Professionelle Schreibfähigkeiten verbessern: Top 12 bewährte Tipps

Egal, ob Sie ein Anfänger oder ein erfahrener Autor sind, diese Tipps helfen Ihnen, Ihre professionellen Schreibfähigkeiten zu verbessern.

In meinem ersten Jahr als professioneller Werbetexter habe ich ein kurzes E-Book für eine Marketingkampagne geschrieben. Ich habe das E-Book zur Überprüfung an das Team geschickt. Die Lektorin sagte, das E-Book sei gut, aber sie fragte: „Können Sie es weniger trocken und förmlich klingen lassen?“

Sie war besorgt, dass das E-Book zu schwer zu verstehen sei und die meisten Leser es überspringen würden. Wir haben das E-Book neu geschrieben und bearbeitet, damit es einfacher und ansprechender zu lesen ist und die Ergebnisse Tausende von Leads generiert haben.

Viele neue Business-Autoren machen den Fehler anzunehmen, dass professionelles Schreiben übermäßig formell sein und eine komplizierte Sprache verwenden sollte. Gutes professionelles Schreiben ist klar, prägnant und ansprechend. Es folgt einem konsistenten Stil, der die Leser angemessen und direkt anspricht. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie beginnen sollen, versuchen Sie es mit diesen Tipps.

Top-Tipps zur Verbesserung der professionellen Schreibfähigkeiten

1. Rechtschreibprüfung und Grammatikprüfung

Der einfachste Weg, etwas zu schreiben, das sich professionell anhört, besteht darin, sich ein paar zusätzliche Minuten Zeit für die Rechtschreib- und Grammatikprüfung Ihrer Arbeit zu nehmen. Verlassen Sie sich auch nicht auf die Rechtschreib- oder Grammatikprüfung in Ihrer bevorzugten App. Kopieren Sie stattdessen die Schrift, fügen Sie sie in eine andere App ein und ändern Sie die Schriftart. Sicher, es ist ein zusätzlicher Schritt, aber Sie werden einige zusätzliche Probleme entdecken.

Denken Sie auch daran, dass die Regeln verschiedener Rechtschreib- und Grammatikprüfprogramme je nach Betriebssystem und manchmal auch Anwendung variieren. Daher liegt es an Ihnen als aufstrebender guter Autor, zu entscheiden, was korrigiert oder ignoriert wird.

Es ist auch eine gute Idee, sicherzustellen, dass Sie die englische Spracheinstellung der betreffenden App auf die Region eingestellt haben, für die Sie schreiben, z. B. britisches Englisch, amerikanisches Englisch, kanadisches Englisch usw. Zwischen all diesen Variationen bestehen feine Unterschiede , aber sie können die Wahrnehmung einer Schrift radikal verändern.

2. Lesen Sie Ihre Arbeit laut vor

Das laute Vorlesen Ihres Schreibens kann ein wirksames Werkzeug sein, um Ihre professionellen Schreibfähigkeiten zu verbessern. Beim Erzählen werden Sie sich des Rhythmus, des Tempos und des Flusses bewusster, wenn Sie ein Stück laut vorlesen. Dieser Prozess hilft, umständliche Formulierungen, Satzstrukturen und andere Probleme zu erkennen, die beim leisen Lesen möglicherweise nicht so auffallen. Es hilft bei der Selbstbearbeitung und notwendigen Überarbeitungen, um die Übersichtlichkeit und Lesbarkeit einer Arbeit zu verbessern.

Sie können die Eröffnung eines Business Case, ein Anschreiben oder sogar eine kritische E-Mail lesen. Ziehen Sie in Betracht, sich selbst mit einem Diktiergerät oder Diktiergerät aufzunehmen. Auf diese Weise können Sie sich Ihre Erzählung anhören und noch mehr Probleme identifizieren. Achten Sie auf Wörter und Sätze, die schwer zu sagen sind oder die beabsichtigte Botschaft nicht vermitteln.

3. Verwenden Sie eine dedizierte Grammatikprüfung

Eine einfache Rechtschreib- und Grammatikprüfung ist nützlich, aber eine spezielle Grammatikprüfung wie Grammarly findet und behebt zusätzliche Grammatikfehler, Rechtschreibfehler und andere Probleme. Sie können Plugins für diese Tools verwenden, die direkt in Outlook, Word und anderen professionellen Schreib-Apps funktionieren.

Sie sollten Kontext hinter möglichen Fehlern mit Beispielen liefern. Auf diese Weise kann ein guter Autor seine Arbeit verbessern und seine Kenntnisse der englischen Grammatik verbessern, indem er etwas tut, anstatt nur zu lesen. Denken Sie nur daran, dass es an Ihnen, dem Autor, liegt, zu entscheiden, was Sie akzeptieren oder ablehnen, abhängig von Ihrem Publikum, Stilleitfaden und dem Ton des Stücks. Lesen Sie unseren Leitfaden zu den besten Grammatikprüfprogrammen.

Interessanterweise zitiert Grammarly Forschungsergebnisse, die behaupten, dass seine Benutzer oft ihre verbalen Kommutierungsfähigkeiten verbessern, indem sie das Tool für einige Zeit verwenden. Sie lernen unbewusst, auf verbale Ticks und Manierismen zu achten, die den Leser verwirren.

4. Lernen Sie, wie man Korrektur liest

Nichts schreit nach unprofessionellem Schreiben an Kollegen wie geschäftliche E-Mails, ein Geschäftsfall oder eine Präsentation voller Tippfehler. Beim Korrekturlesen wird Ihr Text überprüft und auf Grammatik-, Rechtschreib-, Zeichensetzungs- und Stilfehler überprüft.

Es beinhaltet auch die Suche nach Inkonsistenzen oder Ungenauigkeiten in Berichten, Artikeln oder anderen Arten von professionellem Schreiben. Die Software kann nicht feststellen, ob Sie den Namen eines Unternehmensprodukts oder die Terminologie falsch eingegeben haben.

Wenn Sie ein Geschäftsdokument Korrektur lesen, überprüfen Sie es auf die üblichen Grammatik- und Rechtschreibfehler. Suchen Sie dann erneut nach kleineren Fehlern wie einem falsch geschriebenen Namen, falschen Zahlen oder einer für das Unternehmen oder die Zielgruppe spezifischen Terminologie. Diese Fehler können die Glaubwürdigkeit Ihrer Nachricht untergraben.

5. Überprüfen Sie die Lesbarkeitsbewertung

Bevor Sie auf „Senden“, „Einreichen“ oder „Veröffentlichen“ klicken, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um die Lesepunktzahl eines schriftlichen Textes zu ermitteln. Sie können ein Stück mit einer Grammatikprüfung oder einem Online-Lesetool bewerten. Gute Wirtschaftstexte werden idealerweise für die 8. Klasse geschrieben.

Schreibanfänger verstecken sich hinter langen Sätzen, komplizierten Wörtern und dem Passiv, weil sie entweder das Selbstredaktionieren als schwierig empfinden oder Angst haben, dass sie unausgereift klingen. Professionelle Autoren zielen jedoch darauf ab, etwas so klar und prägnant wie möglich zu schreiben und dieselben Wörter und Sätze wie ihre Leser zu verwenden.

Allerdings gibt es einige Ausnahmen. Ein akademischer oder technischer Redakteur muss möglicherweise akademische Begriffe oder Fachjargon verwenden, was die Lesbarkeitsbewertung eines schriftlichen Textes verringert. Aber sie können immer noch nach Möglichkeiten suchen, schwerfällige Sätze und umständliche Wendungen zu vereinfachen. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Lesbarkeitsbewertung verbessern können.

6. Üben Sie das Schreiben für das Web

Das Schreiben für das Internet ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten zu verbessern, da es dazu anregt, Ihre Gedanken zu einem Thema zu klären und eine Schreibpraxis zu entwickeln. Es fördert auch die Veröffentlichung von Arbeiten, die leicht zu lesen sind. Es erfordert, dass Sie Ihre Botschaft effektiv und prägnant kommunizieren – alles Fähigkeiten, die für das Schreiben von Geschäftsdokumenten entscheidend sind. Es ist auch anders als das Schreiben von literarischer Fiktion oder Prosa.

Erwägen Sie, einen Blogbeitrag auf LinkedIn zu schreiben. Sie müssen eine gute Überschrift schreiben und einen Teil mit Unterüberschriften, Zeilenumbrüchen und anderen Formatierungstechniken aufteilen. Die Überschrift erregt die Aufmerksamkeit des Lesers, und diese Formatierungstechniken werden sie halten. Diese Fähigkeiten lassen sich leicht in das Schreiben einer Zusammenfassung eines Geschäftsfalls oder einer E-Mail übertragen, dh Sie benötigen eine gute Betreffzeile, einen Einstieg und eine scannbare Zusammenfassung.

7. Achten Sie auf Fälle des Passivs

Das Passiv beschreibt, wenn das Objekt eines Satzes zum Subjekt wird und das Subjekt entweder weggelassen oder in ein Objekt umgewandelt wird. Mit anderen Worten, ein Satz konzentriert sich auf die Handlung und nicht auf die Person, die sie ausführt. Lesen Sie unseren Leitfaden zum Passiv, um mehr zu erfahren.

Zum Beispiel ist „Das unternehmensweite Memo wurde vom CEO geschrieben“ ein Beispiel für das Passiv, während „Der CEO hat ein unternehmensweites Memo geschrieben“ im Aktiv geschrieben wird.

Während nichts grundsätzlich falsch daran ist, im Passiv zu schreiben, ist es manchmal schwer zu verstehen und fast immer langweilig zu lesen. Es ist auch weniger ansprechend als die aktive Stimme. Achten Sie auf Verben, die auf „ed“ oder das Passiv enden und schreiben Sie entsprechend um. Eine Grammatikprüfung kann Ihnen helfen, diese geschriebenen Häkchen zu erkennen.

Einige Ausnahmen bestehen, wenn der Autor einer Person absichtlich keine Handlung zuschreiben möchte. Beispielsweise ist die Verwendung des Passivs in technischen, akademischen und juristischen Texten manchmal angemessener, als eine Handlung einer Person zuzuschreiben, dh Schuld einzuführen.

8. Konzentrieren Sie sich auf die Wortwahl

Die Wörter, die Sie für geschäftliche E-Mails und andere Texte wählen, wirken sich darauf aus, wie gut die Leser Ihre Nachricht aufnehmen. Sie bestimmen, ob Ihr Schreiben klar, prägnant, effektiv oder verwirrend, unklar oder ineffektiv ist.

Wählen Sie für geschäftliche Texte präzise, ​​beschreibende und angemessene Wörter für Ihre Zielgruppe und Ihren Zweck. Vermeiden Sie es, Produktnamen oder Begriffe abzukürzen, zu kürzen oder umzuschreiben, wenn Sie über Unternehmensterminologie schreiben, es sei denn, dies ist gängige Praxis.

Wenn Sie Zweifel haben, lesen Sie den Styleguide des Unternehmens oder fragen Sie danach. Einigen kleinen Unternehmen fehlt möglicherweise eine. Überprüfen Sie in diesem Fall eine allgemein akzeptierte Version wie den Styleguide von Associated Press.

Denken Sie daran, dass die Bedeutung von Wörtern und / oder wie sie klingen, je nach Geographie und Kultur stark variiert. Hier ist ein Beispiel. In Irland bedeutet das Wort „Craic“ eine gute Zeit haben. In den Vereinigten Staaten bezieht sich das Wort „Crack“ jedoch auf ein Medikament der Klasse A. Beide Wörter werden gleich ausgesprochen, haben aber radikal unterschiedliche Bedeutungen!

9. Lesen Sie ein Grammatikbuch

Gute Autoren bewahren einige der besten Grammatikbücher in der Nähe ihres Schreibtisches oder Büros auf. Zunächst erweitern sie Ihren Wortschatz. Sie können die richtigen Worte auswählen, um Ihre Gedanken und Ideen effektiv auszudrücken. Ein gutes Grammatikbuch hilft Ihnen auch zu verstehen, wie Wörter im Zusammenhang mit Beispielen verwendet werden. Häufige grammatikalische Fehler zu vermeiden wird dein Schreiben professioneller und ausgefeilter machen.

Darüber hinaus hilft Ihnen das Studieren von Grammatikregeln und Satzstrukturen – viele dieser Bücher ziehen Beispiele aus verschiedenen Medientypen –, klare und prägnante Sätze zu schreiben. Ich mag es besonders, ein gutes Grammatikbuch mit einem Tool wie Grammarly zu kombinieren, da es mir ermöglicht, durch praktische Übungen zu lernen, dh ich kann sehen, wie eine Grammatikregel auf ein professionelles Schreiben angewendet wird, an dem ich arbeite.

10. Setzen Sie Ihr Lesegerät an die erste Stelle

Großartiges professionelles Schreiben verschwendet nicht die Zeit des Lesers. Es spricht sie direkt an und erklärt ihnen, was sie wissen müssen. Betrachten Sie ein Anschreiben für einen Job. Viele neue Bewerber faseln für ein paar Absätze darüber, wer sie sind und was sie tun. Aber ein großartiger Anschreibenschreiber fasst dies in ein oder zwei Sätzen zusammen und erklärt dann schnell, wie er dem Personalchef oder dem Unternehmen hilft, seine Ziele zu erreichen. Das heißt, in dem Brief geht es um die Rolle, nicht um den Kandidaten.

Dasselbe Schreibprinzip gilt für die effektive Kommunikation im Geschäftsleben. Stellen Sie Ihren Kunden oder Leser an die erste Stelle, anstatt darüber zu reden, wer Sie sind und was Sie tun.

11. Nehmen Sie an einem Schreibkurs teil

Ein guter Schreibkurs ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre professionellen Schreibfähigkeiten zu verbessern. Sie können Elemente des Schreibens wie Struktur, Tonfall, Stimme und Stil kennenlernen. Sie können auch verschiedene Arten des Schreibens besprechen, wie z. B. überzeugendes, beschreibendes und erzählendes Schreiben, und wie Sie diese Stile auf verschiedene Stücke anwenden können.

Ein guter Schreibkurs umfasst Techniken und Best Practices, wie z. B. das Ordnen Ihrer Gedanken, das Erstellen einer Gliederung, das Überarbeiten Ihrer Arbeit und das Entwickeln eines Schreibprozesses. Es ist auch hilfreich, sich mit anderen professionellen Autoren zu vernetzen und Feedback von Kollegen zu erhalten.

Ich besuchte einen Schreibworkshop, der zehn Wochen dauerte. Während jeder Sitzung kritisierten wir die Stücke des anderen und gaben Feedback. Ich fand dieses Feedback von unschätzbarem Wert.

Nicht jeder Profi hat Zeit für einen persönlichen Workshop zum kreativen Schreiben. Sie können trotzdem einen Kurs in Ihrer Freizeit belegen. Malcolm Gladwell unterrichtet sogar eine Meisterklasse, die für diejenigen geeignet ist, die Sachbücher schreiben. Lesen Sie unsere Malcolm Gladwell Masterclass-Rezension.

12. Lesen Sie großartige Texte

Indem Sie sich qualitativ hochwertigem Schreiben aussetzen, können Sie lernen, wie professionelle Autoren Sprache verwenden, um wirkungsvolle und einprägsame Texte zu erstellen.

Sie können lernen, wie Sie einen effektiven Geschäftsvorschlag, einen ansprechenden Blogbeitrag oder eine überzeugende Pressemitteilung schreiben, indem Sie Beispiele für diese Art des Schreibens lesen.

Hören Sie dort aber nicht auf. Überlegen Sie, wie Autoren beschreibende Sprache verwenden, ihre Sätze strukturieren und argumentieren. Analysieren Sie, wie sie Rhythmus, Tempo und Ton verwenden, um die Leser zu fesseln. Überlegen Sie, wie Sie diese Techniken auf Ihre Arbeit anwenden können.

Das Lesen guter Texte kann Ihnen dabei helfen, ein kritisches Auge zu entwickeln, sodass Sie erkennen können, was in den Texten anderer funktioniert und was nicht, und dieses Wissen auf Ihr Schreiben anwenden können. Beginnen Sie mit der Lektüre beliebter Wirtschaftsbücher von Leuten wie Malcolm Gladwell und auch Anleitungen von bekannten Lehrern für Sachliteratur wie Stein On Writing von Sol Stein und Draft No. 4 von John McPhee.