Wie man Sitzungsprotokolle schreibt, mit Beispielen

Das Protokollieren von Besprechungsprotokollen kann sich je nach Tagesordnung banal oder kritisch anfühlen, aber es ist immer wichtig, dass Sie klar und genau schreiben. Wie auch immer Sie Ihre Rolle als Schreibkraft wahrnehmen, das Aufzeichnen effektiver Besprechungsprotokolle ist für jede Organisation mit Besprechungen auf lange Sicht unerlässlich.

In diesem Artikel werden wir besprechen, wie man Besprechungsprotokolle wie ein Profi schreibt, damit alle Beteiligten klar verstehen, was während der Besprechung passiert ist, indem sie einfach die Protokolle lesen. Hier sind einige Tipps und Vorlagen, mit denen das Schreiben von Besprechungsprotokollen zum Kinderspiel wird.

Was sind Besprechungsprotokolle?

Sitzungsprotokolle sind die schriftliche Aufzeichnung einer Sitzung oder Anhörung. Protokolle sind normalerweise strukturiert und formell , damit sie nach dem Meeting geteilt werden können und in Zukunft als historische Dokumente dienen.

Für diejenigen, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten , bringt das Protokoll sie auf den neuesten Stand. Protokolle bieten auch Rechenschaftspflicht für Aktionspunkte, die während des Meetings besprochen wurden.

Noch wichtiger ist, dass Protokolle, wenn eine Organisation in eine Rechtssituation gerät, als offizielle Aufzeichnung dienen, die die Sorgfaltspflicht, Ethik und die Einhaltung der Vorschriften beweist.

Wer führt Sitzungsprotokolle?

Meistens führt die Sekretärin Sitzungsprotokolle. Gemeinnützige Organisationen, Regierungsbehörden, Schulen, öffentliche Unternehmen und Gewerkschaften sind in der Regel verpflichtet, offizielle Sitzungsprotokolle aufzuzeichnen. Aber auch viele andere Unternehmen verwenden Sitzungsprotokolle, um eine offizielle Aufzeichnung zu führen.

So schreiben Sie Sitzungsprotokolle

Stil und Inhalt von Besprechungsprotokollen variieren je nach Organisation und Struktur. Unabhängig davon sollten Sie immer die Grundlagen wie Datum, Uhrzeit und Teilnehmer angeben. Viele Organisationen werden jedoch auch von anderen optionalen Elementen wie ergänzenden Dokumenten und Aktionselementen profitieren. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, was Sie in Ihr Meeting-Protokoll aufnehmen sollten.

8 grundlegende Elemente des Sitzungsprotokolls

Dies sind die wesentlichen Punkte, die Sie in Ihr Besprechungsprotokoll aufnehmen sollten:

1 Datum

2 Mal

3 Ort

4 Teilnehmer

5 Besprochene Themen

6 Bewegungen

7 Abstimmungsergebnisse

8 Datum und Ort des nächsten Treffens

Was sollte das Besprechungsprotokoll noch enthalten?

Die meisten Organisationen fügen ihren Besprechungsnotizen mindestens ein oder zwei weitere Elemente hinzu. Über das Wesentliche hinaus können Ihre Besprechungsnotizen enthalten und so strukturiert werden, wie es am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.

Hier sind einige benutzerdefinierte Elemente, die Sie in Ihr Meeting-Protokoll aufnehmen können:

• Ergänzende Dokumente
• Aktionselemente
• Sitzungszweck
• Punkte, die beim nächsten Mal besprochen werden
• Projektstatusaktualisierungen und Abstimmungsergebnisse
• Nächste Schritte, wie Recherche und Follow-ups
• Ein Abschnitt zum Definieren von Teilnehmern, die Gäste, Nichtwähler oder Redner sind
• Korrekturen oder Ergänzungen zu früheren Sitzungsprotokollen

5 Tipps zum Schreiben von Besprechungsprotokollen

Sobald das Meeting vertagt ist, verwenden Sie Ihre Notizen, um Ihr Protokoll zu schreiben und zu bearbeiten , und teilen Sie es dann. Es ist hilfreich, Ihr Meeting-Protokoll direkt nach dem Meeting zu schreiben, damit Sie nichts verpassen.

1 Seien Sie konsequent

Es ist hilfreich, jedes Mal eine Vorlage zu verwenden, wenn Sie Besprechungsprotokolle führen. Auf diese Weise sind sie alle gleich aufgebaut, und Sie müssen keine Zeit mit dem Hinzufügen von Überschriften und Aufzählungszeichen verschwenden . Dies ist später nützlich, wenn andere Personen in der Organisation darauf verweisen müssen. Einige Organisationen schreiben aus Effizienzgründen sogar ihre Agenda und die erwarteten Teilnehmer in die Besprechungsnotizen.

2 Nehmen Sie es auf

Wenn Sie in Ihrer Rolle als Sekretärin anfangen, haben Sie möglicherweise Probleme, mit dem Notizenmachen Schritt zu halten. Wenn dies bei Ihnen auftritt, sollten Sie das Meeting aufzeichnen. Sie können dies mit jedem Smartphone, Audioaufnahmegerät oder jeder Kamera tun. Später können Sie einen Transkriptionsdienst für künstliche Intelligenz nutzen oder sich die Aufzeichnung bei Bedarf einfach zur Auffrischung anhören. Informieren Sie Ihre Teilnehmer jedoch vor der Aufzeichnung unbedingt darüber, dass sie aufgezeichnet werden.

3 Machen Sie Ihre Notizen während des Meetings sichtbar

Manchmal sind Meetings kollaborativ . Das kann sich manchmal chaotisch anfühlen und es schwierig machen, den Überblick zu behalten. Wenn Sie die Notizen auf einem Projektor anzeigen oder Ihren Bildschirm oder Ihr Dokument während der Besprechungen teilen, können Ihre Teamkollegen dazu beitragen.

4 Fassen Sie zusammen

Wenn Sie Besprechungsnotizen schreiben, fassen Sie zusammen . Sie sollten so viele Informationen wie möglich dokumentieren, aber nicht alles wörtlich schreiben. Es ist nicht notwendig, alles aufzuzeichnen, was während der Besprechungsnotizen gesagt wurde. Sie könnten auch Schwierigkeiten haben, Schritt zu halten, wenn Sie versuchen, das gesamte Gespräch Wort für Wort zu schreiben. Vereinfachen und erklären Sie, was während des Meetings passiert ist.

5 Beschriften Sie Kommentare mit Initialen

Wenn mehrere Personen in der Besprechung Beiträge zu einem Thema haben, kann es hilfreich sein, die Initialen der Teilnehmer zu verwenden, um anzugeben, wer was beigetragen hat. Sie können auch Initialen verwenden, um anzuzeigen, wer für die nächsten Schritte verantwortlich ist. Diese Kurzschrifttechnik ist eine effiziente Möglichkeit, ein Gespräch mit mehreren Personen zu klären.

5 Vorlagen für Besprechungsprotokolle

1 Protokoll der Vorstandssitzung

Anrufen zum bestellen

Moderiert durch den Vorsitzenden des Vorstandes.

[Name des Vorstandsvorsitzenden] rief an, um die reguläre Sitzung von [Ihrer Organisation] um [Zeitpunkt der Sitzung] am [Tag der Sitzung] in [Ort der Sitzung] anzuordnen.

Teilnahme

Unterstützt durch die Sekretärin.

Der Sekretär führte einen Appell durch. Folgende Personen waren anwesend:

• [Name]
• [Name]
• [Name]

Folgende Personen fehlten:

• [Name]
• [Name]
• [Name]

Genehmigung des Protokolls

[Name des Sekretärs] liest das Protokoll der letzten Sitzung vor. Das Protokoll wurde genehmigt.

Offene Punkte

• [Fehler 1]
• [Ausgabe Nr. 2]
• [Ausgabe Nr. 3]

Neues Geschäft

• [Neues Geschäftselement Nr. 1]
• [Neues Geschäftselement Nr. 2]
• [Neues Geschäftselement Nr. 3]

Unterbrechung

[Name des Meeting-Moderators] vertagte das Meeting um [Uhrzeit des Endes des Meetings].

Vorlage und Genehmigung des Protokolls

Protokoll eingereicht von: [Name des Sekretärs]

Protokoll genehmigt von: [Name des Vorstandsvorsitzenden oder des Sitzungsleiters]

2 Vorlage für informelle Meetings

Anrufen zum bestellen

Ein Treffen von [Name der Organisation] fand am [Tag des Treffens] am [Ort des Treffens] statt.

Teilnehmer

Zu den anwesenden stimmberechtigten Mitgliedern gehörten:

• [Teilnehmer #1]
• [Teilnehmer #2]
• [Teilnehmer #3]

Zu den anwesenden Gästen gehörten:

• [Gast #1]
• [Gast #2]
• [Gast #3]

Genehmigung des Protokolls

Ein Antrag auf Genehmigung des Protokolls der vorangegangenen [Datum der vorangegangenen Sitzung] wurde von [Name des Sekretärs] gestellt und von [Name des Stellvertreters] unterstützt.

Berichte

• [Name des Berichts] wurde präsentiert von [Name des Referenten]
• [Name des Berichts] wurde präsentiert von [Name des Referenten]

Hauptbewegungen

• [Name des Antrags] bewegt von [Name des Antragstellers] und unterstützt von [Name des Antragstellers]. Der Antrag [angenommen oder abgelehnt] mit [Anzahl der Stimmen] dafür und [Anzahl der Stimmen] dagegen.

Unterbrechung

[Name des Sitzungsleiters] vertagte die Sitzung um [Zeitpunkt der Vertagung].

3 Vorlage für öffentliche Anhörungssitzungen

Sitzungsdatum: [Sitzungsdatum]

Besprechungszeit: [Besprechungszeit]

Sekretärin: [Name der Sekretärin]

Einführung

[Name des Sitzungsleiters] stellte die Sitzung vor:

• [Gesprächsthemen]

Appell

Anwesende Mitglieder:

• [Teilnehmer]

Antrag Nr. 1

Kommentare:

• [Initialen oder Name des Kommentators] [Kommentar] [Beschriftung wie: Idee, Handlungselement oder Schlussfolgerung]

Antrag Nr. 2

Kommentare:

• [Initialen oder Name des Kommentators] [Kommentar] [Beschriftung wie: Idee, Handlungselement oder Schlussfolgerung]

Ideen

• [Idee]

Nächste Schritte

• [Nächster Schritt]

Schlussfolgerungen

• [Fazit]

4 Notizen zum Kundengespräch

Projekt: [Projektname]

Teilnehmer: [Teilnehmer]

Datum und Uhrzeit: [Datum und Uhrzeit]

Agenda

• [Diskussionsthema]
  • [Zielsetzung]
  • [Schlüsselpunkte]

Anmerkungen

[Alle zusätzlichen wichtigen Informationen, die während des Treffens besprochen wurden]

Ergebnisse

[Schlüsselentscheidungen]

Aktionselemente

• [Name des Verantwortlichen] [Nächster Schritt]
• [Name des Verantwortlichen] [Nächster Schritt]

5 Projektmanagement-Minuten

Datum und Uhrzeit: [Datum und Uhrzeit]

Anwesend: [Teilnehmer]

Abwesend: [Projektmitglieder nicht anwesend]

Ort: [Treffpunkt]

Projekt: [Name des Projekts]

Themen

1. Update von [Team]
2. Fortschritte bei [Projekt]
3. Ergebnisse der Vorwoche

Häufig gestellte Fragen zu Besprechungsprotokollen

Was sind Besprechungsprotokolle?

Besprechungsprotokolle dokumentieren, was während einer Besprechung passiert ist. Sie werden oft nach einem Meeting innerhalb einer Organisation geteilt und dienen später als Referenzdokument.

Warum sind Besprechungsprotokolle wichtig?

• Erstellen Sie eine historische Aufzeichnung
• Zeigen Sie den Fortschritt im Laufe der Zeit an
• Bieten Sie Rechtsschutz für die Organisation
• Halten Sie sich an die örtlichen Vorschriften
• Erklären Sie, warum eine Organisation eine Entscheidung getroffen hat
• Als Erinnerung an Aufgaben oder Projekte dienen
• Als Nachweis für Fristen dienen
• Informieren Sie Mitglieder, die nicht teilnehmen konnten

Was sollte ein Besprechungsprotokoll beinhalten?

• Datum
• Zeit
• Ort
• Teilnehmer
• Themen besprochen
• Bewegungen
• Abstimmungsergebnisse
• Datum und Ort des nächsten Treffens