So schreiben Sie Besprechungsprotokolle mit Beispielen

Das Niederschreiben von Besprechungsprotokollen mag banal oder kritisch wirken, je nachdem, was auf der Tagesordnung steht, aber es ist immer wichtig, dass Sie klar und präzise schreiben. Ganz gleich, wie Sie sich Ihre Rolle als Transkriptor vorstellen: Das Aufzeichnen effektiver Besprechungsprotokolle ist auf lange Sicht für jede Organisation mit Besprechungen unerlässlich.

In diesem Artikel besprechen wir, wie man Besprechungsprotokolle wie ein Profi schreibt, damit alle Beteiligten durch das bloße Lesen des Protokolls klar verstehen, was während der Besprechung passiert ist. Hier finden Sie einige Tipps und Vorlagen, die das Verfassen von Besprechungsprotokollen zum Kinderspiel machen.

Was sind Sitzungsprotokolle?

Ein Sitzungsprotokoll ist die schriftliche Aufzeichnung einer Sitzung oder Anhörung. Protokolle sind in der Regel strukturiert und formell , sodass sie nach dem Treffen geteilt werden können und in der Zukunft als historische Dokumente dienen können.

Diejenigen, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten , werden durch Protokolle auf den neuesten Stand gebracht. Protokolle bieten auch die Möglichkeit, Rechenschaft über die während der Besprechung besprochenen Aktionspunkte abzulegen.

Noch wichtiger: Wenn eine Organisation in irgendeine rechtliche Situation gerät, dienen Protokolle als offizielle Aufzeichnungen zum Nachweis der Sorgfaltspflicht, der Ethik und der Einhaltung der Satzung.

Wer führt Sitzungsprotokolle?

Am häufigsten führt die Sekretärin das Sitzungsprotokoll. Gemeinnützige Organisationen, staatliche Einrichtungen, Schulen, öffentliche Unternehmen und Gewerkschaften sind in der Regel dazu verpflichtet, offizielle Sitzungsprotokolle aufzuzeichnen. Viele andere Unternehmen nutzen jedoch auch Besprechungsprotokolle zur Führung offizieller Aufzeichnungen.

So schreiben Sie Besprechungsprotokolle

Der Stil und Inhalt von Besprechungsprotokollen variiert je nach Organisation und Struktur. Unabhängig davon sollten Sie immer die Grundlagen wie Datum, Uhrzeit und Teilnehmer angeben. Viele Organisationen profitieren jedoch auch von anderen, optionalen Elementen wie ergänzenden Dokumenten und Aktionselementen. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, was Sie in Ihr Besprechungsprotokoll aufnehmen sollten.

8 Grundelemente von Besprechungsprotokollen

Dies sind die wesentlichen Elemente, die Sie in Ihr Besprechungsprotokoll aufnehmen sollten:

1 Datum

2 Mal

3 Standort

4 Teilnehmer

5 Themen besprochen

6 Anträge

7 Abstimmungsergebnisse

8 Datum und Ort des nächsten Treffens

Was sollte ein Besprechungsprotokoll sonst noch enthalten?

Die meisten Organisationen fügen ihren Besprechungsnotizen mindestens ein oder zwei weitere Elemente hinzu. Über das Wesentliche hinaus können Ihre Besprechungsnotizen so strukturiert werden, wie es den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht.

Hier sind einige benutzerdefinierte Elemente, die Sie in Ihr Besprechungsprotokoll aufnehmen können:

• Ergänzende Dokumente
• Aktionselemente
• Zweck des Treffens
• Punkte, die beim nächsten Mal besprochen werden sollen
• Aktualisierungen des Projektstatus und Abstimmungsergebnisse
• Nächste Schritte, wie Recherche und Folgemaßnahmen
• Ein Abschnitt zum Definieren von Teilnehmern, die Gäste, Nichtwähler oder Redner sind
• Korrekturen oder Ergänzungen zu früheren Sitzungsprotokollen

5 Tipps zum Verfassen von Besprechungsprotokollen

Sobald das Meeting beendet ist, verwenden Sie Ihre Notizen, um Ihr Protokoll zu schreiben und zu bearbeiten und es dann zu teilen. Es ist hilfreich, Ihr Besprechungsprotokoll direkt nach Ende der Besprechung zu verfassen, damit Sie nichts verpassen.

1 Seien Sie konsequent

Es ist hilfreich, jedes Mal eine Vorlage zu verwenden, wenn Sie ein Besprechungsprotokoll erstellen. Auf diese Weise sind sie alle gleich angeordnet und Sie müssen keine Zeit mit dem Hinzufügen von Überschriften und Aufzählungspunkten verschwenden . Dies ist später nützlich, wenn andere Personen in der Organisation darauf verweisen müssen. Einige Organisationen notieren aus Effizienzgründen sogar ihre Tagesordnung und die erwarteten Teilnehmer in den Besprechungsnotizen.

2 Nehmen Sie es auf

Wenn Sie als Sekretärin beginnen, fällt es Ihnen möglicherweise schwer, mit dem Notizenmachen Schritt zu halten. Wenn dies bei Ihnen auftritt, sollten Sie die Besprechung aufzeichnen. Sie können dies mit jedem Smartphone, Audioaufnahmegerät oder jeder Kamera tun. Später können Sie einen Transkriptionsdienst mit künstlicher Intelligenz nutzen oder sich die Aufnahme bei Bedarf einfach zur Auffrischung anhören. Informieren Sie Ihre Teilnehmer jedoch vor der Aufzeichnung unbedingt darüber, dass die Aufzeichnung erfolgt.

3 Machen Sie Ihre Notizen während des Meetings sichtbar

Manchmal sind Besprechungen kollaborativ . Das kann manchmal chaotisch wirken und es schwierig machen, den Überblick zu behalten. Indem Sie die Notizen auf einem Projektor sichtbar machen oder Ihren Bildschirm oder Ihr Dokument während Besprechungen freigeben, können Ihre Teamkollegen dazu beitragen.

4 Fassen Sie zusammen

Wenn Sie Besprechungsnotizen schreiben, fassen Sie diese zusammen . Sie sollten so viele Informationen wie möglich dokumentieren, aber nicht alles wörtlich aufschreiben. Es ist nicht notwendig, alles, was in den Besprechungsnotizen gesagt wurde, aufzuzeichnen. Möglicherweise fällt es Ihnen auch schwer, Schritt zu halten, wenn Sie versuchen, das gesamte Gespräch Wort für Wort aufzuschreiben. Vereinfachen und verdeutlichen Sie, was während des Meetings passiert ist.

5 Beschriften Sie Kommentare mit Initialen

Wenn mehrere Personen in der Besprechung zu einem Thema einen Beitrag leisten, kann es hilfreich sein, die Initialen der Teilnehmer zu verwenden, um anzugeben, wer was beigetragen hat. Sie können auch Initialen verwenden, um anzugeben, wer für die nächsten Schritte verantwortlich ist. Diese Kurzschrifttechnik ist eine effiziente Möglichkeit, ein Gespräch mit mehreren Personen zu verdeutlichen.

5 Vorlagen für Besprechungsprotokolle

1 Protokoll der Vorstandssitzung

Rufen Sie an, um zu bestellen

Moderiert durch den Vorstandsvorsitzenden.

[Name des Vorstandsvorsitzenden] wurde einberufen, um die reguläre Sitzung von [Ihrer Organisation] um [Zeitpunkt der Sitzung] am [Datum der Sitzung] in [Ort der Sitzung] anzuordnen.

Teilnahme

Unterstützt durch die Sekretärin.

Der Sekretär führte einen Appell durch. Folgende Personen waren anwesend:

• [Name]
• [Name]
• [Name]

Folgende Personen fehlten:

• [Name]
• [Name]
• [Name]

Genehmigung des Protokolls

[Name des Sekretärs] verlas das Protokoll der letzten Sitzung. Das Protokoll wurde genehmigt.

Offene Probleme

• [Problem Nr. 1]
• [Problem Nr. 2]
• [Problem Nr. 3]

Neues Geschäft

• [Neuer Geschäftsartikel Nr. 1]
• [Neuer Geschäftsartikel Nr. 2]
• [Neuer Geschäftsartikel Nr. 3]

Unterbrechung

[Name des Sitzungsleiters] vertagte die Sitzung um [Endzeit der Sitzung].

Vorlage und Genehmigung des Protokolls

Protokoll eingereicht von: [Name des Sekretärs]

Protokoll genehmigt von: [Name des Vorstandsvorsitzenden oder Sitzungsleiters]

2 Vorlage für ein informelles Meeting

Rufen Sie an, um zu bestellen

Am [Tag der Sitzung] fand in [Ort der Sitzung] eine Sitzung von [Name der Organisation] statt.

Teilnehmer

Zu den anwesenden stimmberechtigten Mitgliedern gehörten:

• [Teilnehmer Nr. 1]
• [Teilnehmer Nr. 2]
• [Teilnehmer Nr. 3]

Zu den anwesenden Gästen gehörten:

• [Gast Nr. 1]
• [Gast Nr. 2]
• [Gast Nr. 3]

Genehmigung des Protokolls

Ein Antrag auf Genehmigung des Protokolls der vorherigen [Datum der vorherigen Sitzung] wurde von [Name des Sekretärs] gestellt und von [Name des Stellvertreters] unterstützt.

Berichte

• [Name des Berichts] wurde präsentiert von [Name des Moderators]
• [Name des Berichts] wurde präsentiert von [Name des Moderators]

Hauptanträge

• [Name des Antrags] eingereicht von [Name des Antragstellers] und unterstützt von [Name der Unterstützer]. Der Antrag wurde mit [Anzahl der Ja-Stimmen] und [Anzahl der Nein-Stimmen] angenommen oder abgelehnt.

Unterbrechung

[Name des Sitzungsleiters] vertagte die Sitzung um [Zeitpunkt der Vertagung].

3 Vorlage für eine öffentliche Anhörung

Besprechungsdatum:[Besprechungsdatum]

Besprechungszeit:[Besprechungszeit]

Sekretär:[Name des Sekretärs]

Einführung

[Name des Leiters des Treffens] leitete das Treffen ein:

• [Gesprächspunkte]

Appell

Anwesende Mitglieder:

• [Teilnehmer]

Antrag Nr. 1

Kommentare:

• [Initialen oder Name des Kommentators] [Kommentar] [Bezeichnung wie: Idee, Aktionspunkt oder Schlussfolgerung]

Antrag Nr. 2

Kommentare:

• [Initialen oder Name des Kommentators] [Kommentar] [Bezeichnung wie: Idee, Aktionspunkt oder Schlussfolgerung]

Ideen

• [Idee]

Nächste Schritte

• [Nächster Schritt]

Schlussfolgerungen

• [Abschluss]

4 Notizen zur Kundenbesprechung

Projekt:[Projektname]

Teilnehmer:[Teilnehmer]

Datum und Uhrzeit:[Datum und Uhrzeit]

Agenda

• [Thema zur Diskussion]
  • [Objektiv]
  • [Wichtige Punkte]

Notizen

[Alle zusätzlichen wichtigen Informationen, die während des Treffens besprochen wurden]

Ergebnisse

[Wichtige Entscheidungen]

Aktionselemente

• [Name der verantwortlichen Person] [Nächster Schritt]
• [Name der verantwortlichen Person] [Nächster Schritt]

5 Projektmanagementprotokolle

Datum und Uhrzeit:[Datum und Uhrzeit]

Anwesend:[Teilnehmer]

Abwesend:[Projektmitglieder nicht anwesend]

Ort:[Treffpunkt]

Projekt:[Name des Projekts]

Themen

1. Update von [Team]
2. Fortschritt bei [Projekt]
3. Ergebnisse der Vorwoche

Häufig gestellte Fragen zu Besprechungsprotokollen

Was sind Sitzungsprotokolle?

Besprechungsprotokolle dokumentieren, was während einer Besprechung passiert ist. Sie werden häufig nach einem Meeting innerhalb einer Organisation geteilt und dienen in Zukunft als Referenzdokument.

Warum sind Besprechungsprotokolle wichtig?

• Erstellen Sie einen historischen Datensatz
• Zeigen Sie den Fortschritt im Laufe der Zeit an
• Bieten Sie der Organisation rechtlichen Schutz
• Halten Sie sich an die örtlichen Vorschriften
• Erklären Sie, warum eine Organisation eine Entscheidung getroffen hat
• Dienen als Erinnerung an Aufgaben oder Projekte
• Als Beweis für Fristen dienen
• Informieren Sie Mitglieder, die nicht teilnehmen konnten

Was sollte ein Besprechungsprotokoll enthalten?

• Datum
• Zeit
• Standort
• Teilnehmer
• Besprochene Themen
• Anträge
• Abstimmungsergebnisse
• Datum und Ort des nächsten Treffens