So schreiben Sie eine Einladungs-E-Mail für ein Vorstellungsgespräch

Das Versenden einer Einladungs-E-Mail zum Vorstellungsgespräch ist ein spannender Schritt im Rekrutierungsprozess. Es mag verlockend sein, den einfachen Weg zu gehen und eine E-Mail-Vorlage für Einladungen zu Vorstellungsgesprächen zu verwenden – aber tun Sie es nicht. Wenn Sie Zeit in die Erstellung einer personalisierten E-Mail investieren, in der Sie jemanden zu einem Vorstellungsgespräch einladen, werden Ihre Marke und Ihr Unternehmen davon profitieren.

Einladungs-E-Mails zu Vorstellungsgesprächen bieten Kandidaten eine Momentaufnahme Ihrer Arbeitsweise. Sie sind eine Gelegenheit, Ihr Unternehmen zu verkaufen und die Rolle zu fördern. In wettbewerbsintensiven Branchen, in denen die Zahl der offenen Stellen weitaus höher ist als die der Kandidaten, kann eine gut geschriebene Einladungs-E-Mail zu einem Vorstellungsgespräch zwischen der Besetzung einer freien Stelle und der Nichtbesetzung unterscheiden.

Da Videointerviews zur Norm werden, muss Ihre Interview-E-Mail mehr können, als nur Datum und Uhrzeit anzugeben. Sie müssen Zeit, technische Details, Aufgabeninformationen und sogar Ratschläge zur Kleiderordnung angeben. ‍

In unserem Leitfaden erklären wir, wie Sie mit Hilfe unserer Vorlagen die perfekte Einladungs-E-Mail für ein Vorstellungsgespräch für jedes Unternehmen schreiben.

Was ist eine Einladungs-E-Mail für ein Vorstellungsgespräch?

Einladungs-E-Mails zu Vorstellungsgesprächen sind personalisierte und professionelle Korrespondenzen, die an einen Kandidaten gesendet werden und ihn zu einem formellen Gespräch über die Stelle einladen.

Möglicherweise laden Sie einen Kandidaten zu einem Telefoninterview, einer Videokonferenz oder einem physischen Vorstellungsgespräch ein. Während des Rekrutierungsprozesses können Sie einen Kandidaten zu allen drei einladen.

Es gibt keine grundlegenden Regeln für das Format der Interview-E-Mail. Sie können so kurz wie ein paar Sätze oder lange Beschreibungen des Interviewprozesses sein.

Entscheidend ist, dass der Empfänger alle Informationen hat, die er braucht, um zu entscheiden, ob er dem Interview zustimmt und was er tun muss, um sich darauf vorzubereiten.

Sie sind auch gesetzlich verpflichtet, dafür zu sorgen, dass jeder Arbeitssuchende an einem Vorstellungsgespräch teilnehmen kann – dazu kann auch gehören, dass Sie sich an die Anforderungen eines Arbeitssuchenden anpassen müssen.

Warum E-Mails zur Planung von Vorstellungsgesprächen im Zoom-Zeitalter entscheidend sind

Die meisten Vorstellungsgespräche wurden in der Vergangenheit persönlich geführt, aber die Pandemie hat die Einstellungsverfahren verändert.

Zoom, Skype und Microsoft Teams werden immer beliebter, um potenzielle Kandidaten zu interviewen. In der Anfangsphase der Pandemie stiegen die Videointerviews um 67 %, da Unternehmen nach neuen Wegen suchten, um potenzielle Kandidaten anzusprechen.

Heutzutage sind Videointerviews ein entscheidender Teil des Rekrutierungsprozesses und werden hier bleiben. Zwei Drittel der Personalvermittler planen, das virtuelle Onboarding nach Covid fortzusetzen, berichtet People Management.

Die Organisation von Videokonferenzen erhöht die Komplexität des Prozesses, da die Kandidaten erheblich mehr Informationen benötigen als nur Zeit und Ort.

Zu den weiteren Informationen, die die Befragten benötigen, gehören neben Uhrzeit und Datum:

• Anmeldedaten für die Videokonferenz
• Ein Kalenderlink
• Eine Startzeit und eine Endzeit (einschließlich Angaben zu Ihrer Zeitzone, für Remote-Mitarbeiter oder ausländische Kandidaten)
• Ein kurzer Abriss der Diskussion
• Einzelheiten darüber, wer an der Diskussion teilnehmen wird
• Kleiderordnung
• Wenn Sie sie bitten, eine Präsentation zu halten, Details zu geeigneter Software
• Ein Backup-Plan, wenn die Technologie nicht funktioniert
  

Die Bedeutung einer durchdachten Einladung zum Vorstellungsgespräch

Jede Korrespondenz, die Ihr Unternehmen sendet, sollte professionell sein, aber bei Einladungs-E-Mails zu Vorstellungsgesprächen ist dies entscheidend. Eine positive, persönliche und professionelle Einladung zum Vorstellungsgespräch gibt Kandidaten einen Einblick in Ihre Arbeitsweise.

Einladungen zu Vorstellungsgesprächen sind für Führungskandidaten und Fachkräfte in anspruchsvollen Berufen unerlässlich. In bestimmten Branchen wie der Medizin, der Kreativwirtschaft oder der Lehre gibt es mehr offene Stellen als Kandidaten, was bedeutet, dass Sie sich bemühen müssen, die besten Kandidaten zu gewinnen.

Eine kürzlich durchgeführte Studie zur Personalbeschaffung im medizinischen Bereich ergab, dass die „Förderung persönlicher Verbindungen zu jedem Kandidaten“ für eine erfolgreiche Personalbeschaffung im digitalen Zeitalter von grundlegender Bedeutung ist. Eine gut geschriebene, personalisierte und professionelle E-Mail kann die Wahrnehmung Ihres Unternehmens bei Arbeitssuchenden verbessern und sie dazu ermutigen, an einem Vorstellungsgespräch teilzunehmen.

Es gibt auch einen finanziellen Imperativ. Die Rekrutierungsexperten von Glassdoor schätzen, dass die Rekrutierung eines neuen Mitarbeiters mehr als 4.000 US-Dollar kostet und 27,5 Tage dauert. Wenn Ihr E-Mail-Einladungsschreiben keine Antworten generiert, könnten Sie sich erheblich aus eigener Tasche wiederfinden.

"Warum kann ich dem Kandidaten nicht einfach eine Kalendereinladung schicken?" Sie könnten fragen. Auch wenn es verlockend sein mag, sollten Sie dem Drang widerstehen. Kalenderbenachrichtigungen sind unpersönlich und unprofessionell. Sie können eine Kalendereinladung senden, sobald Ihr Bewerber zugesagt hat, aber machen Sie es nicht zu Ihrem ersten Kontakt mit einem potenziellen Kandidaten. Schreiben Sie stattdessen eine E-Mail, um ein Vorstellungsgespräch zu vereinbaren.

E-Mail-Format für die Einladung zum Vorstellungsgespräch

Das Wichtigste zuerst: Einladungs-E-Mails zu Vorstellungsgesprächen haben ihren Zweck und ihre Struktur. In unserem ausführlichen Leitfaden erfahren Sie mehr über die professionelle E-Mail-Etikette. Dennoch müssen Sie in Ihren Einladungsschreiben ein etwas anderes Format haben. Sie sollten das „Wer, Was, Wann und Wo“ des Interviews angeben.

Wir haben die E-Mail-Einladungen von mehreren der weltweit führenden Unternehmen untersucht, und sie haben sieben Gemeinsamkeiten.

1. Danke dem Bewerber für die Bewerbung
2. Lade sie zu einem Vorstellungsgespräch ein
3. Geben Sie alle wesentlichen Details an
4. Sagen Sie ihnen, wer anwesend sein wird
5. Ermutigen Sie sie, sich zu verbinden und zu bestätigen
6. Fragen Sie, ob sie besondere Anforderungen haben
7. Ende begeistert
   

1. Bedanken Sie sich beim Bewerber

Es ist immer positiv, Bewerbern für die Bemühungen zu danken, die sie bei der Bewerbung auf Ihre Stelle unternommen haben.

2. Laden Sie sie zu einem Vorstellungsgespräch ein

Sagen Sie dem Bewerber, dass er in der ersten Phase (oder gegebenenfalls in der zweiten oder dritten Phase) erfolgreich war und dass Sie ihn zu einem Vorstellungsgespräch einladen. Seien Sie spezifisch über die Art des Interviews, ob es sich um ein Telefoninterview, ein Videointerview oder ein physisches Treffen handelt.

3. Geben Sie alle wesentlichen Details an

Ihr Bewerber muss das Datum und die Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs kennen, möglicherweise benötigt er jedoch weitere Details. Sie sollten Informationen zu allen Aufgaben bereitstellen, um die Sie sie bitten, einschließlich Präsentationen. Machen Sie Angaben zur Dauer des Interviews und auf Wunsch Details zum Interviewablauf – ob es sich beispielsweise um ein Podiumsgespräch, ein Einzelgespräch oder eine Präsentation handelt. Stellen Sie sicher, dass Sie nichts auslassen.

4. Sagen Sie ihnen, wer anwesend sein wird

Es ist höflich, dem Arbeitssuchenden mitzuteilen, wer während des Vorstellungsgesprächs anwesend sein wird. Der Bewerber kann sich vorbereiten, indem er etwas recherchiert.

5. Ermutigen Sie sie, sich zu verbinden und zu bestätigen

Stellen Sie Arbeitssuchenden klar, dass Sie eine Antwort benötigen. Sie können für alle Antworten eine Frist setzen, insbesondere wenn Sie eine Reserveliste mit anderen potenziellen Interviewpartnern haben. Bieten Sie die Möglichkeit, eine E-Mail zu senden oder anzurufen.

6. Fragen Sie, ob sie besondere Anforderungen haben

Sie sind gesetzlich verpflichtet, sicherzustellen, dass Ihre Einstellung fair ist. Fragen Sie daher Bewerber, ob sie bestimmte Anforderungen haben, die Sie möglicherweise berücksichtigen müssen.

7. Ende enthusiastisch

Beenden Sie Ihre E-Mail positiv und aufmunternd. Das könnte der Beginn von etwas Besonderem sein.

So laden Sie Kandidaten per E-Mail zum Vorstellungsgespräch ein

Angenommen, Sie haben unser Framework zum Erstellen der perfekten professionellen E-Mail gelesen. In diesem Fall fragen Sie sich vielleicht, wie sich das in einer Einladungs-E-Mail zu einem Vorstellungsgespräch niederschlägt? Werfen wir einen Blick auf ein geeignetes E-Mail-Format, um Kandidaten zum Vorstellungsgespräch einzuladen. Hier ist alles, was Sie einschließen müssen.

1. Verwenden Sie den Namen der Person

Sie sollten Ihre E-Mail-Korrespondenz personalisieren, also den Namen des Interviewpartners verwenden. E-Mails sind weniger förmlich als Briefe, daher ist es in Ordnung, den Vornamen zu verwenden. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie eine professionelle E-Mail erstellen, lesen Sie unseren ausführlichen Blog.

2. Bedanken Sie sich für die Bewerbung

Ein kleiner Dank reicht weit. Sich bei Ihrem potenziellen Gesprächspartner zu bedanken, ist eine positive Art, die E-Mail zu beginnen, also stellen Sie sicher, dass Sie es tun.

3. Laden Sie sie zu einem Vorstellungsgespräch ein

Es kann leicht sein, beim Schreiben einer Einladung zum Vorstellungsgespräch in einen offiziellen Ton zu verfallen, aber tun Sie es nicht. Verwenden Sie die aktive Stimme, wenn Sie einem Kandidaten mitteilen, dass Sie ihn für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt haben. Unabhängig davon, ob Sie jede Bewerbung überprüft haben oder nicht, Sie repräsentieren die Organisation, also schreiben Sie so.

4. Geben Sie wichtige Details an

Denken Sie daran, wer, was, wann und wo. Fügen Sie alles in jede E-Mail ein, um in die engere Wahl gekommene Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Zeit, Datum, Ort und Prozess sind wichtige Informationen, die Sie nicht verpassen dürfen.

5. Teilen Sie dem Bewerber mit, wer ihn interviewen wird

Es ist professionell, den Leuten zu sagen, wer sie interviewen wird. Es ermöglicht ihnen, einige Hintergrundrecherchen durchzuführen, einschließlich des Auscheckens von Unternehmensprofilen und LinkedIn-Profilen. Informieren Sie vor dem Versenden der Interview-E-Mail alle Kollegen, die in der Nachricht namentlich erwähnt werden.

6. Ermutigen Sie sie, sich zu verbinden und zu bestätigen

Stellen Sie sicher, dass der Antragsteller seine Teilnahme bestätigt. Geben Sie ihnen ein Bestätigungsdatum, wenn Sie möchten. Wenn Sie möchten, können Sie einige Tage vor Ablauf der Frist eine Erinnerungs-E-Mail versenden.

7. Fragen Sie, ob sie besondere Anforderungen haben

Sie haben die gesetzliche und moralische Pflicht sicherzustellen, dass alle Bewerber eine faire und gleiche Chance haben, an einem Vorstellungsgespräch teilzunehmen. Indem Sie dies anerkennen und Bewerber ermutigen, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, tun Sie alles, um einen transparenten und offenen Prozess zu gewährleisten.

8. Ende beruflich

Wir haben einen ausführlichen Blog über die Best Practices zum Beenden professioneller E-Mails geschrieben, einschließlich der besten Abzeichnungen für jede Situation, einschließlich der formellsten. Es gibt Ihnen mehr Einblicke, wie Sie eine E-Mail für den Kandidaten am besten beenden können.

9. Lesen Sie die E-Mail Korrektur

Es gibt nichts Schlimmeres als eine schlecht geschriebene E-Mail an einen Kandidaten. Überprüfen Sie daher unbedingt Ihre E-Mail, um im Falle von Grammatik- oder Rechtschreibfehlern in die engere Wahl gekommene Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

E-Mail-Beispiele für Einladungen zu Vorstellungsgesprächen

Hier sind einige Beispiele für Einladungs-E-Mail-Vorlagen für Vorstellungsgespräche, die Sie möglicherweise hilfreich finden.

Telefon Interview

Dieser ist relativ formell und enthält alle Details, die in einer Einladungs-E-Mail zu einem Vorstellungsgespräch an einen Kandidaten erforderlich sind.

Videointerview

Wie wir bereits gesagt haben, müssen Videokonferenzen und Online-Interview-E-Mails spezifische Details für Arbeitssuchende enthalten. Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail-Vorlage für ein Videointerview.

Erstes Vorstellungsgespräch

Briefe zum ersten Vorstellungsgespräch sind in der Regel förmlich und kurz. Indem Sie den Kandidaten von Anfang an Informationen über den Prozess zur Verfügung stellen, können Sie mögliche Ängste abbauen. Es ermöglicht ihnen auch, sich vorzubereiten, was sich hoffentlich in einem sinnvolleren Austausch während des Interviews selbst niederschlagen sollte. Sie können auch die zweite Einladungs-E-Mail zum Vorstellungsgespräch auf dieser Vorlage aufbauen.

Letztes Interview

Das Abschlussgespräch ist Ihre letzte Chance, die Kandidaten zu beurteilen und ihre Eignung für die Stelle einzuschätzen. Wenn es Elemente ihrer Erfahrung gibt, die Sie erkunden möchten, dann seien Sie explizit. Geben Sie dem Kandidaten die Möglichkeit, sich auszudrücken und Sie zu beeindrucken. Wenn Sie Feedback geben möchten, ist es in der Regel besser, vom Recruiting Manager zu kommen. Hier ist ein Beispiel für eine abschließende Einladungs-E-Mail zum Vorstellungsgespräch.

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