Berufseinstieg? Hier erfahren Sie, wie Sie vom akademischen zum professionellen Schreiben gelangen

Glückwunsch! Es hat jahrelange Disziplin gekostet, darunter vielleicht auch mehr als nur die ganze Nacht während der Abschlussprüfungen, aber Sie haben es geschafft – Sie haben Ihre letzte Collegearbeit abgegeben.

Im Laufe Ihrer wissenschaftlichen Laufbahn haben Sie sich wahrscheinlich daran gewöhnt, in einem akademischen Stil zu schreiben . Aber die Dinge werden sich ändern, wenn Sie mit der Jobsuche beginnen und zum Schreiben im beruflichen Umfeld übergehen.

Von der Formatierung über die Länge und den Ton bis hin zum Wortschatz wird sich das Schreiben für Ihren Job vom Schreiben für Ihre Professoren unterscheiden. Beispielsweise gilt die Einhaltung langer Anforderungen an die Anzahl der Wörter für eine Arbeit (einschließlich entsprechender Fummelei mit Zeilenabständen und Rändern) nicht mehr; Stattdessen müssen Sie prägnant schreiben, sei es per E-Mail oder in einer Präsentation, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Argumente effizient vermitteln. Während Sie sich unter anderem daran gewöhnt haben, förmlich für ein akademisches Publikum zu schreiben, müssen Sie nun zu einem persönlich professionellen Ton übergehen, der erst durch Übung erreicht werden kann.

Aber keine Sorge: Wir haben unsere besten Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, den Übergang reibungslos und erfolgreich zu meistern.

>>Lesen Sie mehr:Die Vor- und Nachteile Ihrer ersten Jobsuche

Schreiben für ein neues Publikum

Erstens sind Ihnen E-Mails nicht fremd, aber Sie sind wahrscheinlich dabei, diese Beziehung auf eine neue Ebene zu heben. Auch wenn das Wort „Schriftsteller“ nirgendwo in Ihrer Berufsbezeichnung oder Beschreibung vorkommt, könnte es bald zu einem unumgänglichen Teil Ihres Alltags werden.

Möglicherweise kommunizieren Sie auch mit Kollegen über Messaging-Plattformen am Arbeitsplatz wie Slack – oder schreiben zusammen mit Kollegen gemeinsame Dokumente, wobei möglicherweise eine Sprache von technischem Fachwissen bis hin zur Anleitung des Rechtsteams einbezogen wird.

Mit anderen Worten: Ihr Schreiben am Arbeitsplatz muss viele Menschen gleichzeitig zufriedenstellen und nicht nur einen einzelnen Professor. Das ist ein Grund mehr, die Dinge, wo immer möglich, einfach und unkompliziert zu halten, wie wir weiter unten besprechen.

>>Lesen Sie mehr:So wählen Sie für jede Aufgabe den richtigen Kommunikationskanal

Beim professionellen Schreiben kommt es auf die Formatierung an

Sie möchten die Lesbarkeit maximieren , auch auf der Ebene jeder E-Mail, die Sie entwerfen. Fassen Sie die Dinge kurz, wenn Sie können, und stellen Sie das Wesentliche an den Anfang. Denken Sie daran: Die Personen, mit denen Sie Kontakt aufnehmen, sind ebenfalls berufstätig, und Sie möchten ihre Zeit respektieren und die Dinge so unkompliziert wie möglich gestalten.

Versuchen Sie außerdem, wichtige Informationen nicht in dichten Absätzen mit irrelevanten Details zu vergraben, wo sie leicht übersehen oder übersehen werden könnten. Beispiele für Dinge, die Ihre Leser nicht verpassen sollten, sind Fragen, Dollarbeträge sowie Daten oder Fristen.

Ein paar Tipps:

• Verwenden Sie Aufzählungslisten wie diese, um die Lesbarkeit weiter zu verbessern.
• Suchen Sie nach Möglichkeiten, überlange Absätze und Sätze aufzubrechen.
• Beachten Sie, dass es sogar hilfreich sein kann, wichtige Elemente fett zu markieren.

Glücklicherweise kann Ihnen Grammarly dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihre E-Mails die Aufmerksamkeit Ihrer Leser erregen, indem es genau diese Probleme in seinen Schreibvorschlägen markiert.

>>Lesen Sie mehr:Die Dos and Don'ts der geschäftlichen E-Mail-Etikette

Die Dos und Don'ts des Tons beim Schreiben

Beim wissenschaftlichen Schreiben ist Formalität oft vorzuziehen, im beruflichen Umfeld gibt es jedoch größere Unterschiede. Während es beispielsweise sinnvoll ist, beim Verfassen eines Anschreibens auf die Formalität zu verzichten , kann es sowohl unnötig als auch umständlich sein, wenn Sie in einer kurzen Slack-Nachricht an einen Kollegen, mit dem Sie jeden Tag zusammenarbeiten, zu spießig klingen.

Im Allgemeinen möchten Sie formell genug schreiben, um Respekt auszudrücken, aber nicht so formell, dass Sie steif oder distanziert wirken. Das kann ein Balanceakt sein – nur diesseits von „Sehr geehrter Herr“, aber nicht bis hin zu „Hey, Bro“.

Versuchen Sie vielmehr, im Gespräch neutral zu klingen. Versuchen Sie, Ihren Entwurf laut vorzulesen, um zu sehen, ob er höflich und freundlich, aber nicht übermäßig freundlich klingt. Wenn es umgangssprachlich ist oder eine grenzwertig komische Anzahl von Ausrufezeichen enthält, überarbeiten Sie es entsprechend. Und wenn Sie vor dem Ende eines Satzes nach Luft schnappen oder mitten im Absatz den Überblick verlieren, wissen Sie, dass etwas in kleinere Teile zerlegt werden muss.

Verwenden Sie beim professionellen Schreiben einfache Vokabeln

Im Studium haben Sie sich möglicherweise daran gewöhnt, Ihr umfangreiches Wissen anhand der Semiotik zu präsentieren, die der Inszenierung in Ihrer neuesten literarischen Analyse zugrunde liegt. (Was?) Aber am Arbeitsplatz müssen Sie unkomplizierter sein.

Wie wir oben in Bezug auf Struktur und Ton erwähnt haben, möchten Sie, dass Ihre professionellen Texte gesprächig und leicht verständlich sind. Das bedeutet, dass Sie Ihren Thesaurus im Regal lassen und allzu gelehrte Diktion vereinfachen müssen. Damit Ihr Schreiben spannend bleibt, kann Ihnen Grammarly dabei helfen, starke Synonyme zu finden , wenn Sie sich immer wieder auf dieselben einfachen Wörter verlassen.

Es richtig machen

Ähnlich wie beim Schreiben für die Schule möchten Sie nicht riskieren, Punkte aufgrund vermeidbarer Fehler bei Rechtschreibung, Zeichensetzung usw. zu verlieren. Aber eine Sache, die Sie vielleicht überraschen wird, ist, wie häufig solche Fehler in den Briefen am Arbeitsplatz vorkommen, die Sie erhalten.

Hier ist eine Sicherheitsmaßnahme, an die es sich zu gewöhnen lohnt, insbesondere bei E-Mails: Bewahren Sie das Ausfüllen des „An“-Felds zum Schluss auf. Solange es leer ist, besteht keine Chance, dass Sie (oder Ihre Katze) auf „Senden“ klicken, bevor Sie die Gelegenheit hatten, Ihren Entwurf noch einmal zu lesen und offensichtliche Tippfehler zu erkennen.

Dann gibt es noch diesen häufigen Täter, die perfide (äh, unzuverlässige – wir sagten doch, halten Sie den Wortschatz einfach, nicht wahr?) Mobiltastatur. Anders als in der Schule, wo Ihre Fristen für November bereits im August auf dem Lehrplan stehen würden, neigen die zeitlichen Beschränkungen am Arbeitsplatz dazu, sich schnell zu ändern, und Sie müssen möglicherweise schnell und gelegentlich von Ihrem Mobilgerät aus reagieren.

Eine Sache, die Ihre Korrespondenz von anderen abheben könnte, ist die Grammarly-Tastatur. Es kann viele dieser lästigen Fehler erkennen, bevor Sie allzu spät feststellen, dass Sie sie im Postausgang Ihres Telefons entdecken.