Die neuen Regeln für selbstbewusste Kommunikation am Arbeitsplatz im Jahr 2022

Für Fachleute in den USA sehen die täglichen Aufgaben im Jahr 2022 nicht so anders aus als in den Vorjahren: E-Mails schreiben, Dokumente erstellen, Tabellenkalkulationen erstellen und an (virtuellen) Meetings teilnehmen. Doch hinter den bekannten Verantwortlichkeiten und Quartalszielen verbirgt sich ein grundlegender Wandel in der Art und Weise, wie wir diese Arbeit erledigen – ein Wandel, der eine effiziente digitale Kommunikation in den Mittelpunkt stellt.

Wissensarbeiter stehen unter Druck. Diese qualifizierten Mitarbeiter, die an der Schnittstelle von Technologie und Information arbeiten, werden dafür bezahlt, „für ihren Lebensunterhalt zu denken“. Daher müssen sie format-, plattform- und unternehmensübergreifend arbeiten, um ihre Ideen effektiv zu kommunizieren. Grammarly hat sich mit The Harris Poll zusammengetan, um 251 Wirtschaftsführer und 1.001 Wissensarbeiter in den USA zu befragen, um besser zu verstehen, was heute in der professionellen Kommunikation auf dem Spiel steht . Und die Forschung zeigt, dass es Raum für Verbesserungen gibt.

Laut dieser Studie verbringen Wissensarbeiter ungefähr zwanzig Stunden pro Woche mit schriftlicher Kommunikation – die Hälfte einer vierzigstündigen Arbeitswoche. Dies ist wahrscheinlich keine Überraschung, da 93 % der befragten Unternehmensleiter bereits zustimmen, dass „Kommunikation das Rückgrat des Geschäfts ist“. Aber die Herausforderung bleibt: Die meisten von uns haben unsere Annahmen rund um die Kommunikation noch nicht an die neue Art der Geschäftsabwicklung aus der Ferne angepasst – und das merkt man.

Ist es Burnout oder ineffektive Kommunikation?

Wenn Sie zu den 86 % der Arbeitnehmer gehören, die Kommunikationsprobleme bei der Arbeit haben (insbesondere in Bezug auf Reaktionsfähigkeit und Klarheit), wundern Sie sich nicht, wenn Sie auch Symptome von niedriger Moral, geringem Engagement und Burnout haben.

Fast die Hälfte der befragten Wissensarbeiter erlebt mindestens täglich oder öfter Kommunikationsfehler, was – wenn Sie den halben Tag mit schriftlicher Kommunikation verbringen – langfristig zu viel Frustration führen kann.

Das vergangene Jahr (und diese Umfrage) liefert einen weiteren Beweis für diesen Punkt, als wir Folgendes aufgedeckt haben:

• 50 % der Wissensarbeiter glauben, dass ihr „Team im letzten Jahr Schwierigkeiten hatte, effektiv zu kommunizieren“.
• 59 % der Wissensarbeiter machen sich Gedanken über eine effektive Kommunikation mit Remote- oder hybriden Arbeitsmodellen in der Zukunft.
• 38 % der Wissensarbeiter glauben, dass die schriftliche Kommunikation, die sie von anderen erhalten, nicht sehr effektiv ist.
• 90 % der Wissensarbeiter stimmen zu, dass sich schlechte Kommunikation negativ auf die Produktivität, Moral und das Wachstum ihres Teams oder Unternehmens auswirkt.

Dies sind einige der häufigsten Herausforderungen, mit denen Wissensarbeiter konfrontiert sind, die sich auf die Effektivität ihrer Kommunikation auswirken:

Beim Nachdenken über die tägliche Arbeitserfahrung ist leicht zu erkennen, wie sich ineffektive Kommunikation zu handfesteren Problemen häuft. Zeitverschwendung beim Entschlüsseln von Nachrichten, beim Grübeln über die am besten geeignete Plattform für den Informationsaustausch oder beim bloßen Warten auf eine Antwort kann leicht zu Frustration führen. Diese Frustration kann das erhöhte Gefühl von Stress, Überforderung und niedriger Moral nähren, mit dem viele Arbeitsplätze während der COVID-19-Pandemie konfrontiert sind.

Effektivität als Hebel für Kommunikationsvertrauen

Stress zu vermeiden ist nicht der einzige Vorteil, wenn man ein effektiver Kommunikator wird. Die Steigerung der Effektivität kann Ihr Gefühl der Zufriedenheit und Ihr Vertrauen in Ihre Interaktionen am Arbeitsplatz steigern – eine äußerst wichtige Grundlage, wenn wir bis zur Hälfte unserer Arbeitswoche mit Kommunikation verbringen.

Wissensarbeiter in dieser Studie schätzten sich in ihrer Kommunikation mit bestimmten Gruppen als sehr sicher ein. Beispielsweise gaben 75 % an, dass sie ihrem Chef gegenüber sehr zuversichtlich sind, 71 % sind gegenüber ihrem Team sehr zuversichtlich und 67 % gegenüber anderen Teams. Aber die Verbreitung des Vertrauens unter Wissensarbeitern sinkt, wenn es um Dritte und Führungskräfte geht. Tatsächlich geben mehr Wissensarbeiter an, dass sie in ihrer Kommunikation mit Fachleuten außerhalb des Unternehmens sehr zuversichtlich sind (60 % sehr zuversichtlich), als sie es mit Führungskräften innerhalb des Unternehmens sind (55 % sehr zuversichtlich).

Obwohl diese Zahlen innerhalb von zehn Prozentpunkten voneinander liegen, sollten wir diesen Rückgang des Vertrauens korrigieren. Denn effektive Kommunikation, egal mit wem Sie kommunizieren, schafft Vertrauen.

In der Studie haben wir das so gesehen: Vertrauen wirkt verstärkend. Wissensarbeiter, die sich ihrer eigenen schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten sicher sind, empfinden die schriftliche Kommunikation, die sie von anderen erhalten, eher als effektiv als diejenigen, die sich ihrer eigenen Fähigkeiten nicht sicher sind: 66 % der selbstbewussten Autoren halten die Kommunikation anderer für effektiv , aber nur 10 % der unsicheren Autoren halten die Kommunikation anderer für effektiv.

Indem Sie Ihre Effektivität als Kommunikator verbessern, können Sie sich sicherer in Ihrer schriftlichen und mündlichen Kommunikation fühlen. Dieses neugewonnene Selbstvertrauen wird dann den Austausch von Ideen erleichtern, lohnendere Verbindungen zu Ihren Kollegen und eine bessere Zugkraft für Ihre beruflichen Bemühungen bringen.

5 neue Regeln für den Aufbau von Vertrauen in Ihre Kommunikation

In den vergangenen Jahren bezog sich selbstbewusste Kommunikation möglicherweise auf das Gefühl der Präsenz, das mit persönlicher Interaktion einhergeht: starke Körpersprache, Augenkontakt, geschliffene öffentliche Rede und ein fester Händedruck. Aber in einem digitalen Ökosystem nimmt Vertrauen eine immaterielle Qualität an. Und es kommt mit neuen Regeln.

Hier sind fünf neue Regeln zur Überbrückung der digitalen Kluft, indem Sie effektiver kommunizieren – und Ihr Vertrauen in den Prozess stärken:

1 Praktizieren Sie eine gute Kommunikationshygiene

Ton, Tageszeit, Medium – all diese Auswahlmöglichkeiten wirken sich auf die empfangene Nachricht aus. Wie Sie etwas sagen, ist genauso wichtig wie das, was Sie sagen. Priorisieren Sie „gute Hygiene“, indem Sie Kommunikationsstile berücksichtigen, sich selbst bearbeiten , bevor Sie auf „Senden“ klicken, und darauf achten, wann und wohin Sie Nachrichten senden.

2 Achten Sie auf unausgesprochene Erwartungen

Jeder Arbeitsplatz hat einen einzigartigen Kommunikationsstil, ob absichtlich oder zufällig. Finden Sie heraus, ob diese Erwartungen irgendwo erfasst werden. Wenn nicht, fragen Sie nach klaren Richtlinien für die Kommunikation, damit Sie wissen, wo, wann und wie die Kommunikation am Arbeitsplatz stattfinden sollte.

3 Strebe danach, Technologie zu überlagern, anstatt sie deiner Technologie hinzuzufügen

Anstatt neue Plattformen oder Medien hinzuzufügen, entscheiden Sie sich für Kommunikations-Add-Ons, die sich in die bestehenden Tools und Systeme Ihres Unternehmens integrieren oder auf diese aufsetzen. Sie lassen sich im gesamten Unternehmen einfacher einführen und erhöhen die Komplexität nicht. Konzentrieren Sie sich auf Technologien und Tools, die Sie stärken, Ihre Arbeitsabläufe verbessern, effizienter arbeiten und Erkenntnisse liefern, die Ihnen helfen, im Laufe der Zeit zu wachsen.

4 Setzen Sie Soft Skills auf Ihre Entwicklungsliste

In einer hybriden Arbeitsumgebung , in der es an konsistenten nonverbalen Kommunikationsmitteln mangelt, haben Soft Skills wie Beziehungsaufbau , Zusammenarbeit und Flexibilität einen großen Einfluss darauf, wie Ihre Beiträge aufgenommen werden. Entwickeln Sie proaktiv Ihre Soft Skills und gewinnen Sie mehr Selbstvertrauen in der digitalen Kommunikation.

5 Ebne den Weg für Neueinsteiger

Wenn Ihr Unternehmen zunehmend globalisierte, standortunabhängige Rollen einnimmt, begrüßen Sie diesen Schub durch vielfältige und interkulturelle Teams mit erhöhter Sensibilität und Inklusivität. Diese Praxis hilft Neulingen, die mit Ihrer Unternehmenskultur nicht vertraut sind, sich bei der Kommunikation mit dem breiteren Team wohl zu fühlen, egal ob sie neu am Arbeitsplatz oder nur neu an Ihrem Arbeitsplatz sind.

Hier ist ein selbstbewusster Kommunikator im Jahr 2022

Da Remote-Arbeit dazu führt, dass die Welt asynchrone und virtuelle Kommunikationsplattformen annimmt, müssen Wissensarbeiter eine neue primäre Fähigkeit verfeinern: selbstbewusste Kommunikation in schriftlicher und mündlicher Form mit allen Arten von Interessengruppen. Ergreifen Sie noch heute Schritte, um diese Fähigkeiten zu verbessern und Ihr Selbstvertrauen zu stärken, mit jedem zu sprechen, von Ihrem Teamkollegen bis zu Ihrem CEO. Jetzt ist es an der Zeit – es wird sich mit jeder weiteren Korrespondenz auszahlen.