Wie man persönliches Kanban nutzt und wahnsinnig produktiv wird

Persönliches Kanban kann helfen, ein kreatives Gleichgewicht zwischen der Führung ihres Unternehmens und der Arbeit an ihrem Handwerk zu schaffen. Diese Anleitung erklärt, wie es funktioniert.

Suchen Sie nach dem perfekten persönlichen Produktivitätssystem für Ihr kreatives Unternehmen?

Zuerst die schlechte Nachricht: Es gibt sie nicht. Ähnlich wie bei Landingpage-Software müssen Sie die Arbeit unabhängig von Ihrem System erledigen.

Jetzt die gute Nachricht: Kanban ist ein einfach zu bedienendes und zu erlernendes System, das Ihnen helfen kann, sich nicht von diesen endlosen To-Do-Listen überwältigt zu fühlen. Sie können dafür ein Whiteboard oder ein Tool wie Trello verwenden.

Tauchen wir ein.

Was ist Kanban?

Kanban ist eine agile Methode zur Erstellung von Produkten basierend auf kontinuierlichen Lieferungen. Dieses System stammt aus dem japanischen Fertigungssystem.

Der Toyota-Wirtschaftsingenieur Taiichi Ohno hat das System entwickelt, um vielbeschäftigten Fabrikmanagern bei der Bewältigung komplizierter Projekte und Arbeitsbelastungen zu helfen.

Was ist persönliches Kanban und wie funktioniert es?

Personal Kanban ist eine Adaption der agilen Methode für Einzelpersonen und sogar Kleinunternehmer. Es funktioniert, indem es die Benutzer zwingt, die Arbeit an einem Ort zu visualisieren und einzuschränken, woran sie arbeiten.

Jim Benson und Tonianne DeMaria Barry bieten diese beiden Regeln mit diesem Produktivitätssystem in ihrem ziemlich ausgezeichneten Buch Personal Kanban an.

1. Visualisieren Sie Ihre Arbeit
2. Begrenzen Sie Ihre laufende Arbeit (WIP)

Sie sagten über Regel eins: „Wenn wir Arbeit in ihren verschiedenen Kontexten sehen, werden echte Kompromisse deutlich. Wir haben jetzt eine physische Aufzeichnung all dieser Anforderungen an unsere Zeit. Diese umfassendere Sicht auf unsere Arbeit und unseren Kontext ermöglicht es uns, bessere Entscheidungen zu treffen.

Und sie fügten über Regel zwei hinzu: „Die Begrenzung des WIP gibt uns die Zeit, uns zu konzentrieren, schnell zu arbeiten, ruhig auf Änderungen zu reagieren und eine durchdachte Arbeit zu leisten.“

Schritt 1: Bereiten Sie Ihr Kanban-Board vor

Teilen Sie ein Whiteboard in drei Spalten. Wenn Sie keins haben, erwägen Sie den Kauf eines Magic Whiteboards und befestigen Sie es an Ihrer Wand oder teilen Sie sogar ein großes A4- oder Letter-Notizbuch auf.

Beschriften Sie die erste Spalte mit „To Do“, die zweite mit „Doing“ und die dritte mit „Done“.

Die erste Spalte dient zum Erfassen einer Arbeitsaufgabe auf Ihrer neuen Aufgabenliste. Die zweite, um zu entscheiden, woran Sie gerade arbeiten werden, und die dritte, um aufzuzeichnen, was Sie fertig gestellt haben.

Denken Sie daran, den klassischen Produktivitätsfehler zu vermeiden, ein Projekt in eine Aufgabe zu verwandeln. Es braucht eine Reihe von Aufgaben (oder Karten), um ein Projekt abzuschließen. Sie können auch Haftnotizen verwenden, um eine Kaban-Karte darzustellen.

Schritt 2: Arbeiten Sie mit Kanban

Fügen Sie mit einem Marker oder Post-It-Zetteln Artikel oder Karten zur Spalte „To Do“ auf Ihrem Kanban-Board hinzu.

Verwenden Sie ein Aktionsverb und schreiben Sie die betreffende Aufgabe auf. Wenn Sie umziehen, könnte dies „Beauftragen Sie eine Umzugsfirma“ lauten. Wenn Sie eine große Präsentation vorbereiten, könnten dies alternativ „Archivbilder aus der Quelle“ sein.

Wenn Sie bereit sind zu arbeiten, ziehen Sie ein Element oder eine Aufgabe aus der Spalte „To Do“ auf „Doing“.

Normalerweise finde ich es sinnvoll, nicht mehr als drei Punkte in der Spalte „Doing“ zu haben. Dies schränkt meine laufende Arbeit ein und hilft zu visualisieren, woran ich arbeite. (Denken Sie an die Regeln!)

Wenn Sie mit der Arbeit fertig sind, ziehen Sie eine fertige Aufgabe aus der Spalte „In Bearbeitung“ in die Spalte „Erledigt“. Ziehen Sie dann eine weitere Kanban-Karte von „To Do“ auf „Doing“.

Schritt 3: Überprüfen Sie Ihr Board

Während Sie arbeiten, ziehen Sie natürlich Aufgaben von links nach rechts von Ihrem Board.

Das einfache Ziehen einer Aufgabe von einer Spalte in die nächste zwingt Sie dazu, Prioritäten zu setzen. Es fördert auch regelmäßige Überprüfungen Ihrer To-Do-Liste.

Diese Arbeitsweise fördert einen Zustand des Flows. Der Vorgang, Karten von einer Spalte in die nächste zu verschieben, fühlt sich befriedigend an. Sie können schnell erkennen, welche Aufgaben leicht zu erledigen sind, welche viel Zeit in Anspruch nehmen und sogar Aufgaben, bei denen Sie feststecken. Benson sagte mir,

„Der häufigste Fehler wäre, Work-in-Progress nicht zu begrenzen … Leute überspringen manchmal den zweiten, weil es „zu viel zu tun“ gibt, wofür ironischerweise das WIP-Limit in erster Linie da ist.“

Jim Benson

Sobald Sie sich mit der Kanban-Methode vertraut gemacht haben, fügen Sie Ihrem persönlichen Kanban-Board oder Ihrer Kanban-App zusätzliche Spalten hinzu.

Zum Beispiel habe ich eine Spalte namens „Warten auf“ erstellt, um Aufgaben zu erfassen, bei denen ich blockiert bin, und Aufgaben, bei denen ich jemanden brauche, der sich bei mir meldet. Ich habe auch eine „Nächste“-Spalte für Aufgaben erstellt, an denen ich während des Arbeitstages arbeiten wollte, aber nicht sofort.

Profi-Tipp: Wenn Sie Inspiration brauchen, suchen Sie in Google Bilder nach „Personal Kanban Board“.

Empfohlene Kanban-Tools

Als ich anfing, Personal Kanban zu verwenden, habe ich ein großes Whiteboard und ein Notizbuch getestet. Beide Tools funktionieren einwandfrei und helfen Ihnen, die Grundlagen von Kanban zu beherrschen. Jeder kann mit dieser Methode eine offene und abgeschlossene Aufgabe erfassen.

Sobald Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie dieses Produktivitätssystem funktioniert und es Teil Ihrer Arbeitswoche ist, sind Sie bereit für ein digitales persönliches Kaban-Board.

Trello ist eine webbasierte Projektmanagementanwendung. Es ist im Grunde eine Art Kanban-Software. Sie können Dateien zu Ihren Aufgaben oder Karten hochladen, sie beschriften, Fälligkeitsdaten festlegen und so weiter.

Das Hochladen von Anhängen auf Karten ist nützlich, um Ihre gesamte Arbeit an einem Ort zu sammeln. Ebenso habe ich die Kollaborationsfunktionen der Trello-App genutzt, um mit Drittanbietern zusammenzuarbeiten.

So sehr ich Trello für die persönliche Produktivität mag, empfehle ich, sich zuerst mit Kanban auf einem Whiteboard oder einem analogen System auseinanderzusetzen. Schließlich ist das Werkzeug immer weniger wichtig als die Arbeit. Dann können Sie zu einer dedizierten App oder Software wechseln.

Probieren Sie Personal Kanban noch heute aus

Das perfekte Kaban-Werkzeug gibt es nicht. Wenn Ihnen Ihre einfache To-Do-Liste hilft, die Arbeit zu erledigen, bleiben Sie dabei.

Ich habe im Laufe der Jahre viele Projektmanagement-Software ausprobiert. Das größte Problem ist, dass sich eine große Liste manchmal überwältigend anfühlen kann.

Wenn Ihnen das passiert, brauchen Sie Personal Kanban nicht lange zu lernen und es wird Ihnen helfen, Ihre tägliche Arbeit zu bewältigen, ohne sich überfordert zu fühlen. Dieses persönliche Produktivitätssystem hilft auch bei der Visualisierung der Arbeit an einem Ort. Oder wie Benson sagte:

„Das System wurde speziell entwickelt, um durch einen kleinen Satz von Regeln Flexibilität zu bieten. Das ist der Hauptgrund, warum wir gesehen haben, dass es in jedem Land und in jeder Branche auf der Erde eingeführt wurde – einschließlich zu Hause. Kinder haben Spaß daran, ihre Aufgaben zu erledigen. Teams lösen komplexe Probleme intelligent. Projekt- und Umgebungsarbeiten lassen sich einfach visualisieren und erledigen.“

Jim Benson

Eine Version dieses Beitrags erschien ursprünglich auf Forbes.

Es ist auch ein bearbeiteter Auszug eines Kapitels aus meinem neuen Buch „This Is Working: Focus on What Matters and Get the Results You Devere“.

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Häufig gestellte Fragen