Schreiben Sie eine effektive Leistungsbeurteilung: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Einer der wichtigsten Aspekte der Rolle eines Managers ist die Bereitstellung von Feedback, das die Teammitglieder informiert, weiterbildet und ihnen die Möglichkeit gibt, zu wachsen und erfolgreich zu sein. Nirgendwo ist dies wichtiger als in der Leistungsbeurteilung. Die Leistungsbeurteilung ist die strukturierteste Gelegenheit für Manager, die Leistung der Mitarbeiter zu bewerten, mündliches und schriftliches Feedback zu geben und Ziele für die zukünftige Entwicklung festzulegen.

Wenn es gut gemacht wird, fördert es auch die offene Kommunikation zwischen Managern und Mitarbeitern und gibt dem Mitarbeiter ein Gefühl der Wertschätzung und Klarheit darüber, wie er in seiner Rolle weiterhin erfolgreich sein kann. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie konstruktive und wirkungsvolle Leistungsbeurteilungen verfassen und durchführen.

Was ist eine Leistungsbeurteilung?

Eine Leistungsbeurteilung ist eine formelle, strukturierte Bewertung der Arbeitsleistung, einschließlich der erzielten Erfolge und Verbesserungsmöglichkeiten, und liefert Feedback für die berufliche Entwicklung.

Bei einer Leistungsbeurteilung kann es sich um eine umfassende jährliche Leistungsbeurteilung handeln, die von einem Manager durchgeführt wird, um eine ganzheitlichere 360-Grad-Bewertung, die das Feedback von Vorgesetzten, Kollegen und Untergebenen am Arbeitsplatz einbezieht, oder um eine Peer-to-Peer-Bewertung, die wertvolles Feedback zu Teamarbeit und Zusammenarbeit enthält Fähigkeiten von Kollegen, die eng mit dem Mitarbeiter zusammenarbeiten. Leistungsbeurteilungen können auch auf Bildungseinrichtungen ausgeweitet werden, wo Peer-Reviews wirkungsvoll sein können.

In allen Fällen ist eine Leistungsbeurteilung ein entscheidendes Instrument zur Förderung von Wachstum und Erfolg durch kontinuierliche Verbesserung und die Abstimmung individueller und geschäftlicher Ziele.

Eine Leistungsbeurteilung kann auch als wichtiges Instrument zur formellen Dokumentation unbefriedigenden Verhaltens oder Leistungen dienen, mit dem Ziel, entweder Weichen für eine Verbesserung zu stellen oder möglicherweise zur Kündigung zu führen.

Die 3 Schlüsselkomponenten einer effektiven Leistungsbeurteilung

Eine effektive Leistungsbeurteilung basiert auf drei wesentlichen Elementen, die eine umfassende, faire und produktive Bewertung gewährleisten:

1 Klare Ziele

Ihrem Mitarbeiter sollten durch interne Kommunikation lange vor der Leistungsbeurteilung klare SMART-Ziele gegeben worden sein – spezifische, messbare, erreichbare, relevante und terminierte Ziele und Verantwortlichkeiten. Diese klaren Ziele sind der Fahrplan für den Erfolg Ihrer Mitarbeiter in ihrer Rolle. Sie sind auch Ihr Leitfaden zur Leistungsbewertung. Der Schwerpunkt Ihrer Überprüfung sollte darauf liegen, wie sie im Verhältnis zu den ihnen gesetzten Zielen abgeschnitten haben.

Beispiele für klare Leistungsziele

• Verbessern Sie den Kundenzufriedenheitswert Ihrer Abteilung von 81 % auf 85 % und steigern Sie den Kundenzufriedenheitswert Ihrer Abteilung von 85 % auf 90 %, indem Sie innerhalb der nächsten sechs Monate zwei neue Kundendienstinitiativen umsetzen.
• Entwickeln und starten Sie eine neue Produktfunktion, die den wichtigsten Anforderungen unserer Benutzer entspricht, die in der letzten Umfrage des Teams bis zum Ende des dritten Quartals ermittelt wurden.
• Senken Sie die Projektüberschreitungsrate von 15 % auf 5 %, indem Sie die Ressourcenzuweisung im nächsten Jahr verbessern. Führen Sie im nächsten Quartal wöchentliche Fortschrittskontrollen ein, um sicherzustellen, dass dies geschieht.

2 Ausgewogenes Feedback

Ausgewogenes Feedback umfasst Erfolge und Verbesserungsmöglichkeiten. Beides ist bei einer Leistungsbeurteilung wichtig.

Jeder Mitarbeiter genießt Anerkennung für seine gute Arbeit. Die Leistungsbeurteilung ist die Zeit, diese Erfolge im Detail zu würdigen. Diese Anerkennung weckt den persönlichen Stolz, stärkt die Arbeitsmoral und weckt den Wunsch nach beruflicher Weiterentwicklung im Unternehmen. Lob für Leistungen macht es auch einfacher, konstruktive Kritik anzunehmen, die für die Weiterentwicklung und Weiterentwicklung Ihres Mitarbeiters in seiner Rolle unerlässlich ist.

Unabhängig davon, ob das Feedback positiv oder negativ ist, sollte es durch konkrete Beispiele und Daten wie Notizen, E-Mails oder quantifizierbare Ergebnisse untermauert werden. Dieser evidenzbasierte Ansatz sorgt für Klarheit, klärt die Mitarbeiter über ihre Auswirkungen auf und demonstriert Ihr Wissen und Ihre Investition in ihre Bemühungen und ihren Erfolg.

3 Seien Sie spezifisch, relevant und umsetzbar

Stellen Sie sich vor, das einzige Feedback, das Sie während einer Leistungsbeurteilung geben würden, wäre: „Sie müssen Ihre Arbeit verbessern.“ Ohne die Identifizierung der Aspekte, die einer Verbesserung bedürfen, des Kontexts oder Zusammenhangs mit der Rolle oder den Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters oder der Anleitung, wie man sich verbessern kann oder welche Schritte als nächstes zu unternehmen sind, ist Ihr Feedback nicht wertvoll für die Verbesserung, das Wachstum oder die Entwicklung des Mitarbeiters oder um Ihnen zu helfen Ihr Team holt das Beste aus Ihrem Teammitglied heraus.

Aus diesem Grund sollte Feedback immer spezifisch, relevant und umsetzbar sein:

Durch gezieltesFeedback versteht der Mitarbeiter genau, wovon Sie sprechen.

RelevantesFeedback stellt sicher, dass Sie Feedback geben, das im Einflussbereich des Mitarbeiters liegt und für die jeweilige Diskussion relevant ist.

Durch umsetzbaresFeedback erhält der Mitarbeiter ein klares Verständnis für die nächsten Schritte, sei es die Verbesserung seiner Leistung oder die Aufrechterhaltung der hervorragenden Arbeit.

Eine spezifischere, relevantere und umsetzbarere Aussage zum Bedarf an Leistungsverbesserungen könnte lauten: „Mir ist aufgefallen, dass Ihre Berichte häufig Ungenauigkeiten in der Datenanalyse enthalten. Beispielsweise hatte der letzte Bericht eine Fehlerquote von 10 %. Zur Verbesserung empfehle ich, Ihre Berechnungen noch einmal zu überprüfen und unsere Datenüberprüfungstools vor der Übermittlung zu verwenden. Lassen Sie uns auch einen Termin vereinbaren, um diese Tools gemeinsam zu überprüfen.“

Beispiele für effektives Feedback

• „Ihre Präsentationsfähigkeiten haben sich deutlich verbessert. Der Quartalsbericht, den Sie letzten Monat vorgelegt haben, war klar, prägnant und wurde vom Führungsteam gut aufgenommen.“
• „Während Ihre technischen Fähigkeiten stark sind, gibt es im Projektmanagement Raum für Verbesserungen. Ich empfehle, sich im kommenden Quartal auf die Zeitplanschätzung und die Ressourcenzuteilung zu konzentrieren.“
• „In den letzten drei Monaten habe ich beobachtet, dass man die Projektfristen konsequent einhält, allerdings oft auf Kosten der Teammoral. Beispielsweise berichteten Teammitglieder in der jüngsten Marketingkampagne, dass sie zwei Wochen lang Überstunden gemacht hätten. Ich möchte, dass Sie sich in Zukunft auf die Verbesserung Ihrer Delegationsfähigkeiten konzentrieren. Lassen Sie uns ein Meeting vereinbaren, um Strategien für eine gleichmäßigere Aufgabenverteilung zu besprechen und Zeitmanagementtechniken zu erkunden, die dazu beitragen können, sowohl die Effizienz als auch das Wohlbefinden des Teams aufrechtzuerhalten.“

7 Schritte zum Schreiben und Durchführen von Leistungsbeurteilungen

Das Verfassen und Durchführen aussagekräftiger Leistungsbeurteilungen erfordert Zeit und Mühe. Aber der Nutzen übersteigt die Kosten bei weitem. Neben der Anerkennung Ihrer Mitarbeiter für ihre Arbeit und der Bereitstellung nützlichen Feedbacks zu ihrer Leistung fördert Ihre Bewertung auch eine kontinuierliche offene Kommunikation, hilft dabei, Erwartungen klar zu definieren und den Grundstein für den zukünftigen Erfolg Ihrer Teammitglieder zu legen.

Um Ihre Bemühungen zu optimieren und optimale Ergebnisse zu erzielen, befolgen Sie diese sieben Best Practices für die Leistungsüberprüfung:

1 Bitten Sie die Mitarbeiter, eine Selbstbewertung durchzuführen

Selbstbewertungen von Mitarbeitern, bei denen der Mitarbeiter eine schriftliche Bewertung seiner Arbeit abgibt, sind eine von mehreren leistungsstarken Methoden zur Mitarbeiterbewertung, die dem Mitarbeiter und dem Manager zugute kommen.

Für den Mitarbeiter ist diese Selbstreflexion eine Gelegenheit, möglicherweise unbeachtete Erfolge hervorzuheben, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und ein größeres Selbstbewusstsein zu erlangen.

Für den Manager ist es eine Gelegenheit, die Leistung mit den Augen des Mitarbeiters zu sehen und Informationen zu erhalten, die zu einer genaueren, ganzheitlichen Leistungsbeurteilung beitragen.

2 Sammeln Sie umfassende Daten zur Unterstützung Ihrer Bewertung

Die Verwendung von Daten zur Formulierung Ihrer Bewertung ist eine der wirksamsten Strategien zur Leistungsbewertung.

Die Daten liefern eindeutige Beweise dafür, wie der Mitarbeiter seine SMART-Ziele oder dokumentierten Rollen und Verantwortlichkeiten erreicht hat. Ausgestattet mit Daten erhalten Sie klarere Einblicke in die Leistung Ihrer Mitarbeiter und können so eine objektive, fundierte und konstruktive Bewertung erstellen. Daten können auch konkrete Beispiele liefern, die Sie in Ihre schriftliche Überprüfung einbeziehen können, sowie Diskussionspunkte für die Durchführung der Leistungsbeurteilung.

Sammeln Sie bei der Suche nach Leistungsbeurteilungsdaten verschiedene Quellen: Peer-Feedback, Kunden- oder Kundenrezensionen, Projektergebnisse, Anwesenheitslisten, Verkaufszahlen und frühere Leistungskennzahlen bieten eine eher 360-Grad-Ansicht und weniger Gelegenheit für unbeabsichtigte Voreingenommenheit.

3 Schreiben Sie die Leistungsbeurteilung

Sobald Sie die SMART-Ziele, Selbstbewertungsnotizen und Daten kombiniert haben, sollten Sie einen klaren Überblick über die Leistung des Mitarbeiters haben. Verwenden Sie diese Informationen, um eine Leistungsbeurteilung zu verfassen.

Beginnen Sie mit den positiven Aspekten, bevor Sie sich den Bereichen zuwenden, in denen Verbesserungen möglich sind. Echtes Lob hilft, negatives Feedback abzumildern. Streben Sie ein Verhältnis von drei positiven Kommentaren zu jedem konstruktiven Feedback von 3:1 an und wählen Sie Ihre Worte sorgfältig aus. Dieses Gleichgewicht stellt sicher, dass sich die Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen.

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, stellen Sie sicher, dass Verbesserungsbereiche als Wachstumschancen und nicht als Misserfolge dargestellt werden. Nutzen Sie das „Situation-Behavior-Impact“-Modell, um das Feedback objektiv zu halten. Sie sollten Folgendes beschreiben:

• Die Situation
• Das beobachtete Verhalten
• Seine Auswirkungen auf das Team oder die Organisation

Dieser Kommunikationsstil „Zeigen, nicht erzählen“ macht Ihr Feedback nachvollziehbarer und verständlicher. Fügen Sie abschließend relevante Daten, Statistiken und Beispiele in das schriftliche Dokument ein und machen Sie sich Notizen zu allen zusätzlichen Daten oder Beispielen, die Sie während des Leistungsbeurteilungstreffens untersuchen möchten.

Suchen Sie weitere Anleitung? Sehen Sie sich Beispiele für Leistungsbeurteilungen an und erfahren Sie, wie Sie Ihr Schreiben verbessern können.

4 Führen Sie das Leistungsbeurteilungstreffen durch

Leistungsbeurteilungsgespräche können bei Mitarbeitern eine Mischung aus Vorfreude und Angst hervorrufen, insbesondere wenn Prämien an individuelle Ziele gebunden sind oder bekannte Leistungsprobleme angesprochen werden. Aus diesen Gründen ist es wichtig, zu Beginn des Meetings eine ruhige, professionelle und konstruktive Atmosphäre zu schaffen.

Wählen Sie zunächst einen ruhigen, komfortablen Ort für die Besprechung, an dem es keine Ablenkungen gibt und andere Mitarbeiter keine Möglichkeit haben, Ihr Gespräch zu hören.

Beginnen Sie das Meeting mit einem kurzen, lockeren Gespräch, um dem Mitarbeiter zu helfen, sich zu entspannen: Eine herzliche Begrüßung und ein kleiner Scherz können viel dazu beitragen, die Nerven zu beruhigen. Erklären Sie dann klar den Zweck und die Struktur der Bewertung.

Wenn Sie die Rezension durchgehen und ein ausgewogenes Feedback geben, beginnen Sie mit den positiven Aspekten. Heben Sie bestimmte Erfolge und Beiträge hervor. Gehen Sie ins Detail und teilen Sie die Daten mit, die Sie benötigen, um Ihr Bewusstsein für ihre Bemühungen zu unterstreichen.

Wenn Sie sensible Themen wie schlechte Arbeitsleistung, Verhaltensprobleme oder Konflikte am Arbeitsplatz ansprechen müssen, achten Sie darauf, wie Sie diese angehen. Im Allgemeinen funktioniert eine direkte Ansprache gepaart mit Empathie am besten. Gehen Sie konkret auf Bedenken ein und konzentrieren Sie sich auf Verhaltensweisen und Ergebnisse statt auf persönliche Merkmale. Geben Sie klare, umsetzbare Verbesserungsvorschläge, um den Mitarbeiter effektiv anzuleiten.

Nutzen Sie eine der wichtigsten Feedbacktechniken für Mitarbeiter: Fördern Sie Gespräche, indem Sie offene Fragen stellen, die die Perspektive des Mitarbeiters einladen. Ein Beispiel könnte sein: „Was denken Sie über das, was ich geteilt habe?“ Dies zeigt, dass Sie ihren Beitrag wertschätzen, und sorgt für eine ansprechendere, kollaborative Erfahrung für den Mitarbeiter. Hören Sie während des gesamten Meetings aktiv zu, machen Sie sich ggf. Notizen und zeigen Sie echtes Interesse an den Beiträgen.

5 Nutzen Sie effektive Kommunikationstechniken

Bei der Kommunikation zur Leistungsbeurteilung sollte es keine Grauzonen geben. Effektive Kommunikation ist der Unterschied zwischen einer Bewertung mit klarem Feedback, Verständnis für die nächsten Schritte und einem positiven Ergebnis und einem entmutigten, verwirrten oder möglicherweise verärgerten Mitarbeiter, der nicht weiß, wie er erfolgreich vorgehen soll. Hier sind fünf Möglichkeiten, um eine klare und effektive Kommunikation sicherzustellen:

• Wenden Sie Techniken des aktiven Zuhörens an: Halten Sie Augenkontakt und geben Sie verbale und nonverbale Hinweise, um Engagement zu demonstrieren.
• Verwenden Sie eine klare, prägnante Sprache und vermeiden Sie Fachjargon oder Mehrdeutigkeiten, wenn Sie Leistungskennzahlen oder Erwartungen besprechen.
• Üben Sie Empathie: Berücksichtigen Sie während des gesamten Gesprächs die Perspektive und die Emotionen des Mitarbeiters.
• Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen und bitten Sie um Bestätigung, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Mitarbeiter auf einer Linie sind.
• Nutzen Sie Rollenspielübungen, um den Umgang mit sensiblen Themen zu üben. Sie können einen Kollegen einstellen, der die Mitarbeiterrolle übernimmt und verschiedene Antworten auf Ihr konstruktives Feedback zu einem hypothetischen Leistungsproblem gibt.

6 Planen Sie eine Nachuntersuchung nach der Überprüfung

Vereinbaren Sie nach der Leistungsbeurteilung ein Folgetreffen, um die Diskussion zu festigen und einen klaren Weg für die Zukunft festzulegen. Dies ist Ihre Gelegenheit, gemeinsam neue, umsetzbare Pläne zu entwickeln, die auf die Rolle des Mitarbeiters, seine Entwicklungsbedürfnisse und die Unternehmensziele abgestimmt sind.

Beginnen Sie die Nachbereitung nach der Überprüfung, indem Sie die wichtigsten Punkte der Überprüfung zusammenfassen, einschließlich der Stärken, die genutzt werden können, und der Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind. Arbeiten Sie dann mit dem Mitarbeiter zusammen, um neue SMART-Ziele festzulegen, die die identifizierten Wachstumsbereiche ansprechen.

Wenn beispielsweise Kommunikationsfähigkeiten als Entwicklungsbereich hervorgehoben würden, könnte ein Ziel lauten: „Absolvieren Sie einen Kurs für fortgeschrittene Präsentationsfähigkeiten und halten Sie innerhalb der nächsten sechs Monate drei Teampräsentationen.“

Erstellen Sie für jedes Ziel einen detaillierten Aktionsplan, in dem spezifische Schritte, benötigte Ressourcen und Meilensteine ​​aufgeführt sind. Stellen Sie sicher, dass der Plan regelmäßige Check-ins oder Überprüfungen der Mitarbeiterentwicklung umfasst, um den Fortschritt zu überwachen und fortlaufende Unterstützung zu leisten.

Dieser kollaborative Ansatz stärkt nicht nur das Engagement des Mitarbeiters für seine Entwicklung, sondern zeigt auch, dass Sie und das Unternehmen in seinen Erfolg investieren.

Durch die Festlegung klarer, messbarer Ziele und eines strukturierten Leistungsplans schaffen Sie die Voraussetzungen für kontinuierliche Verbesserung und Leistungssteigerung im kommenden Überprüfungszeitraum.

7 Laufender Support und Check-ins

Es reicht nicht aus, eine Bewertung abzugeben, die nächsten Schritte festzulegen und dann mit Ihrem Geschäft fortzufahren. Als Vorgesetzter Ihres Mitarbeiters trägt eine kleine kontinuierliche Anstrengung Ihrerseits wesentlich dazu bei, Ziele und Erfolge zu festigen, Möglichkeiten für Feedback und Fragen zu bieten und sicherzustellen, dass Ihr Mitarbeiter auf seinem Entwicklungsweg unterstützt wird.

Eine wirksame Strategie besteht darin, kurze, informelle Gespräche zu vereinbaren. Durch die Einrichtung eines kurzen, wiederkehrenden Kaffeegesprächs oder einer bestimmten Zeit in Einzelgesprächen zur Besprechung von Fortschritten und Herausforderungen entsteht ein konstruktives, unterstützendes Umfeld für den Erfolg. Darüber hinaus kann das Feiern kleiner Erfolge nebenbei die Moral stärken und die Motivation aufrechterhalten, während Sie und Ihr Mitarbeiter sich auf den Weg zur nächsten Leistungsbeurteilung machen.

Wichtige Punkte

• Legen Sie klare SMART-Ziele für die Mitarbeiterleistung fest.
• Geben Sie ausgewogenes Feedback, das Erfolge anerkennt und Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert.
• Stellen Sie sicher, dass das Feedback spezifisch, relevant und umsetzbar ist.
• Fördern Sie eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks und Wachstums durch regelmäßige Check-ins, die Ziele festigen, Unterstützung und Feedback geben, Fortschritte und Herausforderungen besprechen und nebenbei kleine Erfolge feiern.

Häufig gestellte Fragen zu Leistungsbeurteilungen

Wie oft sollten Leistungsbeurteilungen durchgeführt werden?

Leistungsüberprüfungen sollten idealerweise mindestens einmal im Jahr durchgeführt werden, aber häufigere Überprüfungen – etwa vierteljährlich oder halbjährlich – können die Kommunikation und Entwicklung verbessern. Dieser Ansatz fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und ermöglicht eine zeitnahe Anpassung von Zielen und Leistungserwartungen.

Wie können Leistungsprobleme angegangen werden, ohne die Mitarbeiter zu demotivieren?

Um Leistungsprobleme anzugehen, ohne die Mitarbeiter zu demotivieren, nutzen Sie Fakten statt Meinungen und eine direkte Herangehensweise gepaart mit Empathie. Konzentrieren Sie sich auf bestimmte Verhaltensweisen und Ergebnisse und nicht auf persönliche Merkmale. Machen Sie klare, umsetzbare Verbesserungsvorschläge, stellen Sie Entwicklungsbereiche als Wachstumschancen dar und nutzen Sie das „Situation-Verhalten-Auswirkungen“-Modell, um das Feedback objektiv und nachvollziehbar zu halten.

Was sind die Best Practices für die Dokumentation von Leistungsbeurteilungen?

Zu den Best Practices für die Dokumentation von Leistungsbeurteilungen gehört das Sammeln umfassender Daten aus verschiedenen Quellen, damit Sie Ihre Beurteilung auf der Grundlage von Fakten und nicht auf der Grundlage einer Meinung vornehmen können. Formulieren Sie Ihr Feedback für den Erfolg: Beginnen Sie mit Erfolgen und streben Sie dann ein Verhältnis von 3:1 von positiven Kommentaren zu konstruktivem Feedback an, wobei Sie zur Objektivität das „Situations-Verhalten-Auswirkungen“-Modell verwenden. Fügen Sie relevante Daten, Statistiken und Beispiele hinzu, um die Bewertung zu unterstützen.