Für wen es wichtig sein kann: Wann und wie man es richtig verwendet

Veröffentlicht: 2017-11-17

Früher, in einer Zeit, als fast jeder Zugang zum Internet in der Hand hatte, war es üblich, die Geschäftskorrespondenz mit der Anrede To Whom It May Concern zu beginnen. Aber die Zeiten haben sich geändert.

Wir werden uns ansehen, ob Sie To Whom It May Concern verwenden sollten, einige Alternativen untersuchen und über die einzige Art der Korrespondenz sprechen, bei der diese Begrüßung noch akzeptabel ist.

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Sollten Sie To Who It May Concern verwenden?

Uns fallen nicht viele gute Gründe ein, To Whom It May Concern in einer E-Mail oder einem Brief zu verwenden. Aber es gibt ein paar zwingende Gründe, dies nicht zu tun.

Für den Anfang ist der Ausdruck altmodisch und spießig. (Wenn Sie sich konzentrieren, können Sie es fast mit einem aufgesetzten vornehmen Akzent sprechen hören, nicht wahr?) Es ist ein Überbleibsel aus einer Zeit, als die Geschäftskorrespondenz einen viel formelleren Ton hatte. Heutzutage streben wir jedoch einen natürlichen, gesprächigen Stil an.

In manchen Korrespondenzen könnte To Whom It May Concern sogar eine gewisse Faulheit des Absenders implizieren. Seien Sie ehrlich – wissen Sie wirklich nicht, wen Ihre E-Mail oder Ihr Brief betrifft, oder haben Sie eher keine Lust, das herauszufinden? Achten Sie darauf, dass To Whom It May Concern Ihrerseits keinen Mangel an Besorgnis zeigt.

Hier ist ein Tipp: Die gleichen Richtlinien gelten für eine andere formelle allgemeine Begrüßung – Sehr geehrte Damen und Herren. Es ist gleichermaßen stickig und eklatant unspezifisch. Das kannst du besser!

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Drei Alternativen, wen es betreffen kann

Sie können fast immer eine andere Anrede finden. Sehen wir uns einige Optionen an.

1 Sehr geehrte [bestimmte Person],

Du bist versiert. Sie haben das gesamte Internet (einschließlich LinkedIn) zur Hand. Wenn Sie wissen, dass Sie jemandem direkt schreiben (z. B. einem Personalchef), machen Sie Ihre Hausaufgaben und suchen Sie die relevante Person. Ja, Ihr Brief kann an andere Personen weitergegeben werden, aber diese Personen werden sehen, dass Sie sich genug darum gekümmert haben, überhaupt die richtige Person zu finden, an die Sie sich wenden können.

Hier ist ein Tipp: Rapportive, ein Google Mail-Add-On, hilft Ihnen, das mit einer E-Mail-Adresse verknüpfte LinkedIn-Konto zu finden. Verwenden Sie es, wenn Sie eine Kontakt-E-Mail-Adresse, aber keinen Kontaktnamen haben.

Wenn Ihre Internetsuche keinen Kontaktnamen ergibt, können Sie immer auf die Retro-Option zurückgreifen – greifen Sie zum Telefon und tätigen Sie einen Anruf. Es ist nicht nötig, heimlich nach dem Namen der Person zu fragen, also seien Sie ehrlich. Wenn du nach dem Namen eines Jobkontakts suchst, könntest du etwas sagen wie „Hallo! Ich bewerbe mich auf die Stelle des Marketing Managers und möchte mein Anschreiben personalisieren. Können Sie mir sagen, wer für diesen Job für die Talentakquise zuständig ist?“

2 Sehr geehrte [Rolle] oder Sehr geehrte [Abteilung],

Wenn Sie den Namen einer Person nicht finden können, können Sie etwas erweitern und stattdessen auf die Rolle der Person oder eine bestimmte Abteilung verweisen. (z. B. Sehr geehrter Personalchef, Sehr geehrte Zulassungsabteilung.)

Manchmal ist die Suche nach einem Kontaktnamen nicht die beste Nutzung Ihrer Zeit. Ein Personalchef zum Beispiel verbringt nicht mehr als ein paar Minuten damit, sich einen Lebenslauf anzusehen, sodass die Tatsache, dass Ihr Anschreiben nicht personalisiert ist, wahrscheinlich nicht als rote Flagge registriert wird. Wenigstens haben Sie die richtige Abteilung angesprochen. Verbringen Sie stattdessen Ihre Zeit damit, ein tolles Anschreiben zu schreiben.

3 Hallo oder Grüße,

Wenn Sie sich nicht an eine Einzelperson wenden oder Ihre Nachricht von mehreren Personen gesehen werden könnte, können Sie mit einem einfachen Hallo nichts falsch machen. Denken Sie daran, dass „ Hallo “ und „ Grüße “ etwas lockerer sind als die anderen von uns aufgelisteten Optionen, sodass sie möglicherweise nicht die beste Option für Dinge wie Anschreiben oder andere formelle Geschäftskorrespondenz sind.

Wann ist es in Ordnung, To Whom It May Concern zu verwenden?

Angenommen, Sie schreiben ein Empfehlungsschreiben für einen Kollegen. Er wird mehrere Kopien anfertigen, um sie bei Vorstellungsgesprächen zu verteilen, und diese Briefe sollen von jedem gesehen werden, der daran interessiert ist, ihn einzustellen. In diesem Fall arbeitet To Whom It May Concern, weil die Korrespondenz im Allgemeinen als formell betrachtet wird und es keinen bestimmten Adressaten oder keine bestimmte Abteilung gibt.

Einige Fälle, in denen To Whom It May Concern angebracht ist:

  • Empfehlungs-/Referenzschreiben
  • Formale Beschwerden, die bei einem Unternehmen eingereicht werden
  • Einführungsschreiben
  • Interessensbekundungen / Prospektion

Hier ist ein Tipp: Formatieren Sie „To Whom It May Concern“ immer mit einem Großbuchstaben am Anfang jedes Wortes. Folgen Sie ihm mit einem Doppelpunkt. Doppelte Leerzeichen, bevor Sie mit dem Text Ihres Briefes beginnen.

Wen es angeht:

Ich schreibe, um eine Beschwerde über den Service einzureichen, den ich während meines Besuchs in Ihrem Geschäft am 15. November erhalten habe.

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Versuchen Sie jedoch in den meisten Fällen, Ihren Fokus einzugrenzen, anstatt ein breites Netz auszuwerfen. Fragen Sie sich: „Wen betrifft diese E-Mail?“ Wenn Sie ehrlich mit „Jeder“ antworten können, können Sie To Whom It May Concern verwenden. Aber wenn Sie sich einfinden können, sei es bei einer Person (Mr. Smith) oder einer Abteilung (Zulassungsabteilung), verwenden Sie immer den spezifischeren Ansatz.