Bitte finden Sie im Anhang: Müssen Sie Ihr Publikum benachrichtigen?

Als ich neu auf dem Arbeitsmarkt war und Lebensläufe verschickte (obwohl ich mit mir selbst zusammen bin, muss ich zugeben, dass dies lange vor den Tagen der E-Mail war), schickte ich meine sorgfältig gestalteten Anschreiben mit einer Notiz, die lautete:

Anbei finden Sie meinen Lebenslauf.

Ein solches Mailing führte zu einem Interview. Da saß ich im holzgetäfelten Büro eines makellos gepflegten Anwalts. Während ich ängstlich in einem übergroßen Ohrensessel aus Leder wartete, saß er an seinem Schreibtisch, klickte auf seine Stiftspitze und überflog meinen Lebenslauf und mein Anschreiben. Plötzlich blickte er auf und grinste, während er auf den Brief zeigte. „Ich liebe es, wenn Leute schreiben ‚Anbei finden Sie bitte meinen Lebenslauf.' Ich wusste nicht einmal, dass Ihr Lebenslauf verloren gegangen ist!“

Es war ein peinlicher Moment. Ich hatte den Stil von Geschäftsbriefen nachgeahmt, den ich im Schreibmaschinenunterricht der High School gelernt hatte, ganz zu schweigen von jedem anderen Geschäftsbrief, den ich gesehen oder erhalten hatte. Aber dieser Interviewer wies darauf hin, wie albern und stickig Geschäftssprache sein kann. Ich habe nie verwendet beigefügt finden Sie bitte wieder.

Heutzutage möchten wir die Aufmerksamkeit eher auf Anhänge lenken als auf Elemente, die einem per Post zugestellten Brief beigefügt sind, aber die Leute verwenden immer noch die ganze Zeit bitte finden Sie den Anhang . Ist dieser Überbleibsel des Geschäftsschreibens notwendig?

Gibt es einen Grund für die Verwendung finden Sie im Anhang ?

Nö! Diesen Satz braucht es nicht. Und es gibt mehrere gute Gründe, es zu entsorgen.

Für den Anfang klingt es spießig und altmodisch. Selbst bei formeller Korrespondenz sollte es Ihr Ziel sein, auf unkomplizierte, gesprächige Weise zu kommunizieren, frei von Wortschatz oder Fachjargon. Im Anhang finden Sie einen wortreichen Jargon in seiner schlimmsten Form. Es ist auch etwas überflüssig zu sagen, dass etwas angehängt ist, und dann den Empfänger anzuweisen, es bitte zu finden.

Eine weitere Kuriosität mit beigefügtem bitte finden ist, dass es ein Befehl ist, wenn es nicht sein muss. Der beliebte englischsprachige Blog Separated by a Common Language formuliert es so:

Es ist nicht nötig, die andere Person herumzukommandieren, um Dinge zu finden, da der Satz nur kommuniziert „Ich habe ein Dokument für Sie angehängt“. Tatsächlich wäre es einfach nur seltsam, dies in ein anderes Anfrageformular wie „Können Sie bitte das Dokument im Anhang finden?“ zu schreiben. oder ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie das Dokument im Anhang finden würden . Diese Unterstreichungen, die Sie bitte im Anhang finden, sind überhaupt keine große Bitte. Es ist stattdessen eine festgelegte Phrase in Imperativform, die einen nicht sehr fordernden Job macht.

Ist „Bitte im Anhang finden“ eine wesentliche Rechtssprache?

Im Anhang finden Sie Texte wie Juristensprache, sodass Sie sich vielleicht fragen, ob dies in einem Rechtsdokument erforderlich ist. Schreibexperte Bryan Garner sagt nein.

Sie sehen vorgefertigte Phrasen wie anbei finden Sie bitte und wie immer in Buchstaben. Sie sind hochklingend, aber leistungsschwach. Ihre Briefe werden ohne sie viel klarer und ansprechender.

Ist der Anhang bitte grammatikalisch korrekt?

Technisch gesehen ist nichts falsch daran, etwas zu sagen wie „Bitte finden Sie das beigefügte Dokument“. Obwohl finden bedeuten kann, auf etwas zu stoßen, indem man danach sucht (daher die Behauptung des smart-alec-Anwalts, dass mein Lebenslauf verloren sein muss), bedeutet finden auch, zu erkennen oder zu entdecken, dass etwas vorhanden ist. Da Sie möchten, dass Ihr Empfänger entdeckt, was Sie angehängt haben, suchen Sie bitte nach Werken.

Aber aus den Gründen, die ich Ihnen gerade oben genannt habe, ist es immer noch besser, es zu vermeiden.

Welche Alternativen finden Sie im Anhang ?

Es ist leicht, diesen Satz zu vermeiden. Verwenden Sie einfach die direkte Sprache und lassen Sie den Geschäftsjargon fallen. Hier sind ein paar Alternativen:

• Ich habe [Artikel] angehängt.
• Bitte werfen Sie einen Blick auf das beigefügte [Element].
• Der [Artikel], um den Sie gebeten haben, ist beigefügt.
• Weitere Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem beigefügten [Artikel].
• Das beigefügte [Element] enthält . . .

Bindungsetikette 101

Bei der Verwendung von Anhängen sind einige Verhaltensregeln zu beachten.

1 Informieren Sie sich, bevor Sie einen Anhang senden, wenn er unerwartet ist.

Es gehört zum guten Ton, den Empfänger darüber zu informieren, wenn Sie einen Anhang senden. Durch Anhänge übertragene Viren haben uns davor gewarnt, solche zu öffnen, die wir nicht erwarten. (Wenn Ihre Arbeit darin besteht, regelmäßig Anhänge hin und her zu senden, ist dies wahrscheinlich nicht erforderlich.)

2 Machen Sie auf Anhänge aufmerksam.

Lassen Sie Ihren Empfänger wissen, dass der Anhang vorhanden ist. Die Leute vermissen sie oft, daher hilft Ihnen eine kleine Benachrichtigung (über die oben vorgeschlagenen alternativen Formulierungen), Verwirrung zu vermeiden.

3 Wenn Sie einen Anhang erwähnen, vergessen Sie ihn nicht!

Wir haben das alle getan. (Ich nenne es „Attachmentitis“.) Wenn Sie in Ihrer E-Mail einen Anhang erwähnen, vergessen Sie nicht, ihn auch tatsächlich anzuhängen. Wenn Sie es vergessen und Ihren Fehler erst bemerken, nachdem Sie auf Senden geklickt haben, erhalten Sie eine kurze Antwort auf den Thread mit der Aufschrift „Hier ist der Anhang. Das tut mir leid!" sollte den Trick machen.

4 Hängen Sie keine riesigen Dateien an.

E-Mail-Clients haben nicht nur Dateigrößenbeschränkungen, das Herunterladen großer Dateien kann auch lange dauern, insbesondere auf Mobilgeräten. (Sie wollen doch nicht das mobile Datenkontingent Ihres Empfängers auffressen, oder?) Wenn Sie eine große Datei übertragen müssen, verwenden Sie einen Dienst wie Dropbox oder senden Sie sie über einen Link zu einem Online-Dokument wie Google Docs.