Berufseinstieg? So gelangen Sie vom akademischen zum professionellen Schreiben

Herzlichen Glückwunsch! Es hat Jahre der Disziplin gekostet, einschließlich vielleicht mehr als Ihres fairen Anteils an Nächten während der Abschlussprüfungen, aber Sie haben es geschafft – Sie haben Ihre letzte Collegearbeit abgegeben.

Auf Ihrer wissenschaftlichen Reise haben Sie sich wahrscheinlich daran gewöhnt, in einem akademischen Stil zu schreiben . Aber die Dinge werden sich ändern, wenn Sie mit der Jobsuche beginnen und zum Schreiben in professionellen Umgebungen übergehen.

Von der Formatierung über die Länge und den Ton bis hin zum Vokabular unterscheidet sich das Schreiben für Ihren Job vom Schreiben für Ihre Professoren. Beispielsweise gilt es nicht mehr, die Anforderungen für eine lange Wortzahl für eine Arbeit zu erfüllen (einschließlich des Herumfummelns mit Zeilenabständen und entsprechenden Rändern); Stattdessen müssen Sie prägnant schreiben, sei es per E-Mail oder in einer Präsentation, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Punkte effizient vermitteln. Während Sie sich daran gewöhnt haben, förmlich für ein akademisches Publikum zu schreiben, müssen Sie unter anderem zu einem sympathisch professionellen Ton wechseln, der Übung erfordert, um zu treffen.

Aber keine Sorge: Wir haben unsere besten Tipps zusammengestellt, damit Sie den Übergang reibungslos und erfolgreich meistern.

>>Weiterlesen: Die Dos and Don'ts Ihrer ersten Jobsuche

Schreiben für neue Zielgruppen

Erstens sind Ihnen E-Mails nicht fremd, aber Sie sind wahrscheinlich dabei, diese Beziehung auf eine neue Ebene zu heben. Auch wenn das Wort „Schriftsteller“ nirgendwo in Ihrer Berufsbezeichnung oder Beschreibung vorkommt, könnte es bald zu einem unausweichlichen Bestandteil Ihres Alltags werden.

Möglicherweise kommunizieren Sie auch mit Kollegen auf Arbeitsplatz-Messaging-Plattformen wie Slack – oder schreiben gemeinsam mit Kollegen an Dokumenten, wobei möglicherweise Sprache einbezogen wird, die von technischem Fachwissen bis hin zur Anleitung der Rechtsabteilung reicht.

Mit anderen Worten, Ihr Schreiben am Arbeitsplatz muss viele Menschen gleichzeitig zufriedenstellen und nicht nur einen einzelnen Professor. Das ist ein Grund mehr, die Dinge, wo immer möglich, einfach und unkompliziert zu halten, wie wir weiter unten besprechen werden.

>>Weiterlesen: So wählen Sie den richtigen Kommunikationskanal für jede Aufgabe

Formatierungsfragen beim professionellen Schreiben

Sie möchten die Lesbarkeit maximieren , selbst auf der Ebene jeder E-Mail, die Sie entwerfen. Fassen Sie sich kurz, wenn Sie können, und stellen Sie Ihr Hauptargument an den Anfang. Denken Sie daran: Die Personen, mit denen Sie Kontakt aufnehmen, arbeiten ebenfalls, und Sie möchten ihre Zeit respektieren und die Dinge so unkompliziert wie möglich halten.

Versuchen Sie auch, wichtige Informationen nicht in dichten Absätzen mit irrelevanten Details zu verstecken, wo sie wahrscheinlich überflogen oder übersehen werden. Beispiele für Elemente, von denen Sie nicht möchten, dass die Leser sie verpassen, sind Fragen, Dollarbeträge und Daten oder Fristen.

Einige Tipps:

• Verwenden Sie Aufzählungslisten wie diese, um die Lesbarkeit weiter zu verbessern.
• Suchen Sie nach Möglichkeiten, überlange Absätze und Sätze zu unterbrechen.
• Beachten Sie, dass es sogar hilfreich sein kann , wichtige Punkte fett zu markieren .

Glücklicherweise kann Grammarly Ihnen helfen sicherzustellen, dass Ihre E-Mails die Aufmerksamkeit Ihres Lesers erregen , indem es genau diese Probleme in seinen Schreibvorschlägen kennzeichnet.

>>Weiterlesen: Die Ge- und Verbote der geschäftlichen E-Mail-Etikette

Die Dos und Don'ts des Tons beim Schreiben

Beim wissenschaftlichen Schreiben ist Formalität oft vorzuziehen, aber es gibt mehr Variationen in professionellen Umgebungen. Während es beispielsweise beim Schreiben eines Anschreibens ratsam ist, sich auf die Seite der Formalität zu begeben, kann es sowohl unnötig als auch unangenehm sein, wenn Sie in einer kurzen Slack-Nachricht an einen Kollegen, mit dem Sie täglich zusammenarbeiten, zu spießig klingen.

Im Allgemeinen solltest du formell genug schreiben, um Respekt auszudrücken, aber nicht so formell, dass du steif oder distanziert wirkst. Das kann ein Balanceakt sein – nur diesseits von „Dear Sir“, aber nicht bis „Hey, bro“.

Versuchen Sie vielmehr, neutral und gesprächig zu klingen. Versuchen Sie, Ihren Entwurf laut vorzulesen, um zu sehen, ob er höflich und freundlich, aber nicht übermäßig kumpelhaft klingt. Wenn es umgangssprachlich ist oder eine grenzwertig komische Anzahl von Ausrufezeichen enthält, überarbeite es entsprechend. Und wenn Sie vor dem Ende eines Satzes nach Luft schnappen oder mitten in einem Absatz die Orientierung verlieren, wissen Sie, dass etwas in kleinere Stücke aufgeteilt werden muss.

Verwenden Sie beim professionellen Schreiben einfache Vokabeln

Im College haben Sie sich vielleicht daran gewöhnt, Ihr umfangreiches Wissen gegenüber der Semiotik zu präsentieren, die der Inszenierung in Ihrer neuesten literarischen Analyse zugrunde liegt. (Was?) Aber am Arbeitsplatz müssen Sie direkter sein.

Wie wir oben mit Struktur und Ton erwähnt haben, möchten Sie, dass Ihr professionelles Schreiben gesprächig und leicht zu befolgen ist. Das bedeutet, dass Sie Ihren Thesaurus im Regal lassen und allzu gelehrte Ausdrucksweise vereinfachen. Damit Ihr Schreiben ansprechend bleibt, kann Grammarly Ihnen helfen, starke Synonyme zu finden, wenn Sie sich immer wieder auf einige der gleichen einfachen Wörter verlassen.

Es richtig verstehen

Ähnlich wie beim Schreiben für die Schule möchten Sie nicht riskieren, Punkte aufgrund vermeidbarer Fehler bei Rechtschreibung, Zeichensetzung usw. zu verlieren. Aber eine Sache, die Sie vielleicht überraschen wird, ist, wie häufig solche Fehler in den Briefen am Arbeitsplatz auftauchen, die Sie erhalten.

Hier ist eine Vorsichtsmaßnahme, die es sich besonders für E-Mails lohnt, sich anzugewöhnen: Sparen Sie sich das Ausfüllen des „An“-Felds zum Schluss. Solange es leer ist, besteht keine Chance, dass Sie (oder Ihre Katze) auf „Senden“ klicken, bevor Sie die Gelegenheit hatten, Ihren Entwurf noch einmal zu lesen und offensichtliche Tippfehler zu erkennen.

Dann ist da noch dieser häufige Übeltäter, die perfide (ähm, unzuverlässige – wir sagten, halten Sie die Vokabeln einfach, nicht wahr?) mobile Tastatur. Anders als in der Schule, wo Ihre November-Fristen bereits im August auf dem Lehrplan auftauchten, verschieben sich die Arbeitszeiten am Arbeitsplatz in der Regel schnell, und Sie müssen möglicherweise schnell und gelegentlich von Ihrem Mobilgerät aus reagieren.

Eine Sache, die Ihnen dabei helfen könnte, Ihre Korrespondenz von anderen abzuheben, ist die Grammatik-Tastatur. Es kann viele dieser lästigen Fehler abfangen, bevor Sie die allzu späte Erkenntnis erleben, sie im Postausgang Ihres Telefons zu entdecken.