8 Sätze zum Frühjahrsputz aus Ihren E-Mails

Schlechte Schreibgewohnheiten häufen sich an wie Unordnung im Haushalt. Es lohnt sich, regelmäßig die Ansammlung überschüssiger Kaffeetassen und vergessener T-Shirts auszusortieren. Warum also nicht eine ähnliche Bestandsaufnahme machen, um Ihre E-Mails von ein paar Klischees und zutiefst „meh“-Ausdrücken am Arbeitsplatz zu befreien?

Wir sollten zugeben, dass wir auch schuldig sind: Es stellt sich heraus, dass es an sich schon ein Klischee ist, Klischees als „fadenscheinig“ zu bezeichnen, also haben wir das gelöscht. Tatsächlich ist Ihr bescheidener Autor nicht stolz darauf, an die Menge völlig lebloser E-Mails zu denken, die er verschickt. Wir alle können es besser machen.

Vor diesem Hintergrund haben wir einige der langweiligeren, abgestandeneren und ansonsten im Allgemeinen minderwertigen Phrasen zusammengestellt, die Sie beim Frühjahrsputz Ihrer E-Mails vielleicht wegwerfen würden – zusammen mit ein paar sauberen, klaren Alternativen.

1 Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an.

Das mag vielleicht auf eine fürsorgliche Art und Weise gemeint sein, aber dieser Satz ist so erschöpft und allgemein gehalten, dass er jetzt Gefahr läuft, das Gegenteil zu suggerieren: weniger ein nachdenkliches Gefühl als nur bedeutungsloses Gerede.

Oft ist es am besten, diesen Punkt zu streichen und direkt zur Sache zu kommen, aber wenn Sie wirklich eine weitere Zeile nach Ihrer Anrede wünschen, würdigen Sie den Leser, indem Sie ihn gezielt ansprechen:

Ich liebe deinen neuesten Beitrag auf dem Blog.

Ich habe Ihren Vortrag letzte Woche über die Reduzierung des CO2-Ausstoßes unserer Server sehr geschätzt.

Die Bilder, die Sie auf Slack von Ihrem neuen Welpen geteilt haben, sind bezaubernd.

Wenn Sie jemandem schreiben, den Sie nicht gut oder überhaupt nicht kennen, können Sie ihm trotzdem ein Kompliment machen oder mit einem Hinweis darauf beginnen, woher Sie ihn kennen oder warum Sie ihn kontaktieren:

Wir trafen uns kurz auf einer Konferenz durch unseren gemeinsamen Freund Arjun.

Zwei Leute haben mir jetzt gesagt, dass du der perfekte Gast für unseren Podcast wärst.

Ziel ist es, dem Leser zu zeigen, dass Sie sich Gedanken über das Geschriebene gemacht haben.

2 Ich folge nur. . .

Sie könnten diesen überstrapazierten Satz verwenden, wenn Sie jemanden anstupsen, der nicht auf eine E-Mail geantwortet hat. Manchmal ist das notwendig, aber dieser Satz verfehlt allzu oft sein Ziel, eine Antwort zu erhalten. Es lohnt sich also, sich zunächst die Frage zu stellen: „Benötigt meine Nachricht eine Antwort?“ Wenn die Antwort „Ja“ lautet, finden Sie eine direktere Option.

Suboptimales Beispiel 1:Einfach nachfragen, ob Interesse daran besteht. . .[zum Beispiel die Pressemitteilung]

Vorschlag:Ehrlich gesagt empfehlen wir, die Linie ganz zu kürzen.

Suboptimales Beispiel 2:Schauen Sie einfach nach, ob Sie Eingaben haben, bevor wir diese Iteration an den Kunden weiterleiten.

Vorschlag:Der Kunde erwartet heute Nachmittag etwas von uns, daher würde ich gerne bis Mittag die letzten Änderungen vornehmen.

Beachten Sie, dass es dem letzten Vorschlag gelingt, mehr Informationen – überzeugender – zu vermitteln, ohne länger oder weniger höflich zu sein.

3 Ich kreise gerade zurück. . .

Alle gleichen Probleme wie oben, außer dass es einen weiteren Kreisverkehr gibt. Sie können darauf verzichten.

4 Neue Normalität

Eine nicht erschöpfende Liste der Gründe für die Streichung dieses Satzes könnte sein, dass er überstrapaziert und vage ist, dass er niemandem, der ihn tippt oder liest, ein gutes Gefühl hinterlässt und dass er vorgibt, eine Reihe unangenehmer Realitäten anzuerkennen, sie aber wohl herunterzuspielen.

Dies könnte eine sein, die Sie einfach wegwerfen und weitermachen:

Suboptimales Beispiel:Unser Team stellt sich immer noch auf die neue Normalität ein und wir müssen unseren Interviewprozess entsprechend umrüsten.

Vorschlag 1:Es ist an der Zeit, unseren Interviewprozess umzugestalten.

Eine weitere gute Möglichkeit besteht darin, konkreter und ein kleines bisschen menschlicher zu sein:

Vorschlag 2:Die Pandemie hat unseren alten Interviewprozess zunichte gemacht, also nehmen wir uns etwas Zeit, um einen neuen zu entwickeln.

Das fühlt sich viel weniger so an, als hätte es ein Computer geschrieben, als das Beispiel, mit dem wir angefangen haben – und das in weniger Worten.

5 Wie besprochen. . .

Dies wird häufig verwendet, wenn sich die E-Mail auf eine zu erledigende Aufgabe nach einem Meeting bezieht, diese jedoch eher vage ist. Fragen Sie sich: „Wie kann ich den Leser besser daran erinnern, auf welches Gespräch ich mich beziehe?“

Suboptimales Beispiel:Wie bei der Mitarbeiterbesprechung am Mittwoch besprochen, habe ich jetzt die beigefügten Richtlinien entworfen.

Vorschlag 1:Basierend auf dem Feedback von Mitarbeitern, die Hunde mit ins Büro bringen möchten, habe ich einige Richtlinien entworfen.

Vorschlag 2:Bringen Sie Hunde immer mit ins Büro.

(Das Letzte ist ein Witz. Irgendwie.)

6 Entschuldigung für die Verzögerung.

Ein Vorteil von E-Mails besteht darin, dass Sie oft bis nach Ihrem nächsten Meeting oder nach dem Mittagessen – oder sogar bis morgen – warten können, um zu antworten. Wie oft müssen Sie sich wirklich dafür entschuldigen, dass Sie diese Funktion genutzt haben?

Wie bei vielen der anderen oben genannten Ausdrücke ist es oft in Ordnung, diese Idee zu streichen, ohne sie zu ersetzen. Wenn Sie sie jedoch verwenden müssen, suchen Sie nach Möglichkeiten, sie neu oder anders zu machen. Mit freundlichen Grüßen entschuldigte ich mich einmal dafür, dass ich eine E-Mail am Freitagnachmittag vergessen hatte, indem ich den ehrwürdigen Gandalf paraphrasierte: Die Dunkelheit nahm meine Antwort auf und sie „fehlte aus Gedanken und Zeit.“

Ich habe es trotzdem geschafft, weiterhin Arbeit von diesem Redakteur zu bekommen, also gibt es zumindest Punkte für Einfallsreichtum?

7 Wenn nicht, keine Sorge!

Wir möchten, dass Sie wissen, dass es in Ordnung ist, bei der Arbeit um Hilfe zu bitten oder dem Leser mitzuteilen, dass Sie etwas vor Ablauf einer Frist erledigen müssen. Es geht nicht darum, herrisch zu sein; es ist einfach die Wahrheit.

Suboptimales Beispiel:Wäre es möglich, mir heute bis 16 Uhr Bescheid zu geben, wenn Sie Interesse haben? Wenn nicht, keine Sorge!

Vorschlag:Mein Team möchte die Aufstellung der Panels im Laufe des Tages fertigstellen. Wenn Sie also dabei sind, lassen Sie es mich bitte bis 16:00 Uhr wissen

Es ist erwähnenswert, dass der letzte Vorschlag etwas mehr Platz einnimmt. Es ist erlaubt. Du auch.

8 Ich freue mich auf Ihre Antwort.

Was würde die E-Mail, die Sie schreiben, aussagen, wenn das nichtwahr wäre? Diese Vorstellung ist in der Regel unwesentlich und lässt sich leicht abschneiden. Wenn Sie jedoch unterstreichen möchten, dass Sie eine zeitnahe Antwort wünschen, greifen Sie auf das letzte Beispiel oben zurück, das sowohl einen Grund als auch einen bestimmten Zeitrahmen angibt.

Wenn Ihnen ein Thema mit unseren Vorschlägen hier aufgefallen ist, kann es sein, dass viele Arten von E-Mail-Unordnung am besten einfach entfernt und nicht ersetzt werden. Schließlich geht es beim Frühjahrsputz nicht darum, Dinge aufzurüsten, die man nie nutzt, sondern darum, sie loszuwerden. Wie bei einem aufgeräumten Zuhause gilt auch bei aufgeräumten E-Mails: Zu den größten Luxusgütern gehört leerer Raum.