So schreiben Sie eine professionelle E-Mail mit Tipps und Beispielen

Das Schreiben professioneller E-Mails ist eine entscheidende Fähigkeit: Es ist ein grundlegendes, aber wichtiges Werkzeug für die tägliche Kommunikation mit Kollegen, Managern, Kunden und Klienten.

Fast jeder im akademischen und beruflichen Bereich kommuniziert per E-Mail. Daher ist es eine Schlüsselkompetenz, die jeder Student oder Berufstätige beherrschen muss, wenn er weiß, wie man E-Mails gut schreibt. Hier besprechen wir, wie Sie eine professionelle E-Mail schreiben und geben Ihnen Tipps, Anregungen und die Dos und Don’ts professioneller E-Mail-Kommunikation.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine professionelle E-Mail?

8 Tipps zum Schreiben einer professionellen E-Mail

3 professionelle E-Mail-Beispiele

Professionelle E-Mail-FAQs

Was ist eine professionelle E-Mail?

Eine berufliche E-Mail ist eine E-Mail, die in einem beruflichen Umfeld gesendet wird, beispielsweise zwischen zwei Kollegen, einem Vorgesetzten und seinem Mitarbeiter, einem Studenten und seinem Professor oder einem Bewerber und einem Personalmanager. Professionelle E-Mails enthalten eine klare, umsetzbare Botschaft.

Professionelle E-Mails können kurze Nachrichten sein, in denen Sie sich bei jemandem für das Treffen mit Ihnen bedanken und ihm ein schönes Wochenende wünschen. In den meisten Fällen geht es in der E-Mail jedoch um eine Aufgabe am Arbeitsplatz.

Professionelle E-Mail-Themen

• Planen Sie ein Meeting
• Eine Frage stellen oder beantworten
• Erläuterung einer Aussage oder einer Anleitung
• Fortsetzung einer früheren Mitteilung
• Den Empfänger an eine Frist erinnern
• Etwas erklären

Laut dem Bericht „Email and Document Usage Benchmark“ kommunizieren 91 % der Mitarbeiter mit ihren Kunden per E-Mail, und 61 % bevorzugen dies gegenüber anderen Kommunikationsmethoden. Es ist also sicher, dass Sie im Laufe Ihrer KarrierevieleE-Mails versenden werden.

Wenn Sie wissen, wie man eine professionelle E-Mail schreibt, vermittelt dies dem Empfänger einen positiven Eindruck von Ihnen und gegebenenfalls Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation. Es zeigt potenziellen Arbeitgebern, dass Sie es mit Ihrer Bewerbung ernst meinen, und lässt Professoren wissen, dass Sie es mit Ihren Aufgaben ernst meinen.

Professionelle E-Mail-Eigenschaften

• Ein professioneller Ton
• Eine angemessene Begrüßung
• Eine klare und direkte Betreffzeile
• Eine prägnante Botschaft, die ihren Zweck darlegt
• Ein angemessener Abschluss, der erklärt, welche Maßnahmen ergriffen werden sollten
• Ein Abschied

Professionelle E-Mail-Szenarien

Immer wenn Sie in einem beruflichen oder akademischen Umfeld eine E-Mail senden müssen, müssen Sie eine professionelle E-Mail schreiben. Dazu gehört:

• Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten
• Kommunikation mit Personen außerhalb Ihrer Organisation wie Lieferanten, Partnern und Kunden
• Kommunikation mit Professoren und Schulleitungen
• Kommunikation mit Regierungsbeamten
• Kommunikation während des Bewerbungsprozesses
• Kommunikation mit dem Kundenservice

Grundsätzlich sollte jede E-Mail, dienicht an einen engen Freund oder ein Familienmitglied gerichtet ist,nach professionellen E-Mail-Richtlinien verfasst werden. Dies gilt auch dann, wenn Sie mit dem Empfänger frustriert oder aus anderen Gründen unzufrieden sind, beispielsweise wenn Sie eine Beschwerde-E-Mail schreiben.

8 Tipps zum Schreiben einer professionellen E-Mail

1 Fügen Sie das Thema in die Betreffzeile ein

Das erste, was Ihr Empfänger in seinem Posteingang sieht, ist die Betreffzeile Ihrer E-Mail. In einer Marketing-E-Mail kann die Betreffzeile den Unterschied ausmachen, ob der Empfänger sie öffnet oder löscht. Ihre Betreffzeile muss prägnant, aufmerksamkeitsstark und relevant sein.

Geben Sie in der Betreffzeile genau an, worum es in Ihrer E-Mail geht. Auf diese Weise weiß der Empfänger, was er von Ihrer E-Mail erwarten kann. Hier besteht keine Notwendigkeit, kreativ zu werden oder Clickbaiting zu betreiben. Der Empfänger wird eine klare Betreffzeile zu schätzen wissen, die ihm hilft, Ihre E-Mail effizient zu lesen und zu beantworten.

2 Sprechen Sie den Empfänger richtig an

Der beste Weg, den Empfänger einer beruflichen E-Mail anzusprechen, ist „Sehr geehrte Damen und Herren“, gefolgt von seinem Vor- oder Nachnamen sowie dem entsprechenden Ehrentitel. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Ehrennamen Sie verwenden sollen, bleiben Sie entweder beim Vornamen oder beim Vor- und Nachnamen.

Alternativ können Sie die E-Mail mit „Hallo“ oder „Hallo“ beginnen, gefolgt vom Namen des Empfängers. Normalerweise ist dies Personen vorbehalten, mit denen Sie bereits eine Beziehung haben, beispielsweise einem Kollegen oder Manager.

3 Bleiben Sie konzentriert

Eine professionelle E-Mail sollte ein Thema abdecken. Es kann sich um eine Frage, eine Bitte, eine Antwort oder eine Erklärung handeln. Was auch immer es ist, der Text der E-Mail sollte sich auf dieses Thema konzentrieren. Halten Sie Ihre E-Mail prägnant, aber lassen Sie wichtige Informationen nicht aus.Prägnantbedeutet „nur so lange wie nötig“.

4 Fügen Sie Ihre Unterschrift bei

Nachdem Sie die Schlusszeile der E-Mail geschrieben haben, die einen Aufruf zum Handeln oder einen umsetzbaren Schritt enthalten sollte, fügen Sie eine entsprechende Verabschiedung und Ihre Unterschrift hinzu. Eine professionelle Signatur sollte alle Informationen enthalten, die der Empfänger möglicherweise benötigt, um angemessen mit Ihnen zu kommunizieren, wie z. B. Ihren Titel, Ihre Telefonnummer und Durchwahl sowie Ihre E-Mail-Adresse. Ja, wir wissen, dass sie zum Antworten einfach auf „Antworten“ klicken könnten, aber die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse verhindert mögliche Verwirrung darüber, wie Sie Sie erreichen können.

5 Korrekturlesen

Bevor Sie auf „Senden“ klicken, lesen Sie Ihre E-Mail Korrektur. Lesen Sie den Text kurz durch, um sicherzustellen, dass er keine Tipp-, Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthält. E-Mail-Fehler können Ihre gesamte Botschaft untergraben und Sie unprofessionell erscheinen lassen.

6 Vermeiden Sie einen lockeren Ton

In den meisten Fällen bedeutet dies, dass keine Emojis verwendet werden.

Eine professionelle E-Mail sollte in einem professionellen Ton verfasst sein. Vermeiden Sie Slang, Umgangssprache und alles andere, was beiläufig genug wirkt, um eine Textnachricht zu sein. Vermeiden Sie auch klischeehafte Phrasen wie „einfach zurückkommen“, wenn Sie nachfassen.

7 Achten Sie auf Ihre Worte

Denken Sie daran, dass jeder Ihre E-Mail an andere weiterleiten kann. Ebenso kann jeder Ihre E-Mail herunterladen, ausdrucken oder einen Screenshot erstellen. Eine E-Mail ist eine schriftliche Aufzeichnung eines Gesprächs. Wenn Sie also keine schriftliche Aufzeichnung von etwas wünschen, sagen Sie es nicht in einer E-Mail.

8 Machen Sie Ihre Anweisungen klar

Gehen Sie nicht davon aus, dass der Empfänger weiß, wo sich eine bestimmte Datei befindet oder welche Quellen Sie zur Untermauerung Ihrer Position in einem kürzlich erschienenen Aufsatz verwendet haben. Formulieren Sie alles, was Sie erwähnen, und fügen Sie ggf. Links ein, damit Ihr Empfänger genau weiß, wovon Sie sprechen – und leicht darauf zugreifen kann.

3 professionelle E-Mail-Beispiele

1 Betreff:Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Sommer-Graduiertenprogramm!

Liebe Vanessa,

Vielen Dank für Ihre Anfrage. Derzeit nehmen wir keine neuen Bewerbungen für unser Sommer-Graduiertenprogramm an.

Wir wünschen Ihnen viel Glück bei Ihren zukünftigen Unternehmungen!

Mit freundlichen Grüßen, Simone Blakely, PhD Geisteswissenschaften, Abteilungsleiterin

2 Betreff:Bitte schließen Sie Ihr Fenster, bevor Sie gehen

Hallo Maha,

Gemäß meiner letzten E-Mail bitten wir Sie, das Fenster nicht offen zu lassen, nachdem Sie Ihren Schreibtisch am Ende eines jeden Tages verlassen haben. Letzte Nacht kamen wir herein und fanden Wasser in Ihrer Kabine.

Danke, Alexei

3 Betreff: Haben Sie diese Woche Zeit für einen Anruf?

Sehr geehrter Herr Albanese,

Kürzlich habe ich Ihren Beitrag auf LinkedIn gesehen, in dem es um die Suche nach einer Verbindung zum Großhandel mit Snacks ging

Anbieter in Ihrer Nähe. Ich besitze und betreibe AcmeCo Snacks, einen abonnementbasierten Großhandelsanbieter für Snacks. Ich würde gerne zwanzig Minuten Ihrer Zeit haben, um mit Ihnen über mein Angebot und die Preisoptionen zu sprechen. Haben Sie später in dieser Woche Zeit für einen kurzen Anruf?

Bitte teilen Sie mir mit, ob ich meinen Sommerkatalog mit Ihnen teilen soll. Wir haben einige tolle neue Produkte im Programm und ich würde Sie gerne durch unsere Pakete führen.

Ich habe Mittwoch, Donnerstag und Freitag von 12–17 Uhr EST frei. Bitte teilen Sie mir einige Zeitfenster mit, die für Sie am besten geeignet sind.

Ich freue mich auf weitere Gespräche!

Mit freundlichen Grüßen, Miriam Schneider, Inhaberin und CEO von AcmeCo Snacks „Brauchen Sie einen Snack? Wir stehen hinter Ihnen.“

Professionelle E-Mail-FAQs

Was ist eine professionelle E-Mail?

Eine professionelle E-Mail ist eine E-Mail, die in einem akademischen oder geschäftlichen Umfeld gesendet wird und eine klare, umsetzbare Botschaft enthält.

Wann sollten Sie eine professionelle E-Mail schreiben?

• Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten
• Kommunikation mit Personen außerhalb Ihrer Organisation wie Lieferanten, Partnern und Kunden
• Kommunikation mit Professoren und Schulleitungen
• Kommunikation mit Regierungsbeamten
• Kommunikation während des Bewerbungsprozesses
• Kommunikation mit dem Kundenservice

Was sind die wichtigen Elemente einer professionellen E-Mail?

• Betreffzeile
• Gruß
• Prägnante(r) Hauptabsatz(e)
• Abschließender Abschnitt mit einem umsetzbaren Schritt für den Empfänger
• Abmelden
• Unterschrift