So schreiben Sie eine wirkungsvolle Abwesenheitsnachricht

Eine Abwesenheitsnachricht (oder OOO-Nachricht) ist eine automatische Antwort-E-Mail, die Personen darüber informiert, dass Sie für längere Zeit nicht bei der Arbeit sind. Sie sind sehr nützlich, um Kollegen wissen zu lassen, wann mit einer Antwort zu rechnen ist und/oder an wen sie sich in Ihrer Abwesenheit wenden können, und gelten oft als angemessene Arbeitsetikette für Urlaub , Krankheit und andere längere Abwesenheiten.

Sie sollten beim Schreiben einer professionellen automatischen Antwort-E-Mail vorsichtig sein – Sie wissen nie, wer sie lesen könnte. In diesem Leitfaden erklären wir, wie Sie eine Abwesenheitsnachricht verfassen, was Sie einschließen müssen, Beispiele für Abwesenheitsnachrichten und einige Tipps zum Verfassen Ihrer Abwesenheitsnachricht.

Was ist eine Abwesenheitsnachricht?

Urlaub, Urlaub und längere Abwesenheiten können den Geschäftsablauf stören, wenn Sie nicht darauf vorbereitet sind. Sowohl im Büro als auch bei der Remote-Arbeit empfiehlt es sich, eine automatische Antwortnachricht für alle Anfragen einzurichten, während Sie unterwegs sind, um die Situation zu erklären und Ratschläge zu geben. Diese Nachrichten tragen dazu bei, dass das Geschäft bis zu Ihrer Rückkehr reibungslos weiterläuft. Andernfalls könnten die Leute es falsch verstehen, wenn Sie nicht antworten.

Obwohl einige Leute automatische Antworten für SMS und Telefonanrufe verwenden, ist E-Mail der Standardkommunikationskanal für Abwesenheitsnachrichten. E-Mails sind eine der wichtigsten Kommunikationsmethoden im Geschäftsleben, insbesondere mit eher peripheren Kontakten. Wenn Sie so eng mit jemandem zusammenarbeiten, dass Sie keine E-Mails verwenden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie ihm über andere geschäftliche Kommunikationskanäle (z. B. eine Messaging-Plattform) oder durch Mundpropaganda von Ihrem Urlaub erzählen.

Wann sollte eine Abwesenheitsnachricht verwendet werden?

Richten Sie am besten eine Abwesenheitsnachricht ein, wenn Sie während der regulären Geschäftszeiten nicht auf E-Mails antworten können. OOO-Nachrichten eignen sich für kurze Zeiträume, wie zum Beispiel Arzttermine oder vorzeitiges Verlassen der Arbeit, aber auch für längere Abwesenheiten, wie zum Beispiel mehrtägigen Urlaub oder Elternurlaub.

Wann Sie Abwesenheitsnachrichten verwenden, hängt tatsächlich von Ihrer Arbeit und der Dringlichkeit der Nachrichten ab, die Sie erhalten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie eine Abwesenheitsnachricht einrichten sollen, fragen Sie sich, was passiert, wenn Ihnen jemand eine Nachricht sendet. Wenn Ihre Antwort für sie nicht zu spät ist, brauchen Sie keine. Wenn die Angelegenheit jedoch so dringlich ist, dass Sie sich während Ihrer Abwesenheit darum kümmern oder zumindest eine Erklärung dafür liefern müssen, warum sich Ihre Antwort verzögern könnte, sollten Sie eine OOO-Nachricht einrichten.

So schreiben Sie eine Abwesenheitsnachricht

Abwesenheitsnachrichten müssen nicht ausführlich sein; Solange sie die wesentlichen Informationen enthalten, ist das ausreichend. Manche Leute peppen ihre Botschaften gerne mit Details und leichtem Humor auf, aber das ist optional.

Konkret umfasst eine gute Abwesenheitsnachricht drei Informationen:

1 die Daten, an denen du weg sein wirst

2. Ein prägnanter Grund für Ihre Abwesenheit

3 Ansprechpartner für weitere Unterstützung in dringenden Fällen; Wenn Sie mehrere Ansprechpartner haben, legen Sie fest, an wen Sie sich in bestimmten Angelegenheiten wenden sollten

Dies sind die Dinge, die Sie brauchen, um Ihren Kollegen oder externen Kontakten zu helfen, während Ihrer Abwesenheit über die Runden zu kommen. Es gibt dem Empfänger die Möglichkeit, auf Ihre Rückkehr zu warten oder ohne Sie fortzufahren, und es befriedigt seine Neugier, sodass er nicht aus anderen Gründen annimmt, dass Sie weg sind.

Sie können all diese Informationen in nur wenigen Sätzen zusammenfassen, sodass Abwesenheitsnachrichten in der Regel recht kurz sind. Zusätzlich zu den Fakten hilft es, ein paar freundliche Grüße und höfliche Gesten hinzuzufügen, wie zum Beispiel „Danke für Ihre Nachricht“ oder „Lass uns bald reden!“

So schreiben SieKEINEAbwesenheitsnachricht

Urlaub und Arbeitsurlaub können die Albernheit von Menschen zum Vorschein bringen, aber bedenken Sie, dass Abwesenheitsnachrichten immer noch Arbeitsnachrichten sind.

Seien Sie professionell und sagen Sie nichts zu Informelles. Selbst wenn Sie locker mit Ihren Kollegen reden, kann es sein, dass Ihnen Leute von außerhalb Ihres Arbeitsplatzes E-Mails schicken, vielleicht sogar mit neuen Arbeitsmöglichkeiten, mit denen Sie nicht gerechnet haben. Sie möchten keinen schlechten ersten Eindruck hinterlassen, wenn Sie nicht einmal dort sind!

Vermeiden Sie außerdem, zu viel Druck auf sich selbst oder den Kollegen auszuüben, zu dem Sie jemanden schicken, wenn dieser Hilfe benötigt. Sagen Sie nicht Dinge wie: „Sie helfen Ihnen sofort“ oder „Ich antworte, sobald ich zurück bin.“ Legen Sie realistische Erwartungen für einen Zeitrahmen fest, damit die Leute ihre Zeitpläne richtig organisieren können, aber stellen Sie sie nicht auf Enttäuschungen ein.

Beste Beispiele für Abwesenheitsnachrichten

Werfen wir einen Blick auf einige Beispiele für Abwesenheitsnachrichten, damit Sie wissen, worauf Sie abzielen. Diese dienen gleichzeitig als Abwesenheitsvorlagen oder Musterbeispiele. Sie können sie also gerne kopieren und mit Ihren eigenen Informationen einfügen.

Alt zuverlässig

[Ihr persönlicher Gruß],

Vielen Dank für Ihre E-Mail.Ich bin derzeit biszum[Rückreisedatum]aus[Grund]nicht im Büro. Ich werde gerne auf Ihre Nachricht antworten, wenn ich zurückkomme.

Wenn Sie in der Zwischenzeit Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an[Name des Kollegen + Berufsbezeichnung]unter[E-Mail, Telefon usw.].

[Ihr persönlicher Abschluss und Ihre Unterschrift]

Alles geschäftlich

[Ihr persönlicher Gruß],

Ich werde bis zum[Rückreisedatum] aus[Grund]nicht im Büro seinund keinen Zugang zu E-Mails haben. Wenn Ihre Anfrage dringend ist, wenden Sie sich bitte an [Name des Kollegen + Berufsbezeichnung]unter[E-Mail, Telefon usw.],um Unterstützung zu erhalten. Ansonsten melde ich mich nach meiner Rückkehr so ​​schnell wie möglich bei Ihnen.

[Ihr persönlicher Abschluss und Ihre Unterschrift]

Kleiner Charmeur

[Ihr persönlicher Gruß],

Vielen Dank für Ihre Nachricht! Leider bin ich aus[Grund] nicht im Büround werde erst am[Rückreisedatum] zurück sein .Gerne antworte ich auf Ihre Nachricht, wenn ich zurückkomme. Wenn Sie jedoch dringend Hilfe benötigen, können Sie sich gerne an[Name des Kollegen + Berufsbezeichnung]unter[E-Mail, Telefon usw.] wenden.

Nochmals vielen Dank und entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten!

[Ihr persönlicher Abschluss und Ihre Unterschrift]

Tipps zum Verfassen einer Abwesenheitsnachricht

Verrate nicht zu viel

Abwesenheitsnachrichten sind besser, wenn sie schnell und auf den Punkt kommen. Zu viel über Ihre Urlaubspläne oder Ihr Privatleben zu erzählen, ist nicht nur unprofessionell, sondern kann auch Ihre Kollegen verärgern, die noch am Arbeitsplatz sind. Zu den medizinischen Details. . . weniger ist mehr.

Zu viele Details erschweren es den Lesern auch, die wichtigen Informationen zu finden, etwa eine Kontakt-E-Mail oder das Datum Ihrer Rückkehr. Die Offenlegung zu vieler Informationen stellt auch ein Sicherheitsrisiko dar: Sie möchten keine persönlichen Daten preisgeben, die für Fremde sichtbar sind, beispielsweise wenn Sie nicht zu Hause sind.

Es ist in Ordnung, sich bei Abwesenheits-E-Mails vage zu äußern – das wird sogar bevorzugt. Sie können einfach sagen, dass Sie „im Urlaub“ oder „krank“ sind, ohne weitere Erklärungen abzugeben.

Verleihen Sie Ihren Botschaften mehr Glanz

Stellen Sie sich vor, Sie machen einen Tippfehler in Ihrer Abwesenheitsnachricht. Stellen Sie sich nun vor, dass ein Tippfehler von Dutzenden verschiedener Personen gesehen wird, manchmal immer wieder, wenn sie es mehrmals versuchen.

Grammarly stellt sicher, dass Sie alle Ihre Fehler erkennen, bevor Sie eine Nachricht senden, insbesondere eine Nachricht, die ein breiteres Publikum anspricht. Unsere Schreibvorschläge erkennen alle Ihre Tippfehler beim Schreiben und geben Ihnen Feedback.

Darüber hinaus kann unser Tondetektor erkennen, wie Ihr Text wirkt, z. B. „selbstbewusst“, „anklagend“ oder sogar „egozentrisch“. Dies hilft Ihnen, Ihre Wortwahl anzupassen oder den Kurs beizubehalten, je nachdem, wie sich Ihr Text anfühlen soll.

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Dieser Artikel wurde ursprünglich 2017 von Karen Hertzberg verfasst. Es wurde aktualisiert, um neue Informationen aufzunehmen.