So schreiben Sie ein Memo in 8 Schritten

Unabhängig davon, ob Sie eine interne Richtlinienänderung vorgenommen haben, die Sie mitteilen müssen, oder ob Sie ein Projekt vorantreiben, über das Investoren Bescheid wissen müssen, ist ein Memo die beste Möglichkeit, wertvolle Informationen innerhalb Ihres Unternehmens zu kommunizieren. Memos sind eine gute Möglichkeit, solche Informationen an Ihre Kollegen, Mieter, Freiwilligen oder andere interne Organisationsmitglieder weiterzugeben.

Wann sollten Sie ein Memo senden? Wie schreibt man ein Memo? Wir beantworten diese Fragen und geben Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Memos sowie zahlreiche Beispiele für Memos.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Memo?

Was ist der Zweck eines Memos?

Schreiben Sie ein Memo in 8 Schritten

Wie unterscheidet sich ein Memo von . . .

Beispiele für Memos

Memo-FAQs

Was ist ein Memo?

Ein Memo, kurz fürMemorandum, ist eine Möglichkeit, eine Gruppe von Menschen über ein bestimmtes Problem, eine bestimmte Lösung oder ein bestimmtes Ereignis zu informieren. Ein Memo sollte kurz, unkompliziert und leicht lesbar sein. Es informiert die Empfänger und stellt einen Aktionsplan mit konkreten nächsten Schritten bereit.

Sie können ein Memo als Papierbrief, Fax oder als PDF-Anhang an eine E-Mail senden. Obwohl die weit verbreitete Verwendung von E-Mails in vielen Fällen Memos im Wesentlichen ersetzt hat, sind Memos für einige wichtige Nachrichten immer noch hilfreich.

Was ist der Zweck eines Memos?

Memos dienen der offiziellen internen Kommunikation eines Unternehmens oder einer Organisation. Sie werden oft an eine ganze Organisation gesendet , sind aber auch nützlich, um eine einzelne Abteilung, ein Team oder eine kleinere Personengruppe zu informieren. Memos verbreiten notwendige Informationen in einem einfachen, leicht verständlichen Format.

Wann man ein Memo schreibt

Sie sollten ein Memorandum verfassen, wenn Sie offizielle Geschäftsthemen effizient weiterleiten müssen. Das Ziel Ihres Memos sollte darin bestehen, zu informieren, auf ein Problem aufmerksam zu machen oder eine Frage zu beantworten. Folgende Zwecke eignen sich für ein Memo:

• interne Änderungen übertragen
• Nachrichten verbreiten
• Teilen Sie eine bevorstehende Veranstaltung
• Aktualisierung der Richtlinien zur öffentlichen Sicherheit
• das Bewusstsein für ein Problem schärfen
• ein Problem ansprechen
• eine Anfrage stellen
• Teilen Sie Projektaktualisierungen

So formatieren Sie ein Memo

Wenn Sie ein Memo per E-Mail versenden, sollte es als PDF formatiert sein. Dadurch bleibt der Stil erhalten, den Sie auf das Dokument angewendet haben. Traditionell verwenden Memos eine Zwölf-Punkt-Schriftart für den Text und eine Vierzehn- bis Sechzehn-Punkt-Schriftart für die Überschriften. Halten Sie die Schriftart und das Design einfach.

Ein Memo sollte Folgendes enthalten.

• Überschrift
  • Zu
  • Aus
  • Datum
  • Thema
• Eröffnungsrede
• Kontext
• Aufruf zum Handeln und Aufgabenstellung
• Diskussion
• Schließen

Sie haben auch die Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen, um die Botschaft, die Sie in Ihrem Memo vermitteln, zu untermauern. Wenn Ihr Memo mehr als eine Seite umfasst, sollten Sie eine Zusammenfassung haben, um Ihre Punkte zusammenzufassen.

Schreiben Sie ein Memo in 8 Schritten

Memos sollten immer professionell und höflich sein – unabhängig vom Thema, das Sie vorstellen. Konzentrieren Sie sich auf die Fakten und umsetzbaren Pläne. Sie sollten Emojis nicht in Geschäftsnotizen verwenden . Halten Sie es kurz, direkt und klar und geben Sie nur die notwendigen Informationen an.

1 Überschrift

In der Überschrift wird aufgeführt, wer das Memo erhält, wer das Memo sendet, das Datum, an dem das Memo verfasst wurde, und den Betreff des Memos. Unten können Sie sehen, wie Sie diesen Abschnitt formatieren.

An:[Vollständige Namen und Berufsbezeichnungen oder Abteilung des Empfängers]

Von:[Ihr vollständiger Name und Ihre Berufsbezeichnung]

Datum:[Heutiges Datum]

Betreff:[Worum geht es in dem Memo]

Da Sie in der Überschrift die Empfänger angesprochen haben, ist eine Begrüßung nicht erforderlich.

2 Eröffnungsrede

Dieser Abschnitt kann zwischen einem und drei Sätzen umfassen. In der Eröffnungsrede erläutern Sie kurz den Zweck Ihres Memos. Fügen Sie in diesem Abschnitt nur eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen ein. Später können Sie auf die Details eingehen.

Beginnen Sie mit: „Ich schreibe Ihnen, um Sie zu informieren.“ . .“

3 Kontext

Geben Sie in drei bis zehn Sätzen den Kontext an. Im Kontext teilen Sie den Leuten mit, worüber Sie schreiben, warum Sie ihnen schreiben und welche anderen wichtigen Informationen Sie benötigen.

Dieser Abschnitt kann Folgendes enthalten:

• unterstützende Beweise
• Warum Ihre Organisation die Entscheidung getroffen hat, die Sie im Memo besprechen
• Hintergrundinformationen
• eine Problemstellung
• wie du das Problem gefunden hast
• wichtige Zeitpunkte oder Termine
• weitere wichtige Punkte

4 Handlungsaufforderung und Aufgabenstellung

Dieser Abschnitt kann entweder aus zwei bis drei Sätzen oder einer Liste mit Aufzählungspunkten bestehen. Hier legen Sie die nächsten Schritte für Ihre Empfänger fest. Schreiben Sie, was der Empfänger tun soll, nachdem er das Memo gelesen hat, oder wie Sie das von Ihnen beschriebene Problem lösen möchten.

Versuchen Sie zu schreiben: „Bitte [Aufgabe, die Sie erledigen möchten] bis zum [Fälligkeitsdatum]“ oder „Ich schätze Ihre Kooperation in dieser Angelegenheit.“

5 Diskussion

Das Ziel dieses Teils besteht darin, die Empfänger davon zu überzeugen, Ihren empfohlenen Maßnahmen zu folgen. Legen Sie alle Details dar, die Ihre Ideen unterstützen, beginnend mit den wichtigsten Informationen. Geben Sie konkrete unterstützende Fakten, Ideen und Forschungsergebnisse an, die Ihr Memo untermauern, und ordnen Sie die Informationen vom stärksten zum schwächsten.

6 Abschluss

Der Schlussabschnitt bietet die Möglichkeit, Ihr Memo mit einer höflichen Bemerkung zu beenden. Wir empfehlen Ihnen, auch hier noch einmal mitzuteilen, worauf Ihre Empfänger reagieren sollen. Im Allgemeinen enthalten Memos keinen Abschied. Aber wenn Sie eine haben möchten, achten Sie darauf, dass Sie sich kurz fassen.

7 Optionale Ergänzungen

Sie können Ihrem Memo bei Bedarf eine Zusammenfassung oder Anhänge beifügen. Wenn Ihr Memo mehr als eine Seite umfasst, sollten Sie eine Zusammenfassung hinzufügen. Zusammenfassungen helfen den Empfängern, die von Ihnen geteilten Informationen leichter zu verarbeiten.

Sie können die Zusammenfassung direkt vor Ihrer Schlusserklärung platzieren. In einer Zusammenfassung können wichtige Empfehlungen, eine Zusammenfassung wichtiger Informationen, Referenzen, Methoden oder Ressourcen aufgeführt sein, die Sie verwendet haben. Wenn die Informationen in Ihrem Memo einer weiteren Erläuterung bedürfen, können Sie sie in diesen Abschnitt einfügen. Zusammenfassungen können ein paar Sätze lang sein oder eine Aufzählung wichtiger Informationen enthalten.

Ihre ergänzenden Informationen sollten alle Dokumentationen umfassen, die Sie teilen möchten, z. B. Grafiken, Listen, Tabellen oder Fotos. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Anhänge beizufügen, fügen Sie unterhalb Ihres Abschlusses eine Notiz darüber ein, was Sie angehängt haben.

Wenn Sie Ihr Memo per E-Mail versenden, können diese zusätzlichen Anhänge Ihrer E-Mail hinzugefügt werden. Wenn Sie Ihr Memo als Brief oder Fax versenden, fügen Sie diese nach der letzten Seite Ihres Memodokuments ein.

Bezeichnen Sie Ihre Anhänge wie folgt: „Anhang: [Name des Anhangs], [Erstellungsdatum].“

8 Überarbeiten

Nachdem Sie Ihr Memo geschrieben haben, ist es an der Zeit, es zu überarbeiten! Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Memo so klar und prägnant wie möglich ist. Denken Sie daran: Je kürzer, desto besser.

• Schneiden Sie unnötiges Material aus.
• Klären Sie Ihre Hauptpunkte.
• Korrekturlesen auf Rechtschreib-, Grammatik- und Zeichensetzungsfehler.
• Überprüfen Sie Ihre Fakten und Ressourcen.
• Holen Sie vor dem Senden Feedback von einem Kollegen ein.

Wie unterscheidet sich ein Memo von . . .

Ein Memo ist eine prägnante, aber informelle Mitteilung innerhalb einer Organisation zur Verbreitung einer offiziellen Botschaft. Doch wie unterscheidet sich dies von einer E-Mail, einem Brief, einem Rundschreiben oder einem Protokoll? Lassen Sie uns die Definitionen dieser Standardgeschäftsdokumente klären.

Wie unterscheidet sich ein Memo von einer E-Mail?

Memos sind in Ton und Sprache in der Regel formeller als E-Mails, die am effektivsten sind, wenn sie kurz und prägnant sind . In Zukunft könnte das Unternehmen Ihr Memo als offizielles Dokument verwenden, das gedruckt, in Papierform verbreitet oder professionell in einem lesbaren Format an einen großen Personenkreis verteilt wird.

Wie unterscheidet sich ein Memo von einem Brief?

In der Regel richten sich Briefe an Personen außerhalb der Organisation. Sie sind für längere externe Nachrichten gedacht, die ein bestimmtes Thema kommunizieren. Diese können einen informellen oder formellen Ton haben.

Wie unterscheidet sich ein Memo von einer Pressemitteilung?

Memos werden in der Regel für die interne Kommunikation verwendet, während Pressemitteilungen für die externe Kommunikation gedacht sind. Unter einer Pressemitteilung versteht man in der Regel ein längeres und detaillierteres Dokument als ein Memo.

Wie unterscheidet sich ein Memo von einem Rundschreiben?

Rundschreiben dienen der Massenverteilung. Andererseits sind Memos für einen ausgewählten Personenkreis gedacht. Rundschreiben haben in der Regel mehrere Themen und Handlungsaufforderungen. Memos sollten nur ein Thema kurz behandeln.

Wie unterscheidet sich ein Memo von einem Protokoll?

Sitzungsprotokolle sind offizielle Dokumente, die die Notizen einer Sitzung enthalten. Während sich ein Memo in seinen ergänzenden Anhängen möglicherweise auf Protokolle bezieht, sollten Sie ein Memo nicht als Format für Besprechungsprotokolle verwenden oder umgekehrt.

Beispiele für Memos

Ohne ein Memo-Beispiel kann es schwierig sein, mit dem Schreiben zu beginnen. Hier sind zwei Beispiele für die am häufigsten verwendeten Memoformate.

Beispiel 1: Interne Änderungen

Wenn eine Organisation Richtlinien-, Verfahrens- oder Personaländerungen auf hoher Ebene vornimmt, sollte ein internes Änderungsmemo verfasst werden. Diese E-Mail kann von der Personalabteilung gesendet werden oder vom Führungsteam oder einer anderen Abteilung.

An: Alle Mitarbeiter

Von: Kelly Source, Personalmanagerin

Datum: 20. Juli 2022

Betreff: Änderungen am System der bezahlten Freistellung

Ich schreibe Ihnen, um Sie über die jüngsten Änderungen an unserem Zapfwellensystem zu informieren. Wir wechseln die Plattform zu PalmLeaf HR. Dieses System tritt am 1. Oktober 2022 in Kraft.

Mit der Umstellung auf PalmLeaf HR versucht unser Unternehmen, die Übermittlung Ihrer PTO-Anfragen einfacher zu gestalten. Im Anhang zu diesem Memo finden Sie Tutorials zum Navigieren auf dieser benutzerfreundlichen Plattform.

Sie erhalten diese Woche direkt eine Onboarding-E-Mail von PalmLeaf HR. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Konto bis spätestens 30. September 2022 einrichten.

Wenn Sie Probleme beim Einrichten Ihres Kontos haben, senden Sie uns bei Fragen bitte eine E-Mail an [email protected].

Vielen Dank für Ihre Kooperation während dieses Übergangs. Wir hoffen, dass dies die Verwaltung Ihrer Zapfwelle erleichtert.

Anbei: PalmLeafHR-Leitfaden, Januar 2022

Beispiel 2: Allgemeine Geschäftsnotiz

Ein allgemeines Geschäftsnotizformat kann für nahezu jeden Geschäftsgegenstand verwendet werden. Ob es sich um ein laufendes Projekt oder eine interne Analyse handelt, dieses vielseitige Format passt.

An: Ava Colon, Phil Comma und Dave Period

Von: Peter Office, Senior Data Analyst

Datum: 20. Mai 2022

Betreff: Umsatzanalyse

Ich schreibe Ihnen, um den von Ihrem Team angeforderten Umsatzanalysebericht zu bearbeiten. Diese Analyse umfasst Einnahmequellen von 2010 bis zum ersten Quartal 2022.

Dieser Bericht wurde vom Vertriebsteam im Januar 2022 angefordert, als Dave Period die Position des Chief Sales Coordinators übernahm. Die Analyse wurde mit Tableau erstellt und die Berichte sind beigefügt.

Zum jetzigen Zeitpunkt bitte ich Sie, die Daten zu überprüfen und mir mitzuteilen, ob ich sonst noch etwas genauer analysieren soll. Der beste Weg, das Dashboard anzuzeigen, ist die Einladung von Tableau in Ihrem E-Mail-Posteingang.

Hier sind die wichtigsten Punkte meiner Analyse:

• Unsere Haupteinnahmequelle ist unser Flaggschiffprodukt, Hemden im Hawaii-Stil.
• Die zweitwichtigste Einnahmequelle sind die Laufmützen.
• Unser Umsatz wird hauptsächlich durch E-Mail-Marketingmaßnahmen generiert.
• Es gab einige Zeiträume, in denen die Daten nicht verfügbar waren und daher nicht in diese Analyse einbezogen wurden.

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diese Analyse zu lesen. Bitte senden Sie mir Ihre Fragen oder Bedenken gerne an [email protected]. Wenn Sie technische Schwierigkeiten beim Zugriff auf das Dashboard haben, wenden Sie sich bitte an unsere IT-Abteilung unter [email protected], um Hilfe zu erhalten.

Beigefügt:

• Tableau-Leitfaden, 2022
• Umsatzanalysebericht 2010–2021, Mai 2022

Memo-FAQs

Was ist ein Memo?

Ein Memo, kurz fürMemorandum, ist eine kurze interne Kommunikation, die eine Gruppe über ein bestimmtes Problem, eine bestimmte Lösung oder ein bestimmtes Ereignis informiert. Memos können als Papierbrief oder Fax gesendet oder als PDF an eine E-Mail angehängt werden.

Was ist der Zweck eines Memos?

Ein Memo soll eine Gruppe von Personen über ein komplexes Thema, eine Richtlinienänderung oder eine andere kurze offizielle Angelegenheit innerhalb einer Organisation informieren.

Was ist die Grundstruktur eines Memos?

Ein Memo sollte Folgendes enthalten.

• Überschrift
  • Zu
  • Aus
  • Datum
  • Thema
• Eröffnungsrede
• Kontext
• Aufruf zum Handeln
• Diskussion
• Schließen