Verbessern Sie Ihre professionellen Schreibfähigkeiten: Die 12 bewährten Tipps

Egal, ob Sie Anfänger oder erfahrener Autor sind, diese Tipps helfen Ihnen, Ihre professionellen Schreibfähigkeiten zu verbessern.

In meinem ersten Jahr als professioneller Texter habe ich ein kurzes E-Book für eine Marketingkampagne geschrieben. Ich habe das E-Book zur Überprüfung an das Team gesendet. Die Herausgeberin meinte, das E-Book sei gut, aber sie fragte: „Können Sie dafür sorgen, dass es weniger trocken und förmlich klingt?“

Sie befürchtete, dass das E-Book zu schwer zu verstehen sei und die meisten Leser es überspringen würden. Wir haben das E-Book umgeschrieben und bearbeitet, damit es einfacher und ansprechender zu lesen ist, und die Ergebnisse haben Tausende von Leads generiert.

Viele neue Wirtschaftsautoren machen den Fehler und gehen davon aus, dass professionelles Schreiben übermäßig formell sein und eine komplizierte Sprache verwenden sollte. Gute professionelle Texte sind klar, prägnant und ansprechend. Es folgt einem einheitlichen Stil, der den Leser angemessen und direkt anspricht. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie anfangen sollen, probieren Sie diese Tipps aus.

Top-Tipps zur Verbesserung der professionellen Schreibfähigkeiten

1. Rechtschreibprüfung und Grammatikprüfung

Der einfachste Weg, etwas zu schreiben, das professionell klingt, besteht darin, sich ein paar zusätzliche Minuten Zeit zu nehmen, um die Rechtschreibung und Grammatik Ihrer Arbeit zu überprüfen. Verlassen Sie sich auch nicht auf die Rechtschreib- oder Grammatikprüfung Ihrer bevorzugten App. Kopieren Sie stattdessen die Schrift, fügen Sie sie in eine andere App ein und ändern Sie die Schriftart. Sicher, es ist ein zusätzlicher Schritt, aber Sie werden einige zusätzliche Probleme entdecken.

Denken Sie auch daran, dass die Regeln verschiedener Rechtschreib- und Grammatikprüfungen je nach Betriebssystem und manchmal auch Anwendung variieren. Daher liegt es an Ihnen als angehender guter Autor, zu entscheiden, was Sie korrigieren oder ignorieren möchten.

Es empfiehlt sich außerdem, sicherzustellen, dass Sie die bevorzugte englische Sprache der betreffenden App auf die Region eingestellt haben, für die Sie schreiben, z. B. britisches Englisch, amerikanisches Englisch, kanadisches Englisch usw. Zwischen all diesen Variationen bestehen geringfügige Unterschiede , aber sie können die Wahrnehmung eines Textes radikal verändern.

2. Lesen Sie Ihre Arbeit laut vor

Das Vorlesen Ihrer Texte kann ein wirkungsvolles Hilfsmittel zur Verbesserung Ihrer beruflichen Schreibfähigkeiten sein. Beim Erzählen werden Sie sich des Rhythmus, des Tempos und des Flusses bewusster, wenn Sie ein Stück laut vorlesen. Dieser Prozess hilft dabei, umständliche Formulierungen, Satzstrukturen und andere Probleme zu erkennen, die beim stillen Lesen möglicherweise nicht so auffällig sind. Es hilft bei der Selbstbearbeitung und notwendigen Überarbeitungen, um die Klarheit und Lesbarkeit einer Arbeit zu verbessern.

Sie könnten die Eröffnung eines Geschäftsfalls, ein Anschreiben oder sogar eine kritische E-Mail lesen. Erwägen Sie, sich selbst mit einem Diktiergerät oder Diktiergerät aufzunehmen. Auf diese Weise können Sie sich Ihre Erzählung noch einmal anhören und noch mehr Probleme identifizieren. Achten Sie auf Wörter und Sätze, die schwer auszusprechen sind oder die die beabsichtigte Botschaft nicht vermitteln.

3. Verwenden Sie einen speziellen Grammatikprüfer

Eine einfache Rechtschreib- und Grammatikprüfung ist nützlich, aber eine spezielle Grammatikprüfung wie Grammarly findet und behebt zusätzliche Grammatikfehler, Rechtschreibfehler und andere Probleme. Sie können Plugins für diese Tools verwenden, die direkt in Outlook, Word und anderen professionellen Schreib-Apps funktionieren.

Sie sollten anhand von Beispielen den Kontext hinter möglichen Fehlern darstellen. Auf diese Weise kann ein guter Autor seine Arbeit verbessern und seine Kenntnisse der englischen Grammatik verbessern, indem er etwas tut, anstatt nur zu lesen. Denken Sie daran, dass es an Ihnen als Autor liegt, je nach Publikum, Stilvorgaben und dem Ton des Stücks zu entscheiden, was Sie akzeptieren oder ablehnen. Lesen Sie unseren Leitfaden zu den besten Grammatikprüfern.

Interessanterweise zitiert Grammarly Forschungsergebnisse, die besagen, dass die Benutzer das Tool oft schon seit einiger Zeit verwenden, um ihre verbalen Fähigkeiten zu verbessern. Sie lernen unbewusst, auf verbale Ticken und Verhaltensweisen zu achten, die den Leser verwirren.

4. Lernen Sie, wie man Korrektur liest

Nichts schreit so sehr nach unprofessionellem Schreiben an Kollegen wie geschäftliche E-Mails, ein Geschäftsfall oder eine Präsentation voller Tippfehler. Beim Korrekturlesen werden Ihre Texte überprüft und auf Grammatik-, Rechtschreib-, Zeichensetzungs- und Stilfehler überprüft.

Dazu gehört auch die Suche nach Inkonsistenzen oder Ungenauigkeiten in Berichten, Artikeln oder anderen Arten professioneller Texte. Die Software kann nicht erkennen, ob Sie den Namen eines Unternehmensprodukts oder die Terminologie falsch eingegeben haben.

Wenn Sie ein Geschäftsdokument Korrektur lesen, überprüfen Sie es auf die üblichen Grammatik- und Rechtschreibfehler. Überprüfen Sie dann erneut, ob kleinere Fehler vorliegen, z. B. ein falsch geschriebener Name, falsche Zahlen oder unternehmens- oder zielgruppenspezifische Terminologie. Diese Fehler können die Glaubwürdigkeit Ihrer Nachricht untergraben.

5. Überprüfen Sie den Lesbarkeitswert

Bevor Sie auf „Senden“, „Senden“ oder „Veröffentlichen“ klicken, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um die Lesebewertung einer Schrift zu ermitteln. Sie können ein Stück mit einem Grammatikprüfer oder einem Online-Lesbarkeitstool bewerten. Idealerweise werden gute Geschäftstexte für die achte Klasse geschrieben.

Anfänger verstecken sich hinter langen Sätzen, komplizierten Wörtern und dem Passiv, weil es ihnen entweder schwer fällt, sich selbst zu redigieren, oder weil sie befürchten, dass sie unprofessionell klingen. Professionelle Autoren streben jedoch danach, etwas so klar und prägnant wie möglich zu schreiben und dabei dieselben Wörter und Phrasen wie ihre Leser zu verwenden.

Allerdings gibt es einige Ausnahmen. Ein akademischer oder technischer Autor muss möglicherweise akademische Begriffe oder Fachjargon verwenden, was die Lesbarkeitsbewertung einer Schrift verringert. Aber sie können immer noch nach Möglichkeiten suchen, umständliche Sätze und umständliche Wendungen zu vereinfachen. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Lesbarkeitswert verbessern können.

6. Üben Sie das Schreiben für das Web

Das Schreiben für das Web ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten zu verbessern, da es dazu anregt, Ihre Gedanken zu einem Thema zu klären und eine Schreibpraxis zu entwickeln. Es fördert auch leicht lesbare Veröffentlichungen. Es erfordert die effektive und prägnante Kommunikation Ihrer Botschaft – alles Fähigkeiten, die für das Schreiben von Geschäftsinhalten von entscheidender Bedeutung sind. Es ist auch anders als das Schreiben literarischer Belletristik oder Prosa.

Erwägen Sie, einen Blogbeitrag auf LinkedIn zu schreiben. Sie müssen eine gute Überschrift schreiben und diese mit Zwischenüberschriften, Zeilenumbrüchen und anderen Formatierungstechniken unterteilen. Die Überschrift fesselt die Aufmerksamkeit des Lesers und diese Formatierungstechniken halten sie fest. Diese Fähigkeiten lassen sich leicht auf das Verfassen einer Business-Case-Zusammenfassung oder einer E-Mail übertragen, das heißt, Sie benötigen eine gute Betreffzeile, einen guten Einleitungstext und eine gut durchlesbare Zusammenfassung.

7. Achten Sie auf Instanzen des Passivs

Das Passiv beschreibt, wann das Objekt eines Satzes zum Subjekt wird und das Subjekt entweder weggelassen oder in ein Objekt umgewandelt wird. Mit anderen Worten: Ein Satz konzentriert sich auf die Handlung und nicht auf die Person, die sie ausführt. Lesen Sie unseren Leitfaden zum Passiv, um mehr zu erfahren.

Beispielsweise ist „Das unternehmensweite Memo wurde vom CEO verfasst“ ein Beispiel für das Passiv, während „Der CEO hat ein unternehmensweites Memo verfasst“ im Aktiv geschrieben wird.

Obwohl es grundsätzlich nichts Falsches ist, im Passiv zu schreiben, ist es manchmal schwer zu verstehen und fast immer langweilig zu lesen. Es ist auch weniger ansprechend als die aktive Stimme. Achten Sie auf Verben, die auf „ed“ oder das Passiv enden, und schreiben Sie sie entsprechend um. Ein Grammatikprüfer kann Ihnen dabei helfen, diese geschriebenen Häkchen zu erkennen.

Es gibt einige Ausnahmen, wenn der Autor die Handlung bewusst nicht einer Person zuschreiben möchte. Beispielsweise ist die Verwendung des Passivs in technischen, akademischen und juristischen Texten manchmal angemessener, als einer Person eine Handlung zuzuschreiben, also Schuldzuweisungen vorzunehmen.

8. Konzentrieren Sie sich auf die Wortwahl

Die Wörter, die Sie für geschäftliche E-Mails und andere Schriften wählen, wirken sich darauf aus, wie gut Ihre Nachricht bei den Lesern ankommt. Sie bestimmen, ob Ihr Text klar, prägnant, effektiv oder verwirrend, unklar oder ineffektiv ist.

Wählen Sie für geschäftliche Texte präzise, ​​beschreibende und passende Wörter für Ihre Zielgruppe und Ihren Zweck. Vermeiden Sie es, Produktnamen oder Begriffe abzukürzen, zu kürzen oder umzuschreiben, wenn Sie über die Terminologie des Unternehmens schreiben, es sei denn, dies ist gängige Praxis.

Wenn Sie Zweifel haben, lesen Sie den Styleguide des Unternehmens oder fordern Sie ihn an. Einige kleine Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über eines. Sehen Sie sich in diesem Fall eine weithin akzeptierte Version wie den Styleguide von Associated Press an.

Bedenken Sie, dass die Bedeutung von Wörtern und/oder wie sie klingen je nach Geographie und Kultur sehr unterschiedlich sind. Hier ist ein Beispiel. In Irland bedeutet das Wort „craic“ „eine gute Zeit haben“. In den Vereinigten Staaten bezieht sich das Wort „Crack“ jedoch auf eine Droge der Klasse A. Beide Wörter werden gleich ausgesprochen, haben aber völlig unterschiedliche Bedeutungen!

9. Lesen Sie ein Grammatikbuch

Gute Autoren bewahren einige der besten Grammatikbücher in der Nähe ihres Schreibtisches oder Büros auf. Zunächst erweitern sie Ihren Wortschatz. Sie können die richtigen Worte auswählen, um Ihre Gedanken und Ideen effektiv auszudrücken. Ein gutes Grammatikbuch hilft Ihnen auch dabei, anhand von Beispielen zu verstehen, wie Wörter im Kontext verwendet werden. Wenn Sie häufige Grammatikfehler vermeiden, wird Ihr Schreiben professioneller und ausgefeilter.

Darüber hinaus hilft Ihnen das Studium der Grammatikregeln und der Satzstruktur – viele dieser Bücher beziehen sich auf Beispiele aus verschiedenen Medientypen –, klare und prägnante Sätze zu schreiben. Mir gefällt es besonders, ein gutes Grammatikbuch mit einem Tool wie Grammarly zu kombinieren, da es mir ermöglicht, durch praktisches Lernen zu lernen, d.

10. Stellen Sie Ihren Leser an die erste Stelle

Großartiges, professionelles Schreiben verschwendet nicht die Zeit des Lesers. Es spricht sie direkt an und erklärt ihnen, was sie wissen müssen. Erwägen Sie ein Anschreiben für eine Stelle. Viele neue Bewerber reden ein paar Absätze darüber, wer sie sind und was sie tun. Aber ein guter Anschreibenschreiber fasst dies in ein oder zwei Sätzen zusammen und erklärt dann schnell, wie sie dem Personalmanager oder dem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen. Das heißt, in dem Brief geht es um die Rolle, nicht um den Kandidaten.

Dasselbe Schreibprinzip gilt für eine effektive Kommunikation im Geschäftsleben. Stellen Sie Ihren Kunden oder Leser an die erste Stelle, anstatt nur darüber zu reden, wer Sie sind und was Sie tun.

11. Nehmen Sie an einem Schreibkurs teil

Ein guter Schreibkurs ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre professionellen Schreibfähigkeiten zu verbessern. Sie können etwas über Elemente des Schreibens wie Struktur, Ton, Stimme und Stil lernen. Sie können auch verschiedene Arten des Schreibens besprechen, z. B. überzeugendes, beschreibendes und narratives Schreiben, und wie Sie diese Stile auf verschiedene Stücke anwenden können.

Ein guter Schreibkurs behandelt Techniken und Best Practices wie das Organisieren Ihrer Gedanken, das Erstellen einer Gliederung, das Überarbeiten Ihrer Arbeit und die Entwicklung eines Schreibprozesses. Es ist auch hilfreich, sich mit anderen professionellen Autoren zu vernetzen und Feedback von Kollegen zu erhalten.

Ich besuchte einen zehnwöchigen Schreibworkshop. Während jeder Sitzung kritisierten wir die Stücke des anderen und gaben Feedback. Ich fand dieses Feedback von unschätzbarem Wert.

Nicht jeder Berufstätige hat Zeit für einen persönlichen Workshop zum kreativen Schreiben. Sie können weiterhin einen Kurs in Ihrer Freizeit belegen. Malcolm Gladwell unterrichtet sogar eine Meisterklasse, die für diejenigen geeignet ist, die Sachbücher schreiben. Lesen Sie unsere Malcolm Gladwell Masterclass-Rezension.

12. Lesen Sie großartige Texte

Indem Sie sich mit qualitativ hochwertigem Schreiben auseinandersetzen, können Sie lernen, wie professionelle Autoren die Sprache nutzen, um wirkungsvolle und einprägsame Texte zu schaffen.

Sie können lernen, wie Sie einen effektiven Geschäftsvorschlag, einen ansprechenden Blogbeitrag oder eine überzeugende Pressemitteilung verfassen, indem Sie Beispiele dieser Art des Schreibens lesen.

Aber hören Sie hier nicht auf. Überlegen Sie, wie Autoren beschreibende Sprache verwenden, ihre Sätze strukturieren und eine Argumentation aufbauen. Analysieren Sie, wie sie Rhythmus, Tempo und Ton nutzen, um die Leser zu fesseln. Überlegen Sie, wie Sie diese Techniken auf Ihre Arbeit anwenden können.

Das Lesen guter Texte kann Ihnen helfen, einen kritischen Blick zu entwickeln, der es Ihnen ermöglicht, zu erkennen, was in den Texten anderer Leute funktioniert und was nicht, und dieses Wissen auf Ihre Texte anzuwenden. Beginnen Sie mit der Lektüre beliebter Wirtschaftsbücher von Malcolm Gladwell und auch von Anleitungsbüchern bekannter Sachbuchlehrer wie „Stein On Writing“ von Sol Stein und „Draft No. 4“ von John McPhee.