So schreiben Sie ein Memo in 8 Schritten

Egal, ob Sie eine interne Richtlinienänderung haben, die Sie mitteilen müssen, oder ob Sie ein Projekt leiten, über das Investoren Bescheid wissen müssen, ein Memo ist der beste Weg, um wertvolle Informationen innerhalb Ihres Unternehmens zu kommunizieren. Memos sind eine gute Möglichkeit, solche Informationen an Ihre Kollegen, Mieter, Freiwillige oder andere interne Organisationsmitglieder weiterzugeben.

Wann sollten Sie ein Memo senden? Wie schreibt man ein Memo? Wir beantworten diese Fragen und geben Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Memos sowie viele Beispiele für Memos.

Was ist eine Notiz?

Ein Memo, kurz für Memorandum , ist eine Möglichkeit, eine Gruppe von Personen über ein bestimmtes Problem, eine Lösung oder ein Ereignis zu informieren. Ein Memo sollte kurz, unkompliziert und leicht lesbar sein. Es informiert die Empfänger und liefert einen Aktionsplan mit konkreten nächsten Schritten.

Sie können ein Memo als Papierbrief, Fax oder PDF-Anhang an eine E-Mail senden. Obwohl die weit verbreitete Verwendung von E-Mail in vielen Fällen im Wesentlichen Memos ersetzt hat, sind Memos für einige wichtige Nachrichten immer noch hilfreich.

Was ist der Zweck eines Memos?

Memos sind für die offizielle interne Kommunikation eines Unternehmens oder einer Organisation konzipiert. Sie werden oft an eine ganze Organisation gesendet, sind aber auch nützlich, um eine einzelne Abteilung, ein Team oder eine kleinere Gruppe von Personen zu informieren. Memos verteilen notwendige Informationen in einem einfachen, leicht verständlichen Format.

Wann man eine Notiz schreibt

Sie sollten ein Memorandum verfassen, wenn Sie offizielle Geschäftsangelegenheiten effizient weitergeben müssen. Das Ziel Ihres Memos sollte sein, zu informieren, auf ein Problem aufmerksam zu machen oder eine Frage zu beantworten. Folgende Verwendungszwecke eignen sich für ein Memo:

• interne Änderungen übertragen
• Neuigkeiten verbreiten
• teilen Sie eine bevorstehende Veranstaltung
• Aktualisierung der Richtlinien für die öffentliche Sicherheit
• Bewusstsein für ein Problem schaffen
• ein Problem angehen
• eine Anfrage stellen
• Teilen Sie Projektaktualisierungen

So formatieren Sie ein Memo

Wenn Sie ein Memo per E-Mail senden, sollte es als PDF formatiert sein. Dadurch wird der Stil beibehalten, den Sie auf das Dokument angewendet haben. Traditionell verwenden Memos eine Zwölf-Punkt-Schrift für den Hauptteil und eine Vierzehn- bis Sechzehn-Punkt-Schrift für die Überschriften. Halten Sie die Schriftart und das Design einfach.

Ein Memo sollte Folgendes enthalten.

• Überschrift
  • Zu
  • Aus
  • Datum
  • Thema
• Eröffnungsrede
• Kontext
• Aufruf zum Handeln und Aufgabenstellung
• Diskussion
• Schließen

Sie haben auch die Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen, um die Botschaft, die Sie in Ihrem Memo vermitteln, zu unterstützen. Wenn Ihr Memo mehr als eine Seite umfasst, sollten Sie eine Zusammenfassung haben, um Ihre Punkte zusammenzufassen.

Schreiben Sie ein Memo in 8 Schritten

Memos sollten immer professionell und höflich sein – unabhängig davon, welches Thema Sie ansprechen. Konzentrieren Sie sich auf die Fakten und umsetzbaren Pläne. Sie sollten Emojis nicht in Geschäftsmitteilungen verwenden . Halten Sie es kurz, direkt und klar und geben Sie nur die notwendigen Informationen an.

1 Überschrift

Die Überschrift listet auf, wer das Memo erhält, wer das Memo sendet, das Datum, an dem das Memo geschrieben wurde, und den Betreff des Memos. Unten können Sie sehen, wie dieser Abschnitt formatiert wird.

An: [Vollständige Namen und Berufsbezeichnungen oder Abteilungen der Empfänger]

Von: [Ihr vollständiger Name und Ihre Berufsbezeichnung]

Datum: [heutiges Datum]

Betreff: [Worum es in dem Memo geht]

Da Sie die Empfänger in der Überschrift angesprochen haben, müssen Sie keine Begrüßung einfügen.

2 Eröffnungsrede

Dieser Abschnitt kann zwischen einem und drei Sätzen umfassen. In der Eröffnungsrede geben Sie kurz den Zweck Ihres Memos an. Nehmen Sie in diesem Abschnitt nur eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen auf. Später können Sie in die Details gehen.

Versuchen Sie, mit „Ich schreibe Ihnen, um Sie zu informieren . . .“

3 Kontext

Geben Sie in drei bis zehn Sätzen Kontext an. Kontext ist, wo Sie die Leute wissen lassen, worüber Sie schreiben, warum Sie ihnen schreiben und andere wichtige Informationen.

Dieser Abschnitt kann Folgendes enthalten:

• Belege
• warum Ihre Organisation die Entscheidung getroffen hat, die Sie in dem Memo besprechen
• Hintergrundinformation
• eine Problemstellung
• wie du das Problem gefunden hast
• wichtige Zeiten oder Daten
• andere Eckdaten

4 Handlungsaufforderung und Aufgabenstellung

Dieser Abschnitt kann entweder aus zwei bis drei Sätzen oder einer Liste mit Aufzählungszeichen bestehen. Hier legen Sie die nächsten Schritte für Ihre Empfänger fest. Schreiben Sie, was der Empfänger tun soll, nachdem er das Memo gelesen hat, oder wie Sie das beschriebene Problem lösen möchten.

Versuchen Sie zu schreiben: „Bitte [die Aufgabe, die Sie erledigen möchten] bis zum [Fälligkeitsdatum]“ oder „Ich weiß Ihre Kooperation in dieser Angelegenheit zu schätzen.“

5 Diskussion

Das Ziel dieses Abschnitts ist es, die Empfänger davon zu überzeugen, Ihren empfohlenen Maßnahmen zu folgen. Legen Sie alle Details dar, die Ihre Ideen unterstützen, beginnend mit den wichtigsten Informationen. Geben Sie spezifische unterstützende Fakten, Ideen und Recherchen an, die Ihr Memo untermauern, und organisieren Sie die Informationen von den stärksten bis zu den schwächsten.

6 Schließen

Der Schlussabschnitt ist eine Gelegenheit, Ihr Memo mit einer höflichen Bemerkung zu beenden. Wir empfehlen Ihnen, auch hier noch einmal mitzuteilen, was Ihre Empfänger tun sollen. Im Allgemeinen enthalten Memos keinen Abschied. Aber wenn Sie eine haben möchten, halten Sie sich kurz.

7 Optionale Ergänzungen

Sie können Ihrem Memo bei Bedarf eine Zusammenfassung oder Anhänge hinzufügen. Sie sollten eine Zusammenfassung hinzufügen, wenn Ihr Memo mehr als eine Seite umfasst. Zusammenfassungen helfen den Empfängern, die von Ihnen geteilten Informationen leichter zu verarbeiten.

Sie können die Zusammenfassung direkt vor Ihrem Schlusswort platzieren. Eine Zusammenfassung kann wichtige Empfehlungen, eine Zusammenfassung wichtiger Informationen, Referenzen, Methoden oder Ressourcen, die Sie verwendet haben, auflisten. Wenn die Informationen in Ihrem Memo einer weiteren Klärung bedürfen, können Sie sie in diesen Abschnitt einfügen. Zusammenfassungen können ein paar Sätze lang oder eine stichpunktartige Liste mit Schlüsselinformationen sein.

Ihre ergänzenden Informationen sollten alle Dokumentationen enthalten, die Sie teilen möchten, wie z. B. Grafiken, Listen, Tabellen oder Fotos. Wenn Sie Anhänge hinzufügen möchten, fügen Sie unter Ihrem Abschluss eine Notiz darüber ein, was Sie angehängt haben.

Wenn Sie Ihr Memo per E-Mail senden, können diese zusätzlichen Anhänge zu Ihrer E-Mail hinzugefügt werden. Wenn Sie Ihren Vermerk als Brief oder Fax versenden, fügen Sie diese nach der letzten Seite Ihres Vermerkdokuments bei.

Kennzeichnen Sie Ihre Anhänge als solche: „Angehängt: [Name des Anhangs], [Erstellungsdatum].“

8 Überarbeiten

Nachdem Sie Ihr Memo geschrieben haben, ist es an der Zeit, es zu überarbeiten! Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Memo so klar und präzise wie möglich ist. Denken Sie daran: Je kürzer, desto besser.

• Schneiden Sie unnötiges Material aus.
• Klären Sie Ihre wichtigsten Punkte.
• Korrekturlesen auf Rechtschreib-, Grammatik- und Zeichensetzungsfehler.
• Überprüfen Sie Ihre Fakten und Ressourcen.
• Holen Sie vor dem Senden Feedback von einem Kollegen ein.

Wie unterscheidet sich ein Memo von . . .

Ein Memo ist eine knappe, aber informelle Mitteilung innerhalb einer Organisation, um eine offizielle Botschaft zu verbreiten. Aber wie unterscheidet sich das von einer E-Mail, einem Brief, einem Rundschreiben oder einem Protokoll? Lassen Sie uns die Definitionen dieser Standardgeschäftsdokumente klären.

Wie unterscheidet sich ein Memo von einer E-Mail?

Memos sind in Ton und Sprache normalerweise formeller als E-Mails, die am effektivsten sind, wenn sie kurz und prägnant sind . In Zukunft kann das Unternehmen Ihr Memo als offizielles Dokument verwenden, das gedruckt, als Hardcopy verbreitet oder professionell in einem lesbaren Format an eine große Gruppe von Menschen verteilt wird.

Wie unterscheidet sich eine Notiz von einem Brief?

Typischerweise werden Briefe an Personen außerhalb der Organisation adressiert. Sie sind für längere externe Nachrichten gedacht, die ein bestimmtes Thema kommunizieren. Diese können informellen oder formellen Ton haben.

Wie unterscheidet sich ein Memo von einer Pressemitteilung?

Memos werden normalerweise für die interne Kommunikation verwendet, während Pressemitteilungen für die externe Kommunikation bestimmt sind. Unter einer Pressemitteilung versteht man typischerweise ein längeres, ausführlicheres Dokument als ein Memo.

Wie unterscheidet sich ein Memo von einem Rundschreiben?

Rundschreiben sind für die Massenverteilung. Andererseits sind Memos für einen ausgewählten Personenkreis bestimmt. Rundschreiben haben in der Regel mehrere Themen und Handlungsaufforderungen. Memos sollten nur ein Thema kurz ansprechen.

Wie unterscheidet sich ein Memo von Protokollen?

Sitzungsprotokolle sind offizielle Dokumente, die die Notizen einer Sitzung enthalten. Während sich ein Memo in seinen ergänzenden Anhängen auf Protokolle beziehen kann, sollten Sie ein Memo nicht als Format für Besprechungsprotokolle verwenden oder umgekehrt.

Beispiele für Memos

Es kann eine Herausforderung sein, ohne ein Memo-Beispiel mit dem Schreiben anzufangen. Hier sind zwei Beispiele für die am häufigsten verwendeten Memoformate.

Beispiel 1: Interne Änderungen

Wenn eine Organisation Richtlinien-, Verfahrens- oder hochrangige Personaländerungen vornimmt, sollte ein internes Änderungsmemo verfasst werden. Diese E-Mail kann von der Personalabteilung gesendet werden, oder sie kann vom Führungsteam oder einer anderen Abteilung kommen.

An: Alle Mitarbeiter

Von: Kelly Source, Personalleiterin

Datum: 20. Juli 2022

Betreff: Änderungen am System der bezahlten Freizeit

Ich schreibe Ihnen, um Sie über die jüngsten Änderungen an unserem PTO-System zu informieren. Wir wechseln die Plattform zu PalmLeaf HR. Dieses System tritt am 1. Oktober 2022 in Kraft.

Durch den Wechsel zu PalmLeaf HR versucht unser Unternehmen, das Einreichen Ihrer PTO-Anfragen zu vereinfachen. Anleitungen zum Navigieren auf dieser benutzerfreundlichen Plattform finden Sie im Anhang zu diesem Memo.

Sie erhalten diese Woche direkt eine Onboarding-E-Mail von PalmLeaf HR. Bitte achten Sie darauf, Ihr Konto bis spätestens 30. September 2022 einzurichten.

Wenn Sie Probleme beim Einrichten Ihres Kontos haben, senden Sie uns bitte eine E-Mail mit Fragen an [email protected].

Vielen Dank für Ihre Mitarbeit während dieser Umstellung. Wir hoffen, dass dies die Verwaltung Ihrer PTO vereinfacht.

Anbei: PalmLeafHR-Leitfaden, Januar 2022

Beispiel 2: Allgemeine Geschäftsnotiz

Ein allgemeines Business-Memo-Format kann für nahezu jeden Geschäftsgegenstand verwendet werden. Ob es sich um ein laufendes Projekt oder eine interne Analyse handelt, dieses vielseitige Format passt.

An: Ava Colon, Phil Comma und Dave Period

Von: Peter Office, Senior Data Analyst

Datum: 20. Mai 2022

Betreff: Umsatzanalyse

Ich schreibe, um den von Ihrem Team angeforderten Umsatzanalysebericht zu bearbeiten. Diese Analyse umfasst Einnahmequellen von 2010 bis zum ersten Quartal 2022.

Dieser Bericht wurde vom Vertriebsteam im Januar 2022 angefordert, als Dave Period die Position des Chief Sales Coordinator übernahm. Die Analyse wurde mit Tableau erstellt und die Berichte sind beigefügt.

Zu diesem Zeitpunkt bitte ich Sie, die Daten zu überprüfen und mich wissen zu lassen, ob es noch etwas gibt, von dem Sie möchten, dass ich es eingehender analysiere. Am besten können Sie das Dashboard über die Einladung von Tableau in Ihrem E-Mail-Posteingang anzeigen.

Hier sind die wichtigsten Punkte meiner Analyse:

• Unsere Haupteinnahmequelle ist unser Flaggschiffprodukt, Hemden im Hawaii-Stil.
• Die zweite Top-Einnahmequelle sind die Laufmützen.
• Unsere Einnahmen werden hauptsächlich durch E-Mail-Marketing-Bemühungen generiert.
• Es gab Zeiträume, in denen die Daten nicht verfügbar waren und daher nicht in dieser Analyse enthalten sind.

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diese Analyse zu überprüfen. Bitte zögern Sie nicht, mir Fragen oder Bedenken unter [email protected] zu senden. Wenn Sie technische Probleme beim Zugriff auf das Dashboard haben, wenden Sie sich bitte an unsere IT-Abteilung unter [email protected], um Unterstützung zu erhalten.

Angebracht:

• Tableau-Leitfaden, 2022
• Umsatzanalysebericht 2010–2021, Mai 2022

Häufig gestellte Fragen zu Memos

Was ist eine Notiz?

Ein Memo, kurz für Memorandum , ist eine kurze interne Mitteilung, die eine Gruppe über ein bestimmtes Problem, eine Lösung oder ein Ereignis informiert. Memos können als Papierbrief oder Fax gesendet oder als PDF an eine E-Mail angehängt werden.

Was ist der Zweck eines Memos?

Ein Memo soll eine Gruppe von Personen über ein komplexes Thema, eine Richtlinienänderung oder andere kurze offizielle Angelegenheiten innerhalb einer Organisation informieren.

Was ist die grundlegende Struktur eines Memos?

Ein Memo sollte Folgendes enthalten.

• Überschrift
  • Zu
  • Aus
  • Datum
  • Thema
• Eröffnungsrede
• Kontext
• Aufruf zum Handeln
• Diskussion
• Schließen