text auf, um ihn scanbar zu machen

Wenn Ihr Empfänger auf einen gesicherten Posteingang starrt, ist das Letzte, was er sehen möchte, eine riesige Textwand in Ihrer E-Mail. Selbst wenn Sie sich an die Fünf-Satz-Regel halten, ist es immer noch möglich, eine Textwand zu erstellen, wenn Sie nicht aufpassen.

Teilen Sie Ihre E-Mail anstelle eines langen Absatzes in leicht durchsuchbare Abschnitte auf. Versuchen Sie, wann immer möglich Aufzählungslisten anstelle von Satzlisten zu verwenden, und beschränken Sie Ihre Absätze auf nur wenige Sätze oder Zeilen.

Die Scanbarkeit ist jetzt noch wichtiger geworden, da die meisten E-Mails auf Telefonen oder Tablets gelesen werden.

Fügen Sie einen klaren Call-to-Action hinzu

Wenn Sie eine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten möchten, ist es hilfreich, Ihren Empfängern tatsächlich zu sagen, was sie tun sollen. Wenn Sie eine Antwort benötigen, teilen Sie ihnen genau mit, welche Informationen Sie benötigen und wie viele einzelne Fragen beantwortet werden müssen. Wenn Sie möchten, dass sie auf einen Link klicken und ein Formular ausfüllen, machen Sie das ähnlich deutlich.

Auch hier wissen Marketer seit langem um die Bedeutung klarer Anweisungen. Sie können die beste E-Mail der Welt schreiben, aber wenn Sie den Empfängern nicht klar sagen, was sie tun sollen, ist es viel zu einfach für sie, Ihre E-Mail beiseite zu schieben.

Überprüfen Sie Ihre E-Mail auf Rechtschreib- und Grammatikfehler

Rechtschreib- und Grammatikfehler machen Ihre E-Mails nicht nur schwerer verständlich, sie mindern auch Ihre Glaubwürdigkeit in den Augen Ihrer Empfänger, wie eine Studie der Clemson University zeigt. Die Studie ergab, dass Autoren von Inhalten mit Rechtschreibfehlern als weniger vertrauenswürdig und korrekt wahrgenommen wurden als Autoren mit korrekter Rechtschreibung und Grammatik.

Erhalten Sie keine glücklichen Finger, wenn es darum geht, auf die Schaltfläche Senden zu klicken. Sie können vermeiden, Ihre Glaubwürdigkeit zu beeinträchtigen, indem Sie jede E-Mail gründlich Korrektur lesen. Und bei besonders wichtigen E-Mails möchten Sie vielleicht sogar die E-Mail laut vorlesen, um sicherzustellen, dass Ihre Augen keine Fehler überspringen.

Suchen Sie nach falschen Links oder fehlenden Anhängen

Wenn Sie wichtige Links oder Anhänge hinzufügen, sollten Sie diese immer doppelt überprüfen. Beim Kopieren und Einfügen mehrerer Links kann es leicht passieren, dass ein Hyperlink versehentlich dupliziert oder eine Schaltfläche falsch angeklickt wird. Und fehlende Anhänge sind ein so häufiges Problem, dass Gmail sogar eine automatische Warnung dafür erstellt hat.

Egal, wem Sie eine E-Mail senden, integrieren Sie diese Tipps in Ihre nächste E-Mail. Ihre E-Mail wird nicht nur effektiver, Ihre Empfänger werden es Ihnen danken, dass Sie ihnen Zeit gespart haben!

Colin Newcomer ist ein freiberuflicher Autor mit einem Hintergrund in SEO und Affiliate-Marketing. Er hilft Kunden, ihre Sichtbarkeit im Internet zu steigern, indem er hauptsächlich über digitales Marketing, WordPress und B2B-Themen schreibt.