8 Sätze zum Frühjahrsputz aus Ihren E-Mails
Veröffentlicht: 2022-03-29Schlechte Schreibgewohnheiten können sich wie Haushaltskram anhäufen. Es lohnt sich, seine Ansammlung von überschüssigen Kaffeetassen und vergessenen T-Shirts regelmäßig zu sortieren, also warum nicht eine ähnliche Bilanz ziehen, um Ihre E-Mails von ein paar Klischees und zutiefst „meh“ Ausdrücken am Arbeitsplatz zu befreien?
Wir sollten zugeben, dass wir auch schuldig sind: Es stellt sich heraus, dass Klischees „fadenscheinig“ zu nennen selbst so etwas wie ein Klischee ist, also haben wir das gelöscht. In der Tat ist Ihr bescheidener Autor nicht stolz darauf, an die Menge an völlig leblosen E-Mails zu denken, die er „versendet“ hat. Wir alle können es besser.
Vor diesem Hintergrund haben wir einige der langweiligeren, abgestandeneren und ansonsten im Allgemeinen substellaren Phrasen gesammelt, die Sie beim Frühjahrsputz Ihrer E-Mails möglicherweise wegwerfen möchten – zusammen mit ein paar ordentlichen, knackigen Alternativen.
1 Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut.
Das mag fürsorglich gemeint sein, aber dieser Satz ist so erschöpft und generisch, dass er jetzt Gefahr läuft, das Gegenteil zu suggerieren: weniger ein nachdenkliches Gefühl als nur bedeutungslose Spreu.
Es ist oft am besten, diesen Teil zu streichen und zum Punkt zu springen, aber wenn Sie wirklich eine weitere Zeile nach Ihrer Anrede wollen, erkennen Sie den Leser an, indem Sie ihn speziell ansprechen:
Ich liebe deinen neusten Beitrag im Blog.
Ich habe Ihre Präsentation letzte Woche über die Senkung des CO2-Ausstoßes unserer Server sehr geschätzt.
Die Bilder, die Sie auf Slack von Ihrem neuen Welpen geteilt haben, sind hinreißend.
Wenn Sie jemandem schreiben, den Sie nicht gut oder überhaupt nicht kennen, können Sie ihm trotzdem ein Kompliment machen oder mit einem Hinweis darauf beginnen, wie Sie sich kennen oder warum Sie Kontakt aufnehmen:
Wir trafen uns kurz auf einer Konferenz durch unseren gemeinsamen Freund Arjun.
Zwei Leute haben mir jetzt gesagt, dass du der perfekte Gast für unseren Podcast wärst.
Das Ziel ist es, dem Leser zu zeigen, dass Sie sich Gedanken über das gemacht haben, was Sie schreiben.
2 Nur nachfassen. . .
Sie könnten diesen überarbeiteten Satz verwenden, wenn Sie jemanden anstupsen, der nicht auf eine E-Mail geantwortet hat. Manchmal ist das notwendig, aber dieser Satz verfehlt allzu oft sein Ziel, eine Antwort zu erhalten. Es lohnt sich also, sich zunächst zu fragen: „Muss meine Nachricht beantwortet werden?“ Wenn die Antwort „Ja“ lautet, suchen Sie nach einer direkteren Option.
Suboptimales Beispiel 1: . . [zum Beispiel die Pressemitteilung]
Vorschlag: Ehrlich gesagt empfehlen wir, die Linie ganz zu kürzen.
Suboptimales Beispiel 2: Vorschlag: Beachten Sie, dass der letzte Vorschlag es schafft, mehr Informationen – überzeugender – zu kommunizieren, ohne länger oder weniger höflich zu sein.
3 Nur im Kreis zurück. . .
Alle die gleichen Probleme wie oben, außer mehr Kreisverkehr. Sie können darauf verzichten.
4 Neue Normalität
Eine nicht erschöpfende Liste der Gründe für die Abschaffung dieses Satzes könnte beinhalten, dass er überstrapaziert und vage ist, niemanden beim Tippen oder Lesen ein gutes Gefühl hinterlässt und dass er vorgibt, eine Reihe unangenehmer Realitäten anzuerkennen, während er sie wohl minimiert.
Dies könnte eine sein, die Sie einfach werfen und weitermachen:
Suboptimales Beispiel: Vorschlag 1: Eine weitere gute Option ist, spezifischer und ein bisschen menschlicher zu sein:
Vorschlag 2: Das fühlt sich viel weniger so an, als hätte es ein Computer geschrieben, als das Beispiel, mit dem wir begonnen haben – und in weniger Worten.
5 Wie besprochen . . .
Dies wird häufig verwendet, wenn sich die E-Mail auf eine Aufgabe nach einem Meeting bezieht, aber es neigt dazu, vage zu sein. Fragen Sie sich: „Wie kann ich den Leser besser daran erinnern, auf welches Gespräch ich mich beziehe?“
Suboptimales Beispiel: Vorschlag 1: Vorschlag 2: (Das letzte ist ein Witz. Irgendwie.)
6 Entschuldigen Sie die Verspätung.
Ein Vorteil von E-Mails besteht darin, dass Sie oft bis nach Ihrem nächsten Meeting oder nach dem Mittagessen – oder sogar bis morgen – warten können, um zu antworten. Wie oft müssen Sie sich also wirklich dafür entschuldigen, dass Sie diese Funktion nutzen?
Wie bei vielen der anderen obigen Sätze ist es oft in Ordnung, diese Idee zu streichen, ohne sie zu ersetzen, aber wenn Sie sie verwenden müssen, suchen Sie nach Möglichkeiten, sie neu oder deutlich zu machen. Mit freundlichen Grüßen entschuldigte sich einmal dafür, dass ich eine Freitagnachmittags-E-Mail vergessen hatte, indem ich den ehrwürdigen Gandalf paraphrasierte: Die Dunkelheit nahm meine Antwort und sie „verirrte sich aus Gedanken und Zeit“.
Ich habe es trotzdem geschafft, weiterhin Arbeit von diesem Editor zu bekommen, also wenigstens Punkte für Einfallsreichtum?
7 Wenn nicht, keine Sorge!
Wir möchten, dass Sie wissen, dass es in Ordnung ist, bei der Arbeit um Hilfe zu bitten oder dem Leser mitzuteilen, dass Sie etwas vor Ablauf einer Frist fertigstellen müssen. Es ist nicht herrisch; es ist nur die Wahrheit.
Suboptimales Beispiel: Wenn nicht, keine Sorge!
Vorschlag: Es ist erwähnenswert, dass der letzte Vorschlag etwas mehr Platz einnimmt. Es ist erlaubt. Also bist du.
8 Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Was würde es über die E-Mail sagen, die Sie schreiben, wenn dies nicht wahr wäre? Dieser Begriff ist in der Regel unwesentlich und leicht zu kürzen, aber wenn Sie unterstreichen möchten, dass Sie eine zeitnahe Antwort wünschen, versuchen Sie, sich an das letzte Beispiel oben zu halten, das sowohl einen Grund als auch einen bestimmten Zeitrahmen angibt.
Wenn Sie ein Thema mit unseren Vorschlägen hier bemerkt haben, kann es sein, dass viele Formen von E-Mail-Unordnung am besten einfach entfernt und nicht ersetzt werden. Schließlich geht es beim Frühjahrsputz nicht darum, Dinge aufzurüsten, die Sie nie verwenden, sondern sie loszuwerden. Wie für ein aufgeräumtes Zuhause gilt auch für aufgeräumte E-Mails: Leerer Raum gehört zum größten Luxus.