Was es bedeutet, den Leser in den Mittelpunkt professioneller Kommunikation zu stellen

Dieser Artikel erschien ursprünglich auf Thrive Global.

Aus der Ferne zu arbeiten bedeutet, mehr schriftlich kommunizieren zu müssen. Schriftliche Kommunikation kann jedoch nur dann eine effektive Methode sein, um Informationen auszutauschen und Teams in Verbindung zu halten, wenn die Botschaften leicht verständlich und die wichtigsten Erkenntnisse klar sind.

Und das ist jetzt schwieriger als früher. Ohne einfachen Zugang zu direktem persönlichem Feedback kann es schwierig sein zu wissen, wie Ihr Publikum das aufnimmt, was Sie geschrieben haben. Laut neueren Grammarly-Forschungen ist die Erfahrung mit dieser Schwierigkeit weit verbreitet: Fachleute finden es schwierig zu wissen, wie sie auf diejenigen wirken, die ihre Texte lesen. Sie möchten sich sicher fühlen, wenn sie wissen, dass ihre Hauptpunkte klar und prägnant sind – dass sie verstanden werden.

Die Suche nach Vertrauen in professionelle Kommunikation wächst nur, wenn Unternehmen dauerhafte Remote-Work-Modelle in Betracht ziehen oder ihre Remote-Work-Zeiträume verlängern. Dies ist für uns bei Grammarly oberstes Gebot, wo unsere Teammitglieder bis mindestens August 2021 remote arbeiten können. Unser Unternehmen konzentriert sich auf die Entwicklung von Produktangeboten, die den Menschen helfen, so verstanden zu werden, wie sie es beabsichtigen, und ihnen dabei zu helfen, zu verfeinern, wie eine Nachricht zuvor interpretiert wird es wird sogar geteilt. Das heißt, wir denken immer kritisch über unsere eigene professionelle Kommunikation nach.

Hier sind drei Dinge, die ich beim Schreiben zu beachten gelernt habe. Ich hoffe, sie können anderen Fachleuten dabei helfen, heute, morgen und in unserer Zukunft der Fernarbeit durch schriftliche Kommunikation zu navigieren.

Ihr Publikum steht an erster Stelle

Heutzutage geschieht das Schreiben oft spontan und wahrscheinlich, während gleichzeitig Videoanrufe und persönliche Verpflichtungen unter einen Hut gebracht werden. Wenn wir schnell durch unsere Arbeit gehen, um das Kästchen anzukreuzen und zur nächsten Sache überzugehen, halten wir möglicherweise nicht immer inne, um den Empfänger unserer Nachricht zu berücksichtigen.

Eine gut geschriebene, durchdachte Kommunikation gibt Ihrem Leser das Gefühl, verstanden zu werden – es zeigt, dass Sie sich interessieren. Um sicherzustellen, dass Sie sich nicht zu schnell bewegen, denken Sie über Folgendes nach:

Denken Sie proaktiv über Fragen nach: Bevor Sie Ihre Mitteilung schreiben, denken Sie über die Fragen nach, die Ihr Leser als Antwort auf Ihre Nachricht stellen könnte. Wenn Sie den Leser auf diese Weise an die erste Stelle setzen, zeigt dies, dass Sie seine Perspektive berücksichtigt haben, und trägt dazu bei, dass Ihre Botschaft Anklang findet.

Fügen Sie persönliche Note hinzu: Der einfachste Weg zu zeigen, dass Sie sich um Ihren Leser kümmern, ist die Individualisierung Ihrer Nachricht. Bauen Sie eine Beziehung auf, indem Sie eine persönliche Anekdote hinzufügen oder auf eine wichtige kürzliche Errungenschaft der Person verweisen, der Sie schreiben.

Seien Sie Sie selbst: In unserer neuen Remote-Work-Realität suchen viele Menschen nach etwas mehr Humanisierender Qualität in ihren Arbeitsinteraktionen. Schaffen Sie in Ihrem Schreiben Platz, um Ihre Persönlichkeit einfließen zu lassen, damit sich Ihr Leser auf persönlicher Ebene mit der Botschaft verbindet – und es kann auch andere dazu befähigen, sich auszudrücken.

So sagt man es – und wie viel

Um sicherzustellen, dass Ihre Kommunikation so ankommt, wie Sie es möchten, müssen Sie auch verstehen, was Schreiben effektiv macht. In einer Remote-Arbeitsumgebung haben wir nicht den Luxus, den Raum zu lesen oder schnell wichtige Punkte mit unseren Kollegen zu klären.

Um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht wie beabsichtigt ankommt, beachten Sie bei der Überprüfung Ihres schriftlichen Entwurfs Folgendes:

Achte auf deinen Satzbau: Ob deine Botschaft verstanden wird, hängt oft davon ab, wie du deine Gedanken organisiert hast. Erzielen Sie eine optimale Lesbarkeit, indem Sie prägnante Sätze anstreben und wortreiche Konstruktionen einschränken.

Berücksichtigen Sie Ihren Ton: Stellen Sie sicher, dass der Ton Ihrer schriftlichen Kommunikation mit dem Kontext der Nachricht übereinstimmt. Beispielsweise sollte eine aufregende persönliche Ankündigung nicht in einem formellen Geschäftston verfasst werden, aber der Weggang eines langjährigen Mitarbeiters rechtfertigt wahrscheinlich eine Nachricht, die angemessene Aufrichtigkeit vermittelt.

Entfernen Sie Redundanzen: Selbst großartige Autoren neigen dazu, denselben Punkt mehrmals auf unterschiedliche Weise zu verdeutlichen. Fragen Sie sich beim Lesen, was Sie geschrieben haben, ob einer Ihrer Punkte überflüssig ist – oder ob Sie dasselbe Wort zu oft verwenden – und scheuen Sie sich nicht, ihn erheblich zu kürzen.

Der Teufel steckt im. . . Formatierung

Bei allem, was Sie schreiben, wissen Sie am besten, welche Informationen am wichtigsten sind. Lassen Sie Ihren Leser nicht raten, indem Sie Ihre wichtigsten Punkte in großen Textblöcken vergraben.

Beispielsweise haben Sie möglicherweise einen termingesteuerten Handlungsaufruf, der eine Kontexteinstellung erfordert. Um sicherzustellen, dass Ihr Leser diese Informationen nicht verpasst, lenken Sie seine Aufmerksamkeit, indem Sie Ihre wichtigsten Punkte anders formatieren.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen beim Schreiben helfen:

Beginnen Sie mit Ihren wichtigsten Erkenntnissen: Setzen Sie Ihre wichtigsten Erkenntnisse an den Anfang jedes Absatzes, um sicherzustellen, dass Ihr Leser die wesentlichen Informationen schnell erfasst und Ihren Hauptpunkt nicht verfehlt. Auf diese Weise können Sie Ihre Imbissbuden konsequent mit Kontext untermauern, aber niemals den Lead begraben.

Schlagen Sie aufeinanderfolgende Ideen auf: Wenn es mehrere Schlüsselpunkte gibt, die Ihr Leser verstehen soll, heben Sie sie auf, um ihre Wichtigkeit zu signalisieren. Wenn Sie auf einen fortlaufenden Satz mit mehreren Kommas stoßen, fragen Sie sich, ob diese Informationen nicht besser als Liste übermittelt werden könnten.

Seien Sie mutig: Heben Sie wichtige Informationen – wie Fristen und Besprechungszeiten – in Fettschrift hervor, die sonst in Ihrer Nachricht übersehen werden könnten. Für eine Schlüsselaussage, die absolut wichtig ist, um sie zu vermitteln, könnten Sie noch einen Schritt weiter gehen und sogar eine Unterstreichung hinzufügen.

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In den letzten Monaten ist die schriftliche Kommunikation immer mehr in den Mittelpunkt unserer Arbeitserfahrung gerückt – und dieser Trend wird nicht so schnell enden. Während sich unser Remote-Arbeitsleben weiter entwickelt, suchen wir alle nach Wegen, um sicherzustellen, dass wir uns mit Kollegen verbinden und uns verständlich machen. Ich weiß, dass ich mich ständig in meinem Verständnis entwickle, wie man mit Kollegen schriftlich kommuniziert. Ich hoffe, dass diese Tipps, die ich geteilt habe, Fachleuten helfen können, die sich in der gleichen Situation befinden.