Notion Review: Lohnt sich dieser Projektmanager?

Diese Übersicht behandelt, was Sie vor der Verwendung von Notion wissen müssen und wie es Ihren Arbeitsprozess optimieren kann. Erfahren Sie mehr in unserem Notion-Test weiter unten.

Die Koordination Ihres Teams mit einer endlosen Liste von Softwaresystemen ist mühsam. Es verschwendet Zeit und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter in Silos arbeiten. Daher ist es sinnvoll, ein Tool wie Notion zu verwenden. Sie können Wissen teilen, mit Teammitgliedern zusammenarbeiten und Projekte verfolgen – alles von einem Bildschirm aus.

Diese Rezension deckt alles ab, was Sie über Notion wissen müssen. Ich werde über meine Erfahrungen mit dem Tool sprechen, wie es Ihr Leben stärken kann und ob es Ihre Zeit wert ist.

Was ist Begriff?

Notion ist ein Projektmanagement-Tool, das den Schwerpunkt auf Zusammenarbeit legt. 2012 von Ivan Zhao gegründet, während er in San Francisco lebte, bemerkte er, dass es für Teams fast unmöglich war, gemeinsam auf Ziele hinzuarbeiten, da dies mehrere Plattformen und Stunden Management pro Tag erforderte. Dies führte oft zu isolierten Informationen, insbesondere nachdem ein wichtiger Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hatte.

Also gründete er Notion mit dem Ziel, Projekt- und Teammanagement einfach zu machen. Ein Jahrzehnt später kann man mit Sicherheit sagen, dass er sein Ziel erreicht hat, denn Notion bietet alles, was Sie für effektives Projektmanagement und Wissensaustausch benötigen.

Unternehmen wie Pixar, Spotify, Headspace und Cornershop verwenden sogar Notion, um Aufgaben zu verwalten. Es ist auf Windows-, Mac-, iOS- und Android-Geräten verfügbar.

Begriffspreise

Notion bietet vier Preispläne an:

1. Der kostenlose persönliche Plan
2. Personal Pro kostet 5 $ pro Monat oder 48 $ pro Jahr
3. Team kostet 10 $ pro Monat oder 96 $ pro Jahr
4. Die Unternehmenskosten hängen von Ihren Geschäftsanforderungen ab

Die kostenlose Version ist perfekt für Personen, die Notion ausprobieren möchten, ohne Geld auszugeben. Im Gegensatz zu anderer Projektplanungssoftware bietet Notion viele Funktionen in ihrem kostenlosen Plan. Das beinhaltet:

• Unbegrenzte Seiten und Blöcke
• Teilen Sie Projekte und Sprints mit bis zu fünf Gästen
• Synchronisieren Sie auf unbegrenzt vielen Geräten
• Erweiterte Anwendungsprogrammierschnittstelle oder API
• Zusammenarbeit in Echtzeit

Wenn Sie ein Autor sind, der den Arbeitsablauf in den nächsten Tagen oder Wochen strukturieren möchte, können Sie dies mit einem kostenlosen Notion-Plan tun.

Wenn Sie etwas Fortgeschritteneres benötigen, ziehen Sie den Personal Pro-Plan in Betracht. Es ähnelt dem kostenlosen, bietet jedoch unbegrenzte Gäste, Datei-Uploads und einen 30-tägigen Versionsverlauf.

Wenn Sie jedoch ein Team leiten, melden Sie sich für den Notion Team-Plan an. Es bietet dieselben Funktionen wie die vorherigen Pläne, erleichtert jedoch die Verwaltung. Sie finden zusätzliche Funktionen wie:

• Admin-Tools
• Berechtigungsgruppen
• Kollaborativer Arbeitsbereich
• Unbegrenzte Teammitglieder und Dokumente

Wenn Sie Kontrolle und Unterstützung benötigen, um ein größeres Unternehmen zu verwalten, probieren Sie den Enterprise-Plan aus. Auf der Website von Notion finden Sie keinen Preis. Aber wenn Sie sich an das Verkaufsteam wenden, hilft es Ihnen, einen Plan für Ihre Bedürfnisse zu entwickeln. Es bietet Funktionen wie:

• SAML-SSO
• Erweiterte Sicherheit und Kontrolle
• Vorzeitiger Zugriff auf neue Funktionen
• Kundenspezifische Verträge und Rechnungsstellung
• Dediziertes Erfolgsmanagement
• Massen-PDF-Export

Dies erleichtert die Führung eines Unternehmens. Sie können alle Projekte auf dem kollaborativen Dashboard verfolgen und verpassen nie wieder einen Termin.

Für wen ist Notion?

Nachdem ich Notion zum Nachverfolgen meiner Schreibprojekte verwendet hatte, bemerkte ich, dass es folgenden Menschen zugute kommen kann:

• Freiberufliche Schriftsteller
• Mannschaften
• Große Unternehmen

Freiberufliche Autoren

Die Strukturierung Ihrer Woche ist unerlässlich, wenn Sie ein erfolgreicher freiberuflicher Autor werden möchten. Es ermöglicht Ihnen, Kundenprojekte abzuschließen und gleichzeitig Ihre Schreibdienste zu vermarkten.

Dies ohne ein Projektmanagement-Tool zu tun, ist mühsam. Aber mit Notion können Sie ein paar Blöcke für verschiedene Projekte erstellen. Auf diese Weise wissen Sie, was Sie an diesem Tag tun müssen und wie lange es ungefähr dauern wird.

Mannschaften

Notion ist für Teams konzipiert, weil es die Zusammenarbeit betont. Dies ist unerlässlich, da der Wissensaustausch die Produktivität verbessert und isolierte Informationen verhindert. Wenn Sie ein Team leiten, kann Notion dabei helfen, Arbeitsprozesse zu rationalisieren.

Laden Sie alle Mitglieder ein, damit alle zusammenarbeiten können. Erstellen Sie einfach Sprints, die Ihnen helfen, ein größeres Ziel zu erreichen, und verfolgen Sie den Fortschritt der Mitarbeiter.

Teammitglieder können sich über alle Probleme austauschen, mit denen sie konfrontiert sind, und sich gegenseitig dabei helfen, Lösungen zu finden. Sie erhalten auch Einblick in die Produktivität Ihres Teams und ob Sie möglicherweise zusätzliche Mitarbeiter einstellen müssen.

Große Unternehmen

Ein erhebliches Problem, mit dem die meisten Unternehmen bei der Verwendung von Projektmanagementsoftware konfrontiert sind, ist die Skalierbarkeit. Glücklicherweise hat Zhao diese Plattform geschaffen, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Sie können unbegrenzt viele Benutzer einladen und endlose Aufgaben erledigen. Dies macht es super einfach, den Fortschritt Ihres Teams zu verfolgen, selbst wenn es Hunderte von Teammitgliedern gibt.

Notion versteht auch, dass Mitarbeiter in großen Unternehmen manchmal Schwierigkeiten haben, wichtige Informationen zu finden. Aus diesem Grund bietet es ein Team-Wiki, mit dem Sie ein zentrales Repository einrichten können, auf das sich Ihr Unternehmen beziehen kann.

Wenn Sie andere Apps verwenden, verknüpfen Sie diese einfach mit Ihrem Wiki, da Notion mit über 500 Plattformen kompatibel ist.

Wie funktioniert Begriff?

Die Verwendung von Notion ist unkompliziert. Zunächst müssen Sie sich für ein kostenloses Konto anmelden. Gehen Sie dazu zu Notion.so und melden Sie sich per E-Mail, Apple oder Google an.

Von hier aus stellt Notion einige Fragen, die Ihnen dabei helfen, Ihr Dashboard an Ihre geschäftlichen Anforderungen anzupassen.

Als Nächstes führt Sie Notion durch ein kurzes Tutorial, das Ihnen hilft, die Plattform zu verstehen. Ich schlage vor, Seiten zu erstellen, die Sie benötigen. Das könnte sein:

• Aufgabenliste
• Inhaltsplaner
• Monatliche Ziele
• Tagebuch
• Gewohnheits-Tracker

Klicken Sie auf das Symbol „Neue Seite“ in der unteren linken Ecke, um eine Seite zu erstellen. Sie finden eine Liste verschiedener Seitentypen wie Tabelle, Board, Liste, Galerie und Kalender. Sie müssen ihm auch eine Überschrift geben und ein Symbol auswählen, damit es später leichter zu finden ist.

Schauen wir uns nun einige Funktionen an, die mir das Leben leichter gemacht haben.

Einfaches Notieren

Notion funktioniert als ablenkungsfreies Schreibwerkzeug. Um Notizen zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Seite“ in der unteren linken Ecke und entscheiden Sie sich für eine leere Seite. Nehmen Sie von hier aus alle kreativen Ideen auf, die Sie mit anderen teilen möchten. Verwenden Sie die Drag-and-Drop-Funktion, um Video, Bild, Audio und Programmiercode hinzuzufügen.

Wenn Sie beispielsweise ein paar neue Ideen für potenzielle Blog-Posts haben, notieren Sie Ihre Ideen in Notion, und Ihr Content-Stratege kann sie sehen. Sie können SERP-Analysen und Keyword-Recherchen durchführen, um zu sehen, ob es sich um eine praktische Themenidee handelt.

Notion ist auch auf Mobilgeräten verfügbar und da es geräteübergreifend synchronisiert wird, können Sie Notizen auf Ihrem Telefon machen und es wird auf Ihrem Desktop angezeigt.

Schauen Sie sich unsere Craft-Rezension an.

Plattformübergreifende Aufgabenverwaltung

Mit dem plattformübergreifenden Task-Manager können verschiedene Abteilungen Wissen mit einem Klick auf eine Schaltfläche teilen, was dazu beiträgt, isolierte Informationen zu vermeiden.

Sie können aber auch separate Projekte und Ordner für einzelne Abteilungen anlegen. Dies vereinfacht die Verwaltung verschiedener Teams und Projekte, da Sie den Fortschritt der Beauftragten verfolgen können.

Tabellenansicht-Datenbank

Die Kalenderansicht von Notion bietet eine effiziente Schnittstelle zum Speichern und Formatieren von Informationen. Wenn Sie beispielsweise einen Kalender zur Erstellung von Inhalten haben, können Sie verschiedene Artikel mit Fristen erstellen und jedem Projekt Autoren zuweisen.

Klicken Sie auf eine Zeile und sie öffnet sich als eigene Seite, auf der Sie Fristen, Links, Medien, Verantwortliche und den Status bearbeiten können.

Wenn Sie auf die drei Schaltflächen in der oberen rechten Ecke klicken, können Sie bestimmte Eigenschaften ein- oder ausblenden. Dies ist hilfreich, wenn Sie viele Informationen auf Ihrer Tabelle haben, sich aber nur auf einige konzentrieren möchten. Wenn Sie beispielsweise nur Artikeltitel, Status, Fristen und Verantwortliche anzeigen möchten, müssen Sie lediglich die anderen Eigenschaften deaktivieren.

Obwohl Notion ein wertvolles Tool für Teams, Unternehmen und Autoren ist, gibt es einige Bereiche, in denen ich Notion gerne verbessern würde.

Verbesserungswürdige Bereiche

Hier sind einige verbesserungswürdige Bereiche, die mir bei der Verwendung von Notion aufgefallen sind:

• Es kann für neue Benutzer verwirrend sein
• Die mobile App ist langsam

Es kann für neue Benutzer verwirrend sein

Als ich mich zum ersten Mal für ein kostenloses Notion-Konto anmeldete, war ich verwirrt und ein wenig eingeschüchtert, weil ich nicht wusste, wo ich anfangen sollte. Selbst mit Hilfe eines Tutorials gab es so viele Optionen und Funktionen.

Auf der linken Seite befinden sich Symbole für Vorlagen, Freigabeoptionen, Seiten, Tabellen und Tracking-Funktionen.

Obwohl ich mich bald darauf mit der Benutzeroberfläche vertraut machte, ist sie für neue Benutzer etwas fortgeschritten. Ich würde mir wünschen, dass Notion anfangs weniger Optionen und Funktionen auf seinem Dashboard anbietet, um den Benutzern zu helfen, sich mit der Verwaltung von Projekten vertraut zu machen.

Sobald der Benutzer die Grundlagen beherrscht, kann Notion damit beginnen, erweiterte Funktionen einzuführen.

Wenn Sie nach einer einfacheren Produktivitäts-App suchen, ziehen Sie Trello oder Airtable in Betracht.

Die mobile App ist langsam

Die mobile App ist hilfreich, wenn ich unterwegs bin und versuche, kreative Ideen aufzuschreiben. Allerdings ist es nicht schnell. Wenn Sie lange Textwände eingeben oder viele Sprints verwalten, neigt die App zum Einfrieren. Manchmal wird die App willkürlich geschlossen und Sie müssen sie erneut öffnen. Glücklicherweise treten diese Probleme mit der Web- oder Desktop-App nicht auf.

Ich würde gerne sehen, wie Notion seine mobile App entwickelt, um Verzögerungen oder Abstürze zu vermeiden. Dies ist ärgerlich, wenn Sie mit Ihrem Team auf iPad oder iPhone interagieren.

Wenn Sie nach einem Tool mit einer reaktionsschnelleren App suchen, mit der Sie Notizen machen können, ziehen Sie Evernote oder Onenote in Betracht.

Lesen Sie unseren Evernote-Test.

Begriffsprüfungskriterien

Beim Testen und Überprüfen von Notion, um festzustellen, ob es sich um ein wertvolles Projektmanagement-Tool handelt, habe ich die folgenden Kriterien verwendet:

• Benutzerfreundlichkeit
• Flexibilität
• Wertvolle Funktionen
• Bezahlbarkeit
• Sicherheit

Nachdem ich Notion verwendet habe, um meine Schreib- und Bearbeitungsprojekte zu verfolgen, habe ich das Gefühl, dass es all diese Kriterien erfüllt.

Sobald Sie die anfängliche Lernkurve überstanden haben, werden Sie feststellen, dass es einfach zu bedienen ist, da sich alle Funktionen, die Sie für das Projekt- und Wissensmanagement benötigen, auf Ihrem Dashboard befinden. Es ist auch flexibel, da Sie es auf allen Geräten verwenden können, während Sie auf Funktionen wie ein Team-Wiki und erweiterte Workflows zugreifen.

Aber das Beste daran ist, dass Sie nichts bezahlen müssen, wenn Sie es versuchen möchten. Mit dem kostenlosen Plan können Sie Projekte verwalten und gleichzeitig Teammitglieder einladen.

Warum Sie mir vertrauen können

Als freiberuflicher Autor experimentiere ich immer mit Tools, die helfen, Schreibprojekte zu verwalten und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Was mir bei der ersten Anmeldung an Notion gefallen hat, ist, dass es alles bietet, was ich zum Verwalten von Projekten benötige.

Dazu gehören Vorlagen, Freigabefunktionen, erweiterte Integrationen mit anderen Tools und Funktionen für den schnellen Wissensaustausch. Diese Funktionen helfen mir, zukünftige Schreib- und Bearbeitungsprojekte zu verwalten, damit ich keine Fristen verpasse.

Da ich auch andere Tools wie Google Keep, Kanban Board, Asana, Google Docs und Markdown verwende, fand ich Notion super praktisch, weil es sich in alle integrieren lässt.

Ich werde Notion auf jeden Fall weiter verwenden. Derzeit leite ich kein Team, aber wenn ich in Zukunft Redakteure und Autoren für Projekte benötige, kann ich einfach eine Einladung per E-Mail senden, und die Verwaltung wird einfacher.