So schreiben Sie einen Beurlaubungsbrief

Das Leben verläuft nicht immer wie geplant. Und wenn es zu großen Störungen kommt, kann es notwendig werden, sich eine Auszeit von der Arbeit zu nehmen. In diesem Fall ist ein Beurlaubungsschreiben ein zentraler Bestandteil des Prozesses.

Es ist wichtig zu verstehen, welche Erwartungen an diese Art von Brief oder E-Mail gestellt werden. Deshalb schauen wir uns alles an, was Sie wissen müssen, um diese Situation so stressfrei wie möglich zu meistern, einschließlich der Frage, wie Sie einen professionellen Urlaubsbrief verfassen.

Was ist eine Beurlaubung?

Eine Beurlaubung liegt vor, wenn jemand aufgrund eines wichtigen Lebensereignisses oder eines anderen unvorhergesehenen Umstands eine Auszeit von der Arbeit nimmt. Dieser Urlaub kann unterschiedlich lang sein, aber je nach Art des Ereignisses kann es sich auch um einen längeren Zeitraum handeln, beispielsweise um Wochen oder sogar Monate. Es wird immer davon ausgegangen, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren.

Zu den Gründen, warum jemand eine Beurlaubung in Anspruch nehmen könnte, gehören (ohne darauf beschränkt zu sein):

• Ein Kind adoptieren
• Ein Kind zur Welt bringen
• Betreuer eines Familienmitglieds werden
• Umgang mit einem ernsten Gesundheitszustand
• Trauer um den Tod eines nahen Familienmitglieds
• Geht in den Militärurlaub
• Setzen Sie Ihre Ausbildung fort
• Umzug in einen anderen Staat oder ein anderes Land

Wenn Ihr Urlaub die Voraussetzungen des Family and Medical Leave Act (FMLA) erfüllt, haben Sie in einem bestimmten Jahr Anspruch auf 12–26 Wochen geschützten, unbezahlten Urlaub. Nicht abgedeckte Gründe für die Beurlaubung müssen nach Ermessen Ihres Arbeitgebers genehmigt werden. In jedem Fall ist es wichtig, einen schriftlichen Urlaubsantrag einzureichen, um den Prozess in Gang zu bringen.

So schreiben Sie einen Urlaubsbrief

Wenn Sie einen Urlaubsbrief verfassen, sollten Sie auf einen professionellen Ton achten und ihn prägnant halten. Das bedeutet, dass Sie mit einer formellen Begrüßung beginnen, dann mit Ihrem Antrag und allen Details fortfahren, die Ihr Arbeitgeber über Ihren Urlaub wissen muss, und mit Ihrer Unterschrift enden. Wenn möglich, benachrichtigen Sie Ihren Arbeitgeber, bevor Sie ihm ein formelles Urlaubsantragsschreiben zusenden, und geben Sie nach Möglichkeit etwas Vorlaufzeit, bevor Ihr Urlaub beginnt. So wird Ihr Unternehmen nicht überrascht und hat die Möglichkeit, sich vorzubereiten.

Hier sind vier Details, die Sie angeben sollten:

1 Zeitrahmen:Ihrem Arbeitgeber sollte eine möglichst klare Vorstellung davon gegeben werden, wie viel Zeit Sie benötigen, einschließlich Beginn und Ende Ihrer Beurlaubung.

2 Grund:Sie müssen nicht zu sehr ins Detail gehen, aber der allgemeine Grund für die Anfrage sollte klar sein. Wenn Sie beispielsweise mit einer ernsten gesundheitlichen Erkrankung zu kämpfen haben, müssen Sie nicht genau sagen, um welche es sich handelt, aber Sie sollten angeben, dass bei Ihnen ein gesundheitliches Problem aufgetreten ist, das es Ihnen unmöglich macht, Ihrer derzeitigen Arbeit nachzugehen Pflichten während Ihrer Behandlung.

3 Kontaktinformationen:Während Ihres Urlaubs werden Sie Ihren Vorgesetzten wahrscheinlich nicht sehen und auch nicht auf Dinge wie Unternehmens-E-Mails zugreifen. Daher ist es wichtig, jemandem die Möglichkeit zu geben, Sie bei Bedarf zu kontaktieren.

4 Ein Plan, um sicherzustellen, dass Ihr Team nicht ins Hintertreffen gerät:Auch wenn dies nicht immer möglich ist, stellen Sie Ihren Kollegen einen Aktionsplan zur Verfügung, sofern Zeit und Raum dafür vorhanden sind. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Details nicht unter den Tisch fallen (z. B. die Bezahlung von Auftragnehmern) und Teamprojekte und -initiativen vorangetrieben werden können.

Wie immer sollten Sie Ihren Brief unbedingt Korrektur lesen, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Und denken Sie daran: Damit sind Sie nicht allein – jedes Jahr nehmen sich in den USA zig Millionen Arbeitnehmer eine Auszeit von der Arbeit. Ihr Arbeitgeber hat sich also wahrscheinlich schon früher mit Urlaubsanträgen befasst und wird dies sicherlich auch in Zukunft tun.

Beispiel für einen Urlaubsbrief

Sehr geehrte(r) [Ansprechpartner der Personalabteilung und/oder Titel und Nachname Ihres Vorgesetzten],

Ich schreibe Ihnen, um offiziell eine Beurlaubung zu beantragen, die am [Datum] beginnt und am [Datum] endet, aufgrund von [Grund für den Antrag]. [Falls gewünscht, können Sie hier weitere Angaben zu Ihrem Grund machen oder relevante Anlagen, wie z. B. ein ärztliches Attest, vermerken.] Ich werde am [Datum] wieder arbeiten gehen.

Gerne informiere ich [Namen der Kollegen] über meine aktuellen Aufgaben und Projekte, um eine reibungslose Übergabe während meines verbleibenden [Zeitrahmens, z. B.Woche] im Büro zu gewährleisten. Falls Sie während meiner Abwesenheit weitere Informationen benötigen, bin ich unter [E-Mail] oder telefonisch unter [Telefonnummer] erreichbar.

Vielen Dank für Ihr Verständnis; Ich freue mich auf die Rückkehr.

Mit freundlichen Grüßen [Unterschrift] [Ihr Name]

Häufig gestellte Fragen zum Beurlaubungsschreiben

Was ist eine Beurlaubung?

Eine Beurlaubung ist die Zeit, die einer Person aufgrund lebensverändernder oder schwieriger Umstände, die die volle Aufmerksamkeit einer Person erfordern, von der Arbeit ferngehalten wird. Im Gegensatz zur Kündigung bedeutet eine Beurlaubung die Rückkehr in den Beruf zu einem späteren Zeitpunkt.

Wann ist eine Beurlaubung notwendig?

Es gibt einige häufige Situationen, in denen eine Beurlaubung erforderlich sein kann, z. B. die Geburt eines Kindes, die Entwicklung einer schweren Krankheit oder die Pflege eines Familienmitglieds.

Was sollte ein Beurlaubungsschreiben enthalten?

In einem Beurlaubungsschreiben sollten der Grund für den Antrag und die Zeitspanne, die Sie von der Arbeit benötigen, sowie das Datum, an dem Sie aufhören zu arbeiten, und der Zeitpunkt Ihrer Rückkehr angegeben werden. Es sollte auch Ihre Kontaktinformationen und, wenn möglich, einen Plan enthalten, wie Sie Ihr Team auch ohne Sie auf Kurs halten können.