So schreiben Sie eine wirkungsvolle Abwesenheitsnachricht

Eine Abwesenheitsnachricht (oder OOO-Nachricht) ist eine automatische Antwort-E-Mail, die Personen benachrichtigt, dass Sie für einen längeren Zeitraum nicht im Büro sind. Sie sind sehr nützlich, um Kollegen wissen zu lassen, wann sie eine Antwort erwarten können und/oder wen sie in Ihrer Abwesenheit kontaktieren können, und werden oft als angemessene Arbeitsetikette für Urlaub , Krankheit und andere längere Abwesenheit angesehen.

Sie sollten vorsichtig sein, wenn Sie eine professionelle automatische Antwort-E-Mail schreiben – Sie wissen nie, wer sie lesen könnte. In diesem Leitfaden erklären wir, wie Sie eine Abwesenheitsnachricht schreiben, was sie enthalten sollte, Beispiele für Abwesenheitsnachrichten und einige Tipps zum Schreiben Ihrer eigenen.

Was ist eine Abwesenheitsnachricht?

Urlaub, Urlaub und längere Abwesenheiten können den Geschäftsfluss stören, wenn Sie nicht darauf vorbereitet sind. Sowohl die Büro- als auch die Remote-Arbeitsetikette schlagen vor, eine automatische Antwortnachricht für alle Anfragen einzurichten, während Sie weg sind, um die Situation zu erklären und Ratschläge zu geben. Diese Nachrichten tragen dazu bei, dass das Geschäft bis zu Ihrer Rückkehr reibungslos weitergeht; Andernfalls könnten die Leute es falsch auffassen, wenn Sie nicht antworten.

Obwohl einige Leute automatische Antworten für SMS und Telefonanrufe verwenden, ist E-Mail der Standardkommunikationskanal für Abwesenheitsnachrichten. E-Mails sind eine der Top-Kommunikationsmethoden im Geschäft, insbesondere mit eher peripheren Kontakten. Wenn Sie so eng mit jemandem zusammenarbeiten, dass Sie keine E-Mail verwenden, werden Sie ihm wahrscheinlich über andere Arbeitskommunikationskanäle (z. B. eine Messaging-Plattform) oder durch Mundpropaganda von Ihrem Urlaub erzählen.

Wann Sie eine Abwesenheitsnachricht verwenden sollten

Richten Sie am besten eine Abwesenheitsnachricht ein, wenn Sie während der regulären Geschäftszeiten nicht auf E-Mails reagieren können. OOO-Meldungen eignen sich sowohl für kurze Zeiträume wie Arzttermine oder vorzeitiges Verlassen der Arbeit als auch für längere Abwesenheiten wie mehrtägige Ferien oder Elternzeit.

Wann Sie Abwesenheitsnachrichten verwenden sollten, hängt von Ihrer Arbeit ab und davon, wie dringend die Nachrichten sind, die Sie erhalten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie eine Abwesenheitsnachricht einrichten sollen, fragen Sie sich, was passiert, wenn Ihnen jemand eine Nachricht sendet. Wenn Ihre Antwort für sie nicht zu spät ist, brauchen Sie keine. Wenn jedoch Angelegenheiten so dringend sind, dass sie möglicherweise erledigt werden müssen, während Sie unterwegs sind, oder zumindest eine Erklärung dafür liefern, warum Ihre Antwort möglicherweise verzögert wird, sollten Sie eine OOO-Nachricht einrichten.

So schreiben Sie eine Abwesenheitsnachricht

Abwesenheitsnachrichten müssen nicht ausführlich sein; solange sie die wesentlichen Informationen enthalten, ist das gut genug. Einige Leute peppen ihre Botschaften gerne mit Details und leichtem Humor auf, aber das ist optional.

Eine gute Abwesenheitsnachricht enthält insbesondere drei Informationen:

1 die Daten, an denen Sie weg sein werden

2 eine prägnante Begründung für Ihre Abwesenheit

3 Ansprechpartner für weitere Unterstützung, falls die Angelegenheit dringend ist; Wenn Sie mehrere Ansprechpartner haben, geben Sie an, wer für bestimmte Angelegenheiten kontaktiert werden sollte

Dies sind die Notwendigkeiten, um Ihren Kollegen oder externen Kontakten zu helfen, während Sie weg sind. Es gibt dem Empfänger die Möglichkeit, auf Ihre Rückkehr zu warten oder ohne Sie fortzufahren, und es befriedigt seine Neugier, sodass er nicht annimmt, dass Sie aus anderen Gründen weg sind.

All diese Informationen können Sie in nur wenigen Sätzen zusammenfassen, sodass Abwesenheitsnachrichten normalerweise recht kurz sind. Zusätzlich zu den Fakten helfen freundliche Grüße und höfliche Gesten wie „Danke für Ihre Nachricht“ oder „Lass uns bald reden!“.

Wie man KEINE Abwesenheitsnachricht schreibt

Urlaub und Arbeitsurlaub können die Albernheit in Menschen hervorrufen, aber denken Sie daran, dass Abwesenheitsnachrichten immer noch Arbeitsnachrichten sind.

Seien Sie professionell und sagen Sie nichts zu informelles. Selbst wenn Sie beiläufig mit Ihren Kollegen sprechen, könnten Ihnen Leute von außerhalb Ihres Arbeitsplatzes E-Mails schicken, vielleicht sogar mit neuen Arbeitsmöglichkeiten, die Sie nicht erwartet hatten. Sie möchten keinen schlechten ersten Eindruck hinterlassen, wenn Sie nicht einmal da sind!

Vermeiden Sie außerdem, zu viel Druck auf sich selbst oder den Kollegen auszuüben, zu dem Sie Leute schicken, wenn sie Hilfe benötigen. Sagen Sie keine Dinge wie „Sie werden Ihnen sofort helfen“ oder „Ich antworte, sobald ich zurück bin“. Setzen Sie realistische Erwartungen für einen Zeitrahmen, damit die Leute ihre Zeitpläne richtig organisieren können, aber stellen Sie sie nicht auf Enttäuschungen ein.

Die besten Beispiele für Abwesenheitsnachrichten

Sehen wir uns einige Beispiele für Abwesenheitsnachrichten an, damit Sie wissen, was Sie erreichen müssen. Diese dienen auch als Abwesenheitsvorlagen oder Textbausteine, also kopieren Sie sie einfach und fügen Sie sie mit Ihren eigenen Informationen ein.

Ol' zuverlässig

[Ihr persönlicher Gruß] Danke für Ihre E-Mail. [return date] [reason] Ich bin derzeit aus [Grund] bis zum [ Rückreisedatum ] nicht im Büro Gerne beantworte ich Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr.

[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Wenn Sie in der Zwischenzeit Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an [Name des Kollegen + seine Berufsbezeichnung] [E-Mail, Telefon usw.] [Ihr persönlicher Abschluss und Ihre Unterschrift]

Alles Geschäft

[Ihr persönlicher Gruß] [return date] [reason] Ich werde aus [Grund] bis zum [Rückkehrdatum] nicht im Büro sein und keinen Zugang zu [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Wenn Ihre Anfrage dringend ist, wenden Sie sich bitte an [Name des Kollegen + seine Berufsbezeichnung] [E-Mail, Telefon usw.] zu erhalten Ansonsten melde ich mich nach meiner Rückkehr schnellstmöglich zurück.

[Ihr persönlicher Abschluss und Ihre Unterschrift]

Kleiner Charmeur

[Ihr persönlicher Gruß] Danke für deine Nachricht! [reason] [return date] . [Grund] nicht im Büro [Rückreisedatum] zurück . [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Ich werde gerne auf Ihre Nachricht antworten, wenn ich zurück bin, aber wenn Sie dringend Hilfe benötigen, können Sie sich gerne an [Name des Kollegen + seine Berufsbezeichnung] [E-Mail, Telefon usw.] wenden Nochmals vielen Dank und entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten!

[Ihr persönlicher Abschluss und Ihre Unterschrift]

Tipps zum Verfassen einer Abwesenheitsnachricht

Verraten Sie nicht zu viel

Abwesenheitsnachrichten sind besser, wenn sie schnell und auf den Punkt kommen. Zu viel über Ihre Urlaubspläne oder Ihr Privatleben zu erzählen, ist nicht nur unprofessionell, sondern kann auch Ihre noch arbeitenden Kollegen verärgern. Wie für medizinische Details. . . weniger ist mehr.

Übermäßige Details erschweren es den Lesern auch, die wichtigsten Informationen wie eine Kontakt-E-Mail oder das Datum Ihrer Rückkehr zu finden. Die Offenlegung zu vieler Informationen ist auch ein Sicherheitsproblem: Sie möchten keine persönlichen Details übertragen, die Fremde sehen können, wie z. B. Ihre Abwesenheit von zu Hause.

Es ist in Ordnung, bei Abwesenheits-E-Mails vage zu sein – es wird sogar bevorzugt. Sie können einfach sagen, dass Sie „im Urlaub“ oder „krank“ sind, ohne es weiter zu erklären.

Verleihen Sie Ihren Botschaften mehr Glanz

Stellen Sie sich vor, Sie machen einen Tippfehler in Ihrer Abwesenheitsnachricht. Stellen Sie sich nun vor, dass ein Tippfehler von Dutzenden verschiedener Personen gesehen wird, manchmal immer wieder, wenn sie es mehrmals versuchen.

Grammarly stellt sicher, dass Sie alle Ihre Fehler abfangen, bevor Sie eine Nachricht senden, insbesondere eine, die ein breiteres Publikum hat. Unsere Schreibvorschläge fangen alle Ihre Tippfehler auf, während Sie schreiben und Feedback geben.

Darüber hinaus kann unser Tondetektor erkennen, wie Ihr Schreiben rüberkommt, z. B. „selbstbewusst“, „vorwurfsvoll“ oder sogar „egozentrisch“. Dies hilft Ihnen, Ihre Wortwahl neu anzupassen oder den Kurs beizubehalten, je nachdem, wie sich Ihr Schreiben anfühlen soll.

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Dieser Artikel wurde ursprünglich 2017 von Karen Hertzberg geschrieben. Es wurde aktualisiert, um neue Informationen aufzunehmen.