10 professionelle E-Mail-Beispiele für den Arbeitsplatz

Wenn Sie jemals eine E-Mail, die Sie bei der Arbeit gesendet haben, hinterfragt haben, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie. Betrachten Sie dies als Ihre Anlaufstelle, um im Posteingang einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Sie nutzen berufliche E-Mails für viele Aspekte Ihres Berufslebens – von der Kommunikation mit Ihrem Vorgesetzten bis hin zur Kontaktaufnahme mit einem potenziellen Arbeitgeber, Networking-Kontakt oder anderen Personen, die mit Ihrer Arbeit zu tun haben. Für professionelle E-Mails gelten eigene Regeln und Etikette, um zu zeigen, dass Sie es ernst meinen. Auch diese werden wir abdecken.

Was ist eine professionelle E-Mail?

Eine professionelle E-Mail ist eine formelle, geschäftsorientierte Möglichkeit, online mit allen Personen zu kommunizieren, die mit Ihrer Karriere zu tun haben. Professionelle E-Mails sollten prägnant, klar und ordentlich formatiert sein und einen klaren Aufruf zum Handeln enthalten. Sie sollten auch fehlerfrei sein.

Ihre Best Practices können je nach Kontext und Beziehung zum Empfänger variieren. Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, bevor Sie auf „Senden“ klicken:

Verwenden Sie einen professionellen Ton

Sie können den Ton Ihrer E-Mail an Ihre Beziehung zum Empfänger anpassen. Seien Sie auf jeden Fall höflich und respektvoll. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer Anrede und verwenden Sie gegebenenfalls den Titel des Empfängers. Bevor Sie Ihre E-Mail senden, überprüfen Sie sie auf Stellen, an denen Sie übermäßig emotional waren oder mehr Slang als angemessen verwendet haben. Melden Sie sich mit einem ordnungsgemäßen E-Mail-Ende ab.

Formatieren Sie Ihre berufliche E-Mail

Dies ist eine formelle E-Mail und muss als solche formatiert werden. Diese Tipps helfen Ihnen von oben bis unten dabei, Ihre E-Mails richtig zu formatieren.

• Verwenden Sie eine klare, zielgerichtete und beschreibende Betreffzeile
• Verwenden Sie eine professionelle Begrüßung
• Machen Sie es mit Abschnitten, Aufzählungslisten und prägnanten Absätzen lesbar

Halten Sie es prägnant

Zur professionellen E-Mail-Etikette gehört es, die Zeit des Empfängers zu respektieren. Kommen Sie gleich auf den Punkt. Geben Sie in den ersten Sätzen den Zweck Ihrer E-Mail an. Kürzen Sie Ihre E-Mails, um sie kurz und aktuell zu halten und gleichzeitig Redundanzen zu vermeiden. Behalten Sie die Professionalität bei und verleihen Sie der Sprache gleichzeitig eine persönliche Note.

Arten professioneller E-Mails mit Beispielen

Hier sind 10 der häufigsten Arten professioneller E-Mails mit Beispielen.

1 Beispiel für eine Einführungs-E-Mail

Eine E-Mail, in der Sie selbst oder eine andere Person vorgestellt werden, um eine Verbindung herzustellen oder eine Arbeitsbeziehung anzubahnen.

Betreff: Einführung – [Ihr Name]

Lieber [Name des Empfängers],

Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an. Mein Name ist [X] und ich melde mich, um mich vorzustellen. Ich bin [Ihre Position/Rolle] und habe durch [gegenseitigen Kontakt/Website] von Ihrem [Projekt/Ihrer Arbeit] erfahren. Ich freue mich darauf, Kontakte zu knüpfen und [mögliche Zusammenarbeit oder Partnerschaft] zwischen unseren Organisationen zu erkunden.

[Kurzer Hintergrund und Grund für die Einführung.]

Ich freue mich auf eine mögliche Zusammenarbeit. Wenn Sie Fragen haben oder weitere Gespräche führen möchten, können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Beste grüße,

[Ihr vollständiger Name]

Jemand anderen vorstellen

Betreff: Einführung über [Der Name einer anderen Person]

Hallo [Name des Empfängers],

Ich melde mich, um [Name der Person] vorzustellen. [Weitere Details zu der Person, die Sie vorstellen.]

[Kurzer Hintergrund und Grund für die Einführung.]

Ich lasse Sie beide das Gespräch von hier aus fortsetzen und hoffe, dass Sie in diesem Zusammenhang gegenseitigen Nutzen daraus ziehen können.

[Ihr vollständiger Name]

2 Beispiel für eine kalte E-Mail

Eine Kalte E-Mail ist eine unerwünschte E-Mail, die an einen Ihnen unbekannten Empfänger gesendet wird, mit dem Ziel, eine Verbindung herzustellen.

Betreff: Mögliche Zusammenarbeit bei [X]?

Hallo [Name des Empfängers],

Ich bin [Name] und ich bin [Position/Rolle] bei [Unternehmen]. Ich bin kürzlich auf [Arbeit/Organisation des Empfängers] gestoßen und war von [bestimmtem Aspekt] beeindruckt. Ich würde gerne die mögliche Zusammenarbeit zwischen unseren Organisationen erkunden, wenn Sie dafür offen sind.

[Kurze Einführung, Wertversprechen und Aufruf zum Handeln.]

Ich würde mich über die Gelegenheit zu einem weiteren Gespräch freuen, wenn Sie einen Moment Zeit haben. Bitte fügen Sie über diesen Link eine Besprechungszeit zu meinem Kalender hinzu.

Vielen Dank für Ihre Überlegung.

Sprechen Sie bald,

[Ihr vollständiger Name]

3 Beispiel für eine Erinnerungs-E-Mail

Eine Erinnerungs-E-Mail informiert jemanden darüber, dass eine Besprechung, ein Termin oder eine Aufgabe ansteht.

Betreff: Erinnerung: [Bevorstehende Veranstaltung/Frist]

Lieber [Name des Empfängers],

Freundliche Erinnerung, dass [Veranstaltung/Frist] am [Datum und Uhrzeit] ansteht.

[Kurze Details und eventuelle Zusatzinformationen.]

Haben Sie Fragen? Sie können uns gerne kontaktieren – antworten Sie einfach auf diese E-Mail. Ich freue mich darauf!

Bis bald,

[Ihr vollständiger Name]

4 Beispiel für eine Folge-E-Mail

Nach einer vorherigen Interaktion – normalerweise im Thread – wird eine Folge-E-Mail gesendet, um den Fortschritt zu überprüfen, Feedback einzuholen oder sich nach den nächsten Schritten zu erkundigen.

Betreff: Folgemaßnahmen zu [Thema]

[Name des Empfängers],

Ich hoffe, es geht dir gut! Ich verfolge unsere letzte Diskussion über [Thema].

[Kurze Zusammenfassung, etwaige zusätzliche Informationen und eine konkrete Anfrage.]

Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.

Mit Wertschätzung,

[Ihr vollständiger Name]

5 Beispiel für eine E-Mail-Bewerbung

Eine E-Mail zur Bewerbung um eine Stelle, einschließlich Anschreiben und Lebenslauf.

Betreff: Bewerbung von [Ihr Name] für die Position [Berufsbezeichnung].

Sehr geehrter Personalchef,

Ich schreibe Ihnen, um mein Interesse an der auf der Website Ihres Unternehmens ausgeschriebenen Position [Berufsbezeichnung] zum Ausdruck zu bringen. Im Anhang finden Sie mein Anschreiben und meinen Lebenslauf. Ich freue mich, meine Fähigkeiten und Erfahrungen in Ihr Team einzubringen.

[Kurzer Inhalt des Anschreibens mit Hervorhebung relevanter Qualifikationen.]

Vielen Dank, dass Sie meine Bewerbung berücksichtigt haben. Ich würde gerne mit Ihnen mehr über die Stelle sprechen.

Aufrichtig,

[Ihr vollständiger Name]

6 Beispiel für eine E-Mail von allgemeinem Interesse

Eine E-Mail, die allgemeines Interesse zum Ausdruck bringt und häufig zum Networking oder zur Informationssuche verwendet wird.

Betreff: Ich suche Rat zu [Thema]

Lieber [Name des Empfängers],

Ich bin auf Ihr Profil auf [Plattform] gestoßen und habe Ihr Fachwissen zu [Thema] bemerkt. Ich bin derzeit [erläutern Sie kurz Ihre Situation oder Ihr Interesse].

[Spezifische Fragen oder Bitten um Beratung.]

Ich würde mich über Ihre Erkenntnisse oder Ratschläge freuen, wann immer Sie einen freien Moment haben. Vielen Dank für Ihre Hilfe! Wenn Sie möchten, mache ich gerne ein kurzes virtuelles Kaffeegespräch – lassen Sie es mich bitte wissen und ich sende Ihnen eine Kalendereinladung.

Beste grüße,

[Ihr vollständiger Name]

7 Beispiel für eine „Allen antworten“-E-Mail

Eine E-Mail, die auf eine an mehrere Empfänger gesendete Nachricht antwortet und für alle Empfänger sichtbar ist.

Betreff: Betreff: [ursprünglicher Betreff]

Hallo zusammen,

Vielen Dank für Ihre schnellen Antworten. Ich stimme den angesprochenen Punkten zu und bin davon überzeugt, dass [zusätzliche Eingaben oder Maßnahmen erforderlich sind].

[Zusätzlicher Inhalt nach Bedarf.]

Beste grüße,

[Ihr vollständiger Name]

8 Bestätigungs-E-Mail

Eine E-Mail zur Bestätigung von Details wie Terminen, Reservierungen oder Vereinbarungen.

Betreff: Bestätigung von [Termin/Reservierung/Vereinbarung]

Lieber [Name des Empfängers],

Mit dieser E-Mail bestätigen wir unser für [Datum und Uhrzeit] geplantes [Treffen/Termin/Reservierung].

[Details und weitere Informationen.]

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn es Änderungen gibt oder Sie Fragen haben. Ich freue mich auf unser [Treffen/Termin/Reservierung].

Am besten,

[Ihr vollständiger Name]

9 Beispiel für eine Dankes-E-Mail

Eine E-Mail zum Ausdruck Ihrer Dankbarkeit, die oft nach einem Treffen, einem Vorstellungsgespräch oder einem Gefallen verschickt wird.

Betreff: Vielen Dank für [spezielle Aufgabe/Anlass]

Lieber [Name des Empfängers],

Ich wollte meine Dankbarkeit aus [bestimmtem Grund] zum Ausdruck bringen. Ihre [Zeit/Unterstützung/Eingabe] wurde sehr geschätzt.

[Kurze Erwähnung der Auswirkungen und eine Schlusserklärung.]

Nochmals vielen Dank und ich freue mich auf [zukünftige Interaktionen/Zusammenarbeit].

Am besten,

[Ihr vollständiger Name]

10 E-Mail-Beispiel zusammenfassen

Eine E-Mail, die die wichtigsten Punkte, Entscheidungen oder Ergebnisse einer Besprechung oder Diskussion zusammenfasst.

Betreff: Zusammenfassung von [Treffen/Veranstaltung]

Hallo [Name des Empfängers],

Ich wollte eine Zusammenfassung unserer letzten [Besprechung/Veranstaltung] senden, damit wir auf dem gleichen Stand sind.

[Kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, Entscheidungen und etwaiger Aktionspunkte.]

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn ich weitere Gedanken oder Erläuterungen hinzufügen muss. Vielen Dank für Ihre Zeit und Zusammenarbeit.

Beste grüße,

[Ihr vollständiger Name]

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