7 nützliche Tipps zum Schreiben einer perfekten professionellen E-Mail

Es ist ein aufregender Tag – Ihr erster in einem neuen Job. Und es ist die Art von Gig, an die man sich gewöhnen könnte: In einem bequemen Stuhl zu sitzen und E-Mails zu bearbeiten, ist nicht gerade eine Knochenarbeit, oder? Aber Teile davon werden Ihnen vielleicht nicht selbstverständlich vorkommen, zumindest nicht sofort.

Vielleicht möchten Sie, dass die von Ihnen entworfenen E-Mails Vertrauen und Kontrolle ausstrahlen, sind aber nervös, wenn es darum geht, jeden Teil in der richtigen Reihenfolge anzuordnen. Vielleicht sind Sie unsicher, wie Sie am besten Hallo sagen. Vielleicht sind Sie zu Hause nicht mit Englisch aufgewachsen; vielleicht ist es immer noch nicht die Sprache, in der du träumst.

Was auch immer der Fall ist, Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen, denn mit etwas Übung wird sich das Schreiben der perfekten professionellen E-Mail leicht anfühlen, sogar automatisch. Hier sind einige Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

1 Begrüßen Sie die Person, der Sie schreiben.

Es mag seltsam erscheinen, einen Fremden im Internet mit Dear anzusprechen , aber es ist Standard in formeller Korrespondenz . Andere respektable, aber weniger gebräuchliche Optionen sind Grüße und Anreden .

Wenn möglich, ist es am besten, den Namen des Empfängers anzugeben. Folgen Sie ihm mit einem Komma oder Doppelpunkt, wie in diesen Beispielen:

• Lieber Tschad,
• Sehr geehrter Herr Oswald,
• Sehr geehrte Frau Picard-Mimms,

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine Frau, der Sie schreiben, Frau oder Frau ist, ist Frau normalerweise die sicherere Option. Ein weiterer solider, geschlechtsneutraler Ansatz besteht darin, einfach den vollständigen Namen des Empfängers anzugeben:

• Lieber Alex Lee:

Im Gegensatz dazu wirkt das generische „ Sehr geehrte Damen und Herren “ unpersönlich und sollte vermieden werden.

2 Bedanken Sie sich bei der Person oder antworten Sie auf eine kürzlich von ihr gesendete Nachricht? Wenn ja, fangen Sie dort an.

(Wenn Sie sich an einen Fremden wenden, mit dem Sie noch nie zuvor korrespondiert haben, beginnen Sie den Text Ihrer E-Mail mit Schritt 3.)

Worüber du zuerst schreibst, sagt dem Leser, was du für wichtig hältst.

Wenn du etwas hast, wofür du Dankbarkeit ausdrücken kannst, solltest du das am Anfang tun, damit es sich nicht wie ein nachträglicher Einfall anfühlt. Wenn Sie sich bereits mitten in einem Hin- und Her-Gespräch befinden, möchten Sie auf ähnliche Weise auf dem Laufenden bleiben und nicht das Thema wechseln. Einige Beispiele:

• Vielen Dank für Ihren freundlichen Beitrag zu Red Panda Conservation International.
• Danke für Ihr Interesse; mein Mandant würde sich gerne zu der von Ihnen vorgeschlagenen Zeit mit Ihnen unterhalten.
• Die Lieferung der von Ihnen angeforderten Ersatzteile für Ihren DeLorean ist für diese Woche geplant.

Der Schlüssel hier ist, schnell auf den Punkt zu kommen; Sie möchten nicht, dass sich ein beschäftigter Leser wundert.

3 Erklären Sie, worüber Sie schreiben.

Es gibt zwei Fragen, die Sie klar beantworten müssen. Was erhoffst du dir zu erreichen und wie kann die Person, der du schreibst, helfen? Zum Beispiel:

• Ich schreibe, um mich nach Ihren Forschungen darüber zu erkundigen, wie Katzen ihr Fell pflegen.
• Ich bin ein lokaler Radioproduzent, der vor Ihrem Auftritt nächste Woche in Oakland ein Live-Interview vereinbaren möchte.
• Mein Architekturbüro benötigt Fachwissen zu Baumhäusern, und mehrere Kollegen sagen mir, dass Ihre Einsicht konkurrenzlos ist.

Wenn Sie Ihren Zweck angeben, sollten Sie direkt sein, aber nicht so schroff oder unhöflich wirken. Wenn sich dies wie ein unangenehmer Balanceakt anfühlt, gehen Sie auf die Seite der Formalität. So wie es bei der Arbeit besser ist, etwas overdressed als zu lässig zu sein, ist es normalerweise besser, wenn Ihre erste E-Mail an einen neuen Kontakt außergewöhnlich höflich ist.

4 Denken Sie daran, sich kurz zu fassen

Professionelle E-Mails sollten nicht episch lang sein. Geh respektvoll mit der Zeit deiner Leser um, denn wenn sie das Gefühl haben, dass deine Nachricht zu lang ist, werden sie wahrscheinlich anfangen zu überfliegen.

Wenn ein wichtiges Thema eine lange Diskussion erfordert, suchen Sie nach besseren Wegen, um darüber zu kommunizieren, als per E-Mail. Verwenden Sie Ihre Botschaft als Möglichkeit, ein Treffen oder eine Diskussion zu arrangieren, und nicht als Ort für eine dichte Abhandlung über das Thema.

5 Wrap up mit einer Schlusslinie.

Ihre E-Mail sollte mit einem Satz enden, der Ihre Bedeutung verdeutlicht und den nächsten Schritt einleitet. Es könnte den Leser zum Handeln anregen oder eine Möglichkeit sein, das Gespräch sanft zu beenden.

• Ich freue mich darauf, dies am Donnerstag um 11 Uhr weiter mit Ihnen zu besprechen.
• Bitte sehen Sie sich den Manuskriptentwurf an, den ich anhänge, und lassen Sie mich wissen, welche Überarbeitungen oder Fragen Ihnen in den Sinn kommen.
• Ihre Beratung war äußerst hilfreich und ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

So wie Ihre Nachricht möglicherweise dort begonnen hat, wo eine vorherige E-Mail aufgehört hat, möchten Sie, dass diese mit der Einrichtung zukünftiger Korrespondenz endet.

6 Verabschieden Sie sich mit einem entsprechenden Abschluss.

Es gibt viele Möglichkeiten, eine E-Mail zu beenden , bevor Sie Ihren Namen angeben, aber im Interesse des professionellen Anstands ist es wahrscheinlich am besten, nicht zu kreativ zu werden. Viele Leute meckern über ablenkende E-Mail-Sign-offs wie „Cheers“ und „VR“ (sehr respektvoll), also wählen Sie eine, die sich nicht fehl am Platz anfühlt. Einige der zuverlässigsten Optionen sind:

• Aufrichtig,
• Mit freundlichen Grüßen,
• Danke noch einmal,
• Anerkennend,
• Mit freundlichen Grüßen,
• Respektvoll,

An diesem Punkt sind Sie fast fertig – es gibt nur noch einen letzten wichtigen Schritt.

7 Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Korrektur zu lesen .

Es sollte keine zeitaufwändige Pflicht sein, noch einmal auf das zurückzublicken, was Sie geschrieben haben, bevor Sie auf „Senden“ klicken: Denken Sie daran, dass die ideale E- Mail prägnant ist .

Stellen Sie sicher, dass Ihre Begrüßung richtig aussieht (nichts fühlt sich schlimmer an, als zu bemerken, dass der Name der Person, der Sie gerade eine E-Mail geschickt haben, falsch geschrieben wurde) und dass Sie sich bedanken, wenn es angebracht ist. Vergewissern Sie sich, dass jede Anfrage, die Sie stellen, unkompliziert und leicht verständlich ist, aber nicht abrupt oder anmaßend.

Außerdem ist dies Ihre letzte Chance, subtile Tippfehler aufzufangen; Wir haben gesehen, wie mehr als ein E-Mail-Thread völlig aus dem Ruder gelaufen ist, wenn jemand „jetzt“ eingeben wollte, aber stattdessen versehentlich „nicht“ gesetzt hat – wie in „Wir versuchen nicht, die Präsentation bis Donnerstag fertig zu haben“. Wachsam sein.

Grammarly ist hier, um zu helfen.