Alles, was Sie wissen müssen, um ein Referenzschreiben zu schreiben
Veröffentlicht: 2017-09-01Sie wurden gebeten, ein Empfehlungsschreiben zu verfassen – schön! Gefragt zu werden bedeutet wahrscheinlich, dass Sie in Ihrer Karriere weit genug gekommen sind, dass Ihre Unterstützung sinnvoll ist. Zumindest bedeutet es, dass jemand, den Sie persönlich kennen, Ihre Meinung über ihn schätzt.
Arbeitszeugnisse sind aus der modernen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Irgendwann braucht fast jeder einen für Bewerbungen, Praktika, College- oder Graduate-School-Bewerbungen oder sogar Freiwilligenarbeit. Es lohnt sich zu wissen, wie man sie schreibt. Glücklicherweise folgen Empfehlungsschreiben einem Standardformat.
Bevor Sie ein Referenzschreiben schreiben
Es gibt ein paar Dinge zu beachten, bevor Sie sich hinsetzen, um jemanden zu empfehlen. Es ist zwar schmeichelhaft, gefragt zu werden, aber denken Sie daran, dass Ihre Bestätigung Teil einer Personalakte werden kann, daher ist es wichtig, dass Sie bereit sind, langfristig dazu bereit zu sein. Außerdem haben einige Unternehmen Richtlinien, die Mitarbeitern verbieten, Referenzen zu erteilen. Bevor Sie jemandem Ihr Gütesiegel geben, vergewissern Sie sich, dass Ihr Unternehmen die Praxis gutheißt.
Ablehnung eines Antrags auf ein Referenzschreiben
Was sollten Sie tun, wenn Sie einen Antrag auf ein Referenzschreiben ablehnen müssen? Die Antwort hängt von der Situation ab.
Wenn Sie die Person nicht ehrlich empfehlen können
Was passiert, wenn Sie gebeten wurden, eine Referenz für jemanden bereitzustellen, den Sie nicht empfehlen möchten? Nehmen wir an, ihre Arbeitsmoral oder die Qualität ihrer Arbeit entspricht nicht Ihren Standards. Es ist akzeptabel, höflich abzulehnen mit einer allgemeinen Antwort wie: „Ich glaube nicht, dass ich die beste Person bin, um Ihnen eine Referenz zu schreiben.“ Es müssen keine besonderen Gründe angegeben werden.
Wenn Sie die Person nicht gut genug kennen
Kennen Sie die Person, die Sie empfehlen sollten, wirklich? Wenn Sie nicht genug über die Qualität ihrer Arbeit wissen, um begeisterte Dinge über sie zu sagen, lehnen Sie die Anfrage am besten ab. Sagen Sie einfach: „Es tut mir leid. Ich fühle mich geschmeichelt, dass Sie mich um eine Referenz gebeten haben, aber ich habe das Gefühl, dass ich Sie oder Ihre Arbeit nicht gut genug kenne, um eine zu schreiben.“
So formatieren Sie ein Referenzschreiben
Die meisten Empfehlungsschreiben folgen einem Standardformat für Geschäftsbriefe. Obwohl Sie alle Lücken ausfüllen müssen, wird der Prozess etwas einfacher, wenn Sie eine Vorlage haben, der Sie folgen können. Hier ist, was ein Referenzschreiben enthalten sollte.
Ihre Kontaktinformationen und Begrüßung. Es ist eine gute Idee, Ihren Titel, Ihre Telefonnummer und (wenn Sie die Empfehlung nicht direkt per E-Mail senden) Ihre E-Mail-Adresse anzugeben. Öffnen Sie Ihren Brief mit einer förmlichen Begrüßung.
Ein einleitender Absatz, in dem Sie sich vorstellen. Teilen Sie dem Empfänger mit, wer Sie sind und warum Sie berechtigt sind, die Person, über die Sie schreiben, zu empfehlen. Geben Sie beispielsweise an, wie lange Sie die Person kennen oder mit ihr gearbeitet haben und in welcher Funktion (als Vorgesetzter, Berater usw.).
Details zu der Person, die Sie empfehlen. Sprechen Sie darüber, warum diese Person qualifiziert ist. Welche persönlichen Eigenschaften machen ihn zu einem guten Arbeiter oder Studenten? Welche Fähigkeiten bringen sie mit? Welche Errungenschaften haben Sie miterlebt oder waren Sie daran beteiligt? Wenn Sie ein kurzes Beispiel hinzufügen können, um die Qualifikation der Person zu veranschaulichen, umso besser.
Ein Abschluss und Unterschrift. Ihr Abschluss sollte wiederholen, warum die Person Ihre Bestätigung verdient hat. Wenn Sie bereit sind, für weitere Fragen oder eine mündliche Empfehlung kontaktiert zu werden, geben Sie dies an. Melden Sie sich formell ab.
Referenzschreiben Muster
Wile E. Coyote wurde gebeten, ein Empfehlungsschreiben für einen Praktikanten zu verfassen, den er direkt betreut. Hier ist ein Beispiel für das richtige Format für ein Empfehlungsschreiben in Papierform (oder PDF-Anhang).
Elmer J. Fudd Fudd Mansion & Yacht, Inc. 5678 Wabbit Season Way Hollywood, CA 90123
Sehr geehrter Herr Fudd,
Es ist mir eine Freude, Road Runner für eine Kurierposition in Ihrem Unternehmen zu empfehlen. Road arbeitete von März bis Juli 2017 als Kurierpraktikant im Büro der Acme Corporation in Albuquerque. Während dieser Zeit stand er unter meiner direkten Aufsicht.
In seiner kurzen Zeit bei Acme bewies Road als Kurier außergewöhnliche Geschwindigkeit und Agilität. Seine Lieferungen sind pünktlich, und er ist immer höflich und professionell. Seine bemerkenswerte Fähigkeit, schnell zu denken, hat ihn durch viele Stresssituationen gebracht. Er bleibt immer ruhig, auch unter Druck. Er hat die Bereitschaft gezeigt, kalkulierte Risiken einzugehen und die Extrameile zu gehen.
Obwohl Road im Allgemeinen ruhig ist, hat er eine höfliche Art und kann sowohl mit Kunden als auch mit Kollegen ausgezeichnet umgehen – er stört wirklich niemanden. Ich glaube, er hat große Freude an seiner Arbeit, weil er immer so aussieht, als hätte er Spaß. Ich habe es genossen, wenn er mich täglich mit einem fröhlichen „Meep meep!“ begrüßte.
Ich glaube, Road wäre eine Bereicherung für jeden Arbeitgeber. Ich zögere nicht, ihm meine uneingeschränkte Empfehlung auszusprechen. Ich freue mich darauf, seinen Karriereweg genau zu verfolgen. Ich bin sicher, er wird es weit bringen. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.
Aufrichtig,
Wile E. Kojote
Ein Hinweis zu E-Mail-Referenzschreiben
Wenn Sie ein E-Mail-Referenzschreiben senden, ist es nicht erforderlich, Ihre Adresse oder die Kontaktinformationen des Empfängers anzugeben. Fügen Sie stattdessen einen Betreff wie folgt ein:
Referenzschreiben: Road Runner
Platzieren Sie Ihre Kontaktinformationen wie folgt unter Ihrer Signatur:
Aufrichtig,
Wile E. Kojote
Direktor der Fertigung
Acme Corporation
(123) 456-7890
Wenn Sie mehr Inspiration benötigen, besuchen Sie The Balance für Beispiele verschiedener Arten von Referenzschreiben. 