Schreiben Sie mit diesen 3 einfachen Schritten schnell jede E-Mail

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie beim Schreiben von E-Mails langsam sind. Basierend auf den verschiedenen Threads in den sozialen Medien sind Sie nicht allein – Tausende von Menschen fragen sich, wie sie jeden Tag E-Mails schneller schreiben können. Ein Blick auf die Gespräche, die über die Kanäle geführt werden, macht deutlich, dass viele von uns besorgt darüber sind, was die Menschen in ihrem Umfeld darüber denken, dass E-Mails eine so mühsame Aufgabe sind. Ganz zu schweigen von der psychischen Belastung, die es für sie selbst verursacht. Die gute Nachricht ist, dass jeder lernen kann, E-Mails schneller zu schreiben. Und darum geht es in dem Blogbeitrag, den Sie gerade lesen. ‍

Als Nächstes werden wir auf die Gründe dafür eingehen, warum das Schreiben von E-Mails so lange dauert, Ihnen einen einfachen 3-Schritte-Prozess zum schnelleren Schreiben von E-Mails mit Hilfe von KI vorstellen und mit Tipps zum schnellen Schreiben von E-Mails ab heute abschließen.

Warum dauert das Schreiben einer E-Mail so lange?

Bringen wir es raus. Die Leute schreiben mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten, und dafür muss man sich nicht schämen. Wenn Sie testen möchten, ob Sie langsam im Tippen sind, aber die Gründe, warum das Schreiben von E-Mails für viele von uns so lange dauert, sind weitaus vielfältiger.

Abgesehen von Erkrankungen wie Legasthenie und ADHS ist einer der häufigsten Gründe, warum Menschen beim Schreiben von E-Mails langsam sind, unsere Tendenz, sie zu überdenken. Hinter diesem häufigen Problem steckt die Angst, falsch interpretiert zu werden. Dies wird oft dadurch verursacht, dass wir nicht in der Lage sind, Hinweise wie Körpersprache, Handgesten, Sprechtempo und -tonhöhe sowie Gesichtsausdrücke zu nutzen, die uns helfen, die Nachricht so zu übermitteln, wie wir es beabsichtigt haben, wenn wir persönlich kommunizieren.

Ein weiterer typischer Grund ist die Tendenz, zu lange E-Mails zu schreiben. Es kann mit dem zuvor erwähnten Problem zusammenhängen, der eigenen Fähigkeit, prägnant zu schreiben, oder einfach dem Versuch, etwas per E-Mail zu kommunizieren, was besser in einem Meeting oder durch einen Telefonanruf vermittelt werden könnte.

Der Umgang mit Rechtschreibung und Grammatik kann für diejenigen schwierig sein, die per E-Mail in ihrer Nicht-Muttersprache kommunizieren müssen, insbesondere bei der Arbeit. Selbst wenn Sie in der Geschäftssprache Ihres Unternehmens auf professionellem Niveau sind, kann es vorkommen, dass Sie nach bestimmten Wörtern oder Sätzen googeln, sich mit Kommas beschäftigen oder über die richtige E-Mail-Etikette nachdenken.

Um diesen Teil des Artikels kurz genug zu halten, fangen wir erst gar nicht mit den Plagen moderner Arbeit namens Multitasking und Content Switching an.

Trotzdem müssen wir uns damit auseinandersetzen, dass es manchmal einfach schwierig ist, seine Gedanken zu Papier zu bringen. Auch wenn Ihre Ideen in Ihrem Kopf wie ein Tag klar werden, lassen sie sich nicht gut in den Text übersetzen. Wenn Sie mit einem blinkenden Cursor auf einen leeren Bildschirm starren, kann dieses Phänomen, das auch als Leerbildschirm-Syndrom bekannt ist, jeden von uns überfordern. Vor allem, wenn Sie eine wichtige E-Mail schreiben müssen.

Egal, warum Sie glauben, beim Schreiben von E-Mails langsam zu sein, fürchten Sie sich nicht, die Hilfe ist nahe. Lesen Sie einfach weiter, und wir können so ziemlich garantieren, dass Sie sie in kürzester Zeit schneller schreiben werden.

So schreiben Sie E-Mails schneller mit 3 einfachen Schritten

Der folgende 3-Schritte-Prozess und die begleitenden Beispiele führen Sie in eine Methode zum schnellen Schreiben von E-Mails ein. Wir wagen sogar zu behaupten, dass es nicht nur schnell, sondern auch der schnellste Weg ist, per E-Mail zu kommunizieren. Sie werden der Richter sein.

1. Schreiben Sie kurze Stichpunkte

Schreiben Sie zu Beginn ein paar Sätze über die wesentlichen Teile, aus denen Ihre E-Mail bestehen sollte. Machen Sie sich nicht zu viele Gedanken über die Formulierung oder Grammatik, sondern zielen Sie darauf ab, Gedanken so niederzuschreiben, wie sie ganz natürlich aus Ihrem Kopf kommen. Danach sind Sie bereit für den nächsten Schritt.

2. Entscheiden Sie, welche Art von E-Mail Sie schreiben möchten

Jetzt, da Sie wissen, was Sie sagen möchten, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, welche Art von E-Mail Sie versenden möchten. Wer ist der Empfänger und was möchten Sie mit der E-Mail erreichen? Vielleicht nehmen Sie Kontakt mit potenziellen Kunden auf, erkundigen sich bei einem Ihrer Anbieter nach dem Status eines Projekts oder erinnern Ihren Vorgesetzten an eine bevorstehende Frist.

In der Vorlagengalerie von Flowrite finden Sie fertige Vorlagen für die typischsten E-Mails, die Menschen täglich schreiben. Darüber hinaus können Sie Ihre benutzerdefinierten Vorlagen für die Art von E-Mails erstellen, die Sie am häufigsten senden oder für die Sie zu viel Zeit aufwenden.

3. Beobachten Sie, wie sich die E-Mail selbst schreibt

Dies ist der Teil, wo die Magie passiert. Sobald Sie die richtige Vorlage ausgewählt haben, können Sie sich zurücklehnen und entspannen, während Flowrite basierend auf Ihren Stichpunkten eine vollwertige E-Mail schreibt. Wenn Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind, können Sie auf Knopfdruck eine neue Version generieren. Wenn immer noch etwas nicht stimmt, nehmen Sie die Änderungen einfach manuell vor, und Sie können senden.

All dies ist dank unseres Einsatzes der neuesten Fortschritte in der künstlichen Intelligenz möglich, und es gibt noch viel mehr, das Ihnen hilft, sich nicht mehr mit dem Schreiben von E-Mails herumschlagen zu müssen. Sind Sie besessen davon, wie der Empfänger bestimmte Wortwahlen oder Phrasen wahrnehmen könnte? Sie können den Ton auswählen, mit dem Flowrite die E-Mail für Sie schreibt. Angst vor Rechtschreib- und Grammatikfehlern? Unser Tool spricht fließend Englisch. Blank-Screen-Syndrom? Vergessen Sie die Stichpunkte, wählen Sie die richtige Vorlage aus und Flowrite generiert eine Beispiel-E-Mail für Sie. ‍

5 Tipps zum schnellen Schreiben von E-Mails

„Was ist, wenn Flowrite nicht zu meinem Workflow passt“, sagen Sie? Nun, wir fordern Sie natürlich auf, es auszuprobieren, aber hier sind einige umsetzbare Tipps, die Sie umsetzen können, um schnell E-Mails ohne zusätzliche Hilfe von KI-E-Mail-Assistenten oder irgendeiner Technologie zu schreiben.

Folgen Sie der Standard-E-Mail-Struktur

Um Ihr Schreiben zu beschleunigen, ist es wichtig, der herkömmlichen Struktur für E-Mails zu folgen. Dadurch wird Ihr Schreiben schneller und der Empfänger kann Ihre Nachricht schneller lesen.

Falls Sie mit dem klassischen E-Mail-Format nicht vertraut sind, hier ist die 101:

• Eine Betreffzeile
• Gruß
• Inhalt – nicht mehr als drei Absätze
• Schließen
• Unterschrift
  

Sie sollten diese Teile mit Absatzumbrüchen trennen, um Ihre E-Mail leicht verdaulich zu machen. Der beste Weg, um die Schreibgeschwindigkeit weiter zu verbessern, besteht darin, jeden Inhaltsabsatz mit dem Wichtigsten zu beginnen. Sobald diese Art des Schreibens von E-Mails selbstverständlich ist, können Sie viel schneller von der Idee zur Zustellung gelangen.

Schreiben Sie so, wie Sie sprechen

Ob geschrieben oder gesprochen, der Zweck der Sprache besteht darin, Gedanken, Ideen und Gefühle zu kommunizieren. Bei der Kommunikation per E-Mail, insbesondere im beruflichen Bereich, werden die Dinge jedoch oft komplizierter, als sie sollten, und verlangsamen uns.

Wir neigen dazu, beim Schreiben komplexere Satzstrukturen zu verwenden als beim Sprechen. Abhängig von der Zielgruppe können wir auch Kontraktionen verwenden, um E-Mails viel formeller als normalerweise notwendig zu gestalten. Ganz zu schweigen von der Verwendung von formellerem Vokabular und Jargon. Du verstehst es, also fange ich gar nicht erst an mit den endlosen Stützpunkten mit Details und Erläuterungen zu den eigenen Denkprozessen.

Wenn Sie Ihren E-Mails ein wenig Sprechstil verleihen, werden sie gesprächiger, ansprechender und vor allem kürzer, was bedeutet, dass Sie sie schneller wegschreiben.

Erst schreiben, dann bearbeiten

Wenn Sie versuchen, jedes Wort und jede Satzstruktur, die Sie schreiben, zu perfektionieren, werden Sie unweigerlich umschreiben, während Sie fortfahren. Unnötig zu erwähnen, dass dies eine langsame Art ist, alles zu schreiben – geschweige denn E-Mails. Bringen Sie einfach Ihre Ideen auf den Bildschirm, und wenn Sie fertig sind. Gehen Sie den Text einmal durch, um Tipp- und Formatierungsfehler zu korrigieren. Nach dieser Bereinigung sollten Sie bereit zum Versenden sein, aber wenn Ihr Bauchgefühl es sagt, können Sie die E-Mail noch einmal Korrektur lesen – sogar laut.

Stellen Sie sich auf die Uhr

Stellen Sie einen Timer ein. Wir alle haben einen auf unseren Handys, also gibt es keine Ausreden. Geben Sie sich fünf Minuten Zeit, und wenn der Wecker klingelt, sind Sie fertig. Egal, wo Sie aufgehört haben, es ist Zeit zum Abschluss. Am Ende der E-Mail können Sie sogar angeben, dass Sie bei Bedarf gerne näher darauf eingehen. Dies zwingt Sie dazu, schneller zu denken, zu tippen und auf den Punkt zu kommen. Wenn das 5-Minuten-Limit weit außerhalb Ihrer Reichweite liegt, suchen Sie sich ein anderes ehrgeiziges Ziel, das Sie anstreben – es geht nur um Verbesserung, nicht um Perfektion.

Zähle die Wörter

Wie wir bereits festgestellt haben, korreliert die Zeit, die zum Schreiben einer E-Mail benötigt wird, nicht immer mit der Anzahl der Wörter, die Sie am Ende schreiben. Das Schreiben einiger Sätze kann unnötig lange dauern, wenn Sie sich Sorgen darüber machen, wie Ihre Botschaft wahrgenommen wird. Wenn Ihre E-Mails jedoch sehr lang sind, lohnt es sich, einen Wortzähler zu verwenden, um die Gewohnheit zu brechen. Einige E-Mail-Clients haben dies integriert, und für andere stehen unzählige Browsererweiterungen zur Verfügung. Setzen Sie sich ein Limit und versuchen Sie, sich daran zu halten. Benötigen Sie einen Maßstab? Es hängt davon ab. Aber basierend auf der Analyse von über 40 Millionen E-Mails beträgt die genau richtige Länge für eine Verkaufs-E-Mail 50–200 Wörter. Arbeiten Sie sich darauf vor.

Hat Ihnen dieser Blogbeitrag geholfen, E-Mails schneller zu schreiben? Falls nicht, finden Sie in unserem Blog viele weitere Beiträge zum Thema. Wir decken alles ab, von Produktivitäts-Hacks bis hin zu Schreibtipps und Tools , die Ihnen helfen, mit dem Schreiben aufzuhören.